av Ty Collins
produktivitetsprogram och tidshanteringsverktyg finns överallt, var och en lovar att vara nästa bästa för att hjälpa dig att få arbete gjort. Det är överväldigande nog att försöka sålla igenom alla verktyg som hjälper till att hantera din tid, samarbeta med kamrater eller automatisera uppgifter. Men om du är översvämmad med arbete, har du definitivt inte tid att vada genom havet av alternativ.
du behöver inte oroa dig. Vi är här för att ge dig dagens mest lovande och kraftfulla produktivitetsprogram., Vår guide pares saker ner till de bästa erbjudanden som finns just nu, hämtade från vår erfarenhet och recensioner från ett brett spektrum av källor.
Du kommer snabbt att märka att produktivitetsapparna vi rekommenderar uppfyller olika syften. Det beror på att produktiviteten ser annorlunda ut för alla. Vi svarar på följande frågor någon produktiv person måste konfrontera någon gång:
-
vad behöver du bli mer produktiv?
-
behöver du en personlig assistent för att planera projekt mer effektivt?,
-
behöver du automatisera uppgifter för att frigöra tid i ditt schema?
-
eller behöver du förbättra kommunikationen med ditt team?
Vi har delat upp vår lista i kategorier för att göra det enkelt för dig att hitta de exakta verktyg du behöver.
Du kommer också att märka att de flesta av våra rekommendationer är gratis produktivitetsprogram med betalda versioner som erbjuder ytterligare funktioner. Vi tog hänsyn till detta och hjälper till att bryta ner skillnaderna mellan de fria och betalda versionerna av dessa verktyg., Verkligheten är att du får vad du betalar för, men börjar med den fria versionen kan du noggrant prova en produkt. Du kan ta så mycket tid som du behöver för att avgöra om ett visst verktyg är rätt val för dig.
Vad är Projektplaneringsproduktivitet och vilka appar stöder det?
När du tänker på produktivitet föreställer du dig förmodligen långa listor över uppgifter och tidsfrister. Denna kategori av produktivitetsappar innehåller verktyg som hjälper dig med fullskalig hantering av ditt eller ditt lags dagliga arbetsflöde., Dessa verktyg innehåller kraftfulla funktioner för att spåra och tilldela uppgifter och tidsfrister. Var och en har sina egna styrkor, enligt dina behov, men alla tre val är stellar produktivitet apps.
1: Asana
funktion: storskalig projektplanering, student planner apps, samarbete och arbetsflödeshantering
Kostnad: Gratis grundläggande version för upp till 15 medlemmar; $11/användare/månad för den första uppgraderade nivån
Asana anses vara ett av de mest flexibla och anpassningsbara produktivitetsverktygen där ute. Med 4.,5 + star recensioner från PCMag och TechRadar, detta verktyg introducerar automatisering för att förenkla team projektplanering och task management. Användare inkluderar jättar som NASA och Salesforce.
asana ’ s front-end set up är mindre intuitivt och strukturerat än för andra projektledningsverktyg. PCMag jämför verktyget med en kortlek med sin öppenhet och brist på struktur, medan traditionella projektledningsverktyg är mer som brädspel med uppsatta regler och linjära strukturer. Vissa användare tycker att de behöver mer tid först för att ställa in projekt med Asana., Men i utbyte mot Asana brantare inlärningskurva, användare njuta av mycket större kraft och mångsidighet.
Asana erbjuder en mängd olika samarbetsfunktioner, särskilt i de betalda nivåerna:
-
med tidslinje kan du skapa Gantt-diagram och hålla ditt lag på schemat. Lägg gruppmedlemmar till specifika projekt med olika nivåer av redigeringsbehörighet.
-
delegera uppgifter till enskilda teammedlemmar med markörer för tidsfrister och prioritet. Håll koll på alla framsteg.,
-
automatisera rutinuppgifter så att du inte fastna av tråkiga detaljer—eller glömma de viktiga.
-
Asana hjälper dig att se till att dina gruppmedlemmar har rimliga arbetsbelastningar. Du kan visa alla uppgifter som tilldelats en person och hålla reda på vem som ansvarar för vad med Portföljfunktionen.
totalt sett är Asana ett kraftfullt och flexibelt projekthanteringsverktyg., Även om det har en brant inlärningskurva och innehåller funktioner som endast är tillgängliga med betalning, erbjuder detta verktyg några av de starkaste samarbetsfunktionerna i alla projektplaneringsappar.
