dage eller uger i et projekt beder din vejleder om en statusrapport. Afhængigt af din erfaring med at skrive et sådant dokument, kan du reagere med beredskab, angst eller forvirring. Worryorry ikke-vi er her for at hjælpe.
Her giver vi dig tip til, hvordan du skriver en statusrapport, komplet med skabeloner og tjeklister., Vi begynder selvfølgelig med det meget vigtige spørgsmål, som en nybegynder måtte have: “Hvad er en statusrapport?”
Hvad er en statusrapport?
en statusrapport er nøjagtigt, hvordan det lyder – et dokument, der forklarer detaljeret, hvor langt du er gået mod afslutningen af et projekt.
den beskriver de aktiviteter, du har udført, de opgaver, du har udført, og de milepæle, du har nået i forhold til din projektplan.
der skrives typisk en statusrapport for en vejleder, kolleger eller klient., Du kan skrive det på dine vegne eller arbejde med dine holdkammerater for at udarbejde en teamfremgangsrapport.
afhængigt af omfanget og kompleksiteten af projektet, skal du muligvis give en statusrapport ugentligt eller månedligt, eller for hver 25% projekt milepæl.
i hele din karriere opretter du sandsynligvis flere rapporter, end du kan tælle (udfordring for dig: tæl dem og find, hvor mange ressourcer du bruger!). Måske finder du dig selv at bruge mere tid på at knuse data og tilslutte tal til grafer end faktisk at arbejde.,
rapporter behøver ikke at være så tidskrævende, som de ofte er, hvorfor vi tappede på glansen af Kevan Lee of Buffer i denne interaktive indholdsoplevelse for at hjælpe dig med dem. Dyk lige ind her, og lær nogle rapporterings hacks fra Kevan.
Hvorfor er en statusrapport vigtig?
nogle gange er det måske lyst til at skrive om dine fremskridt i detaljer er overflødig, især når du har været regelmæssigt at kommunikere med din chef, holdkammerater, og kunden gennem hele projektforløbet.,
men denne form for rapport er faktisk ret nyttig af flere grunde.
det får alle på samme side
hver person, der modtager en kopi af rapporten, vil vide, hvad der er opnået. Dette forhindrer forvirring om, hvad der har været eller endnu ikke er gjort.
det letter samarbejde
Dette er især vigtigt, når forskellige teams arbejder sammen. At vide, hvad det andet team er op til, hjælper med at forhindre arbejde i siloer og reducerer også opgaverundundans., Det hjælper også et team med at identificere områder, hvor det kan tilbyde hjælp eller slå sig sammen med andre.
Det forbedrer gennemsigtighed og ansvarlighed ved at give et papirspor
Når du indsender din rapport, du har placeret registrere, at du har fuldført en opgave eller forklaret, hvorfor dine resultater blev anderledes end forventet. Når dokumentet er accepteret, bliver det en del af projektets officielle dokumentation.,
så bare hvis nogen beskylder dig i fremtiden for ikke at udføre en opgave eller ikke rapportere et problem, kan du pege på statusrapporten som bevis for, at du gjorde det.
på bagsiden, hvis dit projekt nogensinde bliver nomineret til en pris, kan du være sikker på, at validatorer kommer og søger dokumenter, der forklarer, hvordan det hele blev opnået.,
det forbedrer projektevaluering og gennemgang
næste gang du planlægger et projekt, kan dit team undersøge dokumenter, herunder statusrapporter, af tidligere projekter for at finde ud af, hvad der blev gjort rigtigt, hvad der gik galt, og hvad der kan forbedres.
tidligere rapporter kan belyse systemiske problemer, smuthuller og andre årsager til forsinkelse eller fiasko – både internt og eksternt – som skal undgås eller løses.,
det giver indsigt til fremtidig planlægning
Når vejlederen ved, hvilke opgaver der er udført, kan han eller hun fokusere på at overvåge fremskridt hen imod de næste faser af projektet.
Når en rapport viser, at der er opstået forsinkelser, er vejlederen i stand til at undersøge de problemer, der hindrede fremskridt, og tage skridt til at forhindre, at de sker igen i fremtiden.
vejlederen vil også være i stand til at justere projektets tidslinje, hvis det er absolut nødvendigt, eller instruere hold til at fordoble ned.,
Her er en statusrapport for eksempel:
Brug denne statusrapport skabelon i Piktochart nu!
