Falha ao tomar esta ação inicial pode tornar-se difícil separar correctamente os custos entre aqueles que deveriam ser capitalizados e aqueles que devem ser reconhecidos em resultados. Tal poderá conduzir a erros na aplicação dos PCGA, bem como a erros no montante do relatório das Entidades de rendimento líquido ou de perda., Este artigo é projetado para ajudar os leitores a responder a esta pergunta: Quais os custos de software devem ser capitalizados e quais os custos devem ser gastos quando uma entidade constrói software de uso externo usando um ambiente de desenvolvimento ágil?
A tendência para o desenvolvimento ágil
O método de desenvolvimento de software conhecido como ágil tornou-se popular na indústria de software nos últimos anos., Como a abordagem ágil (veja o gráfico de “abordagem ágil”) é amplamente percebida como sendo mais rápida e mais sensível a exigências em rápida mudança, muitas empresas agora a usam como uma alternativa preferida à abordagem tradicional de desenvolvimento de Cachoeira.a abordagem convencional de desenvolvimento de cascatas envolve a organização de um projeto em uma série de fases tradicionais, tais como concepção, iniciação, análise, design, construção, Teste, produção e implementação, e manutenção., Estas fases são marcadas por atividades, que a orientação usa como um quadro para fazer uma conclusão sobre quando a viabilidade tecnológica é alcançada e os custos do projeto de desenvolvimento de software podem ser capitalizados.
sob um modelo ágil, por outro lado, um projeto é organizado em módulos separados, e o trabalho de desenvolvimento e teste sobre esses módulos é feito em pequenas sprints., Identificar quando as atividades tradicionais da abordagem da cachoeira ocorrem requer análise significativa e julgamento em desenvolvimento ágil, o que pode tornar mais difícil a aplicação de orientações GAAP para capitalizar as despesas.em última análise, ambos os modelos ágeis e Cachoeira podem produzir um projeto bem sucedido; no entanto, determinar o ponto no processo de desenvolvimento de software para começar e terminar os custos de Capitalização pode ser mais desafiador com o modelo ágil.,
2 conjuntos de regras de capitalização de software
como ponto de partida para capitalizar adequadamente os custos de desenvolvimento de software, é importante determinar a orientação adequada. Sob os GAAP dos EUA, dois conjuntos potenciais de regras principais podem se aplicar ao determinar se os custos de desenvolvimento de software devem ser capitalizados ou gastos.um conjunto de regras (tópico 985 da FASB Accounting Standards Codification (ASC), Software) é concebido para os custos de software que a entidade pretende vender ou alugar., Estas regras, comumente referidas como as regras de capitalização de software para software de uso externo, são o foco principal deste artigo. O outro conjunto de regras (tópico ASC 350, intangíveis — Goodwill e outros) rege o software que a Entidade não pretende vender ou arrendar. Estas regras são comumente referidas como as regras de capitalização de software para software de uso interno.
é importante notar que o limiar de capitalização é menor para o software de uso interno., De acordo com as regras de software de uso interno, os custos de desenvolvimento geralmente podem ser capitalizados após o final da fase preliminar do projeto. O limiar para os custos de desenvolvimento de software para a venda externa ou licenciamento — o foco deste artigo — é mais rigoroso, o que significa mais análise é necessária para determinar quais os custos de desenvolvimento devem ser capitalizados.quando os PCGA e ágil não alinham
sob o tópico 985, a questão crítica para determinar se os custos de desenvolvimento de software de uso externo devem ser capitalizados gira em torno do termo “viabilidade tecnológica”.,”Quaisquer custos de desenvolvimento de software que sejam incorridos antes do ponto em que o projecto tenha demonstrado viabilidade tecnológica devem ser calculados à medida que forem incorridos.uma vez estabelecida a viabilidade tecnológica, a maioria (mas não todos) dos custos de desenvolvimento podem ser capitalizados. Finalmente, uma vez que o desenvolvimento está completo e o software é disponibilizado para lançamento para os clientes, capitalização não é mais apropriado porque quaisquer custos restantes são considerados manutenção e suporte contínuo. Estes custos devem ser sempre pagos à medida que são incorridos.,
A definição de “viabilidade tecnológica” é, portanto, o fator crítico para determinar quando uma empresa deve começar a capitalizar seus custos de desenvolvimento. Tópico 985 diz, “a viabilidade tecnológica de um produto de software de computador é estabelecida quando a entidade tenha concluído todo o planejamento, projeto, codificação e teste de atividades que são necessárias para comprovar que o produto pode ser produzido para atender o seu projeto, incluindo especificações de funções, características, técnicas e requisitos de desempenho.,”É também importante notar que os custos de desenvolvimento de software estão sujeitos a estas regras, independentemente de os custos terem sido gerados internamente (como o tempo dos empregados) ou externamente (como as taxas do Fornecedor).