2: Todoist
funktion: projektledning och personlig planering
kostnad: fri version är robust nog för personligt bruk; $3-5/månad för lagfunktionalitet
Todoist är ett ledande verktyg för att göra-lista med höga betyg (4.5+ stjärnor) från Verge, Apple Store och Google Play., Intuitiv och skalbar, Todoist är bra för enkel lista-making samt hög nivå Projektledning. Dess rena design gör att även det mest komplexa projektet känns uppfriskande enkelt. David Allen, författare till att få saker gjorda, belyser Todoist som ett av de bästa verktygen för att integrera sitt produktivitetssystem.
värdet av Todoist är ganska enkelt:
-
skapa ett projekt och göra anteckningar.
-
Bestäm åtgärdssteg och välj deadline och prioritet för varje att göra-objekt. Tilldela etiketter för att ange sammanhang, till exempel ett personalmöte eller fokusarbete.,
-
använd aviseringar för att ta emot schemalagda påminnelser för viktiga uppgifter.
-
och naturligtvis enkelt dra upp dagens lista över möten och åtgärdsobjekt.
inkorgen funktionen gör det enkelt att lägga till agenda objekt och sortera dem senare; när du är i en fartfylld möte, Todoist kan du ange uppföljningsuppgifter eller uppdrag snabbt och organisera dem senare under deras lämpliga projekt och tidsfrister. Med den betalda funktionen kan du också dela projekt och delegera uppgifter, men Todoist är inte i första hand ett samarbetsverktyg.,
det finns en omfattande lista över delade kalenderprogram och externa appar som integreras med Todoist; den innehåller Google Kalender och Amazon Alexa.
3: Trello
funktion: Team arbetsflöde och projektplanering
kostnad: begränsad fri version; betalda versioner börjar på $10/månad
Trello är ett enkelt, rent arbetsflödesverktyg. De som är bekanta med kanban-brädor känner igen användningen av kort och kolumner för att visualisera statusen för olika projekt.det är lätt att se framsteg när du flyttar kort från kolumn till kolumn., Om enklare, fokuserat lagsamarbete är din högsta prioritet, kommer du sannolikt att föredra Trello över alternativ som Asana och Todoist.
i sin kärna är Trello otroligt enkelt, men det kan suped upp för att göra många av de fina saker du vill ha från ett projekthanteringsverktyg. Det erbjuder integrationer (Trello kallar dem ”Power-Ups”) med Slack, Google Hangouts, Evernote och många fler produktivitetsprogram. Dessutom erbjuder en funktion som heter ”Butler” automatisering för att minimera tråkiga underhållsuppgifter.,
andra produktivitetsverktyg erbjuder visserligen mer när det gäller anpassningsbara vyer och i viss utsträckning detaljnivå i uppgiftsorganiseringen. Men om du vill undvika onödig komplexitet är Trello det bästa valet för dig och ditt lag.
Vad är Automatiseringsproduktivitetsappar och varför behöver jag dem?
Ibland är det de små rävarna som förstör vinrankorna. De bäst lagda planerna får inte genomföras fullt ut på grund av volymen eller komplexiteten i detaljerade uppgifter. Vissa uppgifter är så enkla att de blir helt tråkiga och energisparande., Andra uppgifter är så viktiga att du inte vill lämna dem mottagliga för mänskliga fel. Spara tid, strama upp ditt arbetsflöde och minska fel genom att automatisera uppgifter med en av dessa utmärkta program.
4: Calendly
funktion: automatiserad online samarbetsverktyg och utnämning schemaläggning
kostnad: mycket användbar gratis grundläggande version; Premium och Pro-versionen sträcker sig från $8-12/användare/månad
Calendly fungerar som en personlig sekreterare., Om du har många möten att schemalägga varje vecka, kommer Calendly att förenkla den processen för dig med intuition av en skicklig administrativ assistent.
-
Kalenderintegreras med Google Kalender, Outlook och andra verktyg för att ansluta till upp till sex kalendrar.
