Corporate Credit Card Policy-Guidelines & Best Practices [+Beispiel] | Lola

Corporate finance Führer und chief financial officers, insbesondere bei wachsenden Unternehmen, haben die schwierige Aufgabe Ihrer Unternehmen das erste corporate-credit-card-Richtlinie. Es ist oft der Fall, dass jeder Mitarbeiter Firmenkarten hat — oder niemand tut.

Aber wo sollte die Grenze gezogen werden, wer Visitenkarten von Mitarbeitern haben sollte und wer nicht? Wie können Finanzteams gleichzeitig für Risiko und Hyperwachstum lösen?,

Best Practices für Unternehmenskreditkartenpolitik

Bevor Sie Ihren Mitarbeitern Unternehmenskarten ausstellen oder alle mitnehmen, nehmen Sie sich die Zeit, den Ansatz Ihres Unternehmens für das finanzielle Risikomanagement zu definieren. Sie müssen die Risikotoleranz Ihres Unternehmens gegenüber der Notwendigkeit berücksichtigen, den Mitarbeitern Flexibilität zu gewähren und die Reibung zu reduzieren. Letztendlich empfehlen wir die Verwendung von Ausgabenverwaltungssoftware wie Lola.com um die Kontrolle mit Agilität auszugleichen.

Berücksichtigen Sie beim Erstellen Ihrer Richtlinie vier wichtige Fragen:

Wer erhält Zugriff auf Visitenkreditkarten?,
Was sind die Ausgaben oder Kreditlimits?
Wie ist die Kostenberichterstattung?
Wie können Out-of-Policy-Käufe reduziert werden?

Nehmen Sie sich Zeit, um die Best Practices Ihres Unternehmens für das Finanzrisikomanagement zu definieren, bevor Sie Ihren Mitarbeitern Unternehmenskarten ausstellen oder diese in Ihrer neuen Finanzrolle mitnehmen. Wir stellen Ihnen die Fragen und Beispiele für Unternehmenskartenrichtlinien zur Verfügung, um eine zu erstellen, die für Ihr Unternehmen geeignet ist.,

Berücksichtigen Sie beim Erstellen Ihrer Richtlinie vier wichtige Fragen:

Wer erhält Zugriff auf Visitenkarten von Mitarbeitern?
Was sind die Ausgaben oder Kreditlimits?
Wie ist die Kostenberichterstattung?
Wie können Out-of-Policy-Käufe reduziert werden?

Entscheiden Sie, wer Firmenkarten bekommt

Zuerst müssen Sie darüber nachdenken, wer in Ihrem Unternehmen Zugriff auf eine Firmenkarte haben kann. Hier sind einige Beispielrichtlinien:

Alle Mitarbeiter erhalten eine Firmenkarte. Diese Richtlinie verringert die Reibung, erhöht jedoch das Risiko einer unbefugten Verwendung., Ein One-Size-Fits – All-Ansatz passt möglicherweise nicht zu Ihrem Unternehmen.
Nur Mitarbeiter mit bestimmten Dienstaltersstufen erhalten eine Firmenkarte. Zum Beispiel könnten Sie allen Geschäftsführern und Verwaltungspersonal eine Firmenkarte geben. Das Risiko ist in diesem Fall gering, da die Kartennutzung der Karte begrenzt ist, aber die Reibung ist hoch, wenn Teammitglieder ohne Zugang zu einer Karte einen Kauf tätigen müssen und einen Mitarbeiter durchlaufen müssen, der eine hat. Durch die Verwendung der Ausgabenverwaltungssoftware können Mitarbeiter jedoch virtuelle Einwegkarten für diese Einkäufe anfordern.,
Alle Mitarbeiter erhalten Zugriff auf eine Firmenkarte, jedoch nur für bestimmte Aktivitäten oder geschäftliche Zwecke. Sie können Mitarbeiterkarten nach Bedarf ausstellen. Diese Richtlinie könnte funktionieren, wenn ein Mitarbeiter, der normalerweise keine Einkäufe im Namen des Unternehmens tätigen muss, eine Geschäftsreise unternimmt oder Vorräte für ein Meeting kauft. Mit der End-to-End-Ausgabenverwaltungssoftware können Sie Mitarbeitern eine virtuelle Einwegkarte ausstellen, damit sie nur bei Bedarf Einkäufe tätigen können. Dies hält Risiko und Reibung gering, da Mitarbeiter von einem mobilen Gerät aus auf ihre virtuelle Unternehmenskarte zugreifen können.,

Verwalten Sie die Geschäftsausgaben, indem Sie Einschränkungen festlegen

Als nächstes müssen Sie entscheiden, wofür diejenigen im Kartenprogramm Geld ausgeben können und wie viel sie ausgeben können.

