Corporate finance lideri și directori financiari, în special la întreprinderi în creștere, avea dificila sarcina de a stabili lor de companie este primul card de credit politica. Este adesea cazul în care toată lumea are carduri corporative ale angajaților — sau nimeni nu o face.
dar unde ar trebui trasată linia pentru cine ar trebui și nu ar trebui să aibă cărți de vizită ale angajaților? Cum pot rezolva echipele de finanțare pentru risc și hiper-creștere în același timp?, înainte de a emite carduri corporative angajaților sau de a le elimina pe toate, acordați-vă timp pentru a defini abordarea companiei dvs. în ceea ce privește gestionarea riscurilor financiare. Va trebui să luați în considerare toleranța companiei dvs. față de risc față de necesitatea de a acorda flexibilitate angajaților și de a reduce fricțiunile. În cele din urmă, vă recomandăm să utilizați software de gestionare a cheltuielilor, cum ar fi Lola.com pentru a ajuta la echilibrarea controlului cu agilitate.
pe măsură ce vă creați Politica, luați în considerare patru întrebări cheie:
- cine primește acces la cardurile de credit de afaceri?,
- care sunt limitele de cheltuieli sau de credit?
- cum este procesul de raportare a cheltuielilor?
- cum pot fi reduse achizițiile în afara politicii?înainte de a emite carduri corporative angajaților sau de a le lua pe toate în noul rol financiar, acordați-vă timp pentru a defini cele mai bune practici ale companiei dvs. pentru gestionarea riscurilor financiare. Vă oferim întrebările de pus și exemple de politici privind cardurile corporative pentru a crea una care să funcționeze pentru compania dvs.,
pe măsură ce vă creați Politica, luați în considerare patru întrebări cheie:
- cine primește acces la cărțile de vizită ale angajaților?
- care sunt limitele de cheltuieli sau de credit?
- cum este procesul de raportare a cheltuielilor?
- cum pot fi reduse achizițiile în afara politicii?
decideți cine primește carduri corporative
Mai întâi trebuie să vă gândiți la cine din compania dvs. poate avea acces la un card corporativ. Iată câteva exemple de opțiuni de politică:
- toți angajații primesc un card corporativ. Această politică reduce frecarea, dar crește riscul de utilizare neautorizată., O abordare unică s-ar putea să nu se potrivească companiei dvs.
- doar angajații cu anumite niveluri de vechime primesc un card corporativ. De exemplu, ați putea oferi tuturor directorilor executivi și personalului administrativ un card corporativ. Riscul este scăzut în acest caz, deoarece utilizarea cardului cardului este limitată, dar frecarea este ridicată dacă membrii echipei fără acces la un card trebuie să facă o achiziție și trebuie să treacă printr-un coleg care are unul. Cu toate acestea, prin utilizarea software-ului de gestionare a cheltuielilor, angajații ar putea solicita carduri virtuale de unică folosință pentru aceste achiziții.,
- toți angajații au acces la un card corporativ, dar numai pentru anumite activități sau scopuri de afaceri. Ai putea emite carduri de angajat pe o bază după cum este necesar. Această politică ar putea funcționa dacă un membru al personalului care nu are nevoie în mod normal să facă achiziții în numele companiei pleacă într-o călătorie de afaceri sau cumpără consumabile pentru o întâlnire. Cu software-ul de gestionare a cheltuielilor de la un capăt la altul, puteți emite un card virtual de unică folosință angajaților, astfel încât aceștia să poată face achiziții doar atunci când au nevoie. Acest lucru menține riscul și fricțiunea scăzute, deoarece personalul își poate accesa cardul corporativ virtual de pe un dispozitiv mobil.,
gestionați cheltuielile de afaceri prin setarea restricțiilor
în continuare, trebuie să decideți pe ce pot cheltui banii cei din programul card și cât pot cheltui.
luați în considerare achizițiile permise
deci, pentru ce pot folosi angajații cardurile corporative? Iată câteva idei pentru achizițiile permise de carduri corporative pe care să le includă în Politica deținătorului cardului:
- software
- publicitate (materiale promoționale, destinații de plasare a anunțurilor digitale etc.))
- rechizite de birou
- Mese și divertisment
- transport Local (de ex., pentru a ajunge la o întâlnire locală a clientului)
- cheltuieli legate de călătorie (camere de hotel, bilete de avion, închirieri de mașini etc.)
în funcție de afacere, includerea anumitor restricții în politică ar putea avea sens. Dacă definiția companiei de cheltuieli personale vs cheltuieli de afaceri este neclară, merită luată în considerare. Multe politici au subliniat restricții împotriva avansurilor în numerar, chiar dacă acest lucru ar putea părea o limită evidentă pentru unii.,rețineți că software-ul de gestionare a cheltuielilor vă permite să restricționați achizițiile de către anumite tipuri de comercianți și de către departament, astfel încât numai echipa de marketing să poată face achiziții legate de publicitate, de exemplu.
