procesul comenzii de cumpărare – tot ce trebuie să știți

în forța de muncă globală de astăzi, un proces lent de comandă de cumpărare vă poate paraliza afacerea. Procesarea manuală a comenzilor de cumpărare și sistemele arhaice împiedică procesul de comandă de cumpărare și fac mai mult rău decât bine.

să te bazezi pe un proces manual de comandă cu e-mailuri și foi de calcul este ca și cum ai folosi un cont bancar fără acces la ATM., Când vă gândiți la cât de ușor funcționează ATM-urile în lumea bancară, este greu de imaginat că stați la coadă pentru o lungă perioadă de timp doar pentru ca un casier să facă o eroare atunci când gestionează o tranzacție simplă.

în același mod, procesele de școală veche nu au loc în lumea modernă a tehnologiei. Digitalizarea face ca procesele greoaie să funcționeze ca un farmec. Este perfect pentru procesele administrative obositoare și consumatoare de timp, cum ar fi comenzile de cumpărare, aprobarea facturilor și multe altele.,în era tehnologică, ar fi înțelept să profitați de o soluție bazată pe cloud pentru comenzile de cumpărare. Înainte de a ne îngropa mai adânc într-un sistem de achiziții publice pentru managementul PO de succes, să aruncăm o privire la starea actuală de gestionare a comenzilor de cumpărare, și dau seama defectele sale majore.

care este procesul de comandă de achiziție?

procesul de comandă de achiziție este călătoria unei comenzi de achiziție (PO) de la creare prin aprobarea comenzii de achiziție, expediere, livrare, facturare și închidere. De asemenea, include verificări bugetare, gestionarea contractelor, verificări de calitate și multe altele.,odată ce o comandă de achiziție este acceptată de furnizor, aceasta devine un document obligatoriu din punct de vedere juridic. O comandă de achiziție prezintă elementele necesare, prețul convenit, așteptările de livrare și condițiile de plată.

comenzile de achiziție oferă instrucțiuni concrete pentru furnizor, oferind în același timp cumpărătorilor o pistă solidă de hârtie care poate fi utilizată ca punct de referință atunci când este necesară claritatea în procesul dvs. de achiziție.

care sunt pașii implicați într-un proces de comandă de achiziție?,

procesul de comandă de achiziție constă în mai multe puncte de verificare a conformității și sarcini de aprobare/introducere pentru a asigura procesarea po în timp util. Iată cele mai frecvente etape ale procesului de comandă de cumpărare:

1. crearea PO
2. aprobarea comenzii de cumpărare
3. expedierea PO
4. contract obligatoriu
5. livrarea mărfurilor
6. potrivire în trei căi
7. închiderea PO

1. Crearea PO:

comenzile de cumpărare sunt create din solicitări de cumpărare aprobate sau pregătite de la zero în cazul achizițiilor piggyback sau recurente.,părțile interesate: echipa de achiziții și personalul administrativ

2. Fluxul de aprobare:

odată ce comenzile de achiziție sunt create, acestea sunt trimise pentru a semna-off autorizație pentru a se potrivi modificările cerință ultimul minut.

părțile interesate: rechizitoriu, Autoritatea de semnare, echipa financiară și ofițerii de achiziții

3. PO dispatch:

odată aprobate, comenzile de cumpărare sunt transmise furnizorului selectat, în funcție de modul de comunicare preferat al furnizorului.

moduri disponibile: hârtie, fax, E-mail și stocare în cloud

4., Contract obligatoriu:

un contract obligatoriu din punct de vedere juridic este invocat odată ce vânzătorul acceptă PO și poate fi apoi utilizat pentru a rezolva orice dispute legale între furnizor și cumpărător.

trebuie să includă: detalii despre cumpărător, numărul op, data livrării, informații despre furnizor, prețuri, detalii despre comandă, Termeni de plată și informații de plată

5. Livrarea mărfurilor:

vânzătorul livrează bunuri, iar cumpărătorul face o verificare a calității și notifică expeditorul în caz de defecte.

destinatar: Personal Administrativ, manager de depozit sau ofițer de achiziții

6., Trei căi de potrivire:

echipa de achiziții a cumpărătorului efectuează apoi trei căi de potrivire (cu PO, GRN, și factură).