Erwägen Sie zulässige Käufe

Wofür können Mitarbeiter ihre Firmenkarten verwenden? Hier sind Ideen für zulässige Unternehmenskartenkäufe, die Sie in Ihre Karteninhaberrichtlinie aufnehmen können:

Software
Werbung (Werbematerialien, digitale Anzeigenplatzierungen usw.)
Bürobedarf
Mahlzeiten und Unterhaltung
Nahverkehr (z., (um zu einem lokalen Kundentreffen zu gelangen)
Reisekosten (Hotelzimmer,Flug, Autovermietung usw.)

Je nach Unternehmen können auch bestimmte Einschränkungen in der Richtlinie sinnvoll sein. Wenn die Definition des Unternehmens von persönlichen Ausgaben gegenüber Geschäftskosten verschwommen ist, ist es eine Überlegung wert. Viele Richtlinien haben Beschränkungen für Bargeldvorschüsse festgelegt, obwohl dies für einige eine offensichtliche Grenze zu sein scheint.,

Beachten Sie, dass Sie mit der Ausgabenverwaltungssoftware Einkäufe nach bestimmten Händlertypen und Abteilungen einschränken können, sodass beispielsweise nur das Marketingteam werbebezogene Einkäufe tätigen kann.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinie das Tail-End-Ausgabenmanagement nicht auslässt. Tail-End-Ausgaben bestehen aus geringfügigen Ausgaben, die normalerweise nicht verwaltet werden, da sie möglicherweise nicht in eine bestimmte Ausgabenkategorie fallen. Diese scheinbar geringen Ausgaben können bis zu 20% der Gesamtausgaben betragen. Ohne Ausgabenkontrolle können Endkäufe das Budget belasten.,

Ausgabenlimits festlegen

Wie viel können Unternehmenskartenbesitzer ausgeben? Auch hier können Sie diese täglichen oder monatlichen Grenzwerte anhand Ihrer T&E-Richtlinie festlegen. Vielleicht können Mitarbeiter bis zu 50 US-Dollar pro Tag für Mahlzeiten für Reisen und 300 US-Dollar für Hotels ausgeben.

Alternativ können Sie abgestufte Ausgabenlimits oder Ausnahmen basierend auf dem Dienstalter haben. Vielleicht könnten Sie Ihrer C-Suite erlauben, mehr als 300 US-Dollar für ein Hotelzimmer auszugeben, während alle anderen bis zu diesem Betrag ausgeben können.,

Wussten Sie, dass die besten Firmenkarten Ihnen helfen können, Kartenlimits durchzusetzen (und als Belohnung Visitenkarten zu verdoppeln)? Wir werden später darauf eingehen.

Genehmigungsverfahren definieren

Möchten Sie Vorgenehmigungen für Einkäufe über Mitarbeiter-Visitenkartenkonten verlangen?

Hier haben Sie einige Optionen. Wenn der Kauf innerhalb der in Ihrer T&E-Richtlinie festgelegten Grenzen liegt, benötigen Sie möglicherweise keine Genehmigung.,

Sie können Genehmigungen für Ausnahmen von dieser Regel benötigen, z. B. wenn die Hotelzimmerpreise höher sind als die Richtlinie T&E, da eine Reise in letzter Minute gebucht wird.