No convencional projetos de desenvolvimento de software bem definidos, fases consecutivas, a viabilidade tecnológica geralmente é demonstrado através de um projeto detalhado do programa ou, quando um projeto detalhado do programa está ausente, um modelo de trabalho que está pronto para testar do cliente. Estes são marcos familiares para projetos que utilizam a abordagem da cachoeira.,
em um ambiente de projeto ágil, no entanto, funções individuais e recursos são desenvolvidos separadamente em uma série de sprints. Cada sprint ou módulo é imaginado, planejado, financiado, desenvolvido e testado individualmente para ser incorporado ao projeto global quando pronto.
em tal ambiente, projetos abrangentes de programas ou modelos de trabalho muitas vezes são impraticáveis ou irrelevantes., As empresas que utilizam uma abordagem ágil para desenvolver software podem concluir de forma inadequada que a viabilidade tecnológica não foi satisfeita significativamente antes de o aperfeiçoamento de software estar disponível para os clientes, resultando em custos que estão sendo gastos como incorridos, em vez de serem capitalizados. Se se verificarem custos significativos entre o momento em que a viabilidade tecnológica foi efectivamente atingida e o momento em que o software está à disposição dos clientes, a contabilidade resultante poderá ser inconsistente com os PCGA.,
aplicar os PCGA num ambiente ágil
embora as actuais orientações dos PCGA para software de uso externo não sejam adaptadas ao ambiente ágil, isso não significa que os custos de desenvolvimento ágil não possam ser capitalizados de todo. Afinal de contas, existem diferentes níveis de agilidade. Enquanto um projeto ágil puro pode começar com apenas uma ideia e relativamente pouco trabalho de design, alguns projetos ágeis têm projetos detalhados de programas com storyboarding em profundidade, estudos de aceitação de mercado, e outros documentos de trabalho de design juntos antes do desenvolvimento real começar., Esses documentos poderiam ser utilizados para ajudar a avaliar a viabilidade tecnológica.
O ponto crítico a lembrar é que, para avaliar os custos que devem ser capitalizados, é necessário um planejamento de projeto suficiente para demonstrar que os critérios para um “projeto detalhado do programa” foram cumpridos. O risco é que as equipas de projecto não façam um planeamento prévio suficiente ou conservem documentação adequada para demonstrar que atingiram este limiar., É provável que a demonstração da viabilidade tecnológica exija que a equipa do projecto faça mais planeamento e compile mais documentação do que é típico na maioria dos projectos ágeis.outras considerações importantes na determinação da viabilidade tecnológica dizem respeito às características de desenvolvimento de alto risco. Por exemplo, o projeto é uma plataforma de software completamente nova, ou é um realce ou recriação de algo que já foi feito antes? A empresa está desenvolvendo software desde o início, ou está reunindo vários componentes de software que já existem?, As características de desenvolvimento de alto risco podem exigir uma análise adicional de quando a viabilidade tecnológica é alcançada e, em alguns casos, a expensação de custos previamente capitalizados.as melhorias do produto que não são consideradas atividades de manutenção podem, por vezes, satisfazer o limiar de viabilidade tecnológica mais facilmente porque os desenvolvedores estão adicionando funções a um produto já bem sucedido. Os fatores decisivos em tais casos incluem o tipo de software, o nível de modificação necessário, e o nível de trabalho de design que foi concluído antes do início do desenvolvimento.,mesmo quando a viabilidade tecnológica é estabelecida, nem todos os custos de desenvolvimento ágeis podem ser capitalizados. Na maioria dos casos, apenas alguns dos custos em cada sprint podem ser capitalizados. Os custos que não devem ser capitalizados incluem análise inicial, aquisição de conhecimento, planejamento inicial do projeto, prototipagem e trabalho de design comparável que deve ser feito para alcançar uma compreensão das características desejadas do produto e viabilidade.mas grandes partes dos custos incorridos para desenvolver e testar tais características muitas vezes devem ser capitalizados se a viabilidade tecnológica for alcançada., Estes custos incluem a codificação, teste e custos de mão-de-obra associados.