asigurați-vă că politica dvs. nu exclude gestionarea cheltuielilor de la sfârșitul cozii. Coada-end cheltui este format din cheltuieli minore, care de obicei nu sunt gestionate, deoarece acestea nu se încadrează într-o anumită categorie de cheltuieli. Aceste cheltuieli aparent minore pot adăuga până la 20% din totalul cheltuielilor. Fără controlul cheltuielilor, achizițiile de tip coadă pot afecta bugetul.,
Setați limitele de cheltuieli
cât pot cheltui deținătorii de carduri corporative? Din nou, puteți baza aceste limite zilnice sau lunare în afara T&politica e. Poate că angajații pot cheltui până la 50 de dolari pe zi pentru mese pentru călătorii și 300 de dolari pentru hoteluri.în mod alternativ, ați fi putut limita limitele de cheltuieli sau excepțiile, pe baza vechimii. Poate ai putea permite dvs. C-Suite să-și petreacă mai mult $300 pe o cameră de hotel, în timp ce toți ceilalți pot cheltui până la această sumă.,știați că cele mai bune carduri corporative vă pot ajuta să impuneți limitele cardului (și să dublați ca recompense cărți de vizită)? Vom discuta mai târziu.
definiți un proces de aprobare
doriți să solicitați pre-aprobări pentru achizițiile efectuate prin conturile cărților de vizită ale angajaților?
aveți câteva opțiuni aici. Dacă achiziția se încadrează în limitele indicate de politica T&e, este posibil să nu aveți nevoie de aprobare.,
este posibil să solicitați aprobări pentru excepții de la această regulă, cum ar fi dacă prețurile camerelor de hotel sunt mai mari decât politica t&e, deoarece o călătorie este rezervată în ultimul moment. în general, aprobările risc mai mic, dar încetinesc foarte mult achizițiile — de multe ori în mod inutil, deoarece multe T&e achizițiile pot fi inversate (de exemplu, zboruri, care pot fi anulate în termen de 24 de ore). Vrem ca procesul nostru de gestionare a cheltuielilor să ne permită să fim agili, nu dureros de lent.,
creați un proces de raportare și rambursare a cheltuielilor
politica dvs. privind cardul corporativ trebuie să includă instrucțiuni pentru trimiterea unui raport de cheltuieli. Acest proces va varia în funcție de dacă luați o abordare de gestionare a cheltuielilor sau o abordare de gestionare a cheltuielilor de afaceri pentru gestionarea cheltuielilor de afaceri.dacă utilizați un sistem de gestionare a cheltuielilor, personalul cu acces la cardul corporativ va trebui să colecteze chitanțe pentru achiziții, iar departamentul contabil va trebui să reconcilieze tranzacțiile cu cardul de credit și extrasele de card de credit.,cu software-ul de gestionare a cheltuielilor end-to-end, cheltuielile sunt automatizate cu ajutorul încasărilor și aplicațiilor digitale. Echipa conturi de plătit devine vizibilitate în timp real în cheltuieli.
prevenirea achizițiilor în afara politicii cu gestionarea cheltuielilor end-to-end
achizițiile în afara politicii sunt inevitabile. De cele mai multe ori, aceste tranzacții apar accidental sau pentru că un angajat este confuz cu privire la politica corporativă a cardului de credit. Acțiunea disciplinară, chiar și pentru infractorii repetenți, este rareori necesară., Pe măsură ce vă creați politica privind cardurile corporative, gândiți-vă la modalități de atenuare a achizițiilor în afara politicii.software-ul de gestionare a cheltuielilor de afaceri, asociat cu cele mai bune carduri corporative, poate ajuta la prevenirea achizițiilor în afara politicii, acționând ca un serviciu de control al cheltuielilor. Software-ul de gestionare a cheltuielilor vă poate ajuta să impuneți restricții de cheltuieli. Achizițiile care nu sunt acoperite de politică, de exemplu, vor fi blocate. dacă descoperiți că personalul încearcă în mod constant să facă achiziții în afara politicii, întrebați-i cum puteți face Politica mai ușor de înțeles și cum puteți colabora cu aceștia pentru a o îmbunătăți.,
exemplu de politică de card corporativ
Iată un șablon de politică de card corporativ pe care îl recomandăm pentru companiile agile, în creștere:
* toți angajații au acces la un card corporativ, dar mulți numai pentru anumite activități. Angajații care fac frecvent achiziții în numele companiei vor primi carduri corporative fizice. Cei care fac ocazional achiziții în numele companiei vor avea acces la carduri virtuale de unică folosință, după cum este necesar.,mai jos veți găsi o listă de categorii de cheltuieli permise, comercianți aprobați, departamente cărora li se permite să facă achiziții de la acei comercianți și limite de cheltuieli.
Cheltuielile Categoria
Comercianti
Autorizat Departamente
Limite de Cheltuieli (achiziții de peste limite nevoie de aprobare)
Software
Lola.com, își Împart, HubSpot, etc.,ation
Vânzări, C-Suite, Admin
GSA e per diem ratele
transport Local
MBTA, Benzină, Uber, Lyft
Vanzari, Marketing, C-Suite
Turism
Marriott, American Airlines, Enterprise
Vanzari, Marketing, C-Suite
Acum ești echipat cu mentalitatea potrivită pentru a crea un card de politică, care reduce riscul, frecare, și va ține companie financiar sănătos., Utilizând software-ul de gestionare a cheltuielilor pentru a crea și executa această politică, veți obține controlul și vizibilitatea fără a sacrifica agilitatea.
Lola.com este cea mai importantă soluție de gestionare a cheltuielilor care vă permite să eliminați rapoartele de cheltuieli, să vizualizați toate cheltuielile în timp real și să controlați bugetele.
Lasă un răspuns