Sådan skriver du en statusrapport
Har du nogensinde fundet dig selv fast ved at trykke på din pen eller stirre på en blinkende markør, kan du ikke begynde at skrive?
det er ikke en usædvanlig oplevelse, når man skriver statusrapporter, især for dem, hvis job typisk ikke involverer at skrive lange dokumenter.,en af grundene til, at folk kan have svært ved at skrive disse rapporter, er tanken om, at de ikke er forfattere. Men det er alt i tankerne. Rapporter kræver ikke sofistikeret sprog-faktisk, jo enklere, jo bedre. Her er nogle rapportskrivning tips:
tænk på det som en
fordi det er hvad det er i det væsentlige. Forestil dig din leder, kolleger eller klient, der stiller dig spørgsmål, og du giver dem svar. lad os for eksempel sige, at du arrangerer en faireekendmesse med madboder og musik, og at du har ansvaret for madindrømmelser.,
projektplanen kan kræve, at du har sikret hensigtserklæringer (LOI) fra mindst 10 virksomheder ved udgangen af den første måned.
din statusrapport vil derefter skitsere de virksomheder eller iværksættere, der har sendt LOIs, herunder en beskrivelse af deres virksomheder og planer for deres madboder. Hvis der er tale om andre forretninger, der endnu ikke har sendt LOIs, kan du også nævne det og forklare, hvornår de forventes at sende deres breve.,
På den anden side, hvis du ikke har opfyldt dit mål, skal du forklare hvorfor, men også fortælle den indsats, du har udøvet, og den forventede tidslinje for at opnå de ønskede resultater.
brug enkelt og ligetil sprog
dette betyder ikke, at du ikke kan bruge teknisk jargon. For eksempel, hvis du er i byggebranchen, du behøver ikke at undgå at bruge udtryk som “bud” eller “variation” eller “risikostyring.”
men ellers tale tydeligt. Brug klart og præcist sprog., En misforståelse i forretningsskrivning er, at kompleksiteten imponerer. I virkeligheden forårsager det kun forvirring. Faktum er, at være i stand til at tale tydeligt om dit emne indikerer, at du forstår dit emne indefra og ud.
lad os få specifikke. En ting, der gør forretningsdokumenter kedelige, er omdannelsen af verb til navneord – ligesom jeg gjorde der.
Hvis vi skulle omformulere det for at beholde verbet, ville vi skrive, “omdanne verb til navneord.”Det lyder enklere og kommer til det punkt.,
Undgå at bruge passiv stemme, hvor det er muligt
nogle gange, kan du ikke undgå at bruge passiv stemme i virkelig formelle dokumenter, der forbyder den første-person-point-of-view. Men når det gøres godt, hjælper det virkelig med at gøre din rapport mere relatabel.
når man går tilbage til eksemplet med fødevarekoncession, ville en passiv sætning læse: “forskning om potentielle fødevarekoncessionærer blev udført.”
for at gøre denne sætning aktiv, giv den en skuespiller (som er holdet i dette tilfælde), som i: “holdet undersøgte potentielle fødevarekoncessionærer.,”
Være specifikke
En undersøgelse offentliggjort i Journal of Cognitive Neuroscience fandt, at når du bruger konkrete ord, du har tendens til at engagere sig både venstre og højre dele af hjernen, mens den højre regionen har tendens til at forblive unstimulated af abstrakte ord.
mens juryen stadig er ude på præcis, hvordan ordbetydninger er repræsenteret i sindet, kan vi være enige om, at udtrykket “en glædelig lyd” ikke rører fantasien så meget som “tinklingklokker”.
“en varm dag” aktiverer ikke visuelle billeder så meget som “en smeltende popsicle” gør., Når en læsers sind stimuleres af ord, er det mindre sandsynligt, at det glider af.
under det foregående eksempel fremkalder “undersøgt om potentielle fødevarekoncessionærer” ikke et visuelt billede. “Bygget en liste over 50 potentielle fødevarekoncessionærer” er mere konkret, især når du tilføjer detaljer om, hvilke fødevarer der kan sælges.
Forklar jargon om nødvendigt
dette afhænger af, hvem der læser din rapport, og hvis du bruger meget specialiseret jargon, som kun medlemmer af dit team ville være bekendt med., For eksempel i en rapport skrevet af et konstruktionsteam adresseret til projektlederen – konstruktionsjargon kunne bruges, da modtageren selvfølgelig forstår det.
stave akronymer, når de først forekommer i dokumentet
Antag ikke, at hver enkelt person, der læser rapporten, forstår alle de akronymer, du bruger, uden at du staver dem ud. For eksempel, i byggearbejde, bør S .ms først præciseres som sikker arbejdsmetode Erklæring. ‘Pre-starter’ skal staves ud som ‘pre-start kontrol’.,
Så i din rapport vil det se sådan ud: Safe Methodork Method Statement (s .ms), så er alle efterfølgende referencer gratis til bare at være s .ms.
Hold dig til fakta
undgå at afgive en udtalelse, medmindre den er en del af projektet.
for eksempel kan din opgave være at analysere data og tilbyde din fortolkning og forudsigelse. I så fald kan du tilbyde din spekulation og synspunkt, så længe du har bevis for at bakke dig op.
brug grafik til at supplere teksten
undgå at skrive ned en lang række tal i en sætning., Prøv at bruge tabeller eller diagrammer, især når der beskæftiger sig med en række tal.