-
verktyget kontrollerar automatiskt tillgängligheten och hjälper dig att schemalägga alla typer av möten, med hänsyn till tidszoner, dina kollegors scheman och behovet av bufferttid mellan möten.,
-
Calendly låter dig planera alla typer av möten—en-mot-en-samtal, round robin diskussioner, kollektiva möten eller grupphändelser som webinars, träningar och mer. Varje ansluten individ får automatiskt ett meddelande om att du vill schemalägga ett möte och kan välja mellan de timmar du anger är tillgängliga.
med sina mycket anpassningsbara funktioner förenklar Kalenderprocessen för schemaläggning och tar bort tediet att behöva följa upp med människor eller kommunicera plötsliga schemaändringar., Verktyget svarar på dina önskemål och bara delar behöver veta information.
appen är ännu mer intuitiv när dina lagkamrater också använder kalendrar. Se en översikt över ditt teams scheman och ta emot analytics om schemaläggningstrender i din grupp. Du har också möjlighet att integrera med ett brett utbud av andra produktivitetsprogram, såsom Zoom, Zapier och HubSpot. Läs mer om hur Calendly också fungerar som skolhanteringsprogram.,
5: Zapier
funktion: Integration och aktivitetsautomatisering
Kostnad: Gratis för upp till 100 uppgifter/månad; ökade kapacitetsuppgraderingar börjar vid $20/månad
Zapier gör att du kan välja mellan de bästa apparna och integrerar dem sömlöst för daglig användning. Här är några av fördelarna:
-
med integration med mer än 2,000 appar automatiserar Zapier tråkiga, lätt att förbise uppgifter.
-
dessa inkluderar uppgifter som att lägga till abonnenter i din e-postlista eller lägga till objekt från en Facebook-konversation i din kalender.,
-
ingen kodning kunskap krävs. Zapier frågar dig enkla frågor om vad du vill göra, och när du svarar på anvisningarna ställer appen upp uppgifterna för dig.
-
vissa mycket välkända företag använder Zapier, såsom Spotify och Adobe, men verktyget skalor för användare av alla storlekar.
å ena sidan utför Zapier de låga, tråkiga uppgifterna som tar upp hjärnutrymme och sap-produktivitet. Å andra sidan, verktyget ser till att du inte förbiser viktiga delar av ditt arbetsflöde., Om du till exempel använder flera meddelandeverktyg kan du glömma att kontrollera en plattform eller den andra. Detta innebär att missa en viktig försäljningsledning eller en tidskänslig fråga. Zapier integrerar alla meddelandeplattformar och centraliserar meddelanden så att du bara behöver kolla en meddelandeapp för att få din dags uppdateringar.
med Zapier är möjligheterna att automatisera uppgifter och integrera applikationer praktiskt taget oändliga.
Vad är några appar som hjälper lag att samarbeta?
varje team har en unik kultur, kommunikationsprocess och projekt arbetsflöde., Dysfunktioner som uppstår i laginställningar förstoras endast när arbetstagare inte kan samordna eller kommunicera effektivt och effektivt. Att övervinna dessa hinder leder till ökad produktivitet, synergi och kreativitet som ett lag. Kraften i group collaboration apps förändrar hur människor arbetar tillsammans och utökar möjligheterna till kreativa lösningar och projektarbetet. Gruppsamarbetsverktyg bidrar också till att öka företagets livslängd och personliga kontakter eftersom de gör det mycket lättare att hålla kontakten.,
6: G-Suite
funktion: samarbete och skapande av innehåll
kostnad: $6/användare/månad för grundpaket
G-Suite kallas ofta ”alla dessa Google apps”:
-
Google Docs är ett delat dokumentverktyg som är utmärkt för att samarbeta och spåra revideringar
-
Google Sheets är en lättare vikt men enkelt integrerad version av Microsofts excel
-
Google Slides är en bärbar dynamisk bild verktyg perfekt för samarbete och 11: e timme däck uppdateringar.,
dessa appar är kraftfulla, onlinealternativ till populära kontorssviter som Microsoft Office. De erbjuder inte bara liknande dokument, kalkylblad och presentation skapande funktioner, men också strömlinjeformade och praktiska samarbetsverktyg, online lagring och fildelning kapacitet. Dessutom hjälper G-Suite användare att undvika många licensiering och uppdatera problem som användare stöter på med mer traditionella verktyg, till exempel Office.
men dessa Google apps är gratis, så varför betala en månadsavgift?, Till att börja med fördubblar $6/månad versionen av G-Suite varje användares lagring från 15GB till 30GB. G-Suite fokuserar också på affärsapplikationer och team collaboration-funktioner. medan Google-applikationer kan räcka för en högskolestudent, möjliggör G-Suite team admin-kontroller, en gruppmeddelandeapp som heter Currents and insights on organizational development via ett verktyg som heter Work Insights.
dessutom innehåller den betalda versionen av G-Suite mänsklig teknisk support och utmärkt sökbart innehåll. Det är nästan kusligt hur lätt det är att hitta tidigare samtal eller begravda e-postmeddelanden., Att spåra ändringar, kommentera och arbeta med samma innehåll som ett team är enklare än någonsin med G-Suite.
