Dny nebo týdny do projektu, váš nadřízený žádá o zprávu o pokroku. V závislosti na vašich zkušenostech s psaním takového dokumentu můžete reagovat s připraveností, úzkostí nebo zmatením. Nebojte se-Jsme tu, abychom vám pomohli.
zde vám poskytneme tipy, jak napsat zprávu o pokroku, doplněnou šablonami a kontrolními seznamy., Začneme samozřejmě s důležitou otázkou, kterou může mít nováček: „co je to zpráva o pokroku?“
co je to zpráva o pokroku?
zpráva o pokroku je přesně to, co to zní – dokument, který podrobně vysvětluje, jak jste daleko jste šli k dokončení projektu.
nastiňuje aktivit provádí úkoly, které jste dokončili, a milníky dosáhl jsi vis-à-vis plán projektu.
zpráva o pokroku je obvykle napsána pro nadřízeného, kolegy nebo klienta., Můžete to napsat vaším jménem nebo pracovat se svými spoluhráči, abyste vytvořili zprávu o pokroku týmu.
V závislosti na rozsahu a složitosti projektu budete možná muset podat zprávu o pokroku týdně nebo měsíčně nebo za každých 25% milník projektu.
během své kariéry budete pravděpodobně vytvářet více zpráv, než můžete počítat (výzva pro vás: Spočítejte je a zjistěte, kolik zdrojů používáte!). Možná zjistíte, že trávíte více času křupáním dat a připojením čísel do grafů, než ve skutečnosti pracujete.,
Zprávy nemusí být tak časově náročné, jak často jsou, což je důvod, proč jsme se napojili lesk Kevan Lee Vyrovnávací paměti v této interaktivní obsah zkušenosti, které vám pomohou se s nimi. Ponořte se přímo sem, a dozvědět se nějaké hlášení hacky od Kevan.
proč je důležitá zpráva o pokroku?
někdy to může mít pocit, že psaní o vašem pokroku v detailu je nadbytečné, zvláště když jste pravidelně komunikovali se svým nadřízeným, spoluhráči a klientem v průběhu projektu.,
ale tento druh zprávy je ve skutečnosti docela užitečný z několika důvodů.
dostane všechny na stejné stránce
každá osoba, která obdrží kopii zprávy, bude vědět, co bylo dosaženo. Tím se zabrání zmatku o tom, co bylo nebo ještě nebylo provedeno.
usnadňuje spolupráci
to je zvláště důležité, když různé týmy spolupracují. Vědět, co druhý tým dělá, pomáhá předcházet práci v silech a také snižuje redundanci úkolů., Pomáhá také jednomu týmu identifikovat oblasti, kde může nabídnout pomoc nebo se spojit s ostatními.
zlepšuje transparentnost a odpovědnost tím, že poskytuje stopu
Když odešlete zprávu, že jste se umístil na záznamu, že jste splnil úkol, nebo vysvětlit, proč se vaše výsledky byly jiné, než se očekávalo. Jakmile je dokument přijat, stává se součástí oficiální dokumentace projektu.,
Takže, jen v případě, že vás někdo obviní v budoucnu nedaří splnit úkol, nebo ne vykazování problém, můžete poukázat na zprávu o pokroku, jako důkaz, že jste to udělal.
Na druhou stranu, pokud váš projekt dostane nominován na cenu, můžete si být jisti, validátory přijde, že hledá dokumenty, které vysvětlují, jak celá věc byla splněna.,
zlepšuje hodnocení a hodnocení projektů
při příštím plánování projektu může váš tým prozkoumat dokumenty, včetně zpráv o pokroku, předchozích projektů, aby zjistil, co bylo provedeno správně, co se pokazilo a co lze zlepšit.
předchozí zprávy mohou osvětlit systémové problémy, mezery a další příčiny zpoždění nebo selhání – interní i externí – které je třeba se vyhnout nebo vyřešit.,
poskytuje informace pro budoucí plánování
když nadřízený ví, jaké úkoly byly provedeny, může se zaměřit na sledování pokroku v dalších fázích projektu.
když zpráva ukazuje, že došlo ke zpoždění, je nadřízený schopen vyšetřit problémy, které bránily pokroku, a podniknout kroky, aby se jim v budoucnu zabránilo.
supervizor bude také schopen v případě potřeby upravit časovou osu projektu, nebo instruovat týmy, aby se zdvojnásobily.,
Zde je zpráva o pokroku příklad:
Použít tato zpráva o pokroku šablony v Piktochart nyní!