Im Allgemeinen ist das Risiko geringer, aber sie verlangsamen die Käufe erheblich-oft unnötig, da viele T&E Käufe können rückgängig gemacht werden (z. B. Flüge, die innerhalb von 24 Stunden storniert werden können). Wir möchten, dass unser Prozess des Ausgabenmanagements es uns ermöglicht, agil und nicht schmerzhaft langsam zu sein.,

Erstellen Sie einen Ausgabenberichts-und Erstattungsprozess

Ihre Unternehmenskartenrichtlinie muss Anweisungen zum Einreichen eines Ausgabenberichts enthalten. Dieser Prozess hängt davon ab, ob Sie einen Ansatz zur Ausgabenverwaltung oder einen Ansatz zur Verwaltung von Geschäftsausgaben verwenden.

Wenn Sie ein Kostenmanagementsystem verwenden, müssen Mitarbeiter mit Zugang zu Unternehmenskarten Quittungen für Einkäufe sammeln, und die Buchhaltung muss die Kreditkartentransaktionen und Kreditkartenabrechnungen abstimmen.,

Mit einer durchgängigen Ausgabenverwaltungssoftware wird die Aufwandsentschädigung mithilfe digitaler Belege und Apps automatisiert. Das Kreditorenteam erhält Echtzeit-Einblick in die Ausgaben.

Out-of-Policy-Käufe mit End-to-End-Ausgabenmanagement verhindern

Out-of-Policy-Käufe sind unvermeidlich. Meistens treten diese Transaktionen versehentlich auf oder weil ein Mitarbeiter über die Kreditkartenrichtlinie des Unternehmens verwirrt ist. Disziplinarmaßnahmen, auch für Wiederholungstäter, sind selten notwendig., Überlegen Sie sich beim Erstellen Ihrer Unternehmenskartenrichtlinie, wie Sie Einkäufe außerhalb der Richtlinien verringern können.

Business Spend Management Software, gepaart mit den besten Firmenkarten, kann dazu beitragen, Out-of-Policy-Käufe zu verhindern, indem sie als Ausgabenkontrolldienst fungieren. Ausgabenverwaltungssoftware kann Ihnen dabei helfen, Ausgabenbeschränkungen durchzusetzen. Einkäufe, die beispielsweise nicht unter die Richtlinie fallen, werden blockiert.

Wenn Sie feststellen, dass Mitarbeiter konsequent versuchen, außerhalb der Politik Einkäufe zu tätigen, fragen Sie sie, wie Sie die Politik leichter verständlich machen und mit ihnen zusammenarbeiten können, um sie zu verbessern.,

Beispiel Corporate card policy

Hier ist eine Corporate Card Policy Vorlage, die wir für agile, wachsende Unternehmen empfehlen:

* Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf eine Corporate Card, aber viele nur für bestimmte Aktivitäten. Mitarbeiter, die häufig im Auftrag des Unternehmens Einkäufe tätigen, erhalten physische Unternehmenskarten. Diejenigen, die gelegentlich im Namen des Unternehmens Einkäufe tätigen, erhalten bei Bedarf Zugriff auf virtuelle Einwegkarten.,

Nachfolgend finden Sie eine Liste zulässiger Ausgabenkategorien, zugelassener Händler, Abteilungen, die bei diesen Händlern Einkäufe tätigen dürfen, und Ausgabenlimits.

Ausgaben Kategorie	Händler	Autorisierten Abteilungen	Ausgaben Grenzen (käufe über grenzen müssen genehmigung)
Software	Lola.com, Divvy, HubSpot, etc.,ation	Sales, C-Suite, Admin	GSA ‚ s per diem rates
Local transportation	MBTA, Sunoco, Uber, Lyft	Sales, Marketing, C-Suite
Travel	Marriott, American Airlines, Enterprise	Vertrieb, Marketing, C-Suite

Jetzt können Sie sie sind mit der richtigen Denkweise ausgestattet, um eine Unternehmenskartenrichtlinie zu erstellen, die das Risiko und die Reibung senkt und Ihr Unternehmen finanziell gesund hält., Durch die Verwendung von Spend-Management-Software zum Erstellen und Ausführen dieser Richtlinie erzielen Sie Kontrolle und Sichtbarkeit, ohne auf Agilität zu verzichten.

Lola.com ist die führende Ausgabenverwaltungslösung, mit der Sie Ausgabenberichte eliminieren, alle Ausgaben in Echtzeit anzeigen und die Kontrolle über Ihr Budget behalten können.