hur man prognostiserar din budget
att använda data om resenärens beteende och tidigare utgifter är nyckeln till att ställa in intelligenta prognoser för din årliga utgiftsbudget. Olika anställda kommer att resa på olika sätt, till olika platser och på olika frekvenser., Men med uppgifter om den genomsnittliga flygkostnaden per mil, liksom nattliga hotell, genomsnittliga måltider och marktransportkostnader, kommer att innebära att du kan exakt förutsäga och förutse dina utgifter budget för det kommande året.
ställa in utgiftsgränser
För det mesta vill affärsresenärer göra det som är rätt för deras företag – och många företag tycker att det är möjligt att ge anställda kontroll över sina egna utgifter. Hitta en lycklig medelväg genom att ge anställda kontroll samtidigt som viktiga gränser.,
till exempel kan måltidskostnader ställas in som en total ersättning per dag, vilket ger arbetstagaren valet av hur mycket man spenderar individuellt på frukost, lunch och middag.
När det gäller att boka boende, ge anställda valet av ett standardrum på något Hotell med ett visst stjärnbetyg eller ett maximalt pris per natt.
för marktransporter bör en företagsresepolicy tydligt råda anställda att välja den mest kostnadseffektiva metoden med tanke på restiden. De flesta affärsresenärer kommer att acceptera att begränsas till flygande ekonomi på korta resor.,
hantering av kostnadsanspråk
det är viktigt att affärsresenärer har en tydligt definierad metod för att kräva tillbaka sina utgifter. Be dem att fylla i en kostnadsrapport för datum, belopp, kategori, plats och affärssyfte för deras fordran – och bestämma om du vill att de ska lämna in kvitton för alla sina utgifter, eller bara de som överstiger ett visst belopp.
ge dina anställda en tidsram för att skicka in kostnader – detta kommer att hjälpa ditt företag att upprätthålla ett stabilt och korrekt kassaflöde., På samma sätt, låt dem veta när de kan förvänta sig att pengar ska krediteras tillbaka till sina konton. Beroende på hur mycket som spenderas kan det vara en bra idé att klargöra vem som kommer att godkänna sina utgifter i varje enskilt fall.
konfigurera dina riktlinjer och procedurer
det finns ingen, enhetlig företagsresepolicy. Om din policy inte passar med din organisations karaktär är det osannolikt att du någonsin kommer att uppfylla dina intressenters förväntningar., I grund och botten, din resepolicy och förfaranden måste anpassas till ditt företags kultur, och vara flexibel kring behoven hos dina anställda, industri och ekonomi. De måste också spridas och förstås i stor utsträckning.
dina riktlinjer och rutiner hjälper dina affärsresenärer att fatta beslut inom ramen för företagets resepolicy. De bör innehålla förfaranden för alla bokningar-Det är trots allt viktigt att anställda är tydliga på vad som förväntas av dem vid varje punkt i sin affärsresa.,
det kan också vara nödvändigt att inkludera ett avsnitt om konsekvenserna av att inte följa de fastställda riktlinjerna och förfarandena.
med tanke på säkerhets-och säkerhetsförfaranden
de anställdas säkerhet, säkerhet och välbefinnande måste stå i centrum för varje företags resepolicy. Medan de är engagerade i affärsresor, dina anställda är ditt ansvar, så det är viktigt din politik har förfaranden på plats som kan ably svara på personlig risk, hårt väder eller politisk oro i ett främmande land.,
markera hur viktigt det är att dina anställda läser ditt företags resepolitiska dokument för sin egen säkerhet och klargör vad de behöver göra i en nödsituation och vem de ska kontakta. Om dina anställda regelbundet flyger ut till högriskländer, organisera ytterligare resesäkerhet och säkerhetsutbildning. Vi arbetar nära internationella SOS för att erbjuda förbättrad medicinsk och säkerhetshjälp och hålla dina anställda säkra på vägen.
ta en titt på hur vi annars kommer att stödja dina anställda i varje skede av resan.,
leverera resepolicy till anställda
När du har skrivit företagets resepolicy, måste du se till att dina anställda läsa och förstå det. Oavsett om du väljer att leverera policyn i ett tryckt dokument, via intranät eller i ett e-postmeddelande, finns det några allmänna sätt att se till att den kommuniceras så effektivt som möjligt.
Lämna ett svar