Haben Sie jemals ein problem hatte, die sich weigerten, wegzugehen? Egal was du getan hast, früher oder später würde es zurückkehren, vielleicht in einer anderen Form.
Hartnäckige oder wiederkehrende Probleme sind oft Symptome tieferer Probleme. „Quick Fixes“ mag bequem erscheinen, aber sie lösen oft nur die Oberflächenprobleme und verschwenden Ressourcen, die sonst zur Bewältigung der tatsächlichen Ursache verwendet werden könnten.
In diesem Artikel und im Video unten betrachten wir die 5 Whys-Technik (manchmal auch als 5Y bezeichnet)., Dies ist ein einfaches, aber leistungsstarkes Werkzeug, mit dem Sie die äußeren Symptome eines Problems schnell durchschneiden können, um die zugrunde liegenden Ursachen aufzudecken, damit Sie ein für allemal damit umgehen können.
Klicken Sie hier, um ein Transkript dieses Videos anzuzeigen.
Herkunft des 5-Warums-Technik
Sakichi Toyoda, dem japanischen industriellen, Erfinder und Gründer von Toyota Industries, entwickelt die 5-Warums-Technik in den 1930er Jahren. Es wurde populär in den 1970er Jahren, und Toyota immer noch verwendet, es zu lösen Probleme heute.
Toyota hat eine“ go and see “ – Philosophie., Dies bedeutet , dass die Entscheidungsfindung auf einem eingehenden Verständnis dessen basiert, was tatsächlich in der Werkstatt passiert, und nicht auf dem, was jemand in einem Sitzungssaal für möglich hält.
Die 5-Warum-Technik ist dieser Tradition treu und am effektivsten, wenn die Antworten von Menschen kommen, die praktische Erfahrung mit dem betreffenden Prozess oder Problem haben.
Die Methode ist bemerkenswert einfach: Wenn ein Problem auftritt, drillst du zu seiner Ursache, indem du fragst “ Warum?“fünfmal., Wenn dann eine Gegenmaßnahme angezeigt wird, befolgen Sie diese, um zu verhindern, dass das Problem erneut auftritt.
Hinweis:
Die 5 Whys verwendet“ Gegenmaßnahmen „anstelle von „Lösungen“.“Eine Gegenmaßnahme ist eine Aktion oder eine Reihe von Aktionen, die verhindern sollen, dass das Problem erneut auftritt, während eine Lösung nur versuchen kann, mit dem Symptom umzugehen. Daher sind Gegenmaßnahmen robuster und verhindern eher, dass sich das Problem wiederholt.,
Wenn Sie eine 5-Warum-Analyse verwenden
Sie können 5-Warum zur Fehlerbehebung, Qualitätsverbesserung und Problemlösung verwenden, aber es ist am effektivsten, wenn es zur Lösung einfacher oder mäßig schwieriger Probleme verwendet wird.
Es ist möglicherweise nicht geeignet, wenn Sie ein komplexes oder kritisches Problem angehen müssen. Dies liegt daran, 5 Warum können Sie führen eine einzelne Spur zu verfolgen, oder eine begrenzte Anzahl von Spuren, natürlich, wenn in der Tat, es könnte mehrere Ursachen. In solchen Fällen kann eine umfassendere Methode wie Ursache-Wirkungs-Analyse oder Fehlermodus-Wirkungs-Analyse effektiver sein.,
Diese einfache Technik kann Sie jedoch oft schnell zur Ursache eines Problems führen. Wenn also ein System oder Prozess nicht richtig funktioniert, probieren Sie es aus, bevor Sie einen tieferen Ansatz verfolgen-und sicherlich, bevor Sie versuchen, eine Lösung zu entwickeln.
Die Einfachheit des Tools gibt ihm auch große Flexibilität, und 5 Whys lässt sich gut mit anderen Methoden und Techniken wie der Ursachenanalyse kombinieren . Es wird oft mit Lean Manufacturing in Verbindung gebracht, wo es verwendet wird, um verschwenderische Praktiken zu identifizieren und zu beseitigen., Es wird auch in der Analysephase der Six Sigma Qualitätsverbesserungsmethode verwendet.
