o impacto da COVID-19 e a incerteza que se seguiu levaram muitas organizações a rever os procedimentos operacionais de outra forma padrão. O que começou como encerramento de escritórios inclui agora acordos de trabalho potencialmente permanentes à distância ou flexíveis. uma consideração chave para as organizações é o reembolso da quilometragem, especificamente o reembolso da quilometragem a um empregado usando o seu próprio veículo para fins empresariais do empregador.,
compreender o reembolso da quilometragem, a menos que pago através de um Acordo ou plano de subsídio de despesas qualificado responsável, é considerado uma compensação para um empregado que utiliza o seu veículo pessoal para a quilometragem de negócios. Um acordo de subsídio de despesas responsável qualificado exige que um empregado justifique as despesas e não permite que um empregado retenha qualquer montante de reembolso que exceda as despesas comprovadas cobertas pelo Acordo., O reembolso da quilometragem para os empregados pode incluir, mas não se limita a:
- executando tarefas para a empresa
- clientes nomeações
- condução de e para eventos de formação profissional
cada ano, as IRS emitem uma taxa de quilometragem padrão que as organizações podem usar para calcular o reembolso da quilometragem para a quilometragem de negócios do seu empregado. Para 2021, a taxa de reembolso de quilometragem IRS é de 56 centavos por milha conduzido para uso comercial.
a sua organização fornece veículos aos seus empregados?, Então você precisa estar ciente do uso pessoal do veículo da empresa.
como o reembolso da quilometragem anteriormente funcionava
Antes de COVID-19, um empregado, normalmente atribuído a um local de escritório, usaria as Diretrizes de reembolso para a quilometragem de negócios. Normalmente, o empregado consideraria a sua sede atribuída como o ponto de partida para a determinação de milhas reembolsáveis. Utilizando esta metodologia, o reembolso das suas milhas de viagem, desde a sua residência pessoal até à sua sede designada, não seria reembolsado.,houve ocasiões em que, num determinado dia, um empregado que não precisasse de ir primeiro ao local de trabalho que lhe foi atribuído, podia ir directamente a um evento empresarial do empregador durante todo o dia ou a vários eventos empresariais do empregador durante o dia sem ir ao local de trabalho. Nos dias de hoje, não foi necessário proceder a qualquer ajustamento para que o trajecto fosse efectuado até ao instituto, a fim de reduzir o montante reembolsável das milhas percorridas. E, outras combinações de eventos de viagens de negócios do empregador talvez exigissem apenas uma única parte da típica quilometragem bidireccional para ser considerada viagem de ida e volta.,
the Impact of COVID-19 on Mileage Reimbursement
However, with the various required or protective Closes of otherwise usual office location work due to COVID-19, a home-based employee work environment has been created. Como resultado, a questão de como lidar com o reembolso de quilometragem de viagens de outro modo ajustável para os funcionários de negócios miles driven deve ser tratada. E, esses ajustamentos irão provavelmente também criar a necessidade de alterar os planos de reembolso de quilometragem existentes.,embora não deva haver necessidade de um empregado alterar a sua fundamentação dos custos a reembolsar, haverá necessidade de aconselhar os empregados relacionados com a documentação da quilometragem de negócios a apresentar. A tributação dos montantes reembolsados pelos trabalhadores continuará a depender do facto de o reembolso ser efectuado ao abrigo de um plano contabilístico ou não contabilístico.reembolso da quilometragem se o local do Escritório for fechado o elemento-chave para fazer alterações numa política de reembolso da quilometragem é ter a sua sede habitual fechada., Se o local de escritório foi fechado, não há necessidade de um funcionário para ir para o local de escritório antes de viajar para um evento de negócios empregador. Por conseguinte, não deve ser necessário ajustar as milhas reembolsadas para as milhas de deslocação. O plano de reembolso da quilometragem empregador teria de ser alterado para registar quando o escritório fechou e que, até nova ordem, o escritório permaneceria fechado e, portanto, os empregados não são obrigados a viajar para o escritório para trabalhar.reembolso da quilometragem se o serviço permanecer aberto, contudo, vários escritórios não fecharam para todas as operações., Para os trabalhadores obrigados a trabalhar no escritório, as Políticas de reembolso antes dos eventos COVID-19 seriam observadas. Nada muda realmente para estes empregados. como calcular o reembolso da quilometragem para os empregados que trabalham em casa? Para esses empregados não obrigados a ir para o escritório local, documento que eles estão servindo em, e para a conveniência do empregador, trabalhando a partir de seu local de origem para fins de negócio do empregador.,esta designação é importante, uma vez que permite que o local de trabalho principal do empregador seja transferido para o domicílio do empregado para a determinação das milhas comerciais reembolsáveis, embora a sede habitual ainda esteja aberta para outras funções. Como resultado, o empregado não tem que considerar um ajuste de reembolso de quilometragem para a comutação para o escritório, porque, como ele se refere ao reembolso de quilometragem, o escritório do empregador é agora a casa do empregado até eventos posteriores mudar essa designação.,existem outras potenciais deduções dos empregados que podem resultar do trabalho a partir de casa, especialmente quando se utiliza o domicílio de um empregado para fins comerciais de um empregador. Essas potenciais deduções exigem uma análise mais complexa.
mantenha informado sobre as regras de reembolso da quilometragem do IRS
atualmente, o IRS não forneceu orientações oficiais relacionadas com o reembolso da quilometragem relacionada com mudanças temporárias no local de trabalho COVID-19 e nenhuma é antecipada., No entanto, é importante manter-se informado sobre o lançamento de novas orientações pelo IRS no caso de alterar a forma como itens como o reembolso de quilometragem pode ser rastreado na esteira do COVID-19.
trabalhar a partir de casa pode ser uma vantagem para muitos empregados, especialmente durante este período. Mas também pode ter ramificações de conformidade para a sua organização.
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