har du någonsin haft ett problem som vägrade att gå bort? Oavsett vad du gjorde, skulle det förr eller senare återvända, kanske i en annan form.
envisa eller återkommande problem är ofta symtom på djupare problem. ”Quick fixes” kan tyckas bekvämt, men de löser ofta bara ytproblemen och avfallsresurserna som annars skulle kunna användas för att ta itu med den verkliga orsaken.
i den här artikeln och i videon nedan tittar vi på 5 Whys-tekniken (ibland känd som 5Y)., Detta är ett enkelt men kraftfullt verktyg för att skära snabbt genom de yttre symptomen på ett problem för att avslöja dess bakomliggande orsaker, så att du kan hantera det en gång för alla.
Klicka här för att visa en utskrift av den här videon.
ursprunget till 5 Whys tekniken
Sakichi Toyoda, den japanska industrimannen, uppfinnaren och grundaren av Toyota Industries, utvecklade 5 Whys tekniken på 1930-talet. det blev populärt på 1970-talet, och Toyota använder fortfarande det för att lösa problem idag.
Toyota har en ”go and see” filosofi., Detta innebär att dess beslutsfattande bygger på en djupgående förståelse för vad som faktiskt händer på butiksgolvet , snarare än på vad någon i ett styrelserum tycker kan hända.
5 Whys-tekniken är sann mot denna tradition, och det är mest effektivt när svaren kommer från personer som har praktisk erfarenhet av processen eller problemet i fråga.
metoden är anmärkningsvärt enkel: när ett problem uppstår borrar du ner till grundorsaken genom att fråga ” Varför?” femfaldig., Sedan, när en motåtgärd blir uppenbar, följer du det igenom för att förhindra att problemet återkommer.
Obs:
de 5 Whys använder ”counter-measures”, snarare än ”lösningar.”En motåtgärd är en åtgärd eller uppsättning åtgärder som syftar till att förhindra att problemet uppstår igen, medan en lösning bara kan försöka hantera symtomen. Som sådan är motåtgärder mer robusta och kommer sannolikt att förhindra att problemet återkommer.,
när du ska använda en 5 Whys-analys
Du kan använda 5 Whys för felsökning, kvalitetsförbättring och problemlösning, men det är mest effektivt när det används för att lösa enkla eller måttligt svåra problem.
det kanske inte är lämpligt om du behöver ta itu med ett komplext eller kritiskt problem. Detta beror på att 5 Whys kan leda dig att driva ett enda spår, eller ett begränsat antal spår, av förfrågan när det faktiskt kan finnas flera orsaker. I fall som dessa kan en bredare metod som orsak och effekt analys eller fel läge och effekter analys vara effektivare.,
denna enkla teknik kan dock ofta rikta dig snabbt till grundorsaken till ett problem. Så, när ett system eller process inte fungerar korrekt, ge det ett försök innan du går in på en mer djupgående strategi-och säkert innan du försöker utveckla en lösning.
verktygets enkelhet ger den stor flexibilitet också, och 5 Whys kombinerar bra med andra metoder och tekniker, såsom Grundorsaksanalys . Det är ofta förknippat med mager tillverkning , där den används för att identifiera och eliminera slösaktiga metoder., Det används också i analysfasen av Six Sigma kvalitetsförbättringsmetodik.
hur man använder 5 Whys
modellen följer en mycket enkel sjustegsprocess:
montera ett lag
samla ihop personer som är bekanta med problemets särdrag och med den process du försöker fixa. Inkludera någon att fungera som en facilitator , som kan hålla laget fokuserat på att identifiera effektiva motåtgärder.
definiera problemet
om du kan, observera problemet i åtgärd., Diskutera det med ditt team och skriv ett kort, tydligt problem uttalande som ni alla är överens om. Till exempel, ”Team A inte uppfyller sina svarstid mål” eller ”software release B resulterade i alltför många rollback misslyckanden.”
skriv sedan ditt uttalande på en whiteboard eller sticky note och lämna tillräckligt med utrymme runt det för att lägga till dina svar på den upprepade frågan, ” Varför?”
fråga den första ” varför?”
fråga ditt team varför problemet uppstår. (Till exempel, ”Varför är inte Team a uppfyller sina svarstid mål?”)
frågar ” Varför?”låter enkelt, men att svara på det kräver seriös tanke., Sök efter svar som är grundade i själva verket: de måste vara redogörelser för saker som faktiskt har hänt, inte gissningar på vad som kunde ha hänt.
detta förhindrar 5 Whys från att bli bara en process av deduktiva resonemang, vilket kan generera ett stort antal möjliga orsaker och ibland skapa mer förvirring när du jagar hypotetiska problem.
att hitta den här artikeln användbar?