Når du bruger grafer eller diagrammer, skal du prøve flere typer for at bestemme, hvilke der bedst præsenterer dine data. Du kan bruge en søjlediagram, cirkeldiagram, linjediagram eller endda scatter plot. Når du gør det, skal du dog bruge tid på at skelne forskellige datasæt fra de andre ved hjælp af etiketter og farver.
Må ikke bekymre dig, hvis det lyder skræmmende – der er masser af software, der kan hjælpe dig med at visualisere data, herunder de mest basale eksempler, MS Excel og Numre til Mac.,
sådan struktureres en statusrapport
det er alt sammen godt og godt. Men du kan stadig undre dig over den nøjagtige proces med, hvordan du skriver en statusrapport. Bevæbnet med alle disse praktiske tip, hvordan sætter du rapporten sammen?
for det første afhænger det af typen af rapport såvel som den tilsigtede læser. En statusrapport kan skrives dagligt, ugentligt eller månedligt. Det kan skrives for en enkeltperson eller et team.
som du vil se i eksemplerne nedenfor, er de vigtigste dele af en statusrapport:
1., Introduktion
denne del giver en oversigt over indholdet af statusrapporten. Det er bedst at skrive dette, når du har afsluttet alle de andre dele af rapporten. På den måde vil du være i stand til at give en nøjagtig oversigt.
hold det kort og enkelt. Et eller to afsnit vil gøre.
2. Resultater
tal og detaljer er dine venner, især når du skriver dette afsnit af statusrapporten. De resultater, du skriver, skal svare til dine mål.
3., Mål
Hvad var dine mål for den periode, der er omfattet af rapporten? Dette kan være et mål for dagen, ugen, måneden eller kvartalet. På den anden side kan det også være et holdmål.
vær konkret, når du skriver mål. For eksempel:
4. Vejspærringer
forklar, hvilke situationer, hvis nogen, forhindrede dig i at nå dine mål, eller kan forhindre dig i at nå denne måneds mål.
men stop ikke der. Vær proaktiv og præsenter en handlingsplan og tidsplan for løsning af vejspærringerne., Medtag detaljer, såsom midler, materialer og menneskelige ressourcer, som du muligvis har brug for for at implementere løsningen.
for at guide dig bedre, her er eksempler på skabeloner til statusrapport, der er visuelt attraktive og meget læsbare.
Daglig statusrapport
En daglig statusrapport indeholder dit mål for dagen, samt dine resultater den foregående dag. Det forklarer også udfordringer i at udføre opgaver og nå mål.
et andet afsnit under den daglige statusrapport er ‘lessons learned’., Disse skal være direkte relateret til dagens opgaver og udfordringer, samt til den foregående dags resultater.
prøv denne daglige statusrapport skabelon i Piktochart nu!
ugentlig statusrapport
en ugentlig statusrapport giver en ugentlig oversigt over, hvad der er opnået, og hvilke opgaver der stadig skal udføres.
ligesom en daglig statusrapport kan en ugentlig statusrapport omfatte udfordringer og erfaringer. Eksempler er inkluderet i skabelonerne nedenfor.,kunne ikke booke møder
- potentielle leverandører læste ikke hele e-mail
erfaringer
-
- overvej industribegivenheder, når du planlægger tidslinje for at kontakte klienter
- indledende e-mails skal være korte og have læsbar formatering
prøv denne ugentlige statusrapport skabelon nu!,
Månedlig statusrapport
en månedlig statusrapport er nødvendig for projekter med længere varighed. Rapporten kan indeholde både månedlige og kvartalsvise data om projektets fremskridt.
team progress report
en team progress report indeholder oplysninger om både team og individuelle milepæle og fremskridt status. Nu er denne mere kompliceret, simpelthen fordi den involverer flere mennesker, der måske har arbejdet på forskellige opgaver.
det er ikke nok at bare lade en person lave rapporten., Selvfølgelig kan en person skrive, men alle skal give input og feedback.
en måde at registrere forskellige teammedlemmers input på er at holde styr på de redigeringer, de har foretaget. for at gøre dette skal du blot aktivere sporing af ændringer på et Wordord-dokument eller på sider til Mac-brugere. Når du arbejder på et samarbejdsværktøj som Google Docs, skal du klikke på blyantikonet øverst til højre i vinduet og vælge “redigeringer bliver forslag” i rullemenuen., Sådan ser det ud:
På den anden side kan teammedlemmer indsætte kommentarer eller spørgsmål til statusrapport. Igen, kan du gøre dette let på et Word-dokument, såvel som den software, der lader dig kommentere på delte dokumenter, som Google Docs og Piktochart:
Her er et udsnit af et team statusrapport skabelon.
tjek dette team statusrapport skabelon nu!,
en sidste ting…
du er endelig færdig med at skrive din statusrapport – ånde et lettelsens suk, men ikke ramt ‘send’ endnu.
gå over det mindst en gang (bedre at gøre det mere end .n gang, især hvis det er en holdrapport). Læs artiklen igen, rediger indholdet efter behov, og bed derefter en holdkammerat om at korrekturlæse med et nyt par øjne.
Skriv et svar