Vor dem Meeting:
Schritt 1: Klären Sie den Zweck des Meetings. Identifizieren Sie die richtigen Personen, die wirklich an diesem Treffen teilnehmen müssen. Ein effektives Meeting braucht nicht zu viele Leute.
Schritt 2: Sie müssen die verschiedenen Themen vorbereiten, die während des Meetings besprochen werden sollen, wie viel Zeit für jedes Thema aufgewendet wird und was der Zweck jedes Punktes ist., Beachten Sie, was Sie über sie wissen, um Zeit zu sparen und sich während des Meetings auf wichtige Themen konzentrieren zu können.
Schritt 3: Teilen Sie es mit allen Teilnehmern vor dem Treffen. Kommunizieren Sie auch, was Sie von den Teilnehmern erwarten, damit sie wissen, was Sie vorbereiten müssen.
Mit einer klar definierten Agenda kennt jeder die Ziele. Ihre Agenda hilft Ihnen auch dabei, auf dem richtigen Weg zu bleiben und sich an die zugewiesene Besprechungszeit zu halten.,
Während des Meetings:
Starten Sie das Meeting
Beginnen Sie zuerst immer pünktlich : Es respektiert diejenigen, die pünktlich erscheinen, und erinnert Spätankömmlinge daran, dass die Planung ernst ist. Vergessen Sie nicht, die Teilnehmer willkommen zu heißen und ihnen für ihre Zeit zu danken.
Beginnen Sie mit der Agenda Review : Dies ist ein guter Weg, um den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, alle vordefinierten Themen, ihren Zweck und die gewünschten Ergebnisse zu verstehen.
Klären Sie die Art der Teilnahme und Interaktion gewünscht.
Weisen Sie einen Notiznehmer, wenn das nicht Sie.,
Besprechung durchführen
Effektive Besprechungsprotokolle sind ein großer Beitrag zu erfolgreichen Besprechungen. Aber sie müssen angemessen geschrieben und rechtzeitig verteilt werden. Das Hauptproblem bei Notizen ist, dass es lange dauert, bis sie richtig aufgeschrieben werden, und dass sie nach den Besprechungen schnell gesendet werden müssen, um alle über ihre nächsten Aktionen zu informieren.
Sie müssen Ihre Notizen im Verlauf des Meetings erstellen: Eine gute Möglichkeit, Ihre Notizen zu organisieren, besteht darin, die Aktionen von den Bemerkungen zu unterscheiden und die verschiedenen Aktionen pro Person mit einer Frist zu notieren., Fassen Sie regelmäßig die wichtigsten Punkte zusammen und bitten Sie um Zustimmung, um sicherzustellen, dass der Aktionsplan von allen Teilnehmern verstanden wird. Andernfalls sind Sie möglicherweise am Rande des Meetings zu beschäftigt, sich Notizen zu machen.
Verwalten Besprechungszeit: die größte Schwierigkeit in einem Treffen ist die Zeit für das Treffen zugeteilt zu halten. Nehmen Sie sich Zeit, Geschichten zu erzählen und zu hören und nach verschiedenen Standpunkten zu fragen, aber konzentrieren Sie sich auf Ideen und Ziele, um pünktlich zu bleiben. Folgen Sie Ihrer Agenda, ohne das für jedes Thema festgelegte Ziel zu verlieren.,
Schließen Sie das Meeting
Fassen Sie abschließend die Leistungen, Aktionspunkte und Entscheidungen der Gruppe zusammen und planen Sie den nächsten Schritt.
Herzlichen Dank an die Gruppenmitglieder für ihre Teilnahme und Beiträge. Sie können auch nach einem Feedback fragen.
Nach der Besprechung: Die Besprechungsprotokolle
Geben Sie Ihre Notiz logisch und nicht chronologisch ein: Aktionen, Entscheidungen, Netzpunkte und Dokumentation nach Themen., Wenn Sie zu Beginn des Protokolls eine kurze Zusammenfassung pro Person und Projekt hinzufügen, können Ihre Kollegen auf einen Blick erkennen, welche Aktionen sie für das nächste Meeting ausführen müssen.
Teilen Sie die Sitzungsprotokolle mit, um die Entscheidung und den Aktionsplan für alle Teilnehmer zusammenzufassen.
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