Corporate credit Card Policy Guidelines & Best Practices [+Sample]/Lola

Corporate finance leaders and Chief financial officers, särskilt vid växande företag, har den svåra uppgiften att ställa in företagets första corporate credit card policy. Det är ofta så att alla har anställdas företagskort-eller ingen gör det.

men var ska linjen dras för vem ska och borde inte ha anställdas visitkort? Hur kan finansieringsteam lösa för risk och hypertillväxt samtidigt?,

corporate credit card policy best practices

innan du utfärdar företagskort till anställda eller tar bort dem alla, ta dig tid att definiera företagets inställning till finansiell riskhantering. Du måste överväga ditt företags tolerans för risk jämfört med behovet av att ge anställda flexibilitet och minska friktionen. I slutändan rekommenderar vi att använda spendera programvara som Lola.com för att balansera kontrollen med agility.

När du skapar din policy, överväga fyra viktiga frågor:

• Vem får tillgång till business kreditkort?,
• vilka är utgifterna eller kreditgränserna?
• hur ser kostnadsrapporteringsprocessen ut?
• Hur kan out-of-policy inköp minskas?

innan du utfärdar företagskort till anställda eller tar bort dem alla i din nya finansiella Roll, ta dig tid att definiera företagets bästa praxis för finansiell riskhantering. Vi ger dig frågor att ställa och exempel på företagskort politik för att skapa en som fungerar för ditt företag.,

När du skapar din policy, överväga fyra viktiga frågor:

• Vem får tillgång till anställdas visitkort?
• vilka är utgifterna eller kreditgränserna?
• hur ser kostnadsrapporteringsprocessen ut?
• Hur kan out-of-policy inköp minskas?

Bestäm vem som får företagskort

först måste du tänka på vem på ditt företag kan få tillgång till ett företagskort. Här är några exempel på policyalternativ:

• alla anställda får ett företagskort. Denna policy minskar friktionen men ökar risken för obehörig användning., En storlek-passar alla kanske inte egentligen passar ditt företag.
• endast anställda med vissa senioritetsnivåer får ett företagskort. Till exempel kan du ge alla verkställande direktörer och administrativ personal ett företagskort. Risken är låg i detta fall eftersom kort användning av kortet är begränsad, men friktion är hög om gruppmedlemmar utan tillgång till ett kort måste göra ett köp och måste gå igenom en medarbetare som har en. Men genom att använda spendera programvara, anställda kan begära engångsbruk virtuella kort för dessa inköp.,
• alla anställda får tillgång till ett företagskort, men endast för vissa aktiviteter eller affärsändamål. Du kan utfärda anställningskort på en efter behov. Denna policy kan fungera om en anställd som normalt inte behöver göra inköp på uppdrag av företaget går på affärsresa eller köper varor för ett möte. Med end-to-end spendera programvara, du kan utfärda ett engångsbruk virtuellt kort till anställda så att de bara kan göra inköp när de behöver. Detta håller risk och friktion låg eftersom personalen kan komma åt deras virtuella företagskort från en mobil enhet.,

hantera affärskostnader genom att ställa in begränsningar

Därefter måste du bestämma vad de inom kortprogrammet kan spendera pengar på och hur mycket de kan spendera.

överväga tillåtna inköp

Så vad kan anställda använda sina företagskort för? Här är idéer för tillåtna företagskort Inköp att inkludera i din kortinnehavare politik:

• programvara
• reklam (reklammaterial, digitala annonsplaceringar, etc.)
• Kontorsmaterial
• måltider och underhållning
• lokala transporter (t. ex., gas för att komma till ett lokalt kundmöte)
• reserelaterade kostnader (hotellrum, flyg, biluthyrning, etc.)

beroende på verksamheten, inklusive vissa begränsningar i policyn kan också vara meningsfullt. Om företagets definition av personliga utgifter vs affärskostnader är suddig, är det värt att överväga. Många policyer har skisserat begränsningar mot förskott, även om detta kan verka som en uppenbar gräns för vissa.,

tänk på att spendera programvara kan du begränsa inköp av vissa handelsfartyg typer och avdelning, så att endast marknadsföringsteamet kan göra reklam-relaterade inköp, till exempel.

se till att din policy inte utelämnar hantering av tail-end-utgifter. Tail-end-utgifterna består av mindre utgifter som vanligtvis inte hanteras eftersom de kanske inte faller i en viss utgiftskategori. Dessa till synes mindre kostnader kan lägga till upp till 20% av den totala utgifterna. Utan spendera kontroll, kan tail-end inköp ta en vägtull på budgeten.,

Ställ in utgiftsgränser

hur mycket kan företagskortinnehavare spendera? Återigen kan du basera dessa dagliga eller månatliga gränser av din t&e-policy. Kanske kan anställda spendera upp till $50 per dag på måltider för resor och $ 300 på Hotell.

