como prever o seu orçamento
Usando dados sobre o comportamento do viajante e despesas anteriores é fundamental para definir previsões inteligentes para o seu orçamento anual de despesas. Diferentes funcionários irão viajar de diferentes maneiras, para diferentes locais, e em diferentes frequências., No entanto, ter dados sobre o custo médio de voo por milha, bem como o hotel noturno, refeições médias e custos de transporte terrestre, significa que você pode prever com precisão e antecipar o seu orçamento de despesas para o ano seguinte.
estabelecendo limites de despesas
na maioria das vezes, os viajantes de negócios querem fazer o que é certo para a sua empresa – e muitas empresas acham que dar aos empregados controle sobre seus próprios gastos pode realmente reduzir o excesso de gastos. Encontre um meio-termo feliz, dando aos funcionários o controle, ao mesmo tempo em que define os limites-chave.,por exemplo, as despesas de refeições podem ser definidas como um Subsídio Global por dia, dando ao empregado a escolha de quanto gastar individualmente no café da manhã, almoço e jantar.quando se trata de reservar alojamento, dê aos empregados a escolha de um quarto padrão em qualquer hotel de uma determinada classificação estelar ou um preço máximo por noite.para transporte terrestre, uma política de viagens corporativas deve claramente aconselhar os funcionários a escolher o método mais rentável considerando o tempo de viagem. A maioria dos viajantes de negócios vai aceitar ser restringido a voar economia em viagens de curta distância.,é importante que os viajantes de negócios tenham um método claramente definido de reivindicar suas despesas. Peça – lhes para preencher um relatório de despesas para a data, montante, categoria, localização e finalidade de Negócio de seu pedido-e decidir se você gostaria que eles para apresentar recibos para todas as suas despesas, ou apenas aqueles que excedem um determinado montante.
dê aos seus empregados um prazo para a apresentação de despesas – isto ajudará a sua empresa a manter um fluxo de caixa estável e preciso., Da mesma forma, informe-os quando podem esperar que o dinheiro seja creditado nas suas contas. Dependendo do montante gasto, pode ser uma boa idéia para esclarecer quem vai aprovar suas despesas em cada caso.
estabelecendo suas diretrizes e procedimentos
não há ninguém, política uniforme de viagens corporativas. Se a sua política não se encaixa com a natureza da sua organização, é pouco provável que vá ao encontro das expectativas dos seus stakeholders., Fundamentalmente, sua política de viagens e procedimentos devem ser adaptados à cultura do seu negócio, e ser flexíveis em torno das necessidades de seus funcionários, indústria e economia. Eles também precisam ser amplamente difundidos e compreendidos.as suas orientações e procedimentos ajudarão os seus viajantes de negócios a tomar decisões no âmbito da sua política de viagens corporativas. Eles devem incluir procedimentos para todas as reservas – afinal, é importante que os funcionários sejam claros sobre o que é esperado deles em cada ponto de sua viagem de negócios.,pode também ser necessário incluir uma secção sobre as consequências do não cumprimento das orientações e procedimentos estabelecidos.a segurança, a segurança e o bem-estar dos empregados devem estar no centro de todas as Políticas de viagens corporativas. Enquanto eles estão envolvidos em viagens de negócios, seus funcionários são sua responsabilidade, então é crucial que sua política tem procedimentos em vigor que podem responder habilmente ao risco pessoal, tempo severo ou agitação política em um país estrangeiro.,
destaque como é importante que seus funcionários leiam seu documento de política de viagens corporativas para sua própria segurança, e esclarecer o que eles precisam fazer em uma situação de emergência e quem entrar em contato. Se seus funcionários estão regularmente voando para países de alto risco, organize treinamento adicional de segurança de viagem e segurança. Trabalhamos de perto com SOS internacionais para oferecer assistência médica e de segurança aprimorada, e manter seus funcionários seguros na estrada.Veja de que outra forma apoiaremos os seus funcionários em todas as fases da sua viagem.,depois de escrever a sua política de viagens corporativas, tem de se certificar de que os seus empregados a lêem e a compreendem. Se você optar por entregar a política em um documento impresso, através de intranet ou em um e-mail, existem algumas maneiras gerais para se certificar de que ela é comunicada tão eficazmente quanto possível.
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