Verwendung der 5 Whys
Das Modell folgt einem sehr einfachen siebenstufigen Prozess:
Stellen Sie ein Team zusammen
Sammeln Sie Personen, die mit den Besonderheiten des Problems vertraut sind, und mit dem Prozess, den Sie beheben möchten. Schließen Sie jemanden ein , der als Moderator fungiert und das Team auf die Identifizierung effektiver Gegenmaßnahmen konzentrieren kann.
Definieren Sie das Problem
Wenn Sie können, beobachten Sie das Problem in Aktion., Besprechen Sie es mit Ihrem Team und schreiben Sie eine kurze, klare Problemerklärung, der Sie alle zustimmen. Zum Beispiel „Team A erfüllt seine Reaktionszeitziele nicht“ oder “ Software Release B hat zu vielen Rollback-Fehlern geführt.“
Schreiben Sie dann Ihre Aussage auf ein Whiteboard oder eine Haftnotiz und lassen Sie genügend Platz, um Ihre Antworten auf die wiederholte Frage hinzuzufügen: „Warum?“
Fragen Sie den Ersten: „Warum?“
Fragen Sie Ihr team, warum das problem Auftritt. (Zum Beispiel: „Warum erfüllt Team A seine Reaktionszeitziele nicht?“)
Fragen: „Warum?“klingt einfach,aber es zu beantworten erfordert ernsthafte Gedanken., Suche nach Antworten, die in der Tat geerdet sind: Sie müssen Berichte über Dinge sein, die tatsächlich passiert sind, nicht Vermutungen darüber, was passiert sein könnte.
Dies verhindert, dass 5 Whys nur ein Prozess des deduktiven Denkens werden, der eine große Anzahl möglicher Ursachen hervorrufen und manchmal mehr Verwirrung stiften kann, wenn Sie hypothetische Probleme verfolgen.
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Ihre Teammitglieder können einen offensichtlichen oder mehrere plausible Gründe haben., Notieren Sie ihre Antworten als prägnante Phrasen und nicht als einzelne Wörter oder lange Aussagen, und schreiben Sie sie unter (oder neben) Ihr Problem Aussage. Zum Beispiel, sagen „Lautstärke der Anrufe ist zu hoch „ist besser als eine vage“ überlastet.“
Frage “ Warum?“Vier weitere Male
Fragen Sie für jede der Antworten, die Sie in Schritt 3 generiert haben, nacheinander vier weitere“ Warum“. Rahmen Sie jedes Mal die Frage als Antwort auf die Antwort ein, die Sie gerade aufgezeichnet haben.
Tipp:
Versuchen Sie, schnell von einer Frage zur nächsten zu wechseln, damit Sie das vollständige Bild haben, bevor Sie zu Schlussfolgerungen springen.,
Das folgende Diagramm zeigt ein Beispiel von 5 Whys in Aktion, die einer einzelnen Spur der Anfrage folgen.
Abbildung 1: 5 Whys Beispiel (einspurig)
Mit der Methode 5 Whys können Sie auch mehrere Fahrspuren verfolgen. Ein Beispiel HIERFÜR ist in Abbildung 2, unten.
In unserem Beispiel fragen Sie: „Warum kam die Lieferung zu spät?“erzeugt eine zweite Antwort (Grund 2). Fragen “ Warum?“denn diese Antwort offenbart einen einzigen Grund (Grund 1), den Sie mit einem Gegenmaß ansprechen können.
Ähnlich fragte “ Warum hat der Job länger gedauert als erwartet?,“hat eine zweite Antwort (Grund 2) und fragt: „Warum?“an dieser Stelle zeigt einen einzigen Grund (Grund 1). Ein Weiteres „Warum?“hier werden zwei Möglichkeiten (Gründe 1 und 2) identifiziert, bevor eine mögliche Gegenmaßnahme offensichtlich wird.
