a maioria das organizações sem fins lucrativos dependem de presentes de outras empresas e do público em geral para atingir os seus objectivos. Estes vêm na forma de bens tangíveis e serviços pessoais (coletivamente doações não financeiras), que são referidos como contribuições em espécie. o registo destes presentes não em dinheiro permite a uma organização sem fins lucrativos apresentar com precisão os tipos e o valor das contribuições que recebe para apoiar a sua missão., Mesmo que os presentes em espécie são uma grande fonte de apoio para muitas organizações sem fins lucrativos, gravá-los e reportá-los corretamente pode apresentar alguns desafios únicos. enquanto o dinheiro é rei com muitas instituições de caridade, não é incomum que organizações sem fins lucrativos encorajem e recebam outros tipos de contribuições. Estes “dons em espécie” podem vir em uma variedade de formas.,
Bens/Propriedade
Exemplos de bens ou propriedade que pode se qualificar como uma doação em espécie são hardware e software de computador, mobiliário de escritório, suprimentos médicos e comida. Esta categoria também inclui bens intangíveis como títulos, direitos autorais e patentes, bem como itens que podem ser usados como angariadores de fundos para prêmios ou colocados em leilão para arrecadar dinheiro.,
> serviços Jurídicos (mais comum)
> serviços de Contabilidade
> Web design e mídias sociais ajuda
> serviços de Consultoria
> Videografia serviços
Criação de um Activo
Se um voluntário ou um grupo de voluntários que cria ou aumenta o valor de um ativo pode se qualificar como uma espécie de doação a uma organização sem fins lucrativos, por exemplo, um grupo de voluntários que trabalham para construir uma casa para famílias de baixa renda.,
outros serviços
Outros exemplos são descontos ou catering gratuito e um negócio especial sobre utilitários. que Serviços e doações não se qualificam?alguns bens e serviços utilizados por uma organização sem fins lucrativos, embora doados, podem não ser considerados doações em espécie., Especificamente, qualquer coisa que seja destinada a ser usada por outra entidade não será contada pela sua entidade sem fins lucrativos. outra instância que não se qualifica é se a sua organização recebe produtos ou serviços que normalmente não compraria. Por exemplo, um músico local doa seus serviços a um evento que você normalmente não contrataria um músico para executar. não são consideradas contribuições em espécie As ofertas com compromisso. Se um doador quer ” dar ” algo para a sua organização sem fins lucrativos e, em seguida, ditar como ele será usado, não é uma doação verdadeira., finalmente, o valor das horas de voluntariado não é considerado um presente qualificativo em espécie, a menos que o voluntário esteja fornecendo uma “habilidade especializada”. Por exemplo, voluntários checando-em convidados para um evento, ou mesmo alguém com especialização em uma habilidade específica, mas o esforço voluntário não está relacionado com a habilidade.as regras aplicáveis à contabilidade e à comunicação de donativos em espécie podem ser complexas., Considerando que a maioria das organizações sem fins lucrativos dependem substancialmente deles para prosperar e alcançar suas missões, é uma boa idéia ter um plano robusto em vigor para sua gestão.
quem você designar para lidar com esta tarefa dependerá da sua estrutura organizacional e tamanho. Pode ser a sua equipa de contabilidade / finanças ou a equipa de desenvolvimento. O mais importante é que você está gravando adequadamente doações em espécie e reconhecendo cada uma apropriadamente. como rastrear e registrar doações em espécie
como sua organização deve rastrear e registrar doações em espécie depende de alguns fatores., Se a sua entidade sem fins lucrativos preparar as suas demonstrações financeiras de acordo com os princípios contabilísticos geralmente aceites( GAAP), então todos os presentes em espécie devem ser capturados e reportados nos seus registos financeiros. as organizações que estão sujeitas a uma auditoria anual por um contabilista independente também devem cumprir esta norma, e algumas podem ser obrigadas a fazê-lo por lei do estado, ou os Termos e condições estabelecidos por um mutuante, concedente, ou algum outro constituinte chave., mesmo que não esteja sujeito aos PCGA e apenas apresente o Formulário 990, manter registos financeiros detalhados pode ser útil como ferramenta de gestão interna, auditoria e planeamento estratégico.
Quando Presentes Em Espécie São Reconhecidos
Uma organização sem fins lucrativos deve gravar uma doação em espécie, assim como, de doador disponibiliza-lo para a organização e registadas no período em que são recebidas ou mais freqüentemente, de acordo com o volume. No mínimo, devem ser registadas anualmente.,
How In-Kind Donations Are Valued
Donations in-kind are recorded on the books at fair value. A FASB define justo valor como ” o preço que seria recebido para vender um activo ou pago para transferir um passivo numa transacção ordenada entre participantes no mercado à data da mensuração.,”
a forma de determinar o valor de sua doação em espécie vai depender do tipo de doação:
> Para produtos como computadores, descobrir o que a organização teria pago para os produtos no mercado livre se não tivessem sido doados.
