hur man använder Flash Fill in Excel 2013 och 2016

titta på Video – med Flash Fill in Excel (exempel)

Flash Fill är ett fantastiskt verktyg som lagts till i Excel 2013 och finns i alla versioner efter det.

Du kan använda Flash Fill in Excel för att göra datainmatning lätt. Det är ett smart verktyg som försöker identifiera mönster baserat på din datainmatning och gör det för dig.,

några enkla exempel på att använda Flash Fill kan vara att få förnamn från det fullständiga namnet, få namn initialer, format telefonnummer, etc.

använda Flash Fill in Excel – exempel

Här är några exempel där flash fill verkligen kan spara tid genom att identifiera mönster och göra datainmatning lätt.,

exempel 1 – Få förnamn från Fullständigt namn

anta att du har en datauppsättning som visas nedan:

tills Excel Flash Fill kom till existens, var sättet att få förnamn från det fullständiga namnet att använda Text till kolumner eller använda Excel-funktioner.

men nu kan du omedelbart få resultaten med det nya verktyget på block – Flash-fyllningen i Excel.

Så här kan du använda Flash Fill in Excel för att få förnamn:

• välj cell intill cellen som har data (B2 i det här fallet).,
• ange data (förnamn i detta fall).
• välj cellen precis under den där du angav data (B3 i detta fall).
• gå till fliken Data och klicka på Flash Fill i Dataverktygsgruppen.

Excel Flash Fill skulle automatiskt fylla alla celler med förnamn från datauppsättningen.

det görs i en blixt (och därmed namnet Excel Flash Fill).,

snabbtangenten för att använda Flash Fill in Excel är Control + E.

exempel 2 – Få initialerna från namnet

eftersom Flash Fill fungerar genom att identifiera mönster, kan du använda den för att få förnamn och efternamn initialer.

anta att du har en datauppsättning som visas nedan:

här är stegen använd Flash Fill in Excel för att få initialerna:

• välj cell intill cellen som har data (B2 i det här fallet).,
• Ange första namn i välj cell.
• välj cellen precis under den där du angav data (B3 i detta fall).
• gå till fliken Data och klicka på Flash Fill i gruppen dataverktyg.

Excel Flash Fill skulle automatiskt fylla alla celler med förnamn initialer.

exempel 3 – sammanfoga namn i ett annat Format

medan du kan använda Flash Fill in Excel för att dela data (i förnamn eller initialer som ses i Exempel 1 och 2 ovan) kan du också använda den för att sammanfoga celler.,

anta att du har en datauppsättning som visas nedan:

syftet här är att kombinera namnen i följande format – Efternamn, Förnamn. Till exempel skulle Tony och Stark kombinera för att ge Stark, Tony.

Så här kan du använda Flash Fill in Excel för att kombinera namn:

• välj cell intill cellen som har data (B2 i det här fallet).
• ange cellen med det kombinerade namnet i önskat format.
• välj cellen precis under den där du angav data (B3 i detta fall).,
• gå till fliken Data och klicka på Flash Fill i gruppen dataverktyg.

Excel Flash Fill skulle automatiskt fylla alla celler där namnen kombineras i det angivna formatet.

exempel 4 – Få användarnamn från e-postadresser

Antag att du har en datauppsättning som visas nedan:

avsikten här är att få användarnamnet från e-post-id (till exempel för att få ”tonystark” Från e-post-id). [email protected]).,

Så här kan du använda Flash Fill in Excel för att få användarnamnen Från e-post-ID:

• välj cell intill cellen som har data (B2 i det här fallet).
• ange cellen med användarnamnet från e-post-id från cellen till vänster.
• välj cellen precis under den där du angav data (B3 i detta fall).
• gå till fliken Data och klicka på Flash Fill i gruppen dataverktyg.

Excel Flash Fill skulle automatiskt fylla alla celler där användarnamnen från respektive e-post-ID.,

exempel 5 – Format telefonnummer

Du kan använda Flash fyllning med text samt siffror.

här är ett exempel där du kan formatera telefonnummer med hjälp av Excel Flash Fill.

anta att du har en datauppsättning som visas nedan:

avsikten här är att få telefonnumret i följande format: XXX-XXX-XXXX.

Så här kan du använda Flash Fill in Excel för att få telefonnumret i önskat format:

• välj cell intill cellen som har telefonnumret (B2 i det här fallet).,
• ange cellen med telefonnumret i önskat format.
• välj cellen precis under den där du angav data (B3 i detta fall).
• gå till fliken Data och klicka på Flash Fill i gruppen dataverktyg.

Excel Flash Fill skulle automatiskt fylla alla celler med telefonnummer i det angivna formatet.

exempel 6 – extrahera specifika datapunkter (till exempel stad från Adress)

Du kan använda Flash Fill in Excel för att extrahera en del från en datamängd.,

anta att du har en datauppsättning som visas nedan:

avsikten här är att få statskoden från varje adress.

här är stegen för att få statskoden från adress med Flash Fill in Excel:

• välj cell intill cellen som har telefonnumret (B2 i det här fallet).
• i cellen anger du statskoden från adressen till vänster.
• välj cellen precis under den där du angav data (B3 i detta fall).
• gå till fliken Data och klicka på Flash Fill i gruppen dataverktyg.,

detta skulle omedelbart extrahera alla statliga koder i kolumn B.

På samma sätt kan du extrahera pin-koder också.

begränsningar av Flash Fill in Excel

medan Flash Fill är ett fantastiskt verktyg är det viktigt att veta att det är begränsningar innan du använder det på stora och viktiga dataset:

• resultatet av Flash Fill är statiskt. Detta innebär att om du ändrar den ursprungliga datamängden skulle Flashfyllningsresultatet inte ändras.
• Flash Fill ignorerar cell med ett mellanslagstecken i den., Om du använder Flash Fill, se till att cellerna där resultatet skulle komma inte har något utrymme tecken i den. Om det gör det skulle Excel Flash Fill helt enkelt ignorera det.
• i vissa fall kan Flashfyllningen vackla när det gäller att identifiera mönstret som ger felaktiga resultat. Till exempel, när det gäller att extrahera mellannamnen, om det finns namn utan något mellannamn, skulle Flash Fill ge felaktiga resultat (som visas nedan).,

Excel Flash Fill Error

Om Flash Fill inte kan känna igen ett mönster kan det visa ett fel som visas nedan:

i så fall kan du fylla ett par fler celler så att Flash Fill kan känna igen ett mönster, eller dumpa tanken på att använda Flash Fill och använda Excel-funktioner i stället.

Du kanske också gillar följande Excel Tutorials:

• hur man använder Fill Handle i Excel.
• hur man skapar en Excel-listruta.
• 10 Excel Data Entry Tips du inte har råd att missa.