Bestellprozess-Alles, was Sie wissen müssen

In der heutigen globalen Belegschaft kann ein langsamer Bestellprozess Ihr Unternehmen lähmen. Manuelle Bestellabwicklung und archaische Systeme behindern den Bestellprozess und schaden mehr als nützen.

Sich auf einen manuellen Bestellvorgang mit E-Mails und Tabellenkalkulationen zu verlassen, ist wie die Verwendung eines Bankkontos ohne ATM-Zugriff., Wenn Sie daran denken, wie leicht Geldautomaten in der Welt des Bankwesens funktionieren, ist es schwer vorstellbar, lange in der Schlange zu stehen, nur um einen Kassierer einen Fehler bei der Abwicklung einer einfachen Transaktion machen zu lassen.

Ebenso sind Old-School-Prozesse in der modernen Technikwelt fehl am Platz. Durch die Digitalisierung funktionieren klobige Prozesse wie ein Zauber. Es ist perfekt für die langwierigen und arbeitsintensiven Verwaltungsprozesse wie Bestellungen, Rechnungsgenehmigungen und mehr.,

Im technologischen Zeitalter ist es ratsam, eine Cloud-basierte Lösung für Bestellungen zu nutzen. Bevor wir uns eingehender mit einem Beschaffungssystem für ein erfolgreiches Bestellmanagement befassen, werfen wir einen Blick auf den aktuellen Stand des Bestellmanagements und finden die wichtigsten Mängel heraus.

Was ist der Bestellvorgang?

Der Bestellvorgang ist die Reise einer Bestellung (PO) von der Erstellung über die Auftragsgenehmigung, den Versand, die Lieferung, die Rechnungsstellung und den Abschluss. Es enthält auch Budgetprüfungen, Vertragsmanagement, Qualitätsprüfungen und mehr.,

Sobald eine Bestellung vom Verkäufer angenommen wird, wird sie rechtsverbindlich. Eine Bestellung beschreibt die erforderlichen Artikel, den vereinbarten Preis, Liefererwartungen und Zahlungsbedingungen.

Bestellungen geben dem Verkäufer konkrete Anweisungen und bieten dem Käufer einen soliden Papierpfad, der als Bezugspunkt verwendet werden kann, wenn Klarheit in Ihrem Beschaffungsprozess erforderlich ist.

Was sind die Schritte in einem Bestellprozess beteiligt?,

Der Bestellprozess besteht aus mehreren Compliance-Checkpoints und Genehmigungs – / Eingabeaufgaben, um eine zeitnahe PO-Verarbeitung zu gewährleisten. Hier sind die gängigsten Bestellprozessschritte:

1. PO-Erstellung
2. Bestellgenehmigung
3. PO-Versand
4. Verbindlicher Vertrag
5. Warenlieferung
6. Drei-Wege-Matching
7. PO-Schließung

1. PO-Erstellung:

Bestellungen werden aus genehmigten Kaufanforderungen erstellt oder bei Huckepack-oder wiederkehrenden Käufen von Grund auf neu vorbereitet.,

Stakeholder: Beschaffungsteam und Verwaltungspersonal

2. Genehmigungsablauf:

Sobald Bestellungen erstellt wurden, werden sie an die Abmeldegenehmigung gesendet, um Änderungen in letzter Minute zu berücksichtigen.

Stakeholder: Anforderer, Abmeldebehörde, Finanzteam und Beschaffungsbeauftragte

3. PO Versand:

Nach der Genehmigung werden Bestellungen je nach bevorzugter Art der Kommunikation an den ausgewählten Anbieter weitergeleitet.

Verfügbare Modi: Papier, Fax, E-Mail und Cloud-Speicher

4., Verbindlicher Vertrag:

Ein rechtsverbindlicher Vertrag wird aufgerufen, sobald der Verkäufer die PO akzeptiert und kann dann zur Beilegung von Rechtsstreitigkeiten zwischen dem Lieferanten und dem Käufer verwendet werden.

