înainte de întâlnire:
Pasul 1 : clarificați scopul întâlnirii. Identificați persoanele potrivite care au cu adevărat nevoie să participe la această întâlnire. O întâlnire eficientă nu are nevoie de prea mulți oameni.pasul 2: trebuie să pregătiți diferitele subiecte care vor fi discutate în timpul întâlnirii, cât timp va fi cheltuit pentru fiecare subiect și care este scopul fiecărui punct., Luați notă de ceea ce știți despre ele pentru a economisi timp și pentru a vă putea concentra pe subiecte importante în timpul întâlnirii.Pasul 3: partajați-l cu toți participanții înainte de întâlnire. De asemenea, comunicați ceea ce vă așteptați de la participanți, astfel încât să știe ce să pregătească.cu o agendă clar definită, toată lumea cunoaște obiectivele și obiectivele. Agenda dvs. vă va ajuta, de asemenea, să rămâneți pe drumul cel bun și să respectați timpul alocat întâlnirii.,
în timpul întâlnirii:
începeți întâlnirea
În primul rând, începeți întotdeauna la timp : îi respectă pe cei care apar la timp și le reamintește celor care vin târziu că programarea este serioasă. Nu uitați să întâmpinați participanții și să le mulțumiți pentru timpul acordat.
începeți cu revizuirea agendei : aceasta este o modalitate bună de a oferi participanților șansa de a înțelege toate subiectele predefinite, scopul lor și rezultatele dorite.
clarificați tipul de participare și interacțiune dorit.
atribuiți o notă taker dacă nu ești tu.,
desfășurarea întâlnirii
minutele eficiente ale întâlnirii contribuie enorm la întâlnirile de succes. Dar trebuie să fie scrise în mod corespunzător și distribuite la timp. Principala problemă cu notele este că acestea necesită mult timp pentru a fi scrise corect și că trebuie trimise rapid după întâlniri pentru a permite tuturor să știe următoarele acțiuni.
trebuie să vă construiți notele pe măsură ce întâlnirea progresează: o modalitate bună de a vă organiza luarea notelor este să diferențiați acțiunile de observații, precum și să notați diferitele acțiuni pe persoană cu un termen limită., Rezumați periodic punctele cheie și cereți acordul pentru a vă asigura că planul de acțiune este înțeles de toți participanții. În caz contrar, s-ar putea să vă aflați pe marginea întâlnirii prea ocupat să luați notițe.
gestionarea timpului de întâlnire : cea mai mare dificultate într-o întâlnire este păstrarea timpului alocat pentru întâlnire. Acordați-vă timp pentru a spune și auzi povești și cereți diferite puncte de vedere, dar păstrați accentul pe idei și obiective pentru a rămâne la timp. Urmați agenda dvs. fără a pierde obiectivul stabilit pentru fiecare subiect.,încheiați rezumând realizările grupului, punctele de acțiune și deciziile și planificați pentru pasul următor.
sincer mulțumesc membrilor grupului pentru participarea și contribuțiile lor. De asemenea, puteți solicita un feedback.
după ședință : procesul-verbal al ședinței
tastați nota într-o manieră logică și nu cronologic: acțiuni, decizii, puncte principale și documentație după subiect., De asemenea, adăugarea unui scurt rezumat organizat pe persoană și pe proiect la începutul procesului-verbal îi ajută pe colegii dvs. să identifice dintr-o privire acțiunile de care au nevoie pentru a realiza pentru următoarea întâlnire.
împărtășiți procesul-verbal al ședinței pentru a rezuma decizia și planul de acțiune tuturor participanților.
Lasă un răspuns