Die meisten Non-Profit-Organisationen verlassen sich auf Geschenke von anderen Unternehmen und der Öffentlichkeit im Allgemeinen, um ihre Ziele zu erreichen. Diese kommen in Form von materiellem Eigentum und persönlichen Dienstleistungen (zusammen nichtfinanzielle Geschenke), die als Sachleistungen bezeichnet werden.
Die Aufzeichnung dieser bargeldlosen Geschenke ermöglicht es einer gemeinnützigen Organisation, die Art und den Wert der Beiträge, die sie zur Unterstützung ihrer Mission erhält, genau darzustellen., Auch wenn Sachgeschenke für viele gemeinnützige Organisationen eine wichtige Unterstützungsquelle darstellen, kann die ordnungsgemäße Aufzeichnung und Berichterstattung einige einzigartige Herausforderungen darstellen.
Arten von Sachspenden
Während Bargeld bei vielen Wohltätigkeitsorganisationen verwendet wird, ist es nicht ungewöhnlich, dass gemeinnützige Organisationen andere Arten von Beiträgen fördern und erhalten. Diese „Sachgeschenke“ können in verschiedenen Formen vorliegen.,
Waren/Immobilien
Beispiele für Waren oder Immobilien, die als Sachspende in Frage kommen könnten, sind Computerhardware und-software, Büromöbel, medizinische Versorgung und Lebensmittel. Diese Kategorie umfasst auch immaterielles Eigentum wie Wertpapiere, Urheberrechte und Patente sowie Gegenstände, die als Fundraiser für Preise verwendet oder versteigert werden können, um Geld zu sammeln.,
> Juristische Dienstleistungen (am häufigsten)
> Buchhaltung
> Webdesign und Social Media Hilfe
> Beratung
> Videografiedienste
Erstellung eines Vermögenswerts
Wenn ein Freiwilliger oder eine Gruppe von Freiwilligen einen Wert in einem Vermögenswert schafft oder erhöht, kann dies als Sachspende an eine gemeinnützige Organisation gelten, z. B. eine Gruppe von Freiwilligen, die daran arbeiten, ein Haus für Familien mit niedrigem Einkommen zu bauen.,
Andere Dienste
Andere Dienste, die sicherlich oder als Sachspenden an eine gemeinnützige Organisation qualifiziert sind, umfassen die ermäßigte oder kostenlose Nutzung von Büro-oder Besprechungsräumen sowie kostenlose Verwaltungsdienste wie Kopieren oder Drucken. Weitere Beispiele sind ermäßigte oder kostenlose Verpflegung und ein Sonderangebot für Versorgungsunternehmen.
Welche Leistungen und Spenden nicht Qualifizieren?
Einige waren und Dienstleistungen, die von einer gemeinnützigen, während gespendet, kann Sie nicht qualifizieren sich als Sachspenden., Insbesondere wird alles, was für die Verwendung durch eine andere Entität vorgesehen ist, von Ihrer gemeinnützigen Organisation nicht gezählt.
Eine andere Instanz, die nicht qualifiziert ist, ist, wenn Ihre Organisation Produkte oder Dienstleistungen erhält, die sie normalerweise nicht kaufen würde. Zum Beispiel spendet ein lokaler Musiker seine Dienste für eine Veranstaltung, für die Sie normalerweise keinen Musiker engagieren würden.
Geschenke mit beigefügten Zeichenfolgen gelten nicht als Sachleistungen. Wenn ein Spender etwas an Ihre gemeinnützige Organisation „geben“ und dann diktieren möchte, wie es verwendet wird, ist es keine echte Spende.,
Schließlich gilt der Wert der Freiwilligenstunden nicht als qualifizierendes Sachgeschenk, es sei denn, der Freiwillige stellt eine „Fachkompetenz“zur Verfügung. Zum Beispiel, Freiwillige Check-in Gäste zu einer Veranstaltung, oder sogar jemand mit spezialisiert auf eine bestimmte Fähigkeit, aber die freiwillige Anstrengung ist unabhängig von der Fähigkeit.
Rechnungslegung & Meldung von Sachbeiträgen
Die Regeln für die Rechnungslegung und Berichterstattung von Sachspenden können komplex sein., In Anbetracht der Tatsache, dass die meisten gemeinnützigen Organisationen im Wesentlichen auf diese angewiesen sind, um ihre Missionen zu erfüllen, ist es eine gute Idee, einen robusten Plan für ihr Management zu haben.
