Policy and Procedure Manual: Vad, Varför och Hur?

den ultimata drömmen för varje företagsägare är att ha effektiva anställda, effektiv kommunikation och tillväxt! Ändå är det inte så lätt att behålla alla 3 tillsammans!,

ju mer ditt företag växer desto svårare blir det att effektivt kommunicera, och så småningom svårare blir det att se till att dina anställda utför sina uppgifter effektivt i linje med målen för ditt företag!

för att upprätthålla en framgångsrik cykel behöver ditt företag Regler och riktlinjer för att hantera anställda för ett smidigt arbetsflöde. De behöver i sin tur konstant försäkran om att företaget har sina bästa intressen i hjärtat!

men att åstadkomma allt detta kan vara överväldigande utan någon form av hjälp., Det är här behovet av att skapa en policy & procedures manual kommer in.

varje företag behöver en policy& procedures manual för att styra sin verksamhet, strategi och arbetsflöde. Där policyer sätter förväntan för anställdas beteenden, beskriver förfarandena stegen för det. Detta säkerställer konsekvens i praktiken och hjälper till att upprätthålla kvalitetsproduktionen.,

en policy-och procedurmanual är det perfekta sättet att hålla dina virtuella anställda på samma sida som dessa handböcker fungerar som referenser om någon är förvirrad om att ta ett steg eller beslutsfattande och gör det möjligt för alla att bete sig på ett lagligt, medvetet och etiskt sätt.

redo att skriva din egen?

Tja, Håll dina hästar eftersom vi kommer att ta dig med på en steg-för-steg-resa och täcka allt du behöver veta om att skriva en policy & procedures manual!

så låt oss komma igång, ska vi?,

Vad är en Policy& Procedurmanual?

policyer och förfaranden är utformade för att reglera alla större beslut, åtgärder och principer för en organisation. Dessa dokument ger auktoritet och nödvändig vägledning till ett företag eller en avdelning om ämnen som – hyra praxis, bankkonton, klädkod, etc.

för att vara mer beskrivande är procedurer specifika metoder som används för att kommunicera policyer i aktion för en organisations dagliga verksamhet., Tillsammans ser policyer& procedurer till att ett beslut som innehas av organisationens ledning översätts till steg som resulterar i effektivt arbete och kommunikation.

dessa skriftliga riktlinjer och förfaranden är i allmänhet integrerade i en handbok som görs tillgänglig för de anställda. I handboken policyer och rutiner finns organisationens bästa praxis, standarder för hur arbetet ska utföras och grundläggande beskrivningar av affärsprocesser.,

en effektiv Policy och procedurhandbok är ett viktigt hanteringsverktyg som gör att du kan fokusera på tillväxt, förenkla utbildningen och underlätta möjligheten att skala i ditt företag!

Läs Mer: Standard Operating Procedures (SOP): Vad, typer och hur man skriver?

vad går in i en policy& procedurmanual?,

Här är några saker som bör ingå i policies and procedures manual:

• anställningsförfaranden
• arbeta från hempolicy
• organisationskultur
• ersättningar till anställda
• kommunikationspolicyer
• betalningsförfaranden
• riktlinjer för arbetsplatsen
• uppförandekod för anställda
• förfaranden för teknikanvändning

vikten av att följa reglerna för har en policy& procedurmanual!,

varje företag står inför svårigheter inom arbetsflödet i sin konjunkturcykel och kräver dokumentation av sin strukturerade metodik, en ram för företagsfilosofi, dess uppdrag och vision som säkerställer synlighet – överenskommen? Det är syftet med en policy-och procedurhandbok.

policyn& procedurmanualer hjälper till med:

att ställa in förväntningar

en policy-och procedurmanual hjälper en företagsägare att samla företagets uppdrag, värde och framtidsutsikter på ett ställe.,

det ställer också normer för uppförande, beteende och prestanda för anställda. Därför definierar policyerna& procedure manual tydligt förväntningar för anställda genom att tillhandahålla en referenskälla för dem att kontrollera när de utför sina uppgifter.

