CFO: s perspektiv

posted in: Articles | 0

de flesta ideella organisationer är beroende av gåvor från andra företag och allmänheten i stort för att uppnå sina mål. Dessa kommer i form av både materiell egendom och personliga tjänster (kollektivt icke-finansiella gåvor), som kallas in natura bidrag.

inspelning av dessa icke-kontanta gåvor gör det möjligt för en ideell organisation att korrekt presentera typerna och värdet av bidrag som den får för att stödja sitt uppdrag., Även om in natura gåvor är en viktig källa till stöd för många ideella organisationer, inspelning och rapportering dem ordentligt kan presentera några unika utmaningar.

typer av in natura donationer

medan kontanter är kung med många välgörenhetsorganisationer, är det inte ovanligt för ideella organisationer att uppmuntra och ta emot andra typer av bidrag. Dessa ”gåvor in natura” kan komma i olika former.,

varor/egendom

exempel på varor eller egendom som kan kvalificeras som en in natura donation är datorhårdvara och programvara, kontorsmöbler, medicinska förnödenheter och mat. Denna kategori omfattar även immateriell egendom som värdepapper, upphovsrätt och patent samt objekt som kan användas som insamlingar för priser eller sätta upp för auktion för att samla in pengar.,

> Juridiska tjänster (vanligast)
> redovisningstjänster
> webbdesign och sociala medier hjälp
> Konsulttjänster
> videography services

skapande av en tillgång

om en volontär eller grupp av volontärer skapar eller ökar värdet i en tillgång kan det kvalificera sig som en in natura donation till en ideell organisation, till exempel en grupp volontärer som arbetar för att bygga ett hem för låginkomstfamiljer.,

andra tjänster

andra tjänster som säkert eller kan kvalificera sig som in natura donationer till en ideell inkluderar rabatterad eller fri användning av kontors-eller mötesplatser och gratis administrativa tjänster som kopiering eller utskrift. Andra exempel är rabatterade eller gratis catering och en särskild affär på Verktyg.

vilka tjänster och donationer kvalificerar inte?

vissa varor och tjänster som används av en ideell organisation, medan de doneras, kanske inte räknas som donationer in natura., Specifikt räknas inte allt som är öronmärkt för användning av en annan enhet av din ideella organisation.

en annan instans som inte kvalificerar sig är om din organisation tar emot produkter eller tjänster som den normalt inte skulle köpa. Till exempel donerar en lokal musiker sina tjänster till en händelse som du normalt inte skulle engagera en musiker att utföra.

gåvor med förbehåll betraktas inte som bidrag in natura. Om en donator vill ” ge ” något till din ideella och sedan diktera hur det kommer att användas, är det inte en sann donation.,

slutligen anses värdet av volontärtimmar inte vara en kvalificerande in natura-gåva om inte volontären tillhandahåller en ”specialiserad färdighet”. Till exempel, volontärer som checkar in gäster till en händelse, eller till och med någon med specialiserat sig på en viss färdighet, men volontärinsatsen är orelaterad med färdigheten.

redovisning& rapportering av bidrag in natura

reglerna för redovisning och rapportering av donationer in natura kan vara komplexa., Med tanke på att de flesta ideella organisationer är beroende av dessa för att blomstra och uppnå sina uppdrag, är det en bra idé att ha en robust plan på plats för sin förvaltning.

vem du utser för att hantera denna uppgift beror på din organisationsstruktur och storlek. Det kan vara din redovisning / finans team eller utvecklingsteamet. Vad som är viktigast är att du spelar in in natura donationer och erkänner var och en på lämpligt sätt.

hur man spårar och registrerar donationer in natura

hur organisationen måste spåra och spela in donationer in natura beror på några faktorer., Om din ideella organisation upprättar sina finansiella rapporter i enlighet med allmänt accepterade redovisningsprinciper (GAAP), ska alla in natura gåvor fångas och rapporteras i dina finansiella register.

organisationer som är föremål för en årlig revision av en oberoende revisor måste också uppfylla denna standard, och vissa kan vara skyldiga att göra detta enligt statlig lag, eller de villkor som fastställts av en långivare, givare eller någon annan viktig beståndsdel.,

även om du inte är föremål för GAAP och endast file Form 990, kan det vara användbart att hålla detaljerade finansiella register som en intern förvaltning, revision och strategisk planeringsverktyg.

när gåvor in-Kind erkänns

en ideell organisation bör registrera en in-kind donation så snart en givare ger den till organisationen och registreras under den period de tas emot eller oftare baserat på volym. Åtminstone bör de registreras årligen.,

hur donationer in natura värderas

donationer in natura registreras i böckerna till verkligt värde. FASB definierar verkligt värde som ”det pris som skulle erhållas för att sälja en tillgång eller betalas för att överföra en skuld i en ordnad transaktion mellan marknadsaktörer vid värderingstidpunkten.,div id=”34a791048e”>>för produkter, som datorer, räkna ut vad din organisation skulle ha betalat för varorna på den öppna marknaden om de inte hade donerats.
> spåra timmarna med professionella tjänster som donerats till din organisation.
> kontakta givaren och be dem att placera ett värde på in natura-tjänsterna.,

det accepterade sättet att registrera donationer in natura är att skapa ett separat intäktskonto, men transaktionens utgiftssida ska registreras i dess funktionella kostnadskonto. Intäkterna skulle till exempel bokföras som gåvor in natura-tjänster, och kostnaden skulle bokföras som professionella tjänster. När du har fastställt det verkliga värdet av din donation, registrerar du journalposten. Intäkterna lika bekostnad., Även om det inte kommer att ha någon nettoeffekt på dina böcker, kommer det att påverka din organisations totala intäkter och kostnader, och det är ett krav på både FASB och IRS.

