Ob für Geschäfts -, Vereins-oder Sportveranstaltungen, Besprechungsprotokolle können ein wichtiger Bestandteil sein, um das gesamte Team auf dem neuesten Stand zu halten. Und es muss keine mühsame Aufgabe sein.
Nachfolgend finden Sie einige Beispielvorlagen sowie Tipps und Ideen, mit denen Sie mit dem Schreiben und Vorbereiten effektiver Besprechungsprotokolle beginnen können.
Was sind meeting-Minuten?
– Sitzung Minuten sind die Noten, das zu erfassen, was passiert bei einer Sitzung!, Anders als eine Besprechungsagenda zeichnet sie die von der Gruppe getroffenen Entscheidungen und Maßnahmen auf. Trotz des Teams sind sie kein Minutenprotokoll, sondern enthalten die wichtigsten Details, die das Team wissen möchte. In Besprechungsprotokollen ist es wichtig, Informationen zu erfassen, z. B.:
- getroffene Entscheidungen
- nächste Schritte
- Aktionselemente und wer verantwortlich ist
Minuten sind die Aufzeichnung, wer dort war und was passiert ist. Sie sind eine wichtige Informationsquelle für Menschen, die nicht teilnehmen konnten oder zurückblicken, um darüber nachzudenken, was passiert ist., Sie sind auch ein unglaublich effektives Tool, um Personen über ihnen zugewiesene Aufgaben oder Zeitpläne zu benachrichtigen oder daran zu erinnern, um alle auf dem Laufenden zu halten.
Was sollte in treffen Minuten?
Hier sind einige Details, die Sie in das Besprechungsprotokoll aufnehmen sollten.,
- Datum und Uhrzeit des Treffens
- Namen der Teilnehmer
- Behandelte Tagesordnungspunkte und Themen
- Aktionselemente
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Beispiel für Besprechungsprotokolle
Unten finden Sie ein Beispiel aus einem informellen Treffen, das nur die relevantesten Fakten erfasst.
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Vorlage für informelle Teambesprechungsprotokolle
Datum: Heutiges Datum
Teilnehmer
- Teilnehmerliste
Tagesordnung
- Punkt 1 einschließlich wichtiger Diskussionen, getroffener Entscheidungen, nächster Schritte
- Punkt 2
- Punkt 3
Die nächsten Schritte
- Liste geht hier im Format: Aktionselement, verantwortliche Person, Datum
- Beispiel: Wie man diese Gruppe mit einer Liste von Zielunternehmen bis Ende der Woche verfolgt
Unten ist ein Beispiel aus einer formelleren Vorstandssitzung.,
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Vorlage für formelle Sitzungsprotokolle des Vorstands
DATUM: Datum der Sitzung
ANWESEND: Vor-und Nachname aller Anwesenden in der Sitzung
ABWESEND: Vor-und Nachname der Ausschussmitglieder, die nicht an der Sitzung teilnehmen können.
1. CALL TO ORDER / OPENING REMARKS
- Die Zeit, zu der das Meeting auf Bestellung angerufen wurde und von wem.
- Alle hier zusammengefassten einleitenden Bemerkungen.
2., GENEHMIGUNG DES PROTOKOLLS AB (DATUM)
- Sie benötigen einen Antrag, um das Protokoll der vorherigen Sitzung zu genehmigen.
- Antrag: Genehmigung des Protokolls von (DATUM) in der zirkulierten (oder GEÄNDERTEN) Bewegung Durch: Name der Person (ERSTE & LAST), die den Antrag gestellt hat
- Abgeordnet durch: Name der Person (ERSTE & LAST)), die den Antrag abgeordnet hat (oder besiegt
3. ERGÄNZUNGEN ZUR TAGESORDNUNG
- Wenn es Ergänzungen zur Tagesordnung oder Anfragen für die Tagesordnung der nächsten Sitzung gibt, werden diese hier Aufzählungszeichen gesetzt.