Alternativt kan du ha differentierade utgiftsgränser, eller undantag, baserat på tjänstgöringstid. Kanske kan du tillåta din C-Suite att spendera mer än $ 300 på ett hotellrum, medan alla andra kan spendera upp till det beloppet.,

visste du att de bästa företagens kort kan hjälpa dig genomdriva kortgränser (och dubbla som belöningar visitkort)? Vi går in på det här senare.

definiera en godkännandeprocess

vill du kräva förhandsgodkännanden för inköp som görs via anställda visitkortskonton?

Du har några alternativ här. Om köpet faller inom de gränser som anges av din t&e-policy, kanske du inte behöver godkännas.,

Du kan behöva godkännanden för undantag från den regeln, till exempel om hotellrummets priser är högre än t&e-policyn tillåter eftersom en resa bokas i sista minuten.

i allmänhet godkännanden lägre risk, men de kraftigt bromsa inköp-ofta onödigt så, eftersom många t&e inköp kan vändas (t. ex. flygningar, som kan avbrytas inom 24 timmar). Vi vill att vår process att hantera utgifter för att tillåta oss att vara smidig, inte smärtsamt långsam.,

skapa en utgiftsrapportering och återbetalningsprocess

din företagskortspolicy måste innehålla instruktioner för hur du skickar in en kostnadsrapport. Denna process kommer att variera beroende på om du tar en kostnadshantering strategi eller en business spendera Management strategi för att hantera business spendera.

om du använder ett kostnadshanteringssystem måste personal med tillgång till företagskort samla in kvitton för inköp, och bokföringsavdelningen måste förena kreditkortstransaktioner och kreditkortsutdrag.,

med end-to-end spendera programvara, expensing automatiseras med hjälp av digitala kvitton och appar. De leverantörsskulder laget får realtid synlighet i utgifterna.

förhindra Out-of-policy inköp med end-to-end spendera hantering

Out-of-policy inköp är oundvikliga. Ofta förekommer dessa transaktioner av misstag eller för att en anställd är förvirrad om företagets kreditkortspolicy. Disciplinära åtgärder, även för upprepade brottslingar, är sällan nödvändiga., När du skapar ditt företags kort politik, tänk på sätt att mildra Out-of-policy inköp.

Business spend management software, ihopkopplade med de bästa företagskorten, kan bidra till att förhindra köp utan policy genom att fungera som en spendera kontrolltjänst. Spendera programvara kan hjälpa dig genomdriva utgiftsbegränsningar. Inköp som inte omfattas av policyn kommer till exempel att blockeras.

om du upptäcker att personalen konsekvent försöker göra inköp utan policy, fråga dem hur du kan göra policyn lättare att förstå och samarbeta med dem för att förbättra den.,

Sample corporate card policy

Här är en corporate card policy mall som vi rekommenderar för smidig, växande företag:

* alla anställda har tillgång till ett företagskort, men många bara för vissa aktiviteter. Anställda som ofta gör inköp på uppdrag av företaget kommer att få fysiska företagskort. De som ibland gör inköp på uppdrag av företaget kommer att få tillgång till enstaka virtuella kort efter behov.,

nedan hittar du en lista över tillåtna utgiftskategorier, godkända handlare, avdelningar som får göra inköp från dessa handlare och utgiftsgränser.

utgiftskategori	köpmän	auktoriserade avdelningar	utgiftsgränser (inköp över gränser behöver godkännande)
programvara	Lola.com, Divvy, HubSpot, etc.,ation	försäljning, C-Svit, Admin	GSA: s per diem-priser
lokal transport	MBTA, Sunoco, Uber, Lyft	Försäljning, marknadsföring, C-Svit
resa	Marriott, American Airlines, enterprise	försäljning, marknadsföring, C-suite

nu är du utrustad med rätt tänkesätt för att skapa en företagskortspolicy som sänker risk, friktion och kommer att hålla ditt företag ekonomiskt hälsosamt., Genom att använda spendera programvara för att skapa och genomföra denna policy, kommer du att uppnå kontroll och synlighet utan att offra smidighet.

Lola.com är den ledande spendera hantering lösning som gör att du kan eliminera kostnadsrapporter, visa alla spendera i realtid, och få kontroll över dina budgetar.