öka medarbetarnas produktivitet

en välutvecklad Policy och procedurhandbok fungerar som en auktoritativ källa för svar på vanliga frågor relaterade till ditt företag eller företag., Korrekt dokumenterade handböcker påskyndar beslutsprocessen för anställda och hjälper dem att följa regler om affärsriktlinjer. Så småningom, vilket resulterar i högre produktivitet.

Läs mer: Hur man skapar en handbok för anställda?

förbättra kommunikationen

en väl detaljerad politik& procedures manual är ett värdefullt kommunikationsverktyg för att effektivt behandla all affärsverksamhet inom organisationen och för att minska överföringsluckor., Många organisationer idag förenklar hur deras politik och förfaranden kommuniceras genom att sätta dem på nätet med hjälp av kunskapshanteringsprogram som Bit.ai.

minska anställdas utbildningstid

ett annat syfte med en police and procedures manual är att tillhandahålla en utbildningsguide för nya anställda och omskola nuvarande. Dessa dokument minskar den tid och ansträngning som läggs på att utbilda dessa anställda, vilket gör ombordstigningsprocessen enklare.,

till exempel kan en företagsarbetsbeskrivning vara en del av en rekryteringspolicy, där förfaranden ger information om ”hur” för att uppnå de förväntningar som definieras i arbetstagarens arbetsbeskrivning efter anställning.

se till att lagen följs

policyer& handböcker som uppdateras och granskas konsekvent hjälper ett företag att uppfylla sina skyldigheter enligt lagen., Till exempel kommer en tydlig arbetsmiljöpolicy att hjälpa en arbetsgivare att uppfylla de skyldigheter som åläggs verksamheten enligt lag och tillhandahålla en säker arbetsplats.

följ dessa steg för att skapa en Policy och en Procedurmanual:

du gör bra hittills på väg att lära dig hur du skriver en policy& procedures manual. Men ditt arbete är inte gjort ännu; du behöver veta de viktigaste delarna som utgör din manual., Dessa element är det strukturella organet i din policy& procedures manual, och om de inte sätts på rätt sätt är handboken ofullständig.

Steg 1: Lägg till Titel

detta är rubriken på dokumentet. Gör det kort och se till att användare på alla läsnivå kan förstå.

steg 2: Skriv beskrivningen

en introduktion som orienterar användarna till politikens omfattning.

steg 3: förklara syftet med policyn

syftet förklarar varför policyn finns., Detta inkluderar frågor som rättsliga, regleringsmässiga behov och konflikter som politiken syftar till att undvika.

steg 4: Lägg till uttalanden om villkor

detta är den viktigaste och längsta delen. Uttalandena anger huvudmålgruppen för de politiska villkoren, begränsningarna för att tillämpa politiken, förväntningarna och uteslutningarna.

Steg 5: ange omfattningen av Policymanual och procedurmanual

detta gäller vilka roller eller avdelningar policyn avser och identifierar alla som är undantagna från policyn.,

steg 6: Ange ansvar

visar vilken roll, avdelning eller grupp som måste upprätthålla policyn. Alternativt, för vissa policyer som regleras av förordningar, listar dessa avsnitt roller som är ansvariga för genomförandet av politiken.

Steg 7: inkludera procedurdetaljer

det här är en förklaring av hur du slutför de nödvändiga uppgifterna och poliserna genom att ge läsaren procedursteg och information om ”how-to”.

steg 8: ange eventuella referenser

presenterar relaterade policyer, regleringsdokument, förfaranden, formulär och riktlinjer för referens., Hänvisa till andra policyer eller dokument som stöder tolkningen av denna policy.

steg 9: inkludera hjälpsida

en tabell som pekar användare på utbildningsprogram, pappersarbete, annan företagsdokumentation, telefonnummer och källor för att utföra procedurer.

