hoppar du mellan möten och brådskande e-postmeddelanden hela dagen för att inse klockan 6 pm att du inte ens har startat det viktiga projektet du skulle arbeta med? Eller redo för säljargument i morgon? Eller slutligen tänka på en effektiv strategi för att få ner din kund anskaffningskostnad? Känns det som om tiden bara flyger förbi och du vet inte ens vart den tog vägen ibland? Eller känner du att du ständigt arbetar med någon annans prioriteringar istället för att trycka på dina egna mål?
Jag har varit där., Det kallas brådskande vs viktigt Dilemma och det helt blockerade mig från att göra något effektivt arbete i flera år. Tills jag hittade matrisen som förändrade allt. Här är steg-för-steg-guiden som jag använde för att lösa det brådskande vs viktiga dilemmat, hävda tillbaka min tid och slutligen fokusera på de viktiga sakerna i mitt företag & livet.
brådskande vs viktig matris är ett kraftfullt produktivitetsverktyg som kan 10x din effektivitet. Den består av 4 kvadranter som klassificerar dina dagliga aktiviteter enligt två parametrar: brådskande och viktig nivå.,
här är den typ av arbete som är typiskt för varje kvadrant:
kvadrant i:
tryck på problem och kriser som rusar för att samla in pengar för din start för att betala dina anställda i slutet av månaden, hantera en stor fuck-up i operationsavdelningen eller en pr-skitstorm., Projekt med en annalkande deadline som att skicka in din Masteruppsats i tid, skicka ut Y Combinator ansökan eller skicka in dina årliga konton.
kvadrant II:
planera din marknadsföringsstrategi för de kommande 3 månaderna, fördela ansvar bland ditt team för ett nytt projekt och skapa en detaljerad projektplan för din produktlansering. Förbereda viktiga investerarmöten eller försäljningsplatser. Bygga relationer med potentiella partners och anställda. Scouting och forska nya möjligheter, undersöka nya områden eller strategier och lära sig nya färdigheter.,
kvadrant III:
avbrott från kollegor för irrelevanta frågor eller småprat. Inkommande samtal, e — post och möten-om de inte är relevanta för dig specifikt.
kvadrant IV:
upptagen arbete utan tydlig inverkan på företagets mål och / eller dina mål. Inkommande samtal, e — post och möten-om de varken är aktuella eller relevanta för dig specifikt och/eller nödvändiga för att uppnå dina mål. Tidstjuvar som sociala medier.,
steg 2: utvärdera dig själv
för att förbättra din produktivitet behöver du inte bara förstå matrisens övergripande koncept utan också veta var du befinner dig just nu. Detta hjälper dig att bestämma vilka förändringar i steg 3 som har störst inverkan för dig personligen.,
för att utvärdera dig själv, ta en titt på din typiska vecka och uppskatta % av din tid du spenderar i varje kvadrant:
om du har problem med denna övning, dokumentera allt du gör i en vecka. Skriv ner exakta tider och aktiviteter i en tabell som följande och beräkna procentsatserna i slutet genom att lägga ihop timmarna för varje kvadrant och dela den med den totala arbetstiden., I detta exempel skulle procentsatserna vara: I-25%, II-37,5%, III — 25%, IV — 12,5%.
om du har problem med att klassificera dina aktiviteter efter brådska och betydelse, här är några fler indikatorer för varje kvadrant:
- kvadrant i: du känner att du ständigt släcker bränder och arbetar i nödläge. De flesta av de projekt du arbetar med kräver din omedelbara uppmärksamhet på grund av en pressande deadline.,
- kvadrant II: du känner att du är på toppen av saker på grund av noggrann planering, förberedelse och förebyggande. Förutom planering och förberedelse fokuserar du din tid på hög hävstångsprojekt, nya möjligheter, lärande och relationsbyggande.
- kvadrant III: det mesta av din tid spenderas med aktiviteter som kräver din omedelbara uppmärksamhet men är inte nödvändigtvis relaterade till dina topprioriteringar. Du spenderar mycket tid på oviktiga möten, avbryts och hanterar icke-kritiska telefonsamtal och e-post., Du känner som om du ständigt behandlar frågor som är viktiga för andra men inte relaterade till dina egna prioriteringar.
- kvadrant IV: du känner ofta att du slösar bort din tid. Du spenderar mycket tid på upptagen arbete som inte är direkt relaterat till dina mål, sociala medier, videor, spel och meningslös webbsurfning.
steg 3: Optimera
de mest effektiva människorna spenderar 80% av sin tid i kvadrant II av den brådskande-vs.-viktiga matrisen., Detta gör det möjligt för dem att aktivt arbeta med nya möjligheter och hög hävstångsprojekt istället för att spendera all sin tid att reagera på pressande frågor och andras behov. Som ett resultat kan de göra betydande framsteg mot sina mål, aktivt förhindra att kriser händer och leda ett mer balanserat, lugnt och fokuserat liv.
här är vad du ska göra med kvadrant i, III och IV-aktiviteter för att frigöra mer tid för kvadrant II-aktiviteter:
kvadrant IV-aktiviteter
kvadrant IV-aktiviteter är varken brådskande eller viktiga och bör därför inte göras alls., Så här eliminerar du dem:
eliminera Tidssökare:
dokumentera hur du spenderar din tid i en hel vecka (se Steg 2) och spåra din mobil skärmtid med appar som Pyxsee, QualityTime och AntiSocial kan vara till stor hjälp för att identifiera dina personliga tidssökare. När du vet vad som är dina svaga punkter (YouTube, Instagram, Whatsapp, etc.), använd dessa effektiva strategier för att hantera dem:
- begränsa användningen av sociala medier till specifika tider på dagen (t. ex., din pendla, lunchpaus eller 5 min raster)
- Stäng av meddelanden på din telefon och dator
- använd en app för att blockera vissa webbplatser och appar
- lämna telefonen hemma när du spenderar tid med nära och kära
eliminera upptagen arbete:
för att säga det i Peter Druckers ord: Det finns inget så värdelöst att göra effektivt det som inte borde göras alls. Oavsett om du arbetar med ett projekt för din chef eller ställer in ditt eget schema som entreprenör — fråga alltid varför du gör något., De mest effektiva människorna ser till att det de arbetar med är direkt relaterat till deras främsta mål. Eller ännu bättre, det är uppgiften med störst inverkan på att uppnå sina toppmål. Så här eliminerar du busywork:
- se till att dina mål är tydligt definierade hela tiden
- innan du börjar ett nytt projekt, fråga dig själv ”är det här verkligen vad jag borde göra nu? Är det vettigt?”
- lär dig att säga nej till meningslösa förfrågningar från kollegor
- utmana din chef om du inte ser poängen med att göra en specifik uppgift
Lämna ett svar