Du kan lära dig ytterligare 45 problemlösningsförmåga, så här, genom att gå med i Mind Tools Club.
gå med i Mind Tools Club idag!,
prenumerera på vårt nyhetsbrev
få nya karriärkunskaper varje vecka, plus få våra senaste erbjudanden och en gratis nedladdningsbar Personlig utvecklingsplan arbetsbok.
Läs vår Sekretesspolicy
dina gruppmedlemmar kan komma med en uppenbar anledning till varför, eller flera rimliga sådana., Spela in deras svar som kortfattade fraser, snarare än som enstaka ord eller långa uttalanden, och skriv dem nedan (eller bredvid) ditt problem uttalande. Att säga ”volymen av samtal är för hög” är till exempel bättre än en vag ”överbelastad.”
fråga ” Varför?”Fyra gånger till
för vart och ett av svaren som du genererade i steg 3, Fråga ytterligare fyra” whys ” i följd. Varje gång, rama in frågan som svar på svaret du just har spelat in.
tips:
försök att flytta snabbt från en fråga till nästa, så att du har hela bilden innan du hoppar till några slutsatser.,
diagrammet nedan visar ett exempel på 5 Whys i aktion, efter en enda körfält av förfrågan.
Figur 1: 5 Whys exempel (Single Lane)
5 Whys metoden kan du också följa flera körfält av förfrågan. Ett exempel på detta visas i Figur 2 nedan.
i vårt exempel frågar du ” varför var leveransen sen?”ger ett andra svar (anledning 2). Frågar ” Varför?”för det svaret avslöjar en enda anledning (anledning 1), som du kan ta itu med med en motåtgärd.
på samma sätt frågar du ” varför tog jobbet längre tid än väntat?,”har ett andra svar (anledning 2) och frågar” Varför?”vid denna tidpunkt avslöjar en enda anledning (Orsak 1). En Annan ” Varför?”här identifieras två möjligheter (skäl 1 och 2) innan en eventuell motåtgärd blir uppenbar.
det finns också en andra orsak till ”varför vi slut på skrivarbläck” (anledning 2), och ett enda svar för nästa ”varför?”(Orsak 1), som sedan kan åtgärdas med en motåtgärd.
Figur 2: 5 Whys exempel (flera körfält)
Steg 5., Vet när du ska sluta
Du vet att du har avslöjat orsaken till problemet när du frågar ”Varför” ger inga fler användbara svar, och du kan inte gå längre. En lämplig motåtgärd eller processändring bör då bli uppenbar. (Som vi sa tidigare, om du inte är säker på att du har upptäckt den verkliga grundorsaken, överväga att använda en mer djupgående problemlösningsteknik som orsak och effektanalys , Grundorsaksanalys eller FMEA .,)
om du identifierat mer än en anledning i steg 3, upprepa denna process för var och en av de olika grenarna i din analys tills du når en grundorsak för var och en.
Tips 1:
”5” i 5 Whys är egentligen bara en tumregel .”I vissa fall kan du behöva fråga” Varför?”några gånger innan du kommer till roten till problemet.
i andra fall kan du nå denna punkt innan du frågar din femte ” varför?”Om du gör det, se till att du inte har slutat för tidigt, och att du inte bara accepterar ”knä-jerk” svar.,
det viktiga är att sluta fråga ” Varför?”när du slutar producera användbara svar.
Tips 2:
När du arbetar genom din kedja av frågor kan du upptäcka att någon har misslyckats med att vidta nödvändiga åtgärder. Det stora med 5 Whys är att det uppmanar dig att gå längre än att bara tilldela skulden och fråga varför det hände. Detta pekar ofta på organisatoriska problem eller områden där processer behöver förbättras.,
ta itu med grundorsakerna
Nu när du har identifierat minst en grundorsak måste du diskutera och komma överens om de motåtgärder som förhindrar att problemet återkommer.
övervaka dina åtgärder
Håll koll på hur effektivt dina motåtgärder eliminerar eller minimerar det ursprungliga problemet. Du kan behöva ändra dem, eller ersätta dem helt. Om detta händer är det en bra idé att upprepa 5 Whys-processen för att säkerställa att du har identifierat rätt grundorsak.,
nyckelpunkter
5 Whys-strategin är ett enkelt och effektivt verktyg för att avslöja roten till ett problem. Du kan använda den i felsökning, problemlösning och kvalitetsförbättringsinitiativ.
börja med ett problem och fråga varför det inträffar. Se till att ditt svar är grundat i själva verket och fråga sedan frågan igen. Fortsätt processen tills du når orsaken till problemet, och du kan identifiera en motåtgärd som förhindrar att den upprepas.
Tänk på att denna frågeprocess är bäst lämpad för enkla eller måttligt svåra problem., Komplexa problem kan dra nytta av ett mer detaljerat tillvägagångssätt, även om du använder 5 Whys kommer fortfarande att ge dig användbara insikter.
Lämna ett svar