4., GENEHMIGUNG DER TAGESORDNUNG
- Antrag: Genehmigung der Tagesordnung in der zirkulierten (oder GEÄNDERTEN) Form
- Antrag von: Name der Person (FIRST & LAST), die den Antrag gestellt hat
- Abgeordnet von: Name der Person (FIRST & LAST), die den Antrag ausgeführt oder abgelehnt hat
5. GESCHÄFT AUS DER VORHERIGEN SITZUNG
- Alle Punkte aus der vorherigen Sitzung, die weiter besprochen werden müssen
6., ITEM # 1 BESPROCHEN WERDEN,
- eine Zusammenfassung der Diskussion rund um das Thema
- Wenn alle Anträge wurden gestellt, stellen die Informationen hier
- Wenn weitere Informationen benötigt werden, setzen Sie follow-ups, Namen und ein Ziel-Datum hier
7. ARTIKEL # 2 DISKUTIERT WERDEN
- Alle anderen Elemente
8. ERGÄNZUNGEN ZUR TAGESORDNUNG
- Jeder hinzugefügte Tagesordnungspunkt, einschließlich einer Zusammenfassung der Diskussionen um diesen Punkt
- Wenn Anträge gestellt wurden, geben Sie hier Informationen ein
- Wenn weitere Informationen erforderlich sind, geben Sie hier Follow-ups, Namen und ein Zieldatum an
9., VERTAGUNG
- Notieren Sie den Zeitpunkt der Vertagung
10. NÄCHSTES TREFFEN (DATUM)
- Der nächste Besprechungstermin sollte am Ende des Treffens festgelegt werden, bevor alle gehen. Es ist eine praktische Erinnerung, es am unteren Rand der Protokollvorlage aufzunehmen, damit es nicht verpasst wird.
Notejoy ist eine effektivere Möglichkeit, Ihre Meetings zu verwalten
Das Ausführen effektiver und produktiver Meetings ist mehr als nur das Erstellen einer großartigen Vorlage – es geht darum, die Kommunikation von Informationen rund um das Meeting zu verwalten., Sind alle auf derselben Seite, was die Themen und Ziele des Treffens sind? Wurden Entscheidungen mit allen geteilt, die es wissen müssen? Wenn Sie das Meeting verpasst haben, wie können Sie die Details einholen? Die Sicherstellung, dass die richtigen Personen sowohl im Besprechungsraum als auch danach Zugang zu Informationen haben, ist für den Betrieb einer erfolgreichen Organisation unerlässlich.
Notejoy ist eine effektive Lösung für Teams, die ihre Meeting-Agenden und-notizen verwalten möchten, um auf derselben Seite zu bleiben. Es verändert grundlegend die Art und Weise, wie Arbeit geleistet wird.,
Verwalten von Meetings in Notejoy unterscheidet sich aus drei Gründen:
Echtzeit-Zusammenarbeit – Als Cloud-basierte Lösung können Sie mit Notejoy Ihre Besprechungsagenda im Voraus mit internen und externen Mitarbeitern teilen. Diese Mitarbeiter können Besprechungsagenden anzeigen, diskutieren und kommentieren sowie die neueste Version anzeigen.
Immer synchron – Anstatt verschiedene Versionen von Agenden oder mehrere Gesprächsthemen zu verwalten, ermöglicht Notejoy dem gesamten Team, Agenden einschließlich Änderungen und Diskussionen gleichzeitig anzuzeigen.,
Verbesserte Suche und Sichtbarkeit – Mit Besprechungsnotizen und Diskussionskommentaren, die direkt in der Agenda dokumentiert sind, können Teams Details im Kontext behalten und ein System von Aufzeichnungen für alles führen, was passiert ist. Verwalten Sie, wer Zugriff auf welche Informationen hat, und ermöglichen Sie alten und neuen Teammitgliedern, nach früheren und aktuellen Besprechungsinhalten zu suchen.
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