TechnologyAdvice Köparens Guide till bokföringsprogram
Senast: Feb.,
QuickBooks Desktop
FreshBooks
Zoho Books
To find the perfect accounting software for your business, use the Product Selection Tool by clicking on the banner at the top of this page., Efter att ha svarat på några frågor får du en kort, opartisk lista över leverantörer som uppfyller dina behov.
- vad är bokföringsprogram?,
- bästa leverantörer av bokföringsprogram
- kategorier av bokföringsprogram
- viktiga funktioner i bokföringsprogram
- fördelar med bokföringsprogram
- utmaningar för bokföringsprogram
- typer av företag som använder bokföringsprogram
- marknadstrender för bokföringsprogram
- skapa executive buy-in
- välja den bästa bokföringsprogramvaran
- få rekommendationer för bästa bokföringsprogram
vad är bokföringsprogram?,
bokföringsprogram är en elektronisk version av en revisors generalbok som också håller dina böcker korrekta, organiserade och sökbara. Intäkter, kostnader, tillgångar och skulder registreras digitalt och spåras för att upprätthålla en fullständig bild av ditt företags finansiella hälsa. Denna teknik kan ta olika former och erbjuda en myriad av funktioner baserade på behoven hos ett visst företag eller bransch. Men de flesta redovisningssystem delar liknande funktioner och funktionalitet., Den bästa redovisningsprogramvaran hjälper företag med processer som lön, leverantörsskulder och kundfordringar.,
kategorier av redovisningsprogram
tillbaka till innehållsförteckningen
Core accounting
Core accounting software behåller företagets allmänna bokföring och utför kundfordringar och leverantörsskulder, grundläggande skatteregistreringsfunktioner och bankavstämning. Med dessa funktioner kan företag förbättra sin organisation och gå längre än att bara spåra konton på papper eller i ett kalkylblad.,
kombinationen av dessa funktioner ger fördelar för företaget, inklusive konsoliderad rapportering, enklare skatteregistrering och djupare insikt och kontroll över företagets pengar. Core accounting systems finns i både molnanslutna och premiss versioner, så att du kan välja rätt passform för ditt företag. Cloud-connected core accounting software konsoliderar realtidsdata från fakturering, e-handel, POS och andra online-data som kontoutdrag för att ge bättre synlighet i dina konton.,
Lönelista
löneprogramvara kan kombineras med allmänna redovisningsverktyg eller köras som ett separat bästa av rasprogramvara. Team som letar efter den bästa lönelistan programvara bör leta efter ett system som integrerar med eller inkluderar tid och närvaro programvara, automatiserar lönelistan för avlönade och timlönearbetare, och uppfyller skatte-och reglerande stadgar för företagets platser.,
ERP
Enterprise resource planning (ERP) programvara är en funktionsrik verktyg som kombinerar många kategorier av redovisningsprogram inklusive core redovisning, inventering, e-handel, supply chain management, och även business intelligence solutions. Många företag kan centralisera alla sina finansiella data i ett komplett ERP-system, vilket ger bättre organisation och större funktionalitet.
på grund av dess omfattande funktionalitet kanske ERP-programvaran inte är rätt för alla företag, eftersom den ofta kommer med en högre prislapp än grundläggande bokföringsprogram., För växande företag är några integrerade bästa av rasappar förmodligen ett bättre alternativ än ett komplext ERP-system.
fakturering och fakturering
bedrägligt enkelt i teorin, fakturering och fakturering kan vara komplicerat och frustrerande om du inte har rätt verktyg. Fakturering och fakturering programvara hanterar komplexa redovisning gymnastik som många leverantörsskulder och fordringar avdelningar utför. De bästa fakturerings-och faktureringsverktygen finns på alla nivåer av komplexitet, men de flesta Ger möjlighet att automatisera tidigare manuella uppgifter och minska manuella inmatningsfel., Dessa verktyg kommer som en del av en större ekonomisk förvaltning programvara eller kan hittas i fristående bäst av rasen alternativ. Om du forskar bäst av ras fakturering och fakturering verktyg, leta efter alternativ som integreras med andra redovisning, försäljning och citat till kontanter programvara som ditt företag använder.