Es gibt auch einen zweiten Grund für “ Warum uns die Druckertinte ausging „(Grund 2) und eine einzige Antwort für das nächste “ Warum?“(Grund 1), der dann mit einer Gegenmaßnahme angegangen werden kann.
Abbildung 2: Die 5 Warums Beispiel (Mehrere Spuren)
Schritt 5., Wissen Sie, wann Sie aufhören müssen
Sie werden wissen, dass Sie die Ursache des Problems aufgedeckt haben, wenn Sie fragen, warum „keine nützlichen Antworten mehr liefert, und Sie können nicht weiter gehen. Dann sollte eine entsprechende Gegenmaßnahme oder Prozessänderung erkennbar werden. (Wie bereits erwähnt, sollten Sie , wenn Sie nicht sicher sind , ob Sie die wahre Ursache aufgedeckt haben, eine detailliertere Problemlösungstechnik wie Ursache-Wirkungs-Analyse, Ursachenanalyse oder FMEA in Betracht ziehen .,)
Wenn Sie in Schritt 3 mehr als einen Grund identifiziert haben, wiederholen Sie diesen Vorgang für jeden der verschiedenen Zweige Ihrer Analyse, bis Sie für jeden eine Ursache gefunden haben.
Tipp 1:
Die “ 5 „in 5 Whys ist wirklich nur eine“ Faustregel .“In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise Fragen: „Warum?“noch ein paar Mal, bevor Sie an die Wurzel des Problems kommen.
In anderen Fällen können Sie diesen Punkt erreichen, bevor Sie Ihren fünften fragen: „Warum?“Wenn Sie dies tun, stellen Sie sicher, dass Sie nicht zu früh aufgehört haben und dass Sie nicht einfach „Kniejack“-Antworten akzeptieren.,
Der wichtige Punkt ist, aufhören zu Fragen „Warum?“wenn Sie aufhören, nützliche Antworten zu produzieren.
Tipp 2:
Wenn Sie Ihre Fragenkette durcharbeiten, stellen Sie möglicherweise fest, dass jemand keine erforderlichen Maßnahmen ergriffen hat. Das Tolle an 5 Whys ist, dass Sie dazu aufgefordert werden, weiter zu gehen als nur Schuld zuzuweisen und zu fragen, warum das passiert ist. Dies weist häufig auf organisatorische Probleme oder Bereiche hin, in denen Prozesse verbessert werden müssen.,
Adressieren Sie die Ursache (n)
Nachdem Sie mindestens eine Ursache identifiziert haben, müssen Sie die Gegenmaßnahmen besprechen und vereinbaren, die verhindern, dass das Problem erneut auftritt.
Überwachen Sie Ihre Maßnahmen
Beobachten Sie genau, wie effektiv Ihre Gegenmaßnahmen das anfängliche Problem beseitigen oder minimieren. Möglicherweise müssen Sie sie ändern oder vollständig ersetzen. Wenn dies geschieht, ist es eine gute Idee, den 5-Warum-Prozess zu wiederholen, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Ursache identifiziert haben.,
Wichtige Punkte
Die 5-Warum-Strategie ist ein einfaches, effektives Werkzeug, um die Wurzel eines Problems aufzudecken. Sie können es bei Initiativen zur Fehlerbehebung, Problemlösung und Qualitätsverbesserung verwenden.
Beginnen Sie mit einem Problem und fragen Sie, warum es auftritt. Stellen Sie sicher, dass Ihre Antwort tatsächlich begründet ist, und stellen Sie die Frage erneut. Setzen Sie den Vorgang fort, bis Sie die Ursache des Problems erreicht haben, und Sie können eine Gegenmaßnahme identifizieren, die ein Wiederauftreten verhindert.
Bedenken Sie, dass dieser Befragungsprozess am besten für einfache oder mittelschwere Probleme geeignet ist., Komplexe Probleme können von einem detaillierteren Ansatz profitieren, obwohl die Verwendung von 5 Whys Ihnen immer noch nützliche Einblicke gibt.
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