7: Slack
funktion: gruppmeddelanden och kommunikation
Kostnad: Gratis för basic; börjar vid $6.67/användare/månad för obegränsad historia och integrationer
Slack, som används av globala företag som Target och Airbnb, är ett gruppmeddelandeverktyg. Det fungerar för att få ett team att känna att de arbetar i samma rum, även om de är kontinenter ifrån varandra.,
verktyget är en stor förbättring av vanliga e-postkonversationer på grund av de här populära funktionerna:
-
realtidsvar är effektivare och mindre besvärliga än processen att siktas genom sju eller åtta e-postmeddelanden som alla svarar på en enda tråd.
-
Du kan starta lätt synliga konversationstrådar.
-
Du kan sortera konversationer efter medarbetare.
-
Du kan välja grupper av kamrater att diskutera projekt med.,
-
Du kan fästa viktiga meddelanden, tagga relevant projektpersonal och söka samtalshistorier för viktiga detaljer.
i vissa fall kanske användare till och med föredrar Slack till personliga möten. Om en medarbetare börjar en sidokonversation, märka den och lägg den åt sidan som en ny tråd så att alla kan fokusera på det ursprungliga diskussionsämnet. I stället för att dela ut papper eller digitala kopior av dokument och hoppas att de ska organiseras på lämpligt sätt, Lägg till en bilaga direkt i samtalet, där det är relevant., Slack lagrar automatiskt delade filer och organiserar dem under relevanta diskussionsämnen, så att användarna enkelt kan komma åt och hitta dokument när de behöver.
säkerhet är en viktig del av Slack. Krypterade data och enkel inloggning se till att du kan ha känsliga samtal inom plattformen. Detta är en stor hjälp för team som samarbetar på distans.
8: Zoom
funktion: fjärrmöten och videokonferenser
Kostnad: Gratis för en robust grundläggande version; $15 / månad för fler funktioner.,
dagens företag värdesätter teamets produktivitet och samarbete. Fjärrarbetare blir också allt vanligare på arbetsplatsen. Zoom möjliggör videokonferenser av hög kvalitet med många funktioner för att effektivisera arbetsflöden för projekt.
få saker är mer frustrerande på arbetsplatsen än att sitta i ett samtal med medarbetare och vänta på att en person ska få sin teknik igång., Eller kanske har du ett bra flöde som går i din konversation och det verkliga arbetet blir gjort… och sedan misslyckas din anslutning, och du måste försöka starta om konversationen med samma energi. Zooms kraftfulla teknik gör den till en av de mest tillförlitliga videokonferensalternativen där ute.
Zoom integreras med en mängd andra verktyg som Google Kalender, Evernote och GitLab. Den kan hantera upp till 49 samtidiga Videor på en skärm och upp till 1000 deltagare på samma videosamtal. Detta gör det till ett populärt val för webinars och classroom inställningar.,
Tilläggsproduktivitetsappar
de flesta företag kommer att ha användning för innehållsorganisation och hantering av sociala medier. Även om det finns många konkurrenter inom dessa områden, Evernote och Hootsuite sticker ut som de mest betrodda, kraftfulla och högt utvecklade alternativ.
9: Evernote
funktion: antecknings-och innehållsorganisation
Kostnad: Gratis barebone grundläggande version. $ 8 / månad eller $ 15/månad för samarbetsfunktioner.
att organisera innehåll är ett av de mest förbisedda sätten att bli mer produktivt., Om din skola, arbete eller hobbies innebär en betydande mängd innehållsdelning, såsom webbinnehåll eller skriftliga uppdrag, Evernote kommer att vara ett utmärkt val för dig.
Evernote är en stor produktivitet app för att organisera och arkivera innehåll. Det erbjuder flera nivåer av anpassningsbar organisation, så att du kan ställa in den på ett sätt som passar dina önskemål.
Evernote låter dig också skapa innehåll på olika sätt., Om du tror att du bäst använder penna och papper, ta en bild av dina anteckningar och använd Evernotes optical character recognition (OCR) – funktionen för att konvertera dina handskrivna skribbar till sökbar text. Om du tänker bättre högt, använd ljudinspelaren och spara dina verbala tankar som en anteckning för senare.