projektredovisning
Projektredovisningsprogramvara effektiviserar komplexa, interdepartmentella eller interföretagsprojekt med känsliga resurser och kapitaltilldelningar., Tillhandahålla tid och kostnader verktyg, mänskliga och materiella resurshantering, och fakturering och fakturering funktioner tillsammans Projektledning uppgiftshantering och analys, projekt redovisning verktyg överbrygga klyftan mellan grundläggande uppgiftsorienterade projektledningsverktyg och core redovisning programvara.
viktiga funktioner i redovisningsprogram
tillbaka till innehållsförteckningen
oavsett din bransch eller affärsmodell erbjuder de bästa redovisningslösningarna följande standardfunktioner eller funktionalitet.,
leverantörsskulder/kundfordringar
som den vanligaste funktionen i någon redovisningslösning ingår elektronisk hantering och spårning av A/P och A/R i varje system med varierande automatiseringsnivåer. De leverantörsskulder funktioner spåra betalningar till leverantörer, leverantörer och andra finansiella utlägg för att säkerställa dina betalningar är snabb. Funktionen kundfordringar inkluderar fakturering, fakturering och samlingar som hjälper dig att spåra saknade betalningar.
-
- vilken bokföringsprogram är rätt för ditt företag?,
- ta reda på nu
kapitalförvaltning
elektroniskt spårning och realisering av avskrivningskostnader för ett företags materiella tillgångar är en viktig funktion för de flesta redovisningssystem. Medan mindre viktigt för företag utan dyra kapitaltillgångar som produktionsmaskiner, fordon eller andra former av egendom, anläggningar och utrustning (PP&E), behöver tillverkningsföretag speciellt dessa verktyg.,
bankavstämning
nyckeln till att automatisera många av dina bokföringsfunktioner är att ansluta din programvara direkt till ditt finansinstitut. Detta gör att du kan förena de transaktioner du har spelat in med din banks poster för ditt företags kredit, kontroll eller sparkonton. De flesta system omfattar färdigbyggda rapporter för både månadsskiftet och årsskiftet för att effektivisera avstämningen.,
kontanthantering
även om många företag idag hanterar mindre pengar—eller ingen alls—hanterar ditt företags likvida medel är en nyckelfunktion för all bokföringsprogramvara och en som är nödvändig för att förbereda standardrapporten för Kassaflödesrapporten. Många redovisningssystem förenklar också hantera flera valutor genom att automatiskt konvertera utländska transaktioner till den valuta som ditt företag använder.,
avdelnings redovisning
mest bäst av rasen redovisningsprogram erbjuder stöd för inspelning transaktioner över flera kontor, filialer eller divisioner. Detta gör att du kan behandla varje delmängd som sin egen enhet på papper, men ändå behålla en övergripande syn för skatte-och rapporteringssyfte.
time and expense management
förutom att spåra dina affärskostnader via leverantörsskulder erbjuder de flesta redovisningslösningar ett separat område för att spåra enskilda anställdas kostnader och ersättningar., Detta inkluderar möjligheten att förena kostnader med olika projekt och avdelningsbudgetar.
