innan mötet:
Steg 1 : klargöra syftet med mötet. Identifiera rätt personer som verkligen behöver delta i detta möte. Ett effektivt möte behöver inte alltför många människor.
steg 2: Du måste förbereda de olika ämnen som ska diskuteras under mötet, hur mycket tid kommer att spenderas på varje ämne och vad är syftet med varje punkt., Notera vad du vet om dem för att spara tid och kunna fokusera på viktiga ämnen under mötet.
steg 3 : Dela det med alla deltagare före mötet. Kommunicera också vad du förväntar dig av deltagarna så att de vet vad de ska förbereda.
med en tydligt definierad agenda känner alla till målen och målen. Din agenda hjälper dig också att hålla dig på rätt spår och hålla dig till den tilldelade mötestiden.,
under mötet:
starta mötet
först, börja alltid i tid: det respekterar de som dyker upp i tid och påminner senkomare om att schemaläggningen är allvarlig. Glöm inte att välkomna deltagare och tacka dem för sin tid.
börja med agendan översyn : detta är ett bra sätt att ge deltagarna en chans att förstå alla fördefinierade ämnen, deras syfte och de önskade resultaten.
klargöra vilken typ av deltagande och interaktion som önskas.
tilldela en anteckning taker om det inte är du.,
genomföra mötet
effektiva mötesprotokoll är en stor bidragsgivare till framgångsrika möten. Men de måste skrivas på lämpligt sätt och distribueras i tid. Det största problemet med anteckningar är att de tar lång tid att skrivas ordentligt och att de måste skickas snabbt efter mötena för att låta alla veta sina nästa åtgärder.
Du måste bygga dina anteckningar när mötet fortskrider: ett bra sätt att organisera din anteckning är att skilja åtgärderna från anmärkningarna samt att notera de olika åtgärderna per person med en tidsfrist., Sammanfatta regelbundet nyckelpunkterna och be om överenskommelse för att säkerställa att handlingsplanen förstås av alla deltagare. Annars kan du hitta dig själv på sidan av mötet för upptagen med anteckningar.
hantera mötestid: den största svårigheten i ett möte är att hålla den tid som tilldelats för mötet. Ta dig tid att berätta och höra berättelser och be om olika synpunkter men hålla fokus på idéer och mål att stanna i tid. Följ din agenda utan att förlora målet för varje ämne.,
avsluta mötet
Avsluta genom att sammanfatta gruppens prestationer, åtgärdspunkter och beslut och planera för nästa steg.
uppriktigt tacka gruppmedlemmarna för deras deltagande och bidrag. Du kan också be om en feedback.
efter mötet: mötesprotokollet
Skriv ut din anteckning på ett logiskt sätt och inte kronologiskt : åtgärder, beslut, huvudpunkter och dokumentation efter ämne., Att lägga till en kort sammanfattning organiserad per person och per projekt i början av protokollet hjälper också dina kollegor att identifiera med en blick de åtgärder de behöver inse för nästa möte.
dela mötesprotokollet för att sammanfatta beslutet och handlingsplanen till alla deltagare.
Lämna ett svar