días o semanas en un proyecto, su supervisor pide un informe de progreso. Dependiendo de su experiencia al escribir un documento de este tipo, puede responder con preparación, ansiedad o confusión. No te preocupes, estamos aquí para ayudarte.
Aquí, le daremos consejos sobre cómo escribir un informe de progreso, completo con plantillas y listas de verificación., Comenzamos, por supuesto, con la pregunta muy importante que un novato podría tener: «¿Qué es un informe de progreso?»
¿qué es un informe de progreso?
un informe de progreso es exactamente lo que parece: un documento que explica en detalle cuánto ha avanzado hacia la finalización de un proyecto.
describe las actividades que ha realizado, las tareas que ha completado y los hitos que ha alcanzado con respecto al plan de su proyecto.
Un informe de progreso generalmente se escribe para un supervisor, colegas o cliente., Puede escribirlo en su nombre o trabajar con sus compañeros de equipo para producir un informe de progreso del equipo.
dependiendo del alcance y la complejidad del proyecto, es posible que deba proporcionar un informe de progreso semanal o mensual, o por cada hito del proyecto del 25%.
a lo largo de su carrera, es probable que esté creando más informes de los que puede contar (desafío para usted: cuéntelos y encuentre cuántos recursos está utilizando!). Tal vez te encuentres pasando más tiempo procesando datos y conectando números en gráficos que trabajando realmente.,
Los informes no tienen que consumir tanto tiempo como a menudo, por lo que aprovechamos la brillantez de Kevan Lee de Buffer en esta experiencia de contenido interactivo para ayudarlo con ellos. Bucear aquí, y aprender algunos informes hacks de Kevan.
¿por qué es importante un informe de progreso?
a veces puede parecer que escribir sobre tu progreso en detalle es redundante, especialmente cuando te has estado comunicando regularmente con tu supervisor, compañeros de equipo y cliente a lo largo del curso del proyecto.,
pero este tipo de informe es realmente muy útil por varias razones.
consigue que todos estén en la misma página
cada persona que reciba una copia del informe sabrá lo que se ha logrado. Esto evita la confusión sobre lo que se ha hecho o lo que queda por hacer.
facilita la colaboración
esto es especialmente importante cuando diferentes equipos trabajan juntos. Saber qué está haciendo el otro equipo ayuda a evitar trabajar en silos y también reduce la redundancia de tareas., También ayuda a un equipo a identificar áreas en las que puede ofrecer ayuda o formar equipo con otros.
mejora la transparencia y la responsabilidad al proporcionar un rastro de papel
cuando envía su informe, ha dejado constancia de que ha realizado una tarea o explicado por qué sus resultados fueron diferentes de lo esperado. Una vez aceptado el documento, pasa a formar parte de la documentación oficial del proyecto.,
por lo tanto, en caso de que alguien lo acuse en el futuro de no realizar una tarea o no informar de un problema, puede señalar el informe de progreso como prueba de que lo hizo.
por otro lado, si su proyecto alguna vez es nominado para un premio, puede estar seguro de que los validadores vendrán a buscar documentos que expliquen cómo se logró todo.,
mejora la evaluación y revisión del proyecto
la próxima vez que planifique un proyecto, su equipo puede examinar documentos, incluidos informes de progreso, de proyectos anteriores para averiguar qué se hizo bien, qué salió mal y qué se puede mejorar.
los informes anteriores pueden arrojar luz sobre problemas sistémicos, lagunas y otras causas de retraso o fracaso, tanto internas como externas, que deben evitarse o resolverse.,
proporciona información para la planificación futura
Cuando el supervisor sabe qué tareas se han realizado, puede centrarse en monitorear el progreso hacia las siguientes etapas del proyecto.
Cuando un informe muestra que se han producido retrasos, el supervisor puede investigar los problemas que obstaculizaron el progreso y tomar medidas para evitar que vuelvan a ocurrir en el futuro.
el supervisor también podrá ajustar el cronograma del proyecto si es absolutamente necesario, o instruir a los equipos para que dupliquen.,
Aquí es un informe de avance ejemplo:
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Cómo escribir un informe de progreso
¿alguna vez se ha encontrado atascado tocando su pluma o mirando un cursor parpadeante, incapaz de comenzar a escribir?
esa no es una experiencia inusual al escribir informes de progreso, especialmente para aquellos cuyos trabajos generalmente no implican escribir documentos largos.,
una razón por la que a las personas les puede resultar difícil escribir estos informes es el pensamiento de que no son escritores. Pero todo eso está en la mente. Los informes no requieren un lenguaje sofisticado, de hecho, cuanto más simple, mejor. Aquí hay algunos consejos para escribir informes:
piense en ello como un Q& a
porque eso es lo que es en esencia. Imagine que su gerente, colegas o cliente le hacen preguntas y usted les da respuestas.
por ejemplo, digamos que estás organizando una feria de fin de semana con puestos de comida y música, y estás a cargo de las concesiones de comida.,
el plan del proyecto puede requerir que tengas cartas de intención seguras (LOI) de al menos 10 empresas al final del primer mes.
Su informe de progreso describiría las empresas o empresarios que han enviado LOIs, incluida una descripción de sus negocios y planes para sus puestos de comida. Si hay conversaciones en curso con otras empresas que aún no han enviado a LOIs, también puedes mencionarlo y explicar cuándo se espera que envíen sus cartas.,
por otro lado, si no has alcanzado tu objetivo, tendrás que explicar por qué, pero también narrar los esfuerzos que has realizado y el cronograma esperado para lograr los resultados deseados.
Use un lenguaje simple y directo
esto no significa que no pueda usar jerga técnica. Por ejemplo, si usted está en el negocio de la construcción, usted no tiene que evitar el uso de términos como «licitación» o «variación» o «gestión de riesgos.»
Pero por lo demás, hablar claramente. Utilice un lenguaje claro y conciso., Un concepto erróneo en la escritura de negocios es que la complejidad impresiona. En verdad, solo causa confusión. El hecho es que ser capaz de hablar claramente sobre su tema indica que usted entiende su tema de adentro hacia afuera.
vamos a ser específicos. Una cosa que hace que los