Hur man reservera Hotellblock för ditt bröllop

bröllopet är nästan planerat, och plötsligt någon (din mamma, din välmenande BFF, din… jävla partner) tar upp hotellblock. Har du ett block bokat? Det verkar som en sak folk gör. Ska du göra det? Eller är det bara en sak att lägga till i listan?

kort svar: bara du vet säkert.

längre svar: hotellblock är fantastiska när du vill ha så många människor som möjligt på ett ställe för logistiska eller transportskäl, eller om du hoppas att folk kommer att stanna nära själva bröllopet., De är också en lösning om allt annat kommer att bokas upp, eller om du bara vill erbjuda dina gäster lite vägledning. Tur du, eftersom Hotell block är det perfekta jobbet att ge till den personen (ovan nämnda mamma eller BFF?) som har bett om ett projekt alla sina egna att hjälpa till med. Det finns bara tillräckligt med komplexitet för att göra det till en givande uppgift, men inte så mycket du vill ha (eller ens vård) till mikromanage.

Så vad behöver du veta om hotellblock? Samt. Det visar sig att det finns mycket du kan veta, och allt är täckt här., Men om du bara läser en sak, se till att det handlar om olika typer av Hotell block… och göra en del av den verkligt skrämmande avgångsklausul. Eftersom du inte vill vara fast betala ur fickan för tjugo rum som dina gäster inte bokade.

när du ska reservera

två nyckelfaktorer—bröllopsplats och tid på året—bestämma när du ska få det gjort. Händer ditt bröllop i en liten stad med begränsat boende, under en semesterhelg eller samtidigt med ett sportevenemang/konvent? Boka tidigt! Gifta sig i New England under hösten färger? Boka tidigt!, En strandstad på sommaren? Du gissade det, boka tidigt! I huvudsak, när du bokar din plats, är det dags att börja forska hotell alternativ.

de vanligaste typerna av HOTELLBLOCK

stängda (aka garanterade) Block: hotellet kräver en insättning för att blockera rum och kommer att hålla dig ekonomiskt ansvarig för eventuella osålda rum: Detta är avgångsränsning. Ibland är det en procentandel, ibland är det ett riktigt tal.

det här är den typ av block som är associerad med mardrömmar om att se till att varje rum fylls upp., Den enda gången jag rekommenderar att göra en sluten eller garanterad block är när hotellet är bokstavligen det enda spelet i stan och du är så nära säker som möjligt att alla rum kommer att knäppas upp.

Öppna (aka artighet) Block: dessa är vanligtvis fria från klausuler som håller dig ekonomiskt ansvarig för osålda rum inom blocket. Generellt är det största kravet med en artighet blocket att alla reservationer görs före en cutoff datum (ungefär trettio till nittio dagar i förväg). Rum som inte är reserverade av cutoff datum släpps och säljs till marknadspris., Den största nackdelen med denna typ av block är att Hotell ofta bara kommer att hålla ett litet antal rum (tio till tjugo är normen).

om du tror att du kommer att behöva fler rum än den högsta tillåtna inom artighet blocket, föreslår jag att be hotellet för sin policy om att lägga till rum efter avslutad. Också, jag föreslår att boka en andra (och eventuellt en tredje) block på ett annat hotell.

med antingen typ av block (och viktigt för ett garanterat block), vill du vara försiktig med dina nummer. Det är svårt att gissa hur många rum du behöver innan du har en RSVP-räkning., En bra tumregel är att stämma alla Out-of-towners och dela med två. Detta kommer att vara ditt höga nummer. Oddsen är, du behöver färre rum än detta, eftersom vissa gäster kan göra andra arrangemang. Inte alla kommer att stanna i ditt kvarter, och det är okej.

välja Egenskaper

om du gifter dig i en större Metropol kan det vara svårt att begränsa alternativen. Här är några viktiga punkter att tänka på:

pris: jag föreslår att du ger dina gäster två eller tre alternativ i pris (dvs budget, mellanregister, lyx)., Se till att prispoäng varierar med minst femtio dollar från en kategori till nästa.