tid-och kostnadshanteringsfunktioner är avgörande för att minska manuella bokföringsfel genom att gynna moln och digitala system över papperstidpunkter. Klocka programvara genererar digitala tidsstämplar baserat på anställd klocka in / ut data och automatiskt kombinerar timmar och betalar därefter. Denna Automatisering minskar risken för inträdesfel och den totala mängden tidlöne revisorer spenderar på datainmatning.,
rapportering
förutom elektronisk registrering av transaktioner är den mest citerade anledningen till att köpa bokföringsprogram den automatiska rapporteringsfunktionen. Det finns mallar för resultaträkningar, vinst och förlust, självdeklaration och även utestående saldon. Rapportering är ett bra sätt att se till att du vet exakt vad som händer med dina konton och kan göra korrigeringar så snart något går snett.,
budgetering och prognoser
kritisk till det framåttänkande företaget, budgetering och prognosverktyg ger företagen insikt i sina tidigare intäkter och utgiftsvanor för att hjälpa dem att bättre använda sina resurser och planera för framtida ekonomisk framgång. De bästa redovisningsverktygen kan dra nytta av finansiella poster data för att bygga intelligenta insikter som exakt bedömer ett företags intjäningspotential. Dessa verktyg gör det möjligt för C-nivåer och säljteam att bygga bättre intäktsmål. Vissa inkluderar även artificiell intelligens och maskininlärning för att förbättra dessa prognoser.,
fördelarna med redovisningsprogram
tillbaka till innehållsförteckningen
dessa redovisningsprogramvarufördelar kan ha långtgående effekter över hela företagets finansiella system.
tidsbesparingar
den mest omedelbara förändringen som många företag märker när de flyttar från papperslappar eller kalkylblad till bokföringsprogram är en stor minskning av tiden som spenderas in och balanserar ledgers. När du jämför lönesystem, prioritera de som ansluter till bank, kreditkort och investeringskonton direkt och port över finansiella data utan mänsklig inblandning., Det förändrar revisorns jobb från rekordhållare till funds approver och kan tillåta revisorn mer tid att hjälpa till med direkt finansiell strategi.
minskning av manuella datainmatningsfel
Dagens redovisningssystem minskar mängden pappersarbete som krävs för att tillräckligt driva finansdepartementet i något företag., Leta efter dessa funktioner eller anslutningar till dessa appar som ingår direkt i programvaran:
- fakturering
- tid och närvaro
- citat till kontanter
- finansiella institutioner
- regelefterlevnad
- skatteöverensstämmelse och inlämning
större kontosynlighet för alla interna intressenter
bästa redovisningsverktyg ger synlighet i ett företags finansiella arbete för revisorer, chefer och ledningsgrupper. – herr talman!, Varje lag kan använda data på olika sätt, antingen inom bokföringsprogramvaran eller exporteras till Business intelligence-programvara, så det är viktigt att de har all information de behöver.
utmaningar för bokföringsprogramvaran
tillbaka till innehållsförteckningen
det här är utmaningar som du kan stöta på om du väljer bokföringsprogram som inte passar ditt företag. Tänk på dessa när du jämför redovisningsprogram.,
Multi-currency och multi-country support med skatte-och regelefterlevnad
vissa redovisningssystem är endast byggda för att hantera ekonomi inom ett visst land eller i några få valutor. Företag som ofta gör affärer i två eller flera länder eller i en separat valuta bör leta efter ett redovisningsverktyg som uppfyller dessa krav.,
När du jämför redovisningsprogramvara, kontrollera att programvaran stöder regler för flera valutor och flera länder samt dina lokala skatteregler och finansiella regler, så att du kan använda dessa värdefulla skattefunktioner utan mycket manuell ingripande. Om de inte gör det måste du mata in utbytesinformation för hand vilket kan leda till fel.
datasäkerhet
dina bokföringsuppgifter är värdefulla data och måste skyddas. Medan pappersledare inte är hackbara, är de inte heller säkra från alla inom din organisation., Redovisning programvara ger större datasäkerhet för ditt företag.
