sari între întâlniri și e-mailuri urgente toată ziua doar pentru a-ți da seama la 6 pm că nici măcar nu ai început acel proiect important la care trebuia să lucrezi? Sau pregătit pentru pitch vânzări mâine? Sau, în sfârșit, gândiți-vă la o strategie eficientă pentru a reduce costurile de achiziție a clienților? Se simte ca timpul este doar zboară de și nici măcar nu știu unde a mers uneori? Sau simți că lucrezi constant la prioritățile altcuiva în loc să-ți împingi propriile obiective?
am fost acolo., Se numește Dilema urgentă vs. importantă și m-a blocat complet de la a face orice muncă eficientă de ani de zile. Până când am găsit matricea care a schimbat totul. Aici este pas-cu-pas ghid am folosit pentru a rezolva Urgent vs Dilemă Importantă, susțin înapoi timp și în cele din urmă se concentreze pe lucrurile importante în afacerea mea & viața.matricea urgentă vs. importantă este un instrument puternic de productivitate care vă poate 10x eficiența. Se compune din 4 cadrane care vă clasifică activitățile zilnice în funcție de doi parametri: nivelul de urgență și nivelul de importanță.,
Aici este genul de lucru care este tipic pentru fiecare cadran:
Cadranul I:
Presante probleme și crize, cum ar fi graba de a strange bani pentru dvs. de pornire pentru a plăti angajații dumneavoastră la sfârșitul lunii, de-a face cu o mare porcărie în departamentul de operațiuni sau o PR furtună de rahat., Proiecte cu un termen limită care se apropie, cum ar fi trimiterea tezei de master la timp, trimiterea acelei aplicații Y Combinator sau trimiterea conturilor anuale.planificarea strategiei de marketing pentru următoarele 3 luni, distribuirea responsabilităților între echipa dvs. pentru un nou proiect și crearea unui plan detaliat de proiect pentru lansarea produsului. Pregătirea întâlniri importante investitorilor sau terenuri de vânzări. Construirea relațiilor cu potențialii parteneri și angajați. Cercetând și cercetând noi oportunități, căutând noi domenii sau strategii și învățând noi abilități.,
Quadrant III:
întreruperi de la colegi pentru întrebări irelevante sau discuții mici. Apeluri primite, e — mailuri și întâlniri-dacă nu sunt relevante pentru dvs. în mod specific.
Quadrant IV:
ocupat de lucru cu nici un impact clar asupra obiectivelor companiei și / sau obiectivele. Apeluri primite, e — mailuri și întâlniri-dacă nu sunt nici la timp, nici relevante pentru dvs. în mod specific și/sau necesare pentru a vă atinge obiectivele. Timp-wasters ca social media.,pentru a vă îmbunătăți productivitatea, nu trebuie doar să înțelegeți conceptul general al matricei, ci și să știți unde vă aflați acum. Acest lucru vă va ajuta să decideți ce modificări din Pasul 3 vor avea cel mai mare impact pentru dvs. personal.,
Pentru a evalua tine, să ia o privire la tipice săptămână și estima % din timpul petrecut în fiecare cadran:
Dacă aveți probleme cu acest exercițiu, document tot ceea ce faci pentru o săptămână. Notați orele și activitățile exacte într-un tabel ca următorul și calculați procentele în final adăugând împreună orele pentru fiecare cadran și împărțind-o la orele totale de lucru., În acest exemplu procentele ar fi: I — 25%, II — 37,5%, III — 25%, IV-12,5%.
Dacă aveți probleme cu clasificarea activităților în funcție de urgență și importanță, aici este ceva mai mult de indicatori pentru fiecare cadran:
- Cadranul I: Vă simțiți în mod constant stingerea incendiilor și de operare în modul de urgență. Majoritatea proiectelor la care lucrați necesită atenția dvs. imediată datorită unui termen limită.,
- Quadrant II: simți că ești în fruntea lucrurilor din cauza planificării, pregătirii și prevenirii atente. În afară de planificare și pregătire, vă concentrați timpul pe proiecte cu pârghie ridicată, noi oportunități, învățare și construirea relațiilor.
- Quadrant III: cea mai mare parte a timpului este petrecut cu activități care necesită atenția dvs. imediată, dar nu sunt neapărat legate de prioritățile dvs. de top. Petreci mult timp în întâlniri ne-importante, fiind întrerupt și care se ocupă cu apeluri telefonice non-critice și e-mailuri., Te simți ca și cum ai de-a face în mod constant cu probleme care sunt importante pentru alții, dar care nu au legătură cu propriile priorități.
- Quadrant IV: de multe ori simți că îți pierzi timpul. Petreceți mult timp pe o muncă ocupată care nu este direct legată de obiectivele dvs., de social media, de videoclipuri, de jocuri și de navigarea web inutilă.
Pasul 3: Optimizați
cei mai eficienți oameni își petrec 80% din timp în Cuadrantul II al matricei urgente vs.importante., Acest lucru le permite să lucreze pro-activ la noi oportunități și proiecte de mare pârghie în loc să-și petreacă tot timpul reacționând la problemele presante și la nevoile altor persoane. Ca urmare, ei sunt capabili să facă progrese semnificative în atingerea obiectivelor lor, să prevină în mod activ crizele și să conducă o viață mai echilibrată, mai calmă și mai concentrată.
Iată ce trebuie să faceți cu activitățile din cadranul I, III și IV pentru a elibera mai mult timp pentru activitățile din cadranul II:
activitățile din cadranul IV
activitățile din cadranul IV nu sunt nici urgente, nici importante și, prin urmare, nu ar trebui să se facă deloc., Aici este cum de a scapa de ele:
Elimina haimanale:
Documentarea cum vă petreceți timpul pentru o saptamana intreaga (vezi Pasul 2) și urmărirea timp de pe ecran mobil cu aplicații, cum ar fi Pyxsee, QualityTime și AntiSocial poate fi foarte util în identificarea dumneavoastră personale haimanale. Odată ce știți care sunt punctele dvs. slabe (YouTube, Instagram, Whatsapp etc.), utilizați aceste strategii eficiente pentru a le face față:
- limitați utilizarea social media la anumite ore ale zilei (de ex., 5 min pauze)
- opriți notificările pe telefon și computer
- utilizați o aplicație pentru a bloca anumite site-uri și aplicații
- lăsați telefonul acasă atunci când petreceți timp cu cei dragi
eliminați munca ocupată:
pentru a spune În cuvintele lui Peter Drucker: nu este nimic atât de inutil ca să faci eficient ceea ce nu ar trebui făcut deloc. Indiferent dacă lucrați la un proiect pentru șeful dvs. sau vă stabiliți propriul program ca antreprenor — întotdeauna întrebați de ce faceți ceva., Cei mai eficienți oameni se asigură că ceea ce lucrează este direct legat de obiectivele lor de top. Sau chiar mai bine, este sarcina cu cel mai mare impact asupra atingerii obiectivelor lor de top. Iată cum să eliminați busywork:
- asigurați-vă că obiectivele dvs. sunt clar definite în orice moment
- înainte de a începe un nou proiect, întrebați-vă „este cu adevărat ceea ce ar trebui să fac acum? Are acest sens?”
- învață să spui nu solicitărilor inutile din partea colegilor
- provocă-ți șeful dacă nu vezi rostul în a face o sarcină specifică
Lasă un răspuns