O sonho de todo empresário é ter eficiente funcionários, a comunicação eficaz, e crescimento! No entanto, manter todos os 3 juntos não é tão fácil!,
Quanto mais a sua empresa cresce, mais difícil se torna comunicar de forma eficaz e, eventualmente, mais difícil se torna garantir que os seus empregados executam as suas tarefas de forma eficiente, alinhadas com os objectivos da sua empresa!
para manter um ciclo de sucesso, a sua empresa precisa de regras e diretrizes para gerenciar os funcionários para um fluxo de trabalho suave. Eles também, por sua vez, precisam de garantia constante de que a empresa tem seus melhores interesses no coração!
no entanto, realizar tudo isso pode ser esmagador sem algum tipo de Ajuda., É aqui que entra a necessidade de criar uma política & manual de procedimentos.
cada empresa precisa de uma política& manual de procedimentos para orientar as suas operações, estratégia e fluxo de trabalho. Onde as Políticas estabelecem a expectativa para os comportamentos dos funcionários, os procedimentos delineiam os passos para isso. Isso garante consistência na prática e ajuda na manutenção da produção de qualidade.,
um manual de políticas e procedimentos é a forma perfeita de manter os seus funcionários virtuais na mesma página que estes manuais funcionam como referências no caso de alguém estar confuso sobre tomar um passo ou tomar decisões e permitir que todos se comportem de uma forma legal, consciente e ética.pronto para escrever o seu próprio?bem, aguentem os cavalos porque vamos levá-los numa viagem passo a passo e cubram tudo o que precisam de saber sobre escrever uma política & manual de procedimentos!vamos começar, sim?,
What is a Policy & Procedure Manual?as políticas e procedimentos são projetados para regular todas as principais decisões, ações e princípios de uma organização. Estes documentos fornecem autoridade e orientação necessária para uma empresa ou um departamento sobre temas como – práticas de contratação, contas bancárias, código de vestuário, etc.
para ser mais descritivo, os procedimentos são métodos específicos usados para comunicar políticas em ação para as operações diárias de uma organização., Juntos, Políticas & procedimentos certificar-se de que uma decisão realizada pela gestão da organização é traduzida em etapas que resultam em trabalho eficaz e comunicação.estas políticas e procedimentos escritos são geralmente integrados num manual disponibilizado aos empregados. Seu manual de políticas e procedimentos abriga as melhores práticas de sua organização, os padrões de como o trabalho deve ser realizado, e as principais descrições do processo de negócios.,
um manual de políticas e procedimentos eficazes é uma importante ferramenta de gestão que lhe permite concentrar-se no crescimento, simplifica a formação e facilita a capacidade de escalar na sua empresa!
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What goes into a policy & procedure manual?,Aqui estão alguns itens que devem ser incluídos no manual de políticas e procedimentos: políticas de emprego, Políticas de emprego, orientações para o local de Trabalho, código de conduta dos empregados, procedimentos de Utilização da tecnologia. importância de ter uma política &manual de procedimentos!,todas as empresas enfrentam dificuldades no fluxo de trabalho do seu ciclo de negócios e necessitam de documentação sobre a sua metodologia estruturada, um quadro de Filosofia da empresa, a sua missão e visão que garanta a visibilidade acordada? É esse o objectivo de um manual de política e procedimentos.
além disso, a Política& manuais de procedimentos ajudam com:
A definição de expectativas
um manual de políticas e procedimentos ajuda o proprietário da empresa a reunir a missão, o valor e as perspectivas da empresa em um só lugar.,
também estabelece padrões de conduta, comportamento e desempenho dos funcionários. Assim, as Políticas & manual de procedimentos define claramente as expectativas para os empregados, fornecendo uma fonte de referência para que eles verifiquem no desempenho das suas funções.um manual de políticas e procedimentos bem desenvolvido serve como uma fonte de autoridade para respostas a questões comuns relacionadas com o seu negócio ou empresa., Manuais devidamente documentados aceleram o processo de tomada de decisão para os funcionários e ajudam-nos a seguir os regulamentos relativos às orientações de Negócio. Eventualmente, resultando em maior produtividade.