cloud computing ger mer säkerhet för bokföringsprogram än pappersledare eftersom de kan vara lösenordsskyddade och lag kan tilldela granulära användarroller för att säkerställa att rätt personer har rätt tillgång till rätt finansiella data. Den bästa moln redovisning programvara ger också den fysiska säkerheten för offsite databaser, automatiska säkerhetskopior och datakryptering för att skydda företagets finansiella data.,
rapportering och analys
utan rätt data kan det vara svårt att veta exakt var dina konton står och ännu hårdare att göra budgeteringsbeslut och förutsägelser. När du letar efter redovisningsprogram måste du leta efter verktyg som erbjuder djupgående rapportering och analysfunktioner.,
förutom att tillhandahålla exportfunktioner till Business intelligence-programvara som ger intressenter en fullspektrum bild av hur företagets finansiella data påverkar den övergripande affärsmiljön, ger många redovisningsprogramvaruverktyg också instrumentpanelrapportering och finansiell analys direkt i verktyget. Dessa funktioner hjälper revisorer och bokhållare spåra spendera vs inkomst, utestående fakturor och andra nyckeltal som är avgörande för företagets ekonomiska hälsa.,
typer av företag som använder bokföringsprogram
tillbaka till innehållsförteckningen
bokföringsprogram finns i nästan lika många former och storlekar som det finns företagstyper. Dessa är de viktigaste typerna av företag som använder redovisningsverktyg för att hantera sina finansiella konton.
- kommersiell redovisning: den vanligaste typen, kommersiella redovisningsprogram används av både individer och vinstdrivande företag för att hantera transaktioner, eget kapital etc., Kommersiell redovisning programvara är ofta bäst av rasen programvara avsedd för SMB, medelstora företag, och stora företag som inte behandlar komplicerade reglerings-eller skattekrav.
- ideell redovisning: ideell programvara är skräddarsydd för de specifika behoven hos ideella organisationer. Ibland kallas ”fund accounting software”, det hjälper till att hantera bidrag, skattefria transaktioner och de stränga rapporteringskraven som de flesta ideella organisationer står inför.,
- företagsredovisning: majoriteten av företagsredovisningslösningar är utformade för företag som bedriver internationell verksamhet, vilket innebär att de måste hantera regulatoriska och skatterelaterade krav. Ofta används enterprise accounting software som en ERP. Teoretiskt kan en redovisningslösning på företagsnivå krävas för en ideell organisation.
dessa tre typer av redovisningsprogram används i följande större företagstyper., När du jämför redovisningsverktyg för ditt företag, leta efter ett redovisningssystem som passar dina särskilda behov, komplexiteten i finansiella poster och funktionskrav.
bokföringsbyråer
bokföringsbyråer tillhandahåller outsourcade finansiella tjänster till företag av alla storlekar som inte har en intern bokföringsavdelning. Företag kan antingen kräva att företag använder sin föredragna bokföringsprogram eller begära tillgång till företagets allmänna bokföring., Vissa redovisningsprogram är utformad för byråanvändning, medan annan programvara kommer att kräva en ny licens för varje företag, vilket gör det dyrare för byråer som hanterar mer än ett företag.
småföretag och ideella organisationer
små företag kommer att hitta ökad finansiell synlighet och enklare avstämning av poster när de byter från kalkylblad till en allmän bokföringsprogram eller kärnprogramvara., Små företag brukar inte börja med en revisor som arbetar internt, men företagare som hanterar företagets konton utan hjälp kommer att finna att centrala bokföringsverktyg med tillgängliga funktion tillägg som lön och fakturering kan lindra deras smärta. Dessa system placera branschstandard finansiella redovisnings funktioner bakom användarvänliga gränssnitt, underlätta övergången när laget beslutar att ingå avtal med en extern revisor eller ta en dedikerad finansiell professionell internt.,
växande och medelstora företag och ideella organisationer
ett växande företag har potential och förhoppningar om framtida expansion, vilket kan vara förvirrande när man köper bokföringsprogram. Dessa lag behöver ökad funktionalitet och möjligheten att uppgradera snabbt men utan den ekonomiska bördan att köpa en fullfjädrad företagslösning som kräver betalning för funktioner som de ännu inte använder.
vissa medelstora och växande företag kan tycka att ett affärssystem som är utformat för medelstora företag kommer att passa deras behov samtidigt som det ger möjlighet till expansion i framtiden., Andra lag kan besluta att sätta ihop en finansiell mjukvarustack byggd av best of breed-programvara som delar data via API. En noggrann jämförelse av tillgängliga funktioner, tillägg och prissättning kan bidra till att klargöra dessa val, liksom rekommendationer för bästa redovisningsprogram för dina behov.
