det kan vara svårt att organisera filerna på datorn. Om du inte är försiktig, kan dina filer och mappar bli en Spretande röra som är svårt att navigera och hitta vad du behöver.
det är därför vi har sammanställt dessa Windows-filhanteringstekniker. Det finns inget perfekt sätt när det gäller datorfilhantering, men dessa tips hjälper dig att skapa order från kaos.
1. Rensa bort papperskorgen
chanserna är, du har massor av data på din dator som du inte behöver., Ditt första steg bör vara att hitta och ta bort dessa eftersom det finns ingen anledning att organisera oönskade filer. Det är också bra att städa upp din enhet för att ge plats för nya data.
vår guide till rengöring Windows 10 bör komma till hands för denna uppgift. Om du tar bort något av misstag kan du alltid återställa det från papperskorgen.
vet inte hur man rengör windows 10? Här är en tydlig steg-för-steg guide till att få din dator fin och städad igen.
2., Gruppfiler i mappar
mappar är ryggraden i en bra organisationsstruktur. De låter dig gruppera filer i logiska samlingar.
som standard kommer Windows med bibliotek som dokument och bilder som du kan använda som hopppunkt. Högerklicka i File Explorer och välj Ny > mapp för att börja skapa.
det kan hjälpa till att planera din mappstruktur på lite papper innan du får sprickbildning. Vill du till exempel dela upp mappen Bilder efter händelse, personer, plats eller något annat?, Vill du ha dina dokument åtskilda av liv och arbete?
Du kan också skapa mappar i mappar. Som sagt, försök att inte göra hierarkin för djup, annars kommer du att sluta ständigt klicka igenom mappar när du försöker hitta något.
3. Skapa en konsekvent namnkonvention
det är bäst att ha en konsekvent namnkonvention för både mappar och filer. Det borde vara klart vad som finns inuti utan att behöva öppna det, men det borde också vara relativt kortfattat.
glöm inte att File Explorer kan visa dig massor av bra metadata., I menyfliksområdet, gå till Visa > Lägg till kolumner. Här kan du lägga till kolumner som datum modifierad, typ och författare. Det innebär att du inte nödvändigtvis behöver inkludera denna information i filnamn.
några allmänna tips:
- när du använder sekventiella nummer i början av namn, föregår med nollor (t.ex. 001, 002) för att underlätta sortering.
- se till att din stavning och grammatik är korrekta så att de visas korrekt i alla sökningar.
- använd inte förkortningar. De kan vara förnuftiga då, men du kommer förmodligen att glömma vad de menar.,
om du behöver byta namn på många filer på en gång, använd ett verktyg som Bulk Rename Utility.
4. Öppna mappar och filer snabbt
det är bra att organisera dina filer i strukturerade mappar, men du behöver inte navigera genom denna struktur varje gång du vill hitta något. Windows har en kraftfull sökning. Öppna bara Start-menyn, börja skriva, och det kommer att skanna allt på din dator. Här är några Windows 10 sök genvägar och tips att veta.
Du kan fästa mappar med ofta åtkomst till startmenyn. Högerklicka och välj Pin för att börja göra det., Dra också en mapp på aktivitetsfältet för att fästa den där. Högerklicka sedan på File Explorer-ikonen och den visas i avsnittet Pinned.
slutligen kan du justera File Explorer för att få en bättre överblick över dina data. Växla till fliken Visa i menyfliksområdet. Här kan du välja olika Sortera efter metoder, aktivera informationsfönstret, ändra layouten och mycket mer. Fiol runt med dessa alternativ tills du landar på något som fungerar för dig. Du kan ändra dem per mapp också., Till exempel är en stor ikonlayout bra för en mapp med bilder, medan en lista fungerar bättre för dokument.
5. Använd molnlagringsleverantörer
om du ofta samarbetar med filer med andra eller flyttar mellan enheter som en bärbar dator och skrivbord kan det vara en verklig smärta att fortsätta skicka filer fram och tillbaka. Du kommer också sannolikt att sluta med flera filer på olika ställen, som dina dokument och e-post.
ett bra sätt att övervinna detta är att använda en gratis molnlagringsleverantör. Dessa tjänster ger dig flera gigabyte utrymme för att lagra dina data och synkronisera den på alla dina enheter.,
anständiga tjänster, som OneDrive eller Google Drive, kommer att integreras direkt i File Explorer så att du kan hantera alla dina filer från samma plats.