Tips för att komma ihåg innan du skriver dina policyer& Procedurmanual!

för att skapa en policy& procedurmanual som verkligen ger en översikt över organisationskulturen är det viktigt att överväga dessa tips innan du startar dokumentation.,

skapa en lista över prioriteringar

det är omöjligt att skriva varenda policy och procedur på en dag. Så, se till att du skapar en lista över prioriterade uppgifter, policyer och förfaranden.

börja med de viktigaste! Tänk på att vissa politikområden också kommer att förlita sig på federal lag som anti-rasism politik, etc. Det borde vara lättare för dig att hitta förskrivna policyer baserade på nuvarande federala och statliga lagar. Därför börja med dem.,

Bestäm vilken uppgift eller policy som behöver detaljerade procedurer

inte varje uppgift eller policy i ett företag behöver detaljerade instruktioner för att utföra. Så, medan du schemalägger vilka procedurer som ska skisseras i detalj, överväga följande frågor:

• är proceduren komplex eller lång?
• skulle konsekvenserna av att göra det vara positiva eller negativa?
• har de senaste ändringarna genomförts?
• kräver proceduren något omfattande pappersarbete?
• är dina anställda ofta förvirrade av det?,

organisera information i en logisk ordning

börja med de större problemen, minska ner i de mindre. Till exempel, istället för att börja med klädkodspolicyn, starta manualen med kategorin anställningsprocesser eller behörighet.

överväg att öppna dina policyer& procedures manual med en introduktion till företagets mål., Börja med att skriva ett tydligt och sammanhängande stycke som snabbt överblickar manualen om vad din personal förväntar sig av organisationen och vad organisationen förväntar sig av dem. Använd blueprint-stilen för att skapa underkategorier i manualen och använd en innehållsförteckning för att möjliggöra snabba referenskontroller.

Läs mer: det bästa sättet att organisera allt ditt arbete och bli av med kaos!

policyer och procedurer är inte statiska

Tänk alltid på att du kan ändra policyer och procedurer om något går fel eller lägga till nya när du vill., Du kan göra ändringar i handboken om du lägger till eller tar bort en tjänst eller position. Din policy och rutiner manual är ett viktigt dokument och bör ständigt revideras för relevans.

använd ett verktyg för god kunskapshantering som Bit.ai för enkel dokumentation:

investera i en robust lösning som Bit för att skriva policyer & procedures manual är ett bra sätt att spara tid, minimera ansträngningar och ge anställda möjlighet att samarbeta!,

Bit är en ny ålder dokumentation och kunskapshanteringsverktyg som ger en gemensam arbetsplats för chefer och företagare att samarbeta, dokumentera, spåra och dela sina kunskaper, lista politik, organisera information, ange förfaranden, och genomföra tillsammans.

Till skillnad från dina vanliga anteckningar, MS Word och Google Docs är Bitdokument interaktiva. Detta innebär Om du skapar policyer & procedures manual, utbildningshandböcker, tekniska specifikationer sheet, best practices, customer service manual, etc., du kan enkelt lägga till träningsvideor, presentationer, kalkylblad etc. direkt i en Bit dokument inom några sekunder.

När du är klar dokumentera, kan du helt enkelt exportera dem som PDF-filer, Markdown, Word-fil, och mycket mer. Bits eleganta, minimala och distraktionsfria editor gör det till det perfekta verktyget för organisatorisk dokumentation.

vissa funktioner i en kunskapsbaslösning som Bit.,ai för teknisk dokumentation är:

• content management capabilities
• realtids team collaboration
• 100+ rich media integrations
• Document tracking
• Smart search
• Wiki/interlinking documents

över till dig!

där har du det, gott folk! En effektiv Policy och rutiner manual återspeglar ditt företags sätt att kommunicera, få tjänsten utförs, och ökar medarbetarnas produktivitet! Det gör det möjligt för människor att arbeta tillsammans för att lösa dagliga affärsproblem utan att kräva onödigt tillsynsengagemang.,

handboken ska vara lätt tillgänglig antingen i ett visst område i varje funktionell plats eller online med hjälp av ett kunskaps-och dokumenthanteringssystem som Bit!

Så, vad väntar du på? Följ den här guiden, Skapa en korrekt struktur och skriv en tydlig policy & procedures manual som gör din personal till utbildade anställda!

läser vidare:

• hur man skriver en Operationshandbok?

• Teknisk Manual: Vad, typer & hur man skapar en?,

• arbeta hemifrån Policy: Vad är det och hur man skriver en?

• hur man enkelt skapar en handbok för kundservice?

• hur man skapar en otrolig träningsmanual (mall ingår)?

• hur man skriver en stellar bruksanvisning?