företag och multinationella företag
de specifika kraven för företag och multinationella organisationer inkluderar multi-valuta och multinationella regulatoriska krav, leveranskedjan, tillverkning och Business intelligence behov., Stora eller komplexa företag bör leta efter en fullfjädrad redovisning verktyg eller ERP som uppfyller så många krav som möjligt. Vissa företag kan även välja att arbeta med en leverantör för att anpassa sin ERP-lösning för att säkerställa att den har den funktionalitet de behöver.
enterprise-ready accounting software kommer att automatisera och sammanföra många av företagets finansiella uppgifter: faktura, supply chain, franchise, manufacturing management, och mycket mer., Dessa system kommer också att innehålla värdefulla redovisningsanalysverktyg som hjälper till med budgetering och prognoser och förbättrar företagets övergripande finansiella status.
marknadstrender för bokföringsprogram
tillbaka till innehållsförteckningen
marknaden för bokföringsprogram är trångt och varierande och växer mer varje dag., Medan marknaden länge har dominerats av serverbaserade lösningar på premiss från Peachtree, SAP, QuickBooks och andra stora mjukvaruutvecklingsföretag, kommer nyare företag med branschspecifika funktioner och funktioner att föra nya produkter till marknaden på en till synes månatlig basis.
dessa nya, smidiga redovisningssystem använder användarvänliga gränssnitt som efterliknar vanliga konsumentappar och programvara, ger enkel tillgång till automatisering och AI-drivna funktioner och uppmuntrar småföretag att anta med låga månadsabonnemang., Detta har i hög grad påverkat den övergripande redovisningsprogramvaran och konsultmarknaden: funktionsrika äldre system tenderar att se bulkare och svårare att genomföra, småföretag ifrågasätter priset på äldre system och revisorer som använder de senaste redovisningsverktygen kan svänga från standard dag till dag redovisningsuppgifter till den mer värdefulla finansiella strategikonsulten.,
tekniska förändringar som bidrar till utvecklingen av marknaden för redovisningsprogramvara
moderna redovisningsverktyg använder den stora mängden finansiella data de samlar in för att bygga upp datavisualiseringar som klargör företagets finansiella tillstånd utan att tillgripa kalkylblad. Många av dessa verktyg inkluderar också dataanalys som ger insikter i framtida strategier för att förbättra intäkterna, minska skulden och stanna på budgeten.,
- Händelsedrivrutiner: en ny användning av dataanalys och verktyg för artificiell intelligens, händelsedrivrutiner känner igen redovisningsmöjligheter inom företagets data och föreslår förbättringar av redovisningsrepresentanten. Händelsedrivrutiner kan förbättra prognoser, skattebesparingar eller intäktstillväxt.
- collaborative accounting: collaborative accounting har funnits ett tag och kan hjälpa många företag att hitta kreativa ekonomiska möjligheter inom sina data., Detta har blivit ännu enklare med konsumtion av snabbmeddelanden, fjärråtkomst konto och videokonferenser programvara som gör det möjligt för två eller flera parter att samarbeta medan du tittar på samma liggare i molnet.
- mobil redovisning och fjärråtkomst: allt digitalt flyttar också till mobil, inklusive bokföringsprogram. Mobile accounting software tillåter fjärr, spridda, fält och småföretagsteam att få tillgång till sina finansiella data från smartphones, surfplattor eller stationära formulär., Och dessa lag behöver inte oroa sig för säkerhet, eftersom molntekniken som kör dessa verktyg borde ge slut på datakryptering i transit och i vila.