plats: försök att boka ett hotell som ligger nära dina bröllopshändelser. Hotell inom gångavstånd (eller ligger nära transport) är det bästa alternativet. Annars bör dina hotell helst vara inom tio miles från ditt bröllop plats. Också, att välja hotell nära andra attraktioner och restauranger kommer att ge early-bird människor något att göra (och de kommer därmed att lämna dig ensam medan du förvränga att ta hand om alla sista minuten objekt).,

incheckningstid: många av dina gäster kommer bara att stanna natten på ditt bröllop. Det är viktigt att se till att incheckningstiden inte strider mot din ceremoni starttid, och lämnar gott om tid att fräscha upp efter incheckning! Gäster som anländer på bröllopsdagen kommer att behöva tid att checka in och gör dig redo. Om du planerar en 2 PM ceremoni och incheckning tid är 3 pm, ja, några av dina gäster kommer att bli irriterad eftersom de var tvungna att klä sig i en lobby badrum. Inte kul.

När du har minskat sökningen, nå ut till vissa hotell för inledande erbjudanden., Du kan plocka upp telefonen och ringa varje hotell på din lista (be att tala med någon i gruppförsäljning), eller så kan du använda ett online-verktyg för att göra den ursprungliga legwork. Ett par gratis som jag gillar är där kommer de att bo, Kleinfeld och Hotel Planner.

frågor att ställa under din första kontakt

vad är gruppräntan, inklusive skatter och avgifter?
finns det en avgift för parkering? Ingår parkeringsavgiften i / ut privilegier?
vilken tid är incheckningen? Kan du garantera tidig incheckning om det behövs?
vilken tid är utcheckning?,
finns det ett minimikrav på vistelse?
erbjuder du ett artighetsblock? Vad är det maximala antalet rum?
Om vi behöver ytterligare rum, kan vi lägga till i blocket? Vad skulle cutoff vara för att lägga till rum?
vilken typ av bekvämligheter kommer standard (skyttlar, frukost, gratis Wi-Fi på rummet, etc.)?
finns det en bar och restaurang på plats? Vad är klockan?
har du Faciliteter för hosting före eller efter bröllop händelser på plats?,

alternativ& bekvämligheter

rumstyper: se till att ordna en mängd olika rumstyper som passar dina gäster—familjer och vänner dela rum kommer sannolikt vill Dubbelrum och par kommer sannolikt att välja kung eller drottning rum. Ta en titt på din gästlista och dela blocket därefter.

också, be hotellet att avsätta rum på olika våningar—du förmodligen inte vill tillbringa din bröllopsnatt bredvid dina föräldrar, och du definitivt inte vill att dina vänner vakna upp din mormor med sin in-room after-party.,

förmåner: många hotell är glada att ge extrafunktioner till bröllopsblock som de normalt inte erbjuder till andra grupper-du behöver bara fråga! Nyckeln här är att veta vad du vill be om i förväg. Här är några av de vanligaste förmåner:

