Die Vor – und Nachteile der Kilometererererstattung

Die Auswirkungen von COVID-19 und die daraus resultierende Unsicherheit haben viele Organisationen veranlasst, die üblichen Betriebsverfahren zu überprüfen. Was als Büroschließungen begann, umfasst jetzt möglicherweise dauerhafte Remote – oder flexible Arbeitsvereinbarungen.

Eine wichtige Überlegung für Organisationen ist die Kilometererererstattung, insbesondere die Erstattung der Kilometerleistung an einen Mitarbeiter, der sein eigenes Fahrzeug für geschäftliche Zwecke des Arbeitgebers verwendet.,

Verständnis der Kilometererererstattung
Die Kilometererererererstattung gilt, sofern sie nicht über eine qualifizierte, rechenschaftspflichtige Aufwandsentschädigung oder einen Plan gezahlt wird, als Entschädigung für einen Mitarbeiter, der sein persönliches Fahrzeug für Geschäftskilometer verwendet. Eine qualifizierte Aufwandsentschädigung für rechenschaftspflichtige Ausgaben erfordert, dass ein Mitarbeiter die Ausgaben nachweist, und dass ein Mitarbeiter keinen Erstattungsbetrag einbehalten kann, der über die unter die Vereinbarung fallenden nachgewiesenen Ausgaben hinausgeht., Die Kilometerererererstattung für Mitarbeiter kann Folgendes umfassen, ist aber nicht beschränkt auf:

• Besorgungen für das Unternehmen durchführen
• Kundentermine
• Fahren zu und von geschäftlichen Schulungsveranstaltungen

Jedes Jahr gibt das IRS einen Standard-Kilometerersatz aus, mit dem Organisationen die Kilometerererererstattung für die Geschäftskilerleistung ihres Mitarbeiters berechnen können. Für 2021 beträgt der IRS – Kilometerersatzsatz 56 Cent pro gefahrener Meile für die geschäftliche Nutzung.

Wie die Kilometererererstattung zuvor funktionierte
Vor COVID-19 würde ein Mitarbeiter, der normalerweise einem Bürostandort zugewiesen ist, Erstattungsrichtlinien für geschäftliche Kilometerleistungen verwenden. In der Regel würde der Mitarbeiter seinen zugewiesenen Bürostandort als Ausgangspunkt für die Ermittlung erstattungsfähiger Meilen betrachten. Mit dieser Methode würde die Erstattung ihrer Pendelmeilen, die von ihrem persönlichen Wohnsitz zu ihrem zugewiesenen Bürostandort gelangen, nicht erstattet.,

Es gab Fälle, in denen ein Mitarbeiter, der an einem bestimmten Tag nicht zuerst zu seinem zugewiesenen Bürostandort gehen musste, den ganzen Tag direkt zu einer Arbeitgebergeschäftsveranstaltung oder zu mehreren Arbeitgebergeschäftsveranstaltungen während des Tages gehen konnte, ohne zum Bürostandort zu gehen. Für diese Tage war keine Anpassung für den Pendelverkehr zum Büro erforderlich, um die erstattungsfähigen gefahrenen Meilen zu reduzieren. Und andere Kombinationen von verschiedenen Geschäftsreiseveranstaltungen würden vielleicht nur eine einzige Etappe der typischen Zwei-Wege-Pendelmeilen erfordern, um als Pendeln betrachtet zu werden.,

Die Auswirkungen von COVID-19 auf die Kilometererererstattung
Mit den verschiedenen erforderlichen oder schützenden Schließungen ansonsten üblicher Büroarbeit aufgrund von COVID-19 wurde jedoch eine Arbeitsumgebung für zu Hause ansässige Mitarbeiter geschaffen. Infolgedessen muss die Frage geklärt werden, wie mit der ansonsten einstellbaren Pendelmeilenerstattung für angestellte Betriebsmeilen umgegangen werden kann. Und diese Anpassungen werden wahrscheinlich auch dazu führen, dass bestehende Kilometererererstattungspläne geändert werden müssen.,

Es sollte zwar nicht erforderlich sein, dass ein Mitarbeiter die zu erstattenden Kosten ändert, aber er muss die Mitarbeiter in Bezug auf die Dokumentation des einzureichenden Geschäftskilometers beraten. Die Besteuerung erstatteter Beträge durch die Arbeitnehmer hängt weiterhin davon ab, ob eine Erstattung im Rahmen eines rechenschaftspflichtigen oder nicht rechenschaftspflichtigen Plans erfolgt.

Kilometerrückerstattung wenn der Bürostandort geschlossen ist
Das Schlüsselelement für Änderungen in einer Kilometerrückerstattungsrichtlinie ist die Schließung des üblichen Bürostandorts., Wenn der Bürostandort geschlossen wurde, muss ein Mitarbeiter nicht zum Bürostandort gehen, bevor er zu einer Unternehmerveranstaltung reist. Daher sollte es nicht erforderlich sein, die erstatteten Meilen für Pendelmeilen anzupassen. Der Kilometererererstattungsplan des Arbeitgebers müsste geändert werden, um zu erfassen, wann das Büro geschlossen wurde und dass das Büro bis auf Weiteres geschlossen bleibt und die Mitarbeiter daher nicht zur Arbeit ins Büro reisen müssen.

Kilometerrückerstattung Wenn das Büro offen bleibt
Jedoch haben mehrere Büros nicht für alle Operationen geschlossen., Für diejenigen Mitarbeiter, die am Bürostandort arbeiten müssen, würden die Erstattungsrichtlinien vor COVID-19-Ereignissen eingehalten. Für diese Mitarbeiter ändert sich wirklich nichts.

Wie berechnen Sie also die Kilometererererstattung für Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten? Für diejenigen Mitarbeiter, die nicht zum Bürostandort gehen müssen, dokumentieren Sie, dass sie bei und für die Bequemlichkeit des Arbeitgebers dienen, indem sie von ihrem Heimatstandort aus für die geschäftlichen Zwecke des Arbeitgebers arbeiten.,

Dies ist eine wichtige Bezeichnung, da der Hauptsitz des Arbeitgebergeschäfts zur Ermittlung erstattungsfähiger Geschäftsmeilen in das Haus des Arbeitnehmers verlegt werden kann, obwohl der übliche Bürostandort noch für andere Funktionen geöffnet ist. Infolgedessen muss der Arbeitnehmer keine Kilometererererstattungsanpassung für die Fahrt zum Büro in Betracht ziehen, da das Arbeitgeberbüro in Bezug auf die Kilometerererstattung jetzt das Zuhause des Arbeitnehmers ist, bis nachfolgende Ereignisse eine solche Bezeichnung ändern.,

Es gibt andere potenzielle Abzüge von Mitarbeitern, die sich aus der Arbeit von zu Hause aus ergeben können, insbesondere wenn Sie das Haus eines Mitarbeiters für den geschäftlichen Zweck eines Arbeitgebers nutzen. Diese potenziellen Abzüge erfordern eine komplexere Analyse.

Informieren Sie sich über IRS Mileage Erstattung Regeln
Derzeit hat die IRS keine offizielle Anleitung im Zusammenhang mit Kilometererererstattung im Zusammenhang mit temporären COVID-19 Arbeitsplatzwechsel zur Verfügung gestellt und keine sind zu erwarten., Es ist jedoch wichtig, über die Veröffentlichung neuer Leitlinien durch die IRS auf dem Laufenden zu bleiben, falls dies die Art und Weise ändert, wie Punkte wie die Kilometerererstattung nach COVID-19 verfolgt werden können.