na força de trabalho global de hoje, um processo de ordem de compra lenta pode paralisar o seu negócio. O processamento Manual de pedidos de compra e sistemas arcaicos impedem o processo de pedido de compra e fazem mais mal do que bem.
confiar num processo manual de pedido de compra com e-mails e folhas de cálculo é como usar uma conta bancária sem acesso ATM., Quando você pensa em quão facilmente ATMs funcionam no mundo da banca, é difícil imaginar ficar na fila por um longo tempo apenas para que um caixa Faça um erro ao lidar com uma simples transação.
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dicas para aperfeiçoar a sua estratégia de aquisição em 2021
da mesma forma, os processos da velha escola estão fora de lugar no mundo moderno da tecnologia. A digitalização faz com que os processos desajeitados funcionem como um encanto. É perfeito para os processos administrativos entediantes e trabalhosos, como ordens de compra, aprovação de factura, e muito mais.,
na era tecnológica, seria sensato tirar partido de uma solução baseada em nuvem para pedidos de compra. Antes de aprofundarmos um sistema de aquisição para uma gestão de PO bem sucedida, vamos dar uma olhada no estado atual de gestão de pedidos de compra, e descobrir as suas principais falhas.
Qual é o processo de pedido de compra?
o processo de pedido de compra é a jornada de uma ordem de compra (PO) desde a criação através da aprovação da ordem de compra, envio, entrega, faturação e fechamento. Inclui também controlos orçamentais, gestão de contratos, controlos de qualidade, e muito mais.,
Uma vez que uma ordem de compra é aceita pelo vendedor, ela se torna um documento juridicamente vinculativo. Uma ordem de compra descreve os itens necessários, o preço acordado, as expectativas de entrega e os Termos de pagamento.
As ordens de compra fornecem instruções concretas para o vendedor, oferecendo aos compradores um rasto de papel sólido que pode ser usado como ponto de referência quando é necessária clareza no seu processo de aquisição.
quais são os passos envolvidos em um processo de pedido de compra?,
o processo de pedido de compra consiste em vários pontos de verificação de conformidade e tarefas de aprovação/entrada para garantir o processamento de PO em tempo hábil. Aqui estão as etapas mais comuns do processo de pedido de compra:
- po criação
- correspondência tripartida
aprovação da ordem de compra
Po expedição
contrato vinculativo
entrega de mercadorias
encerramento
1. Criação do PO:
As ordens de compra são criadas a partir de requisições de compra aprovadas ou preparadas a partir do zero, no caso de compras de “piggyback” ou recorrentes.,partes interessadas: equipa de aquisições e pessoal administrativo
2. Fluxo de aprovação:
Uma vez criadas as ordens de compra, elas são enviadas para autorização de saída para acomodar alterações de última hora.Stakeholders: Requisitioner, signature authority, finance team, and procurement officers
3. Po dispatch:
Uma Vez aprovado, as ordens de compra são encaminhadas para o vendedor selecionado, dependendo do modo de comunicação preferido do vendedor.modos disponíveis: papel, fax, e-mail e armazenamento em nuvem
4., Contrato vinculativo:
um contrato juridicamente vinculativo é invocado uma vez que o vendedor aceita o OP e ele pode então ser usado para resolver quaisquer disputas legais entre o fornecedor e o comprador.
deve incluir: detalhes do comprador, número PO, data de entrega, Informação do vendedor, preço, detalhes de ordem, condições de pagamento e informações de pagamento
5. Entrega de bens:
o vendedor entrega Bens, e o comprador faz um controlo de qualidade e notifica o remetente em caso de defeitos.destinatário: pessoal administrativo, Gestor de armazém ou agente de aquisições, Correspondência de três vias:
a equipa de Aquisições do comprador efectua então uma correspondência de três vias (com PO, GRN e factura).
7. Encerramento do PO:
após a correspondência do PO, se não forem encontradas discrepâncias, a fatura aprovada é enviada à equipe de finanças para processamento de pagamentos após o qual as ordens de compra são fechadas.
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fluxo de processo de ordem de compra
o fluxo de processo de ordem de compra é o ciclo de vida de uma ordem de compra desde a criação da ordem de compra até o encerramento., Um fluxo pré-definido de processo de pedido de compra permite que a equipe de compra para processar um PO sem perder quaisquer passos, e segui-lo facilmente para evitar atrasos.,cess fluxo mostra os passos de ação em pedido de processamento da seguinte forma:
- Criar uma ordem de compra
- Enviar vários pedidos de cotação(RFQ)
- Analisar e selecionar fornecedor
- Negociar o contrato e enviar PO
- Receber bens/serviços
- Receber e verificar a fatura (3-Forma de Correspondência)
- Autorizar fatura e pagar fornecedor
- manutenção de registros
- ordem de Compra de fechamento
A dor de pontos de compra, manuais processos de pedido
Manual de ordens de compra são caros, ineficientes e de tempo, para se manter., Há demasiados documentos necessários para processar uma única ordem de compra.a aquisição, armazenamento e envio através do laço de aprovação, garantindo que não se perdem ou se danificam ao longo do caminho, é extremamente tedioso.
de acordo com um estudo recente do APQC, o processamento de PO manual pode custar às organizações até $506.52 por ordem de compra.,
Um manual de ordem de compra processo:
- Carece de visibilidade
- Picos organizacional despesa
- Arrasta PO ciclo de processamento
- Depende da intervenção humana
- Tem gargalos do processo e problemas de conformidade
- Envolve um loop infinito de e-mails e as pessoas
- É complicado, inexatos, e propenso a erro
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benefícios de um sistema PO digital
Aqui estão seis razões pelas quais cada organização precisa de uma solução de aquisição com um sistema de gestão de ordens de compra.,não perdida ou atrasada POs
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Resumo
Dizer adeus ilegíveis manuscrito, falta de POs, e infinitas horas de entrada de dados., Um software de aquisição baseado em nuvem transforma pacotes de papelada em formas digitais facilmente rastreáveis que são armazenadas de forma segura na nuvem.ao implementar uma solução de aquisição pode soar enganosamente simples como uma solução de band-aid para todos os seus problemas relacionados com PO, o processo em si é muito complicado. É por isso que é fundamental ter algumas boas práticas de pedido de compra que irão garantir que sua ferramenta de aquisição está executando o jeito que deve.
A melhor prática de aquisição correta pode corrigir o seu processo de PO quebrado, melhorar a eficiência e entregar mais ROI., Embora a teoria do que é a ordem de compra possa parecer complexa, dar uma olhada em algumas melhores práticas mais comuns pode esclarecê-la de uma vez por todas.
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