> Track the hours of professional services donated to your organization.
> Contate the door and ask them to place a value on the in-kind services.,
a forma aceite de registar donativos em espécie é a criação de uma conta de receitas separada, mas o lado da despesa da transacção deve ser registado na sua conta de despesas funcionais. Por exemplo, as receitas seriam registadas como donativos em espécie e as despesas seriam registadas como serviços profissionais. Depois de determinar o justo valor da sua doação, registará a entrada no diário. A receita vai igualar a despesa., Embora não tenha qualquer impacto líquido nos seus livros, terá impacto nas receitas e despesas totais da sua organização, e é uma exigência da FASB e do IRS.
as Organizações também podem registrar e relatar a quantidade de doadas serviços que recebe em um ano que não pode ser reconhecida como receita, de acordo com GAAP, tais como a 5.000 horas ou $75.000 em horas de trabalho voluntário, mas isso deve ser feito em qualquer notas às demonstrações financeiras ou em um relatório anual.tem de reconhecer uma doação em espécie?,
Quando outra organização doa para sua organização sem fins lucrativos, dizendo “obrigado”, é a resposta apropriada. Além de reconhecer o dom e expressar sua gratidão, há algumas outras obrigações que você precisa cumprir.
Follow IRS Guidelines
The IRS has written a comprehensive guide on gift substantiation. Algumas das diretrizes da agência incluem:
doadores devem ter um registro bancário ou reconhecimento por escrito da organização sem fins lucrativos antes de solicitar uma dedução fiscal para uma contribuição caritativa., os doadores devem ter um reconhecimento por escrito de qualquer contribuição de US $250 ou mais.
o que incluir em seu reconhecimento
você deve designar alguém em sua organização (CFO, CEO, ou chefe de departamento) para reconhecer todas as doações em espécie. Embora não precise de ser feito instantaneamente, a sua carta ou e-mail deve ser oportuna e enviada muito antes de as declarações de impostos de negócios são devidos. Uma boa regra de ouro é enviá-los após a recepção de doações ou no prazo de 30 dias com base no volume.,t sem fins lucrativos, conforme reconhecido sob a Seção 501(c)(3);
Aqui está um exemplo simples de uma confirmação instrução para uma doação em espécie:
“Obrigado por sua contribuição de que recebeu no ____ . Não foram fornecidos bens ou serviços em troca da sua contribuição. O seu acto Generoso permitir-nos-á que sejamos dignos do seu apoio continuado.”
é uma boa ideia usar uma base de dados de doadores ou CRM para rastrear os seus recibos e garantir que está a emitir reconhecimentos atempada e adequadamente.,
the Consequences of Poor Accounting & Reporting for Nonprofits
you must properly record and report in-kind contributions because, in many cases, it’s required by law. Certos presentes estão sujeitos a GAAP, e alguns devem ser reportados no Formulário 990 com a declaração de Impostos federal da sua organização. A não observância destas normas poderá resultar em sanções que poderão incluir multas.
além disso, há o potencial para decepção em como os presentes são relatados em demonstrações financeiras, então você quer fazer todos os esforços para não ser um desses caras.,”Organizações sem escrúpulos foram pegas inflacionando números para parecerem mais bem sucedidas do que são ou escondendo custos administrativos para justificar gastos desperdiçados. finalmente, faz sentido registar as suas contribuições em espécie para fins de gestão. A sua organização precisa de saber o que teria de pagar por esses bens ou serviços se não recebesse essas contribuições de doadores. Sem isso, você pode ter uma surpresa se algo como espaço de escritório doado ou serviços jurídicos desaparecer de repente., tem perguntas sobre como lidar com contabilidade e relatórios para organizações sem fins lucrativos?
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About the Author
Todd Kimball is a Partner with CFO Selections and leads the non-profit practice in Oregon and SW Washington. Ele também é o líder de práticas da Accounting Solutions Partners em Oregon E SW Washington.,Todd é um profissional de contabilidade sénior com mais de 15 anos de experiência nos sectores sem fins lucrativos e do governo. Ele tem um histórico comprovado em enfrentar os mais desafiadores problemas de contabilidade sem fins lucrativos e encontrar soluções que funcionam e movem as organizações para a frente. Ele se destaca na criação de eficiências de processo, motivando e utilizando o pessoal ao seu pleno potencial, implementando controles internos e fornecendo sólida experiência técnica.
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