Web clipper gör det enkelt att lagra webbplatsinformation utan annonser; lagrat webbplatsinnehåll blir också sökbart. Så om du hittar en bra artikel om ett ämne av intresse, klipp det till Evernote och komma tillbaka till det senare genom att söka i texten eller använda några taggar du lagt till.,
Evernotes nackdel är dess prislapp. Det finns en gratis version av appen, men det erbjuder inte mycket mer funktionalitet än Google Keep eller Apple Notes, som båda är gratis och enkel att använda. Andra jämför också ofta Evernote med OneNote, som delar mycket av samma funktionalitet och är gratis (med begränsad online-lagring). Dock ger $8 / månad 10GB uppladdningar varje månad och några mer kraftfulla funktioner än OneNote s.,
medan Evernotes säkerhet inte är den starkaste (data lagras på Google Drive) kan du appar från tredje part som Saferoom för att säkerställa den säkerhetsnivå du behöver. Integration med andra verktyg som Zapier ger också tillgång till relevant information eller verktyg som kalendrar, e-post och andra produktivitets-och kommunikationsappar.,
10: Hootsuite
funktion: hantering av sociala medier
kostnad: fri begränsad plan; fullfunktionsplaner börjar på $30/månad
Hootsuite anses vara ett produktivitetsverktyg eftersom det tar mycket av gissningen av strategisering för sociala medier och erbjuder specificerade verktyg för att organisera och planera sociala medier strategi. Används av 800 av Fortune 1000 företag, Hootsuite är en guld standard produktivitet app för alla i näringslivet eller Ideellt arbete.
Hootsuite innehåller planeringsverktyg för när och hur man lägger upp innehåll., Skapa en anpassad bokföringskalender och håll koll på viktiga detaljer som hashtags och strategier som är unika för varje plattform. Du kan skapa flera inlägg åt gången och schemalägga dem att publiceras vid specifika tider i framtiden. Detta är en stor tidsbesparare eftersom du inte behöver byta växlar för att lägga på obekväma tider.
Hootsuites analytiska verktyg ger värdefull inblick i hur väl din organisation når målgrupper på olika sociala medieplattformar. Du kommer att kunna lära dig vilka typer av inlägg som ger mer uppmärksamhet och vilka tider som är mest optimala för inlägg.,
Hootsuite sparar användare mycket tid på lång sikt. Det finns dock en betydande inlärningskurva i början. Och om du bara komma igång som ett företag eller en ideell, $30/månad sannolikt verkar som en brant prislapp. Den fria versionen är funktionell men saknar analysfunktionerna och begränsar dig till 30 inlägg per månad. Men efter Hootsuites fria version hjälper dig att expandera och förbättra din sociala medier närvaro, kommer din budget att ha råd med en fullfunktionsplan.
Lucidchart
funktion: Projektledning
Kostnad: Gratis för grundläggande funktionalitet, $7.,95 / månad för individer, och $9/månad (per användare) för ett team
Lucidchart förbättrar produktiviteten genom visualisering av arbetsflöden. Du skapar bara ett dokument (det finns många mallar att välja mellan) komma igång. Det finns hundratals former och färger för att anpassa din mall.
Lucidchart kan hjälpa dig och ditt team att samarbeta i gränssnittsprogramvara genom att märka gruppmedlemmar. Den sömlösa (realtid) kommunikationen gör allt transparent och enkelt.,
2021: att vrida hörnet på ett utmanande år med ökad produktivitet
att vara konkurrenskraftig i den digitala tidsåldern kräver att du använder de bästa digitala verktygen. Från Hootsuites sociala mediefunktioner till Calendlys schemaläggningstjänster, kommer våra rekommenderade produktivitetsprogram att förbättra ditt arbetsliv avsevärt.
även om det finns många produktivitetsprogram där ute som lätt kunde ha inkluderats, innehåller våra rekommendationer de mest kraftfulla och mångsidiga verktygen som tar itu med dagens mest grundläggande produktivitetsproblem, allt från schemaläggning till fjärrsamarbete.,
möjligheterna är oändliga. Bli den mest produktiva du någonsin varit genom att välja de bästa verktygen för dina behov. Gör detta till ditt mest produktiva årtionde än.
Lämna ett svar