Dias ou semanas em um projeto, o orientador pede um relatório de progresso. Dependendo da sua experiência em escrever tal documento, você pode responder com prontidão, ansiedade ou confusão. Não te preocupes, estamos aqui para ajudar.
Aqui, vamos dar-lhe dicas sobre como escrever um relatório de progresso, completo com modelos e listas de verificação., Começamos, é claro, com a questão importante que um novato poderia ter: “o que é um relatório de progresso?”
o que é um relatório de progresso?
a progress report is exactly what it sounds like-a document that explains in detail how you far you’ve go towards the completion of a project.
ele descreve as atividades que você realizou, as tarefas que você completou, e os marcos que você alcançou vis-à-vis ao seu plano de projeto.
Um relatório de progresso é tipicamente escrito para um supervisor, colegas ou cliente., Você pode escrevê-lo em seu nome ou trabalhar com seus companheiros de equipe para produzir um relatório de progresso da equipe.
dependendo do âmbito e complexidade do projeto, você pode precisar dar um relatório de progresso semanal ou mensal, ou para cada etapa de projeto de 25%.
ao longo de sua carreira, é provável que você esteja criando mais relatórios do que você pode contar (desafio para você: contá-los e descobrir quantos recursos você está usando!). Talvez você se encontre gastando mais tempo processando dados e conectando números em gráficos do que realmente trabalhando.,
os relatórios não têm de ser tão demorados como muitas vezes são, e é por isso que aproveitamos o brilhantismo de Kevan Lee do Buffer nesta experiência de conteúdo interativo para ajudá-lo com eles. Mergulha aqui, e aprende alguns informadores do Kevan.por que é importante um relatório de progresso?
às vezes pode parecer como escrever sobre o seu progresso em detalhes é redundante, especialmente quando você tem estado regularmente se comunicando com o seu supervisor, companheiros de equipe e cliente durante todo o curso do projeto.,
mas este tipo de relatório é realmente bastante útil por várias razões.cada pessoa que recebe uma cópia do relatório saberá o que foi realizado. Isto evita a confusão sobre o que foi ou ainda não foi feito.
it facilitates collaboration
This is especially important when different teams work together. Saber o que a outra equipe está fazendo para ajudar a prevenir o trabalho em silos e também reduz a redundância de Tarefas., Também ajuda uma equipa a identificar áreas onde pode oferecer ajuda ou juntar-se a outras.
melhora a transparência e a prestação de contas, fornecendo um rasto de papel
quando enviar o seu relatório, colocou em registo que realizou uma tarefa ou explicou porque os seus resultados eram diferentes do esperado. Uma vez aceite, o documento passa a fazer parte da documentação oficial do projecto.,
Assim, apenas no caso de alguém acusa, no futuro, de não conseguir realizar uma tarefa, ou não reportar um problema, você pode apontar para o relatório de progresso como prova de que você fez isso.
no outro lado, se o seu projeto alguma vez for nomeado para um prêmio, você pode ter certeza de que os validadores virão buscar documentos que explicam como toda a coisa foi realizada.,
melhora a avaliação e revisão do projeto
da próxima vez que planejar um projeto, sua equipe pode examinar documentos, incluindo relatórios de progresso, de projetos anteriores para descobrir o que foi feito certo, o que correu mal, e o que pode ser melhorado. relatórios anteriores podem esclarecer questões sistêmicas, lacunas e outras causas de atraso ou falha – interna e externa – que devem ser evitadas ou resolvidas.,fornece informações sobre o planeamento futuro quando o supervisor sabe que tarefas foram realizadas, ele ou ela pode concentrar-se no acompanhamento dos progressos para as próximas fases do projecto. quando um relatório mostra que ocorreram atrasos, o supervisor pode investigar os problemas que dificultaram o progresso e tomar medidas para evitar que se repitam no futuro.
O supervisor também será capaz de ajustar a linha do tempo do projeto, se absolutamente necessário, ou instruir as equipes para dobrar para baixo.,
Aqui está um relatório de progresso exemplo:
Use este relatório de progresso do modelo em Piktochart agora!