7. Închiderea PO:

după potrivirea PO, dacă nu se constată discrepanțe, factura aprobată este transmisă echipei financiare pentru procesarea plăților, după care comenzile de cumpărare sunt închise.

sfat PRO: cum să automatizați procesul de comandă de achiziție cu 75% mai rapid cu Kissflow?

fluxul procesului de comandă de cumpărare

fluxul procesului de comandă de achiziție este ciclul de viață al unei comenzi de achiziție de la crearea comenzii până la închidere., Un flux predefinit al procesului de comandă de cumpărare permite echipei de achiziții să proceseze un PO fără a pierde niciun pas și să îl urmărească cu ușurință pentru a evita întârzierile.,cess fluxul descrie pașii de acțiune în PO procesare după cum urmează:

1. de a Crea un ordin de cumpărare
2. Trimite mai multe cereri de ofertă(RFQ)
3. Analiza și selectați furnizor
4. Negocieze contractul și trimite PO
5. de a Primi bunuri/servicii
6. de a Primi și de a verifica factura (3-Modul de Potrivire)
7. Autoriza factură și să plătească vânzătorului
8. păstrarea evidențelor
9. ordin de Cumpărare de închidere

puncte de durere de manual de achiziție pentru procese

Manual de ordinele de cumpărare sunt costisitoare, ineficiente și consumatoare de timp pentru a menține., Există prea multe documente necesare pentru a procesa o singură comandă de achiziție.achiziționarea ,stocarea și trimiterea acestora prin bucla de aprobare, asigurându-se în același timp că nu se pierd sau se deteriorează pe parcurs este extrem de obositoare.conform unui studiu recent APQC, procesarea manuală a PO poate costa organizațiile până la 506, 52 USD pe comandă de achiziție.,

Un manual de cumpărare procesul de comandă:

• nu Are vizibilitate
• Piroane de organizare cheltuiala
• Trage PO ciclu de procesare
• Depinde de intervenția omului
• A procesul de blocaje și probleme de conformitate
• Implică o buclă fără sfârșit de e-mailuri și oameni
• Este greoaie, inexacte, și predispusă la erori

beneficiile unui sistem PO digital

iată șase motive pentru care fiecare organizație are nevoie de o soluție de achiziții cu un sistem de gestionare a comenzilor de achiziție.,nu pierdute sau întârziate POs

Recomandat de Lectură:

• 5 de Cumpărare Pentru cele mai Bune Practici în Fiecare Companie Trebuie să Adopte
• 5 Modalități Eficiente de a Accelera Dvs. de Achiziție Pentru Ciclul
• 4 Motive pentru Sine Ordinele de Cumpărare Sunt cel Mai bine Evitate

Sumar

Spune la revedere de la scrisul de mână ilizibil, lipsă POs, și ore în șir de date de intrare., Un software de achiziții bazat pe cloud transformă pachetele de documente în formulare digitale ușor de urmărit, care sunt stocate în siguranță în cloud.în timp ce implementarea unei soluții de achiziții poate părea înșelător de simplă ca o soluție de ajutor de bandă pentru toate problemele legate de PO, procesul în sine este foarte complicat. De aceea este esențial să aveți câteva bune practici de comandă de cumpărare, care să vă asigure că instrumentul dvs. de achiziție funcționează așa cum trebuie.

cele mai bune practici de achiziții corecte pot remedia procesul dvs. de PO rupt, pot îmbunătăți eficiența și pot oferi mai mult ROI., În timp ce teoria a ceea ce comanda de cumpărare este poate suna complex, luând o privire la unele cele mai comune cele mai bune practici pot clarifica o dată pentru totdeauna.