6. Ta bort dubbletter och använd genvägar
att ha flera kopior av samma fil är ett farligt spel. Inte bara är det ett slöseri med lagringsutrymme, men eventuella förändringar kommer inte att synkronisera mellan dem. Detta kan till exempel leda till olika versioner av samma dokument.
dubbletter kan hända av misstag och kan vara en smärta att manuellt jaga., Det är därför det är bäst att använda ett program som dupeGuru, som kommer att skanna din dator för dubbla filer—i filnamn och innehåll, inklusive en ”fuzzy” sökning efter liknande filer—och låter dig ta bort dem.
kopior av filer uppstår ofta när de sparas på olika platser. Gör inte så här. Använd istället genvägar. Högerklicka i mappen och välj Ny > genväg och följ guiden.
7. Använd anteckningar Apps
om du är den typ av person som ofta behöver skriva ner anteckningar eller tankar, lämna inte herrelösa textfiler över din dator., Tänk på fysiska klisterlappar; de är utformade som tillfälliga minnen, inte en permanent lagringslösning. Detsamma gäller för ditt digitala liv.
överväg att använda en anteckningsapp som OneNote, Evernote eller ett lättviktigt antecknings alternativ.
de flesta av dessa appar låter dig lagra lokalt och online. De är främst utformade för rester och har sina egna organisationsverktyg. Det är mycket bättre att använda dessa och hålla allt på ett ställe.
8., Arkivera gamla filer om det behövs
vissa människor gillar att skapa en ”Arkiv” – mapp på sin dator och dumpa gamla filer i den, men det är precis som att sopa allt under mattan. Ett korrekt arkiv är utformat för att lagra filer som du inte längre behöver regelbunden tillgång till men fortfarande behöver behålla. Det är i allmänhet hålls åtskilda från din huvud enhet, och du kan också använda långsammare och billigare lagringslösningar.
för att ta reda på historien om en fil, högerklicka på den och välj Egenskaper., Här kan du se när filen skapades, ändras och nås.
det är enkelt att snabbt gruppera ihop filer baserat på deras ändrade datum. I File Explorer klickar du i sökrutan längst upp till höger och använder sedan den Datummodifierade rullgardinsmenyn i menyfliksområdet. Du kan knyta denna parameter tillsammans med andra söksträngar. Du kan till exempel söka efter DOC-filer senast ändrade 2019.
i allmänhet behöver du bara arkivera om du har lite lagringsutrymme på din Huvuddisk. Annars är det ingen skada att hålla de gamla data som ger det är organiserat ordentligt.
9., Håll dig till din organisationsplan
slösa inte bort allt ditt organisatoriska arbete. Håll dig till din plan. Det kan vara mycket frestande att spara en fil snabbt genom att namnge den slumpmässigt och plocka den på skrivbordet. Det finns massor av bättre sätt att lagra dina filer än skrivbordet.
om du inte håller upp det, kommer du att hamna tillbaka i röran av filer som du började i. När du skapar eller sparar en ny fil, ta en stund för att ge det ett bra namn och placera det i rätt mapp. Ditt framtida jag kommer att tacka dig.,
organisera dina filer automatiskt
dessa tips hjälper dig säkert att lägga en bra grund för att organisera dina filer. De dagar då du inte kan hitta något du behöver är långt borta. Du vet exakt hur du hittar filen du vill ha.
vårt råd slutar dock inte här. Du kan lätta lasten genom att använda dessa program för att automatiskt organisera dina Windows-filer.
om författaren
Joe föddes med ett tangentbord i händerna och började omedelbart skriva om teknik. Han har en BA (Hons) i affärer och är nu en heltid frilansande författare som tycker om att göra tech enkelt för alla.
mer från Joe Keeley
Lämna ett svar