- datasäkerhet: utbyggnaden av EU: s DATASEKRETESSREGLER för dataintegritet 2018 förde data och ekonomisk säkerhet i spetsen för många företags sinnen. Den bästa redovisningsprogramvaran för 2018 och därefter kommer att innehålla kryptering, databassäkerhet, anpassningsbara användarroller och andra säkerhetsfunktioner för att skydda företagets finansiella data och deras kunders.,
skapa executive buy-in
tillbaka till innehållsförteckningen
om du leder initiativet om mjukvaruupphandling måste du bygga ett övertygande fall till företagets intressenter om alla fördelar den nya lösningen kommer att erbjuda. Nedan är några talande punkter anpassade till specifika chefer för att hjälpa dig att komma igång.
CFO
din CFO är den enskilt viktigaste personen du behöver för att övertyga., De kommer sannolikt att vara starkt involverade i det nya systemet, så du måste se till att det erbjuder en betydande uppgradering i funktionalitet och lägre prispunkt än din nuvarande programvara. Om du betalar en extern revisor för att hantera dina böcker, beräkna de kostnadsbesparingar som flyttar din redovisning internt med en ny lösning kommer att ha.
VD
din VD, som CFO, kommer att vara oroad över Dollar och cent av denna upphandlingsinsats. Hur många arbetstimmar kommer det nya systemet att spara?, Hur kommer månaden, kvartalet eller årets slut att se ut, och hur lång tid tar det att få dessa rapporter? Se till att VD och CFO är överens eftersom det utan dem blir svårt att göra ditt ärende till den slutliga intressenten.
CTO
din CTO bryr sig sannolikt inte om funktionerna i den bokföringslösning du väljer, bara den enkelt kan integreras med resten av din teknikstapel. Leta efter lösningar som erbjuder ett öppet API och en robust online kunskapsbas., Du bör också försöka hitta programvara som delar en liknande teknisk ram som dina andra missionskritiska system som din CRM.
välja den bästa bokföringsprogramvaran
tillbaka till innehållsförteckningen
rättegång
för att verkligen förstå vilken bokföringsprogram som är bäst för ditt företag innan du köper, leta efter programvaruleverantörer som är villiga att låta dig kika bakom gardinen med en gratis testperiod., Med ett program så komplicerat som bokföringsprogram, du vill leta efter en rättegång som ger dig tillräckligt med tid att port i vissa provdata, få en känsla för viktiga funktioner, och testa användarvänlighet. En gratis testperiod kan vara skillnaden mellan att välja en redovisning programvara som uppfyller dina behov och spendera all din tid formulera lösningar för problemområden.
fallstudier och hänvisningar
bokföringsprogram säljare och marknadsföring webbplatser kan berätta allt om fördelarna deras programvara ger, men var är beviset?, De bästa redovisningsprogramvaruleverantörerna kommer att kunna visa sitt värde via fallstudier och hänvisningar till nuvarande strömanvändare. Om du inte får tillgång till feedback från verkliga användare och ROI-beräkningar, var inte rädd för att be om det.
RFP
ditt programvalsteam bör formulera en begäran om förslag (RFP) tidigt i urvalsprocessen och ha det redo att skicka till bokföringsprogramvaruleverantörer som du är intresserad av., En bra programvara RFP bör innehålla:
- specifika affärsmål ditt team skulle vilja nå med denna programvara
- en lista över måste-ha och trevligt-att-ha funktioner du letar efter
- en lista över specialiserade industrin eller regulatoriska krav som denna programvara kommer att behöva passa.
få rekommendationer för bästa redovisningsprogram
det är där vi kommer in. På TechnologyAdvice, vi är specialiserade på att ansluta företag med den teknik de behöver för att växa., Få rekommendationer, Läs recensioner och bläddra i produkter för de bästa redovisningsverktygen för ditt företag, okej här på TechnologyAdvice.com.
om du är redo att rampa upp din forskning, använd Produktvalsverktyget högst upp på sidan för att få en lista över anpassade rekommendationer baserat på din bransch, använd kundcase och/eller önskade funktioner.
-
- vilken bokföringsprogram är rätt för ditt företag?
- ta reda på nu
Lämna ett svar