Muss enthalten: Käufer details, PO anzahl, lieferung datum, verkäufer informationen, preise, auftrag details, zahlung bedingungen, und zahlung informationen

5. Warenlieferung:

Der Verkäufer liefert Waren, und der Käufer führt eine Qualitätsprüfung durch und benachrichtigt den Absender im Falle von Mängeln.

Empfänger: Verwaltungspersonal, Lagerleiter oder Beschaffungsbeauftragter

6., Drei-Wege-Matching:

Das Beschaffungsteam des Käufers führt dann Drei-Wege-Matching durch (mit PO, GRN und Rechnung).

7. PO-Schließung:

Wenn nach dem PO-Abgleich keine Abweichungen festgestellt werden, wird die genehmigte Rechnung zur Zahlungsabwicklung an das Finanzteam weitergeleitet, wonach Bestellungen geschlossen werden.

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Bestellprozessablauf

Der Bestellprozessablauf ist der Lebenszyklus einer Bestellung von der Auftragserstellung bis zum Abschluss., Ein vordefinierter Bestellprozessablauf ermöglicht es dem Einkaufsteam, einen PO zu verarbeiten, ohne irgendwelche Schritte zu verpassen, und ihn einfach zu verfolgen, um Verzögerungen zu vermeiden.,cess flow stellt die Aktionsschritte bei der PO-Verarbeitung wie folgt dar:

1. Bestellung erstellen
2. Senden Sie mehrere Angebotsanfragen(Q1)
3. Analysieren und auswählen des Anbieters
4. Vertrag aushandeln und senden PO
5. Waren/Dienstleistungen empfangen
6. Rechnung empfangen und prüfen (3-Wege-Matching)
7. Rechnung autorisieren und Verkäufer bezahlen
8. Aufzeichnen
9. Bestellung closure

Die Schmerzpunkte manueller Bestellvorgänge

Manuelle Bestellungen sind kostspielig, ineffizient und zeitaufwendig zu warten., Es sind zu viele Dokumente erforderlich, um eine einzelne Bestellung zu bearbeiten.

Das Erfassen, Speichern und Senden durch die Genehmigungsschleife, während sichergestellt wird, dass sie auf dem Weg nicht verloren gehen oder beschädigt werden, ist äußerst mühsam.

Laut einer aktuellen APQC-Studie kann die manuelle PO-Verarbeitung Organisationen bis zu 506.52 US-Dollar pro Bestellung kosten.,

Ein manueller Bestellvorgang:

• Es fehlt an Sichtbarkeit
• Der organisatorische Aufwand steigt
• Zieht den PO-Verarbeitungszyklus
• Hängt von menschlichen Eingriffen ab
• Hat Prozessengpässe und Compliance-Probleme
• Beinhaltet eine Endlosschleife von E-Mails und Personen
• Ist umständlich, ungenau und fehleranfällig

Vorteile eines digitalen Beschaffungssystems

Hier sind sechs Gründe, warum jede Organisation eine Beschaffungslösung mit einem Bestellmanagementsystem benötigt.,keine verlorene oder verzögerte POs

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Zusammenfassung

Verabschieden Sie sich von unleserlicher Handschrift, fehlendem POs und endlosen Stunden der Dateneingabe., Eine Cloud – basierte Beschaffungssoftware verwandelt Papierbündel in leicht nachvollziehbare digitale Formulare, die sicher in der Cloud gespeichert werden.

Während die Implementierung einer Beschaffungslösung als Band-Aid-Lösung für alle Ihre PO-Probleme täuschend einfach klingen kann, ist der Prozess selbst sehr kompliziert. Aus diesem Grund ist es wichtig, einige Best Practices für Bestellungen zu haben, die sicherstellen, dass Ihr Beschaffungstool die erforderliche Leistung erbringt.

Die richtige Best Practice für die Beschaffung kann Ihren defekten PO-Prozess beheben, die Effizienz verbessern und mehr ROI liefern., Während die Theorie, was Bestellung ist, komplex klingen mag, kann ein Blick auf einige gängigste Best Practices es ein für allemal klären.