Corporate finance leaders and chief financial officers, especially at growing business, have the difficult task of setting their company’s first corporate credit card policy. É frequentemente o caso de toda a gente ter cartões corporativos de empregados — ou ninguém tem.mas onde deve ser traçada a linha para quem deve e não deve ter cartões de visita dos empregados? Como financiar equipes de risco e crescimento ao mesmo tempo?, antes de emitir cartões corporativos para funcionários ou levá-los todos embora, tome o tempo para definir a abordagem da sua empresa para a gestão de risco financeiro. Terá de considerar a tolerância da sua empresa em relação ao risco versus a necessidade de conceder flexibilidade aos funcionários e reduzir o atrito. Em última análise, recomendamos o uso de software de gestão de gastos como Lola.com para ajudar a equilibrar o controle com a agilidade. à medida que cria a sua política, considere quatro questões-chave:
- Quem tem acesso a cartões de crédito?,quais são os limites de despesa ou de crédito?
- Como é o processo de relatório de despesas? como reduzir as compras fora de política?antes de emitir cartões corporativos para funcionários ou levá-los para fora em sua nova função financeira, tome o tempo necessário para definir as melhores práticas da sua empresa para a gestão de risco financeiro. Estamos lhe fornecendo as perguntas a fazer e exemplos de políticas de cartões corporativos, a fim de criar um que funciona para a sua empresa.,à medida que cria a sua política, considere quatro questões-chave:
- Quem tem acesso aos cartões de visita dos empregados?quais são os limites de despesa ou de crédito?
- Como é o processo de relatório de despesas? como reduzir as compras fora de política?
decida quem recebe cartões corporativos
primeiro deve pensar em quem na sua empresa pode ter acesso a um cartão corporativo. Aqui estão algumas opções de política de exemplo:
- todos os funcionários recebem um cartão corporativo. Esta política reduz o atrito, mas aumenta o risco de uso não autorizado., Uma abordagem de tamanho único pode não servir para a sua empresa. apenas os empregados com certos níveis de antiguidade recebem um cartão de empresa. Por exemplo, você poderia dar a todos os diretores executivos e funcionários administrativos um cartão corporativo. O risco é baixo neste caso, porque o uso do cartão é limitado, mas a fricção é alta se os membros da equipe sem acesso a um cartão precisam fazer uma compra e deve passar por um colega de trabalho que tem um. No entanto, ao usar o software de gestão de gastos, os funcionários poderiam solicitar cartões virtuais de uso único para essas compras.,todos os empregados têm acesso a um cartão de empresa, mas apenas para determinadas actividades ou fins comerciais. Você poderia emitir cartões de funcionário em uma base conforme necessário. Esta política poderia funcionar se um membro do pessoal que normalmente não precisa fazer compras em nome da empresa vai em uma viagem de negócios ou compra Suprimentos para uma reunião. Com o software de gestão de gastos extremo-a-extremo, você pode emitir um cartão virtual de uso único para os funcionários, de modo que eles só podem fazer compras quando eles precisam. Isso mantém o risco e a fricção baixos porque a equipe pode acessar seu cartão virtual corporativo a partir de um dispositivo móvel.,
gerenciar as despesas de negócios definindo restrições
em seguida, você deve decidir em que aqueles dentro do programa de cartão podem gastar dinheiro e quanto eles podem gastar. para que podem os empregados utilizar os seus cartões de empresa? Aqui estão ideias para que as compras Permitidas de cartões corporativos incluam na sua política de titular do cartão:
- Software
- Publicidade (Materiais promocionais, anúncios digitais, etc.transporte Local (ex., gas to get to a local client meeting)
- despesas de viagem (quartos de hotel, passagens aéreas, aluguer de automóveis, etc.)
dependendo do negócio, incluindo certas restrições na política também pode fazer sentido. Se a definição da empresa de despesas pessoais versus despesas de negócios é desfocada, vale a pena considerar. Muitas políticas delinearam restrições contra adiantamentos de caixa, embora isso possa parecer um limite óbvio para alguns.,tenha em mente que o software de gestão de gastos lhe permite restringir as compras por certos tipos de comerciantes e por departamento, de modo que apenas a equipe de marketing pode fazer compras relacionadas com publicidade, por exemplo.certifique-se de que a sua política não deixa de fora a gestão de gastos de última geração. Gastos finais consiste em despesas menores que normalmente não são gerenciados porque eles podem não cair em uma categoria de gastos específica. Estas despesas aparentemente menores podem somar até 20% do total de gastos. Sem o controle de gastos, as compras de última hora podem ter um pedágio no orçamento.,
estabelecer limites de despesa
quanto podem gastar os titulares de cartões corporativos? Mais uma vez, você pode basear estes limites diários ou mensais fora do seu t&e política. Talvez os empregados possam gastar até $ 50 por dia em refeições para viagens, e $300 em hotéis.Alternativamente, você poderia ter escalonado limites de gastos, ou exceções, com base na antiguidade. Talvez possa permitir que a sua C-Suite gaste mais de 300 dólares num quarto de hotel, enquanto todos os outros podem gastar até esse montante.,sabia que os melhores cartões corporativos podem ajudá-lo a impor limites de cartões (e duplicar Como recompensa cartões de visita)? Falamos disto mais tarde.Define um processo de aprovação
deseja exigir pré-aprovações para as compras efectuadas através de contas de cartão de visita dos empregados?