tenha em mente, no entanto, que quaisquer custos relacionados com a manutenção ou correcção de erros incorridos durante o sprint podem ter de ser gastos em vez de capitalizados, uma vez que muitas actividades durante o sprint podem não ser de codificação e ensaio, mas podem ser actividades como a resolução de problemas e a descoberta. Além disso, a capitalização termina quando o projeto estiver completo e o software estiver pronto para uso.,a distinção entre custos que podem ser capitalizados e aqueles que não podem ser capitalizados pode complicar um pouco os passos de contabilidade, relatórios e documentação do projeto dentro de cada sprint. Mas o trabalho administrativo adicional não tem de ser oneroso. Na maioria dos casos, as várias tarefas e prestações dentro de cada sprint podem ser segmentadas em categorias amplas, de modo que todos os custos associados a essa tarefa podem ser gastos ou capitalizados.,
preparação e comunicação: os passos críticos
decidir quais os custos de desenvolvimento de software de uso externo podem ser capitalizados em um ambiente de projeto ágil envolve uma certa quantidade de julgamento. Em muitos casos, os factos e circunstâncias específicos em torno do tipo de software que está a ser desenvolvido irão conduzir o tratamento dos custos. Planejamento cuidadoso pode ajudar na análise de quais custos capitalizar versus despesas.,por esta razão, é geralmente aconselhável discutir o tratamento contabilístico com a equipa de gestão do projecto e os peritos em matérias-primas antes de iniciar qualquer grande projecto de desenvolvimento. É igualmente importante compreender desde o início de um projecto o nível de apoio e documentação que serão necessários para permitir as decisões adequadas em matéria de capitalização dos custos. Além disso, é necessário um entendimento claro do nível de documentação que será necessário manter para que os auditores avaliem e afirmem as decisões de capitalização e expensing.,por exemplo, a equipe do projeto deve documentar cuidadosamente o papel de cada pessoa no projeto para que a contabilidade possa distinguir entre aqueles indivíduos cujo tempo e atividades poderiam potencialmente estar sujeitos a capitalização e aqueles cujas atividades nunca cairiam nesta categoria. Também é importante manter controles internos adicionais, tais como revisões mensais de atividades, montantes capitalizados e gastos, e modelos de comunicação que os gerentes de projeto podem preencher para verificar que o tempo de empregado é codificado corretamente.,embora tenha ocorrido alguma discussão da indústria sobre a atualização dos padrões relevantes para torná-los mais aplicáveis ao quadro ágil, tais atualizações normalmente implicam vários anos de planejamento, discussão, propostas e feedback da indústria. Isso significa que, num futuro previsível, as empresas que utilizam um modelo ágil para desenvolver software para venda ou licenciamento externo terão de continuar a coordenar-se estreitamente com as suas equipas contabilísticas para aplicar as orientações GAAP existentes e capitalizar adequadamente os custos de desenvolvimento.
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