transfer: hotellet kan ha en egen transfer som du kan dra nytta av att transportera gäster till och från ditt bröllop. Detta är vanligtvis föremål för en max radie avstånd från hotellet. Vissa hotell tar ut en nominell avgift för denna tjänst, men du kan vara säker på att det blir mindre än att anställa en tredje part.,
Gratis rum: om du bokar ett stort antal rum på en fastighet (dvs. tjugo eller fler), kanske du kan få ett gratis rum. Hotell har ofta ett ”kompförhållande” på 20:1 eller 25: 1, vilket betyder att du får en gratis natt för varje tjugo eller tjugofem sålda nätter. Vissa Hotell kommer att erbjuda uppgraderade rum om du är blyg av comp-förhållandet.
Välkommen väska leverans: om du väljer att ha välkommen väskor, kan du be hotellet att dela ut dem vid incheckning eller leverera dem direkt till rummen., Var medveten om att de flesta hotell tar ut en avgift på var som helst från två till fyra dollar per väska, vilket kan lägga upp snabbt! Be dem att avstå från avgiften innan du undertecknar avtalet-de flesta hotell är villiga att medge på denna punkt eftersom det är en mycket nominell vinst.
efterfest: vill du festa natten bort? Många bröllop platser har begränsningar för Händelse sluttider. Fråga hotellet (i god tid) om att hålla sin bar öppen sent för dig. De flesta Hotell gör gärna det, förutsatt att din grupp spenderar ett minimibelopp.,
Brunch: om ditt Hotell erbjuder gratis frukost, kan de vara villiga att ge dig ett privat utrymme för post-wedding brunch. Vissa hotell kan öppna ett mötesrum för gästerna att umgås i medan de njuta av frukost. Ibland finns det en liten städavgift i samband med att göra detta, men igen, det kommer att bli billigare än att boka en restaurang brunch.
Pre-Wedding Pool Party: om du har en liten grupp som kommer in till stan natten före bröllopet, fråga hotellet om du kan använda poolen efter timmar för en liten poolfest!, Se till att påpeka att efter timmar inte kommer att störa hotellets andra gäster och att du kommer att vara säker på att hålla den låg nyckel. Återigen kan det finnas en liten avgift,men pool party!

Jag föreslår att du väljer två eller tre förmåner som är väldigt viktiga för dig och ha kul att förhandla.

tala om att förhandla…

förhandla med ett hotell är inte så svårt som du kanske tror. Närma sig det som en enkel process att arbeta tillsammans mot gemensam grund, i motsats till en vinnare/förlorare-take-all situation. Var inte motståndare – håll dig lugn och var beredd.,

först gör du en lista över förmåner och bekvämligheter som du vill ha med i ditt block. Sedan, se till att du talar med den person som har befogenhet att bevilja du nämnda förfrågningar. Många gånger kommer du att riktas till en gruppförsäljare som behöver checka in med en chef på speciella förfrågningar—det är bäst att ställa in ett samtal eller möte direkt med chefen.

Ta inte denna process personligen—om du förhandlar måste du vara beredd att gå bort eller erkänna på vissa punkter., Också, inte känner sig nervös om att be om saker, och låt inte rädsla för vad personen kommer att tänka på dig styra samtalet. Hotellet kommer alltid att erbjuda vad som är i deras bästa intresse först, men du måste förespråka för vad som finns i dina gästers bästa intresse. Med detta sagt, självklart vill du inte vara en mobbning eller oartig. Använda fraser som, ” finns det ett mer budgetvänligt alternativ?”och” Åh, det är inte vad jag förväntade mig, ” är enkla sätt att be om lägre priser och att uttrycka din missnöje med ett alternativ.,

andra Tips och Tricks

svara inte på budgetfrågan framför, för om du anger ett nummer börjar hotellet där. Låt dem veta att du inte är säker, och att du planerar att prata med några hotell för att bestämma det bästa alternativet(s). Använd de erbjudanden som du får som incitament-var inte blyg för att låta varje hotell veta vad du vill om deras konkurrents erbjudande och ge dem möjlighet att konkurrera om ditt företag.

När du har bestämt dig för en affär som både du och hotellet är nöjda med, Vill du få allt skriftligt., Var noga med att läsa kontraktet och vara på jakt efter fraser som dessa:

Attrition Klausul: detta är inte ett problem med en artighet block—men om du bokar en garanterad block, se till att procentsatsen är en bekväm.
avbokningspolicy: se till att du är medveten om vad som händer om du behöver avbryta blocket av någon anledning. I en idealisk värld vill du behålla möjligheten att avbryta när som helst utan påföljder., Se också till att det finns en force majeure-klausul i avtalet så att du inte kommer att hållas ansvarig i händelse av en nödsituation som inte står under din kontroll.
CutOff datum: se till att du är okej med tidpunkten. Tänk på att inbjudningar brukar gå ut ungefär sex till åtta veckor före bröllopet, så du kan behöva justera om ditt hotell kräver en cutoff på mer än fyra veckor.
insättningsbelopp: detta bör vara noll för ett artighet block., Om du gör ett stängt/garanterat block, se till att beloppet är vad du diskuterade, och se till att du är bekväm med både betalningsplanen och återbetalningspolicyn.