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melhorar a comunicação
a well-detailed policies & procedures manual is a valuable communication tool for eficientemente processing all business operations within the organization and for reducing transmission gaps., Muitas organizações hoje estão simplificando como suas políticas e procedimentos são comunicados, colocando-os online usando software de gestão de conhecimento, tais como Bit.ai um outro objectivo de um manual de políticas e procedimentos consiste em fornecer um guia de formação para os novos empregados e re-formar os actuais. Estes documentos reduzem o tempo e o esforço de formação desses funcionários, facilitando o processo de onboarding.,
por exemplo, uma descrição do trabalho da empresa pode ser parte de uma política de recrutamento, onde os procedimentos fornecem a informação sobre “como” alcançar as expectativas definidas na descrição de trabalho do empregado pós-contratação.manual de procedimentos que são constantemente atualizados e revistos ajudam uma empresa a cumprir as suas obrigações com a lei., Por exemplo, uma política clara de segurança e saúde no trabalho ajudará o empregador a cumprir as obrigações impostas à empresa por lei e a proporcionar um local de trabalho seguro.
siga estes passos para criar um manual de políticas e procedimentos:
está a sair-se muito bem até agora no seu caminho para aprender a escrever uma política & manual de procedimentos. Mas seu trabalho ainda não está feito; você precisa conhecer os principais elementos que compõem o seu manual., Estes elementos são o corpo estrutural de sua política & manual de procedimentos, e se eles não são corretamente colocados no lugar, o seu manual está incompleto.
Passo 1: adicionar o Título
Este é o título do documento. Seja breve e assegure-se de que os usuários em qualquer nível de leitura podem entender.
Passo 2: Escreva a descrição
Uma introdução que orienta os utilizadores para o âmbito da política.
Etapa 3: explicar o propósito da política
a finalidade explica porque a Política existe., Isto inclui preocupações como as necessidades legais, regulamentares e conflitos que a Política pretende evitar.esta é a parte mais importante e mais longa. As declarações especificam o público principal para as condições políticas, restrições para a aplicação da política, expectativas e exclusões.
Passo 5: mencionar o âmbito do manual de política e procedimento
Isto diz respeito a que papéis ou departamentos a Política pertence e identifica quem está isento da política.,
Passo 6: especificar responsabilidades
mostra que papel, departamento ou grupo deve manter a Política. Em alternativa, para algumas políticas regidas por regulamentos, estas secções enumeram os papéis responsáveis pela execução da política.
Passo 7: incluir detalhes do procedimento
esta é uma explicação de como completar as tarefas e políticas necessárias, fornecendo ao leitor com passos processuais e informações sobre “como-a -“.
Etapa 8: mencionar todas as referências
apresenta políticas relacionadas, documentos regulamentares, procedimentos, formulários e orientações para referência., Referir quaisquer outras políticas ou documentos que apoiem a interpretação desta Política.
Passo 9: incluir a página de Ajuda
uma tabela que aponta os usuários para programas de treinamento, papelada, outra documentação da empresa, números de telefone e fontes para ajudar a executar os procedimentos.
dicas para ter em mente antes de escrever as suas políticas & manual de procedimentos!
para criar uma política & manual de procedimentos que realmente fornece um esboço para a cultura organizacional, é crucial considerar estas dicas antes de iniciar a documentação.,
crie uma lista de prioridades
é impossível escrever todas as políticas e procedimentos num dia. Então, certifique-se de criar uma lista de tarefas prioritárias, políticas e procedimentos.