Wen Sie für diese Aufgabe benennen, hängt von Ihrer Organisationsstruktur und-größe ab. Es könnte Ihr Buchhaltungs – / Finanzteam oder das Entwicklungsteam sein. Was am wichtigsten ist, ist, dass Sie Sachspenden ordnungsgemäß aufzeichnen und jede entsprechend anerkennen.
Wie Sie Sachspenden nachverfolgen und aufzeichnen
Wie Ihre Organisation Sachspenden nachverfolgen und aufzeichnen muss, hängt von einigen Faktoren ab., Wenn Ihre gemeinnützige Organisation ihren Jahresabschluss gemäß den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) erstellt, sollten alle Sachgeschenke erfasst und in Ihren Finanzunterlagen ausgewiesen werden.
Organisationen, die einer jährlichen Prüfung durch einen unabhängigen Buchhalter unterliegen, müssen ebenfalls diesen Standard erfüllen, und einige müssen dies möglicherweise nach staatlichem Recht oder den von einem Kreditgeber, Gewährgeber oder einem anderen wichtigen Bestandteil festgelegten Bedingungen tun.,
Auch wenn Sie nicht dem GAAP unterliegen und nur das Formular 990 einreichen, kann die Führung detaillierter Finanzunterlagen als internes Management -, Audit-und strategisches Planungsinstrument nützlich sein.
Wenn Sachspenden erkannt werden
Eine gemeinnützige Organisation sollte eine Sachspende aufzeichnen, sobald ein Spender sie der Organisation zur Verfügung stellt und in dem Zeitraum feststellt, in dem sie empfangen werden, oder häufiger basierend auf dem Volumen. Mindestens sollten sie jährlich aufgezeichnet werden.,
Wie Sachspenden bewertet werden
Sachspenden werden zum beizulegenden Zeitwert in den Büchern erfasst. FASB definiert den beizulegenden Zeitwert als “ den Preis, der zum Verkauf eines Vermögenswerts oder zur Übertragung einer Verbindlichkeit in einer geordneten Transaktion zwischen Marktteilnehmern am Bewertungstag erhalten oder gezahlt würde.,“
Wie Sie den Wert Ihrer Sachspende bestimmen, hängt von der Art der Spende ab:
> Finden Sie bei Produkten wie Computern heraus, was Ihre Organisation für die Waren auf dem freien Markt bezahlt hätte, wenn sie nicht gespendet worden wären.
> Verfolgen Sie die Stunden der professionellen Dienstleistungen an Ihre Organisation gespendet.
> Kontaktieren Sie den Spender und bitten Sie ihn, einen Wert für die Sachleistungen anzugeben.,
Die akzeptierte Methode zur Erfassung von Sachspenden besteht darin, ein separates Umsatzkonto einzurichten, aber die Ausgabenseite der Transaktion sollte in ihrem funktionalen Ausgabenkonto erfasst werden. Zum Beispiel würden Einnahmen als Sachleistungen verbucht, und die Ausgaben würden als professionelle Dienstleistungen verbucht. Sobald Sie den beizulegenden Zeitwert Ihrer Spende ermittelt haben, erfassen Sie den Journaleintrag. Die Einnahmen entsprechen den Ausgaben., Es hat zwar keine Nettoauswirkungen auf Ihre Bücher, wirkt sich jedoch auf die Gesamteinnahmen und-ausgaben Ihres Unternehmens aus und ist sowohl von FASB als auch vom IRS erforderlich.
Organisationen können auch die Höhe der gespendeten Dienstleistungen aufzeichnen und melden sie in einem Jahr erhalten, die nicht als Umsatz pro GAAP anerkannt werden können, wie 5.000 Stunden oder $75.000 in Freiwilligenstunden, aber dies muss entweder in den Noten zum Jahresabschluss oder in einem Jahresbericht erfolgen.
Müssen Sie eine Sachspende anerkennen?,
Wenn eine andere Organisation an Ihre gemeinnützige Organisation spendet, ist“ Danke “ die entsprechende Antwort. Neben der Anerkennung des Geschenks und dem Ausdruck Ihrer Dankbarkeit müssen Sie noch einige andere Verpflichtungen erfüllen.