Você tem algumas opções aqui. Se a compra estiver dentro dos limites definidos pelo seu t&e política, você pode não precisar de aprovação.,
Você pode exigir aprovações para exceções a essa regra, como se os preços do quarto de hotel são mais elevados do que o T&a Política permite porque uma viagem é reservada no último minuto.
em geral, aprovações de menor risco, mas eles atrasam muito as compras — muitas vezes desnecessariamente, uma vez que muitos T&e compras podem ser revertidas (por exemplo, voos, que podem ser cancelados dentro de 24 horas). Queremos que o nosso processo de gestão de gastos nos permita ser ágeis, não dolorosamente lentos.,
crie um processo de reporte de gastos e reembolso
sua política de cartão corporativo precisa incluir instruções para Como enviar um relatório de gastos. Este processo vai variar dependendo se você tem uma abordagem de gestão de despesas ou uma abordagem de gestão de gastos de negócios para gerenciar gastos de negócios.
Se você usar um sistema de gestão de despesas, a equipe com acesso a cartão corporativo terá de recolher os recibos para as compras, e o departamento de contabilidade terá de reconciliar as transações de cartão de crédito e os extratos de cartão de crédito.,com o software de gerenciamento de gastos de ponta a ponta, a expensing é automatizada com a ajuda de recebimentos digitais e aplicativos. A equipa de contas a pagar recebe visibilidade em tempo real para gastar.
impedir compras fora de política com gestão de gastos final-a-final
compras fora de política são inevitáveis. Na maioria das vezes, essas transações ocorrem acidentalmente ou porque um empregado está confuso sobre a Política de cartão de crédito corporativo. Raramente é necessária uma acção disciplinar, mesmo para os reincidentes., Ao criar a sua política de cartões corporativos, pense em formas de mitigar as compras fora de política.o software de gestão de gastos de negócios, juntamente com os melhores cartões corporativos, pode ajudar a evitar compras fora de política atuando como um serviço de controle de gastos. O software de gestão de gastos pode ajudá-lo a impor restrições de gastos. As compras que não são abrangidas pela política, por exemplo, serão bloqueadas. se você achar que a equipe está consistentemente tentando fazer compras fora da política, pergunte a eles como você pode tornar a Política mais fácil de entender e colaborar com eles para melhorá-la.,
Sample corporate card policy
Aqui está um modelo de política de cartões corporativos que recomendamos para empresas ágeis e em crescimento:
* todos os funcionários têm acesso a um cartão corporativo, mas muitos apenas para certas atividades. Os funcionários que frequentemente fazem compras em nome da empresa obterão cartões corporativos físicos. Aqueles que ocasionalmente fazem compras em nome da empresa terão acesso a cartões virtuais de uso único, conforme necessário.,
abaixo você encontrará uma lista de categorias de gastos admissíveis, comerciantes aprovados, departamentos que são autorizados a fazer compras desses comerciantes, e limites de gastos.
a Despesa Categoria
os Comerciantes
Autorizados Departamentos
Limites de Gastos (compras acima de limites precisam de aprovação)
Software
Lola.com, Divvy, HubSpot, etc.,aç
de Vendas, C-Suite, Admin
GSA as taxas per diem
transporte
MBTA, a Sunoco, Uber, Lyft
de Vendas, de Marketing, “C-Suite”
de Viagem
Marriott, American Airlines, Empresa
de Vendas, Marketing, “C-Suite”
Agora você está equipado com a mentalidade certa para criar um cartão corporativo política que diminui o risco, a fricção, e vai manter a sua empresa financeiramente saudável., Ao usar o software de gestão de gastos para criar e executar esta política, você vai conseguir controle e visibilidade sem sacrificar a agilidade.
Lola.com é a solução de gestão de gastos líder que lhe permite eliminar relatórios de despesas, ver todos gastar em tempo real, e entrar no controle de seus orçamentos.
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