comece com os mais importantes! Tenha em mente que algumas políticas também se basearão na lei federal, como a política anti-racismo, etc. Deve ser mais fácil para você encontrar políticas pré-escritas baseadas em leis federais e estaduais atuais. Por isso, comece por esses.,
determinar que tarefa ou política necessita de procedimentos detalhados
nem todas as tarefas ou políticas de uma empresa necessitarão de instruções detalhadas para a execução. Assim, ao agendar quais procedimentos para delinear em detalhe, considere as seguintes perguntas:
- o procedimento é complexo ou moroso?as consequências de o fazer seriam positivas ou negativas?houve mudanças recentes implementadas?o procedimento requer alguma papelada extensa?os seus empregados são muitas vezes confundidos por ele?,
Organize a informação em uma ordem lógica
comece com as questões maiores, estreitando-se para as menores. Por exemplo, em vez de começar com a Política de código de vestuário, iniciar o manual com a categoria de processos de contratação ou elegibilidade.
considere abrir as suas políticas& manual de procedimentos com uma introdução aos objectivos da sua empresa., Comece por escrever um parágrafo claro e coeso que rapidamente visualize o manual sobre o que sua equipe espera da organização, e o que a organização espera deles. Use o estilo blueprint para criar subcategorias dentro do manual e use uma tabela de conteúdos para permitir verificações rápidas de referência.leia mais: a melhor maneira de organizar todo o seu trabalho e se livrar do Caos!
as políticas e procedimentos não são estáticos
tenha sempre em mente que pode alterar as políticas e procedimentos se algo correr mal ou adicionar novos quando quiser., Você pode fazer emendas ao manual se você adicionar ou remover um serviço ou posição. Seu manual de políticas e procedimentos é um documento significativo e deve ser constantemente revisto para relevância.
Usar uma boa gestão do conhecimento como ferramenta de Bits.ai para fácil documentação:
Investir em uma solução mais robusta, como Bits para escrever as políticas de & manual de procedimentos é uma ótima maneira de economizar tempo, minimizar esforços, e capacitar os funcionários para colaborar!,
Bit é uma ferramenta de gestão de documentação e conhecimento de nova era que fornece um local de trabalho comum para gestores e proprietários de empresas para colaborar, documentar, acompanhar e compartilhar seus conhecimentos, Políticas de lista, organizar informações, definir procedimentos e implementar em conjunto.
Ao contrário do seu bloco de notas padrão, MS Word e Google Docs, os documentos de bits são interativos. Isto significa se você está criando políticas & manual de procedimentos, manuais de treinamento, folha de especificações técnicas, melhores práticas, manual de atendimento ao cliente, etc., você pode facilmente adicionar vídeos de treinamento, apresentações, planilhas, etc. directamente para um documento Bit dentro de segundos.
Uma vez que você terminar de documentar, você pode simplesmente exportá-los como PDFs, Markdown, arquivo Word, e muito mais. O editor elegante, mínimo e livre de distrações do Bit faz dele a ferramenta perfeita para a documentação organizacional.
algumas características de uma solução de base de conhecimento como Bit.,ai para documentação técnica são:
- capacidades de gestão de conteúdos
- Colaboração em equipa em tempo Real
- 100+ integrações de Media ricas
- seguimento de documentos
- pesquisa inteligente
- Wiki/documentos de interlinking
Over to You!aqui têm, pessoal! Um manual de políticas e procedimentos eficazes reflete as formas de comunicação da sua empresa, a prestação do serviço e aumenta a produtividade dos funcionários! Permite que as pessoas trabalhem em conjunto para resolver os problemas do dia-a-dia dos negócios sem exigir um envolvimento de supervisão desnecessário.,
o manual deve estar facilmente disponível em uma área designada em cada local funcional ou on-line usando um sistema de gerenciamento de conhecimento e documentos como Bit!então, do que estás à espera? Siga este guia, crie uma estrutura precisa, e escreva uma política clara & manual de procedimentos que transforma sua equipe em funcionários treinados!
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