Jak napsat zprávu o pokroku
Už jste někdy našel sám sebe uvízl klepnutím perem nebo zíral na blikající kurzor, nelze začít psát?
to není neobvyklá zkušenost při psaní zpráv o pokroku, zejména pro ty, jejichž práce obvykle nezahrnují psaní dlouhých dokumentů.,
jedním z důvodů, proč může být pro lidi obtížné psát tyto zprávy, je myšlenka, že nejsou spisovatelé. Ale to je všechno v mysli. Zprávy nevyžadují sofistikovaný jazyk-ve skutečnosti, čím jednodušší, tím lépe. Zde je několik tipů pro psaní zpráv:
přemýšlejte o tom jako o Q&a
protože to je to, co je v podstatě. Představte si svého manažera, kolegy nebo klienta, který vám položí otázky, a dáte jim odpovědi.
například, řekněme, že pořádáte víkendový veletrh s stánky s jídlem a hudbou a máte na starosti potravinové ústupky.,
plán projektu může vyžadovat, abyste do konce prvního měsíce zajistili dopisy o záměru (LOI) od nejméně 10 podniků.
vaše zpráva o pokroku by pak nastínila společnosti nebo podnikatele, kteří poslali LOIs, včetně popisu jejich podniků a plánů pro jejich stánky s potravinami. Pokud probíhají rozhovory s dalšími podnikateli, kteří LOIs ještě neposlali, můžete to také zmínit a vysvětlit, kdy se očekává, že budou posílat své dopisy.,
Na druhou stranu, pokud nechcete splnit svůj cíl, budete muset vysvětlit, proč, ale také vyprávět o úsilí, které jste vyvíjel a očekávaný harmonogram pro dosažení požadovaných výsledků.
použijte jednoduchý a přímočarý jazyk
to neznamená, že nemůžete použít technický žargon. Například pokud jste ve stavebnictví, nemusíte se vyhýbat používání termínů jako „nabídka“ nebo „variace“ nebo “ řízení rizik.“
ale jinak mluvte jasně. Používejte jasný a stručný jazyk., Jedna mylná představa v obchodním psaní je, že složitost zapůsobí. Ve skutečnosti to způsobuje pouze zmatek. Faktem je, že schopnost mluvit jasně o vašem předmětu naznačuje, že chápete svůj předmět naruby.
pojďme konkrétní. Jedna věc, která zneklidňuje obchodní dokumenty, je přeměna sloves na podstatná jména-stejně jako já tam.
Pokud bychom to museli přeformulovat, abychom udrželi sloveso, napsali bychom: „transformace sloves na podstatná jména.“Zní to jednodušší a dostane se k věci.,
Vyvarujte se používání trpného rodu, kde je to možné
Někdy se nemůžete vyhnout použití pasivní hlas v opravdu formální dokumenty, které zakazují first-person point-of-view. Ale když udělal dobře, to opravdu pomáhá, aby se vaše zpráva více relatable.
když se vrátíme k příkladu koncese na potraviny, pasivní věta by zněla: „byl proveden výzkum potenciálních koncesionářů potravin.“
aby byla tato věta aktivní, dejte jí herce (což je tým v tomto případě), jako v: „tým zkoumal potenciální koncesionáře potravin.,“
studie zveřejněná v Journal of Cognitive Neuroscience zjištěno, že při použití konkrétní slova, mají tendenci, aby se zapojily oba levé a pravé části mozku, zatímco pravá regionu má tendenci zůstat unstimulated o abstraktní slova.
Zatímco porota je stále na přesně, jak se významy slov jsou zastoupeny v mysli, můžeme souhlasit, že výraz „veselé zvuk“ nemá míchat představivosti, stejně jako „cinkání zvonků“.
“ horký den „neaktivuje vizuální snímky stejně jako“ tavící nanuk“., Když je mysl čtenáře stimulována slovy, je méně pravděpodobné, že se unáší.
předchozí příklad „zkoumal potenciální koncesionáře potravin“ nevyvolává vizuální obraz. „Sestavil seznam 50 potenciálních koncesionářů potravin“ je konkrétnější, zvláště když přidáte podrobnosti o tom, jaké potraviny by se mohly prodávat.
Vysvětlit žargon, v případě potřeby
To záleží na tom, kdo bude číst vaši zprávu, a pokud používáte velmi specializovaný žargon, že pouze členové vašeho týmu by být obeznámeni se., Například ve zprávě napsané stavebním týmem adresované projektovému manažerovi – stavební žargon by mohl být použit, protože příjemce to zjevně chápe.
Hláskovat zkratky, když se poprvé vyskytují v dokumentu
nepředpokládejte, že každý člověk čtení zprávy se pochopit všechny zkratky můžete použít, aniž byste pravopisu z nich. Například při stavebních pracích by SWMS měly být nejprve vysvětleny jako prohlášení o bezpečné pracovní metodě. „Pre-starty“ by měly být vysvětleny jako „pre-start kontroly“.,
takže ve vaší zprávě by to vypadalo takto: safe work Method Statement (SWMS), pak všechny následující odkazy mohou být pouze SWMS.
držte se faktů
Vyhněte se poskytnutí stanoviska, pokud není součástí projektu.
například vaším úkolem může být analýza dat a nabídka Vaší interpretace a predikce. V takovém případě můžete nabídnout své spekulace a názor, pokud máte důkazy, které vás podpoří.
použijte grafiku k doplnění textu
Vyhněte se psaní dlouhé řady čísel ve větě., Zkuste použít tabulky nebo grafy, zejména při jednání s řadou čísel.
Pokud používáte grafy nebo grafy, vyzkoušet několik typů, aby určit, které z nich nejlépe prezentuje vaše data. Můžete použít sloupcový graf, koláčový graf, řádkový graf nebo dokonce bodový graf. Při tom, ačkoli, trávit čas rozlišováním různých datových sad od ostatních pomocí štítků a barev.
nebojte se, pokud to zní skličující-existuje spousta softwaru, který vám pomůže vizualizovat data, včetně nejzákladnějších příkladů, MS Excel a čísel pro Mac.,
jak strukturovat zprávu o pokroku
to je vše v pořádku a dobré. Možná se však stále zajímáte o přesný proces, jak napsat zprávu o pokroku. Vyzbrojeni všemi těmito praktickými tipy,jak sestavíte zprávu?
nejprve záleží na typu zprávy, stejně jako na zamýšleném čtenáři. Zpráva o pokroku může být napsána denně, týdně nebo měsíčně. Může být napsán pro jednotlivce nebo tým.
jak uvidíte v níže uvedených příkladech, hlavní části zprávy o pokroku jsou:
1., Úvod
tato část poskytuje přehled o obsahu zprávy o pokroku. Nejlepší je to napsat poté, co jste dokončili všechny ostatní části zprávy. Tímto způsobem budete moci poskytnout přesné shrnutí.
Udržujte to krátké a jednoduché. Jeden nebo dva odstavce udělají.
2. Úspěchy
čísla a podrobnosti jsou vaši přátelé, zejména při psaní této části zprávy o pokroku. Úspěchy, které píšete, by měly odpovídat vašim cílům.
3., Jaké byly vaše cíle pro období, na které se zpráva vztahuje? To by mohlo být cílem pro den, týden, měsíc nebo čtvrtletí. Na druhou stranu by to mohl být i týmový gól.
buďte konkrétní při psaní cílů. Například:
4. Zátarasy
vysvětlete, jaké situace, pokud existují, vám zabránily v dosažení vašich cílů nebo vám mohou zabránit v dosažení cílů tohoto měsíce.
ale nezastavujte se tam. Buďte proaktivní a předložte akční plán a časovou osu pro řešení zátarasů., Zahrňte podrobnosti, jako jsou finanční prostředky, materiály a lidské zdroje, které budete potřebovat k implementaci řešení.
aby vás lépe vedl, zde jsou příklady šablon progress report, které jsou vizuálně atraktivní a vysoce čitelné.
denní zpráva o pokroku
denní zpráva o pokroku zahrnuje vaše cíle za den, stejně jako vaše úspěchy předchozí den. Vysvětluje také výzvy, se kterými se setkáváme při plnění úkolů a dosahování cílů.
Další částí zprávy o denním pokroku je „poučení“., Ty musí být přímo spojeny s denními úkoly a výzvami, stejně jako s úspěchy předchozího dne.
vyzkoušejte tuto šablonu denní zprávy o pokroku v Piktochartu nyní!
Týdenní zpráva o pokroku
týdenní zpráva o pokroku poskytuje týden po týdnu rozpis toho, co bylo splněno a jaké úkoly zbývá dokončit.
stejně jako denní zpráva o pokroku může týdenní zpráva o pokroku zahrnovat výzvy a poučení. Příklady jsou uvedeny v šablonách níže.,e navštěvovat týdenní průmyslu úmluvy; nemohla knihu setkání
- Potenciální dodavatelé neměli číst celý e-mail
Lekce se Dozvěděl,
-
- Zvažte události průmyslu při plánování harmonogramu pro kontaktování klientů
- Úvodní e-maily musí být krátké a čitelné formátování
Vyzkoušejte tento týdenní zpráva o pokroku šablony nyní!,
Měsíční zpráva o pokroku
Měsíční zpráva o pokroku je nezbytná pro projekty s delší dobou trvání. Zpráva může poskytovat měsíční i čtvrtletní údaje o průběhu projektu.
zpráva o pokroku týmu
zpráva o pokroku týmu poskytuje informace o týmových i jednotlivých milnících a stavu pokroku. Nyní je to složitější, jednoduše proto, že zahrnuje několik lidí, kteří pracovali na různých úkolech.
nestačí jen nechat jednu osobu podat zprávu., Samozřejmě, jedna osoba může dělat psaní, ale každý musí poskytnout vstup a zpětnou vazbu.
jedním ze způsobů, jak vést záznamy o vstupu různých členů týmu, je sledovat úpravy, které provedli.
Chcete-li to provést, jednoduše povolte sledování změn v dokumentu aplikace Word nebo na stránkách pro uživatele Mac. Při práci na nástroji pro spolupráci, jako jsou Dokumenty Google, klikněte na ikonu tužky v pravé horní části okna a v rozbalovací nabídce vyberte možnost „úpravy se stanou návrhy“., Zde je to, co vypadá:
na druhé straně mohou členové týmu vložit komentáře nebo dotazy týkající se zprávy o pokroku. Opět, můžete to udělat snadno na Slovo dokument, stejně jako software, který vám komentář na sdílené dokumenty, jako je Google Docs a Piktochart:
Zde je ukázka tým zpráva o pokroku šablony.
podívejte se nyní na tuto šablonu zprávy o pokroku týmu!,
poslední věc…
konečně Jsi dokončil svůj pokrok zpráva – dýchat úlevou, ale ne hit „odeslat“ ještě ne.
projděte to alespoň jednou (lepší je to udělat více než jednou, zejména pokud se jedná o týmovou zprávu). Znovu si přečtěte článek, upravte obsah podle potřeby a poté požádejte spoluhráče o korekturu čerstvým párem očí.
Napsat komentář