dubbelkontrollera att eventuella muntliga avtal som gjorts under förhandlingarna ingår i det slutliga avtalet (inklusive comp ratios och tidig incheckning). Skriv inte på något förrän du har läst allt och är bekväm med det. Om du ber om ändringar som ska göras (inom rimliga gränser) och hotellet inte är samarbetsvilligt, kanske du vill leta efter ett annat alternativ., Jag har kommit att upptäcka att när ett hotell inte är villig att vara flexibel vid denna tidpunkt i processen, kan det ofta leda till en ännu värre upplevelse på vägen.

få ordet ut

nu måste du låta dina gäster veta var de kan få rabatterade rum. Det enklaste sättet att göra detta är att inkludera ett boende sida på ditt bröllop webbplats. Se till att inkludera eventuella särskilda koder eller länkar som du måste använda när du bokar. Du kan också inkludera boende info om din spara datum eller som en insats med dina inbjudningar.,

prov formulering

prov 1

Vi har reserverat ett block av rum på Notell Motel med en hastighet av $XXX per natt. Du kan boka ett av dessa rum genom att ringa 212-555-1234 eller besöka www.hotelsite.com. vänligen referera till eller ange koden 414Wed vid bokning. För att säkra rabatterat pris, vänligen boka senast 1 mars 2020.

prov 2

ett block av rum har arrangerats på XYZ Hotel.
rummen kan reserveras genom att ringa 718-555-1234 före 1 juni och referera till Lee / Andrews bröllop. Ytterligare information finns på vår bröllop webbplats, www.kickasswedding.,kom.

prov 3

Brooklyn är full av fantastiska platser att bo, men för din bekvämlighet har block av rum reserverats på:
XYZ Hotel
123 First Street, Brooklyn, NY 11201
referens Reyes / Jones bröllop
gruppränta tillgänglig till September 1, 2019
800-867-5309 / www.xyzhotel.com/brooklyn
För mer information, besök vår bröllop webbplats www.kickasswedding.com.

finputsning

gör en anteckning i kalendern för brytdatumet för ditt rumsblock. En till två veckor tidigare, kontakta hotellet och be om en kopia av din roominglista., Om du har tid och energi kan du skicka en e-postpåminnelse till alla gäster som inte har bokat.

cirka två eller tre veckor före bröllopet, se till att alla objekt som du förhandlat fram (dvs comps och uppgraderingar) tas om hand. Om du har reserverat en skyttel, nu är det dags att slutföra timing och detaljer. Om du är värd för en pre – eller post-wedding händelse, bekräfta alla detaljer och head räknas vid denna tidpunkt.

om du ger ut välkomstpåsar, släpp av dem en eller två dagar före incheckningen., Kom ihåg att välkomstpaket (om du bestämmer dig för att göra dem) kan vara så enkelt som ett välkomstbrev, en karta och en attraktionsguide (som ofta är gratis på turistcentra). Några av mina favoritobjekt att inkludera i välkomstväskor är en lokal behandling (i NYC, think bagel eller en svartvitt kaka), några aspirin eller Alka-Seltzer för efterbröllop baksmälla och vykort.

Jag föreslår (för praktiska ändamål) att ge dina gäster ett välkomstbrev vid incheckningen (många Hotell kommer att skriva ut dessa gratis-bara fråga!)., Tänk på detta som alla de saker du hoppades att de uppmärksammade på din inbjudan och bröllop webbplats, upprepade. I välkomstbrevet, inkludera en tidslinje av händelser tillsammans med tydliga riktningar eller shuttle info för varje händelse. Jag föreslår också att du inkluderar en lista över lokala aktiviteter och restauranger som du rekommenderar. Försök att föreslå saker som är både unika för din plats och lätt att komma till.

slutligen, se till att hotellets personal är lika informerad som dina gäster. Ge receptionen flera kopior av ditt schema och all transportinformation, bara i fall!,

det här inlägget publicerades tidigare i april 2015.