Befolgen Sie die IRS-Richtlinien
Das IRS hat einen umfassenden Leitfaden zur Begründung von Geschenken verfasst. Einige der Richtlinien der Agentur umfassen:
Spender müssen eine Bankaufzeichnung oder eine schriftliche Bestätigung von der gemeinnützigen Organisation haben, bevor sie einen Steuerabzug für einen gemeinnützigen Beitrag in Anspruch nehmen.,
Spender müssen eine schriftliche Bestätigung für jeden Beitrag von $250 oder mehr haben.
Was Sie in Ihre Bestätigung aufnehmen sollten
Sie sollten jemanden in Ihrer Organisation (CFO, CEO oder Abteilungsleiter) benennen, um alle Sachspenden anzuerkennen. Obwohl dies nicht sofort geschehen muss, sollte Ihr Brief oder Ihre E-Mail rechtzeitig und rechtzeitig gesendet werden, bevor Gewerbesteuererklärungen fällig sind. Eine gute Faustregel ist, diese nach Erhalt der Spenden oder innerhalb von 30 Tagen nach Volumen zu versenden.,501(c)(3);
Hier ist ein einfaches Beispiel für eine Bestätigungserklärung an eine Sachspende:
“ Vielen Dank für Ihren Beitrag zu ____ . Im Austausch für Ihren Beitrag wurden keine Waren oder Dienstleistungen erbracht. Ihre großzügige Tat wird es uns ermöglichen Wir sind verpflichtet, Ihrer anhaltenden Unterstützung würdig zu sein.“
Es ist eine gute Idee, eine Spenderdatenbank oder ein CRM zu verwenden, um Ihre Quittungen zu verfolgen und sicherzustellen, dass Sie rechtzeitig und angemessen Bestätigungen ausstellen.,
Die Folgen einer schlechten Buchführung & Berichterstattung für gemeinnützige Organisationen
Sie müssen Sachbeiträge ordnungsgemäß erfassen und melden, da dies in vielen Fällen gesetzlich vorgeschrieben ist. Bestimmte Geschenke unterliegen dem GAAP, und einige müssen auf Formular 990 mit der Bundessteuererklärung Ihrer Organisation gemeldet werden. Die Nichteinhaltung dieser Standards kann zu Strafen führen, die Geldbußen beinhalten können.
Ferner gibt es das Potenzial für Täuschung, wie Geschenke auf Jahresabschluss berichtet werden, so dass Sie alle Anstrengungen unternehmen wollen, nicht einer von „diesen Jungs.,“Skrupellose Organisationen wurden dabei erwischt, Zahlen aufzublasen, um erfolgreicher zu sein als sie sind, oder Verwaltungskosten zu verbergen, um verschwenderische Ausgaben zu rechtfertigen.
Schließlich ist es sinnvoll, Ihre Sachbeiträge für Verwaltungszwecke aufzuzeichnen. Ihre Organisation muss wissen, was sie für diese Waren oder Dienstleistungen bezahlen müsste, wenn sie diese Beiträge nicht von Spendern erhalten würde. Wenn Ihnen dies fehlt, können Sie überrascht sein, wenn etwas wie gespendete Büroräume oder juristische Dienstleistungen plötzlich verschwindet.,
Haben Sie Fragen zum Umgang mit Buchhaltung und Reporting für gemeinnützige Organisationen?
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Über den Autor
Todd Kimball ist Partner bei CFO Selections und leitet die gemeinnützige Praxis in Oregon und SW Washington. Er ist auch der Practice Leader von Accounting Solutions Partners in Oregon und SW Washington.,
Todd ist ein senior accounting professional mit über 15 Jahren Erfahrung im non-profit und Regierung Sektoren. Er verfügt über eine nachgewiesene Erfolgsbilanz bei der Bewältigung der schwierigsten Not-for-Profit-Buchhaltungsprobleme und der Suche nach Lösungen, die funktionieren und Organisationen voranbringen. Er zeichnet sich durch Prozesseffizienz aus, motiviert und nutzt Mitarbeiter zu ihrem vollen Potenzial, implementiert interne Kontrollen und bietet fundiertes technisches Know-how.
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