organisationer kan också spela in och rapportera mängden donerade tjänster som de får under ett år som kanske inte redovisas som intäkter per GAAP, såsom 5000 timmar eller $75,000 i volontär timmar, men detta måste göras antingen i noterna till bokslutet eller i en årsredovisning.

måste du erkänna en in natura Donation?,

när en annan organisation donerar till din ideella organisation, säger ”tack” är det lämpliga svaret. Förutom att erkänna gåvan och uttrycka din tacksamhet finns det några andra skyldigheter du behöver uppfylla.

följ IRS riktlinjer

IRS har skrivit en omfattande guide om gåva underbyggnad. Några av byråns riktlinjer är:

donatorer måste ha en bankpost eller skriftlig bekräftelse från den ideella organisationen innan de begär ett skatteavdrag för ett välgörenhetsbidrag.,
donatorer måste ha en skriftlig bekräftelse för bidrag på $ 250 eller mer.

vad du ska inkludera i din bekräftelse

Du bör utse någon i din organisation (CFO, VD eller avdelningschef) för att bekräfta alla in natura donationer. Även om det inte behöver göras direkt, bör ditt brev eller e-post vara aktuell och skickas långt innan företagsdeklarationer förfaller. En bra tumregel är att skicka ut dessa vid mottagandet av donationer eller inom 30 dagar baserat på volym.,t ideell verksamhet enligt avsnitt 501(c)(3);

  • Datum för donationskvittot;
  • antingen en beskrivning av den egendom eller de tjänster som donerats (givaren ansvarar för att tilldela värde) eller det belopp som donerats om kontanter eller något motsvarande; och
  • antingen en försäkran om att den ideella inte utbytte mer än ogrundade tjänster eller varor i utbyte mot donationen eller, om donationen var $75 eller mer och det fanns ett utbyte av varor eller tjänster (t.ex. vid en särskild händelse), ett uttalande som ger en rättvis uppskattning av värdet av dessa varor eller tjänster.,
  • här är ett enkelt exempel på ett bekräftelseutlåtande till en in-kind donation:

    ”Tack för ditt bidrag från det som mottogs på ____ . Inga varor eller tjänster tillhandahölls i utbyte mot ditt bidrag. Er generösa handling gör det möjligt för oss att vi är fast beslutna att vara värdiga ert fortsatta stöd.”

    det är en bra idé att använda en givardatabas eller CRM för att spåra dina kvitton och se till att du utfärdar bekräftelser i tid och på lämpligt sätt.,

    konsekvenserna av dålig redovisning& rapportering för ideella organisationer

    Du måste registrera och rapportera bidrag in natura korrekt eftersom det i många fall krävs enligt lag. Vissa gåvor är föremål för GAAP, och vissa måste rapporteras på formulär 990 med din organisations federala självdeklaration. Underlåtenhet att följa dessa standarder kan leda till påföljder som kan innefatta böter.

    vidare finns det potential för bedrägeri i hur gåvor rapporteras på finansiella rapporter, så du vill göra allt för att inte vara en av ”dessa killar.,”Skrupelfria organisationer har fångats uppblåsta siffror för att verka mer framgångsrika än de är eller gömmer administrativa kostnader för att motivera slösaktiga utgifter.

    slutligen är det vettigt att spela in dina bidrag in natura för förvaltningsändamål. Din organisation behöver veta vad det skulle behöva betala för dessa varor eller tjänster om det inte fick dessa bidrag från givare. Saknar detta, kan du vara i för en överraskning om något som donerade kontorslokaler eller juridiska tjänster plötsligt försvinner.,

    har du frågor om hantering av redovisning och rapportering för ideella organisationer?

    CFO Selections har arbetat utförligt med ideella organisationer i hela Pacific Northwest. Kontakta oss för mer information om våra tjänster.

    om författaren

    Todd Kimball är en Partner med CFO val och leder ideell praxis i Oregon och SW Washington. Han är också den Redovisning Lösningar Partners practice leader i Oregon och SW Washington.,

    Todd är en senior accounting professional med över 15 års expertis inom ideella och statliga sektorer. Han har en beprövad meritlista på att ta itu med de mest utmanande icke-vinstdrivande redovisningsfrågorna och hitta lösningar som fungerar och flyttar organisationer framåt. Han utmärker sig för att skapa processeffektivitet, motivera och utnyttja personal till sin fulla potential, genomföra interna kontroller och ge god teknisk expertis.

    Lämna ett svar

    Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *