Ins och Outs av körsträcka ersättning

effekterna av COVID-19 och den efterföljande osäkerheten har orsakat många organisationer att granska annars standard operativa förfaranden. Vad som började som kontorsstängningar omfattar nu potentiellt permanenta avlägsna eller flexibla arbetsarrangemang.

en viktig faktor för organisationer är ersättning för körsträcka, särskilt ersättning av körsträcka till en anställd som använder sitt eget fordon för arbetsgivarverksamhet.,

förstå körsträcka ersättning
körsträcka ersättning, om inte betalas genom en kvalificerad ansvarig kostnad ersättning arrangemang eller plan, anses ersättning för en anställd som använder sin personliga fordon för affärs körsträcka. Ett kvalificerat redovisat kostnadsersättningsavtal kräver att en anställd styrker kostnader och tillåter inte en anställd att behålla något ersättningsbelopp utöver de underbyggda kostnader som omfattas av arrangemanget., Körsträcka ersättning för anställda kan inkludera, men är inte begränsat till:

• kör ärenden för verksamheten
• kund möten
• kör till och från företag utbildning händelser

varje år utfärdar IRS en standard körsträcka hastighet som organisationer kan använda för att beräkna körsträcka ersättning för sin anställdes verksamhet körsträcka. För 2021, IRS körsträcka återbetalningsgraden är 56 cent per mil drivs för företag.

hur ersättning för körsträcka tidigare fungerat
före COVID-19 skulle en anställd, som vanligtvis tilldelats en kontorsplats, använda riktlinjer för ersättning för körsträcka driven. Vanligtvis skulle arbetstagaren betrakta sin tilldelade kontorsplats som utgångspunkt för bestämning av återbetalningsbara miles. Med hjälp av denna metod skulle ersättning för deras pendlande mil, från deras personliga bostad till deras tilldelade kontorsplats, inte återbetalas.,

det fanns tillfällen då en anställd som inte behöver gå till sin tilldelade kontorsplats på en viss dag kunde gå direkt till ett arbetsgivarföretagsevenemang för hela dagen eller till flera arbetsgivarföretagsevenemang under dagen utan att gå till kontorsplatsen. För dessa dagar krävdes ingen justering för pendlingen till kontoret för att minska de återbetalningsbara miles driven. Och, andra kombinationer av arbetsgivare affärsresor händelser skulle kanske bara kräva en enda del av den typiska tvåvägs pendla körsträcka för att betraktas pendling.,

effekterna av COVID-19 på körsträcka ersättning
men med de olika krävs eller skyddande nedläggningar av annars vanliga kontor plats arbete på grund av COVID-19, en hem-baserade anställd arbetsmiljö har skapats. Som ett resultat måste frågan om hur man hanterar den annars justerbara pendlingsbilersättningen för anställd business miles driven behandlas. Och dessa justeringar kommer sannolikt också att skapa behovet av ändring av befintliga körsträcka ersättningsplaner.,

även om det inte borde finnas ett behov av att en anställd ändrar sin underbyggnad av kostnader som ska ersättas, kommer det att finnas ett behov av att ge råd till anställda i samband med dokumentationen av den affärssträcka som ska lämnas in. Medarbetarnas beskattning av återbetalda belopp kommer även fortsättningsvis att vara beroende av om en återbetalning görs enligt en bokföringsbar eller icke-bokföringsbar plan.

ersättning för körsträcka om kontorsplatsen är stängd
nyckelelementet för att göra ändringar i en körsträcka återbetalningspolicy har sin vanliga kontorsplats stängd., Om kontorsplatsen har stängts är det inte nödvändigt för en anställd att gå till kontorsplatsen innan du reser till en arbetsgivarevenemang. Därför bör det inte finnas något behov av att justera de återbetalda sjömilen för pendling miles. Ersättningsplanen för arbetsgivarens körsträcka skulle behöva ändras för att registrera när kontoret stängdes och att byrån tills vidare skulle vara stängd och anställda därför inte är skyldiga att resa till kontoret för att arbeta.

ersättning för körsträcka om kontoret är öppet
stängdes dock inte flera kontor för all verksamhet., För de anställda som måste arbeta på kontorsplatsen skulle återbetalningspolicyn före covid-19-händelser följas. Ingenting förändras verkligen för dessa anställda.

Så hur beräknar du körsträcka ersättning för anställda som arbetar hemifrån? För de anställda som inte är skyldiga att gå till kontorsplatsen, dokumentera att de tjänar på och för arbetsgivarens bekvämlighet genom att arbeta från sin hemort för arbetsgivarens affärsändamål.,

detta är en viktig beteckning eftersom det gör det möjligt för den huvudsakliga platsen för arbetsgivarverksamheten att överföra till arbetstagarens hem för bestämning av återbetalningsbara affärsmil, även om den vanliga kontorsplatsen fortfarande är öppen för andra funktioner. Som ett resultat, den anställde behöver inte överväga en körsträcka ersättning justering för pendla till kontoret eftersom det gäller körsträcka ersättning, arbetsgivarkontoret är nu arbetstagarens hem tills efterföljande händelser ändra sådan beteckning.,

det finns andra potentiella anställdas avdrag som kan uppstå från att arbeta hemifrån, särskilt när du använder en anställds hem för en arbetsgivares affärssyfte. Dessa potentiella avdrag kräver mer komplex analys.

Håll dig informerad om IRS Miltal ersättning regler
för närvarande IRS har inte lämnat officiella riktlinjer för körsträcka ersättning i samband med tillfälliga covid-19 förändringar på arbetsplatsen och ingen förväntas., Det är dock viktigt att hålla sig informerad om frisläppandet av ny vägledning från IRS om det ändrar hur objekt som körsträcka ersättning kan spåras i kölvattnet av COVID-19.