Purchase Order Process – allt du behöver veta

i dagens globala arbetskraft, kan en långsam inköpsorder process lamslå ditt företag. Manuell inköpsorderbehandling och arkaiska system hindrar inköpsorderprocessen och gör mer skada än bra.

att förlita sig på en manuell inköpsorderprocess med e-post och kalkylblad är som att använda ett bankkonto utan ATM-åtkomst., När du tänker på hur lätt bankomater fungerar i bankvärlden är det svårt att föreställa sig att stå i kö under lång tid bara för att ha en teller gör ett fel vid hantering av en enkel transaktion.

på samma sätt är gamla skolprocesser på sin plats i den moderna teknologivärlden. Digitalisering gör clunky processer fungerar som en charm. Det är perfekt för tråkiga och arbetsintensiva administrativa processer som inköpsorder, fakturagodkännande och mer.,

i den tekniska eran är det klokt att dra nytta av en molnbaserad lösning för inköpsorder. Innan vi gräver djupare in i ett upphandlingssystem för framgångsrik po-hantering, låt oss ta en titt på det nuvarande läget för inköpsorderhantering och ta reda på dess stora brister.

vad är inköpsorderprocessen?

inköpsorderprocessen är resan för en inköpsorder (PO) från skapande genom inköpsordergodkännande, leverans, leverans, fakturering och stängning. Det innehåller också budgetkontroller, kontraktshantering, kvalitetskontroller och mer.,

När en inköpsorder har godkänts av leverantören blir det ett rättsligt bindande dokument. En inköpsorder beskriver de nödvändiga objekten, det överenskomna priset, leveransförväntningarna och betalningsvillkoren.

inköpsorder ger konkreta instruktioner till leverantören samtidigt som de erbjuder köpare en solid pappersspår som kan användas som referenspunkt när klarhet krävs i din upphandlingsprocess.

vilka är stegen i en köporderprocess?,

inköpsorderprocessen består av flera kontrollpunkter för överensstämmelse och godkännande/inmatningsuppgifter för att säkerställa snabb PO-behandling. Här är de vanligaste inköpsorderprocessstegen:

1. po Creation
2. inköpsorder godkännande
3. PO Dispatch
4. bindande kontrakt
5. Varor Leverans
6. trevägs matchning
7. Po stängning

1. Po creation:

inköpsorder skapas från godkända inköpsrekvisitioner eller beredda från början vid piggyback eller återkommande inköp.,

intressenter: Upphandlingsgrupp och administrativ personal

2. Godkännandeflöde:

När inköpsorder har skapats skickas de till signeringsbehörighet för att tillgodose sista minuten-kravändringar.

intressenter: Requisitioner, sign-off authority, finance team och procurement officers

3. PO dispatch:

Efter godkännande vidarebefordras inköpsorder till den valda leverantören beroende på leverantörens föredragna kommunikationssätt.

tillgängliga lägen: papper, fax, E-post och molnlagring

4., Bindande avtal:

ett rättsligt bindande avtal åberopas när säljaren accepterar PO och det kan sedan användas för att lösa eventuella juridiska tvister mellan leverantören och köparen.

måste innehålla: Köparinformation, PO-nummer, leveransdatum, leverantörsinformation, prissättning, orderinformation, betalningsvillkor och betalningsinformation

5. Leverans av varor:

leverantören levererar varor, och köparen gör en kvalitetskontroll och meddelar avsändaren vid fel.

mottagare: administrativ personal, lagerchef eller upphandlingsansvarig

6., Trevägsmatchning:

köparens upphandlingsteam utför sedan trevägsmatchning (med PO, GRN och faktura).

7. PO stängning:

efter po matchning, om det inte finns några avvikelser hittades, vidarebefordras den godkända fakturan till finansteamet för betalning bearbetning varefter inköpsorder är stängda.

PRO Tips: Hur automatiserar du din inköpsorderprocess 75% snabbare med Kissflow?

Köporderprocessflöde

köporderprocessflödet är livscykeln för en köporder från orderskapande till stängning., Ett fördefinierat inköpsorderprocessflöde gör det möjligt för inköpsteamet att bearbeta en PO utan att missa några steg och följa upp det enkelt för att undvika förseningar.,cess flow visar åtgärdsstegen i PO-bearbetning enligt följande:

1. skapa en inköpsorder
2. skicka ut flera förfrågningar om offert(RFQ)
3. analysera och välj leverantör
4. förhandla kontrakt och skicka PO
5. ta emot varor/tjänster
6. ta emot och kontrollera faktura (3-vägs matchning)
7. Auktorisera faktura och betalleverantör
8. spela in
9. Inköpsorderstängning

smärtpunkterna i manuella INKÖPSORDERPROCESSER

manuella inköpsorder är kostsamma, ineffektiva och tidskrävande att underhålla., Det finns för många dokument som krävs för att bearbeta en enda inköpsorder.

att förvärva, lagra och skicka dem genom godkännandeslingan samtidigt som de inte går vilse eller skadas längs vägen är extremt tråkigt.

enligt en nyligen genomförd APQC-studie kan Manuell PO-bearbetning kosta organisationer så mycket som $506.52 per inköpsorder.,

en manuell inköpsorderprocess:

• saknar synlighet
• spikar organisatoriska kostnader
• drar PO bearbetningscykel
• beror på mänsklig intervention
• har processflaskhalsar och efterlevnadsproblem
• innebär en oändlig slinga av e-postmeddelanden och människor
• är besvärlig, felaktig och felbenägen

fördelarna med ett digitalt PO-system

här är sex anledningar till varför varje organisation behöver en upphandlingslösning med ett inköpsorderhanteringssystem.,ingen förlorad eller försenad POs

Rekommenderad läsning:

• 5 inköpsorder bästa praxis varje företag måste anta
• 5 effektiva sätt att påskynda din Inköpsordercykel

sammanfattning

Säg adjö till oläslig handstil, saknade POS och oändliga timmar av datainmatning., En molnbaserad upphandling programvara förvandlar buntar av pappersarbete till lätt spårbara digitala former som lagras säkert på molnet.

medan du implementerar en upphandlingslösning kan det låta bedrägligt enkelt som en bandhjälplösning till alla dina PO-relaterade problem, är processen i sig mycket komplicerad. Det är därför det är viktigt att ha vissa inköpsorder bästa praxis som kommer att se till att din upphandling verktyg fungerar som det måste.

rätt upphandling bästa praxis kan fixa din trasiga PO process, förbättra effektiviteten, och leverera mer ROI., Medan teorin om vad inköpsorder är kan låta komplicerat, ta en titt på några mest vanliga bästa praxis kan rensa upp en gång för alla.