Como escrever um relatório de progresso
alguma vez se viu preso a tocar na sua caneta ou a olhar para um cursor a piscar, incapaz de começar a escrever?
isso não é uma experiência incomum ao escrever relatórios de progresso, especialmente para aqueles cujos trabalhos normalmente não envolvem a escrita de documentos longos.,
uma razão pela qual as pessoas podem achar difícil escrever estes relatórios é o pensamento de que eles não são escritores. Mas isso está tudo na mente. Os relatórios não exigem linguagem sofisticada – na verdade, quanto mais simples, melhor. Aqui estão algumas dicas de escrita de relatórios:
pense nisso como um Q&a
porque é isso que é na essência. Imagine o seu gerente, colegas ou cliente a fazer-lhe perguntas e você a dar-lhes respostas. por exemplo, vamos dizer que você está organizando uma feira de fim de semana com barracas de comida e música, e você está encarregado de concessões de alimentos., o plano do projecto poderá exigir que tenha recebido cartas de intenção (LOI) de pelo menos 10 empresas até ao final do primeiro mês. o seu relatório de progresso descreveria as empresas ou empresários que enviaram a LOIs, incluindo uma descrição dos seus negócios e planos para as suas barracas alimentares. Se as conversações estão a decorrer com outros negócios que ainda não enviaram a LOIs, também podes mencionar isso, e explicar quando é que eles devem enviar as suas cartas., por outro lado, se você não atingiu seu alvo, você teria que explicar por que, mas também narrar os esforços que você tem exercido e a linha do tempo esperada para alcançar os resultados desejados.
Use linguagem simples e simples
isto não significa que não possa usar jargão técnico. Por exemplo, se você está no negócio de construção, você não tem que evitar o uso de termos como “tender” ou “variation” ou “gestão de risco.”
mas de outra forma, fale claramente. Use uma linguagem clara e concisa., Um equívoco na escrita de negócios é que a complexidade impressiona. Na verdade, só causa confusão. O facto é que, ser capaz de falar claramente sobre o seu assunto indica que compreende o assunto de dentro para fora.
Let’s get specific. Uma coisa que torna os documentos de negócios sombrios é a transformação de verbos em substantivos – tal como eu fiz lá.
Se tivéssemos que reformular isso para manter o verbo, escreveríamos, ” transformando verbos em substantivos.”Parece mais simples e vai directo ao assunto.,
Evite usar a voz passiva sempre que possível
às Vezes, você não pode evitar o uso da voz passiva em documentos formais que proíbem a primeira pessoa do ponto-de-vista. Mas quando bem feito, realmente ajuda a tornar o seu relatório mais relacionável.voltando ao exemplo da concessão de alimentos, uma frase passiva dizia: “foi realizada investigação sobre potenciais concessionários de alimentos.”
para tornar essa frase ativa, dê-lhe um ator (que é a equipe neste caso), como em: “a equipe pesquisou sobre potenciais concessionários de alimentos.,”
Ser específico
Um estudo publicado no Journal of Cognitive Neuroscience descobriram que, quando você usar palavras concretas, que tendem a envolver-se ambas as partes esquerda e direita do cérebro, enquanto que o direito tende a permanecer unstimulated por palavras abstratas. enquanto o júri ainda está fora sobre exatamente como os significados da Palavra são representados na mente, podemos concordar que a frase “um som alegre” não agita a imaginação tanto quanto “sininhos”.
“a hot day” doesn’t activate visual imagery as much as “a melting popsicle” does., Quando a mente de um leitor é estimulada pelas palavras, é menos provável que se afaste.
tomando o exemplo anterior, “pesquisado sobre potenciais concessionários alimentares” não evoca uma imagem visual. “Construí uma lista de 50 potenciais concessionários de alimentos” é mais concreto, especialmente quando você adiciona detalhes de que itens de alimentos podem ser vendidos.
explique o jargão se necessário
isto depende de quem irá ler o seu relatório, e se estiver a utilizar jargão muito especializado que apenas os membros da sua equipa estariam familiarizados., Por exemplo, num relatório escrito por uma equipa de construção dirigida ao Gestor de projecto – jargão de construção pode ser usado como o destinatário obviamente o entende.
soletre os acrónimos quando ocorrem pela primeira vez no documento
não assuma que cada pessoa que ler o relatório irá compreender todos os acrónimos que usar sem que os soletre. Por exemplo, nos trabalhos de construção, os SWMS devem primeiro ser especificados como declaração de método de trabalho seguro. “Pré-arranque” deve ser indicado como “controlos pré-arranque”.,
assim, em seu relatório, seria assim: Seguro método de trabalho Declaração (SWMS), em seguida, todas as referências subsequentes são livres para apenas ser SWMS. evite dar uma opinião, a menos que faça parte do projeto. por exemplo, a sua tarefa pode ser analisar dados e oferecer a sua interpretação e previsão. Nesse caso, pode oferecer a sua especulação e ponto de vista, desde que tenha provas que o apoiem.
Use gráficos para complementar o texto
evite escrever uma longa série de números em uma frase., Tente usar tabelas ou gráficos, especialmente quando lidar com uma série de números.
ao usar gráficos ou gráficos, tente vários tipos para determinar quais apresentam melhor os seus dados. Você pode usar um gráfico de barras, gráfico circular, gráfico de linhas, ou até mesmo um gráfico de dispersão. No entanto, ao fazê-lo, dedique algum tempo a distinguir diferentes conjuntos de dados dos outros, utilizando rótulos e cores.
não se preocupe se isso soa assustador – há uma abundância de software que pode ajudá-lo a visualizar dados, incluindo os exemplos mais básicos, MS Excel e números para Mac.,
How to structure a progress report
That’s all well and good. Mas você ainda pode estar se perguntando sobre o processo exato de como escrever um relatório de progresso. Armado com todas essas dicas práticas, como você junta o relatório?
Em primeiro lugar, depende do tipo de relatório, bem como do leitor pretendido. Um relatório de progresso pode ser escrito diariamente, semanalmente ou mensalmente. Pode ser escrito para um indivíduo ou uma equipa. como você verá nos exemplos abaixo, as principais partes de um relatório de progresso São:
1., Introdução Esta parte fornece uma panorâmica do conteúdo do relatório de progresso. É melhor escrever isto depois de ter completado todas as outras partes do relatório. Dessa forma, você será capaz de fornecer um resumo preciso.mantenha-o curto e simples. Basta um ou dois parágrafos.2. Realizações números e detalhes são seus amigos, especialmente ao escrever esta seção do relatório de progresso. As realizações que você escreve devem corresponder aos seus objetivos.
3., Quais foram as suas metas para o período coberto pelo relatório? Isto pode ser um golo para o dia, semana, mês ou trimestre. Por outro lado, também pode ser um golo de equipa.
ser concreto ao escrever objetivos. Por exemplo:
4. Bloqueios de estradas
explique que situações, se houver, o impediram de atingir seus objetivos, ou pode impedi-lo de atingir os objetivos deste mês.mas não pare aí. Seja proativo e apresente um plano de ação e um cronograma para resolver os bloqueios de estradas., Incluir detalhes, tais como fundos, materiais e recursos humanos que você pode precisar para implementar a solução.
para guiá-lo melhor, Aqui estão exemplos de modelos de relatório de progresso que são visualmente atraentes e altamente legíveis.
relatório de progresso diário
um relatório de progresso diário inclui os seus objectivos para o dia, bem como as suas realizações no dia anterior. Explica também os desafios encontrados na execução das tarefas e na consecução dos objectivos. outra secção do relatório de progresso diário é “lições extraídas”., Estes precisam estar diretamente relacionados com as tarefas e desafios do dia, bem como com as realizações do dia anterior.
tente este modelo de relatório de progresso diário em Piktochart agora!um relatório de progresso semanal fornece uma discriminação semanal do que foi realizado e quais as tarefas que permanecem por completar.tal como um relatório de progresso diário, um relatório de progresso semanal pode incluir desafios e lições aprendidas. Exemplos são incluídos nos modelos abaixo.,e participando de uma semana de convenção de indústria; não podia agendar reuniões
- Potenciais fornecedores não leia todo o e-mail
as Lições Aprendidas
-
- Considerar a indústria de eventos, quando o planejamento de cronograma para entrar em contato com clientes
- Introdutório e-mails deve ser curto e ter legível de formatação
Experimente esta progresso semanal modelo de relatório agora!,relatório de progresso mensal é necessário um relatório de progresso mensal para projectos com maior duração. O relatório pode fornecer dados mensais e trimestrais sobre o progresso dos projectos.
Team progress report
a team progress report provides information on both team and individual milestones and progress status. Agora este é mais complicado, simplesmente porque envolve várias pessoas que podem ter trabalhado em diferentes tarefas. não é suficiente deixar uma pessoa fazer o relatório., Claro, uma pessoa pode fazer a digitação, mas todos devem fornecer entrada e feedback.
uma maneira de manter um registro da entrada de diferentes membros da equipe é manter o controle das edições que eles fizeram.
para fazer isso, basta ativar o rastreamento de alterações em um documento do Word, ou em Páginas para usuários do Mac. Ao trabalhar em uma ferramenta colaborativa como o Google Docs, clique no ícone lápis na parte superior direita da janela, e escolha “Edits become suggestions” no menu., Aqui está o que parece:
por outro lado, os membros da equipe podem inserir comentários ou perguntas do relatório de progresso. Novamente, você pode fazer isso facilmente em um documento do Word, bem como no software que permitem comentário em documentos compartilhados, como o Google Docs e o Piktochart:
Aqui está um exemplo de um modelo de relatório de progresso da equipe.
confira este modelo de relatório de progresso da equipa agora!,
uma última coisa …
finalmente terminou de escrever o seu relatório de progresso-respire um suspiro de alívio, mas não carregue em ‘Enviar’ ainda.
reveja-o pelo menos uma vez (é melhor fazê-lo mais do que uma vez, especialmente se for um relatório de equipa). Re-leia o artigo, edite o conteúdo conforme necessário, em seguida, peça a um companheiro de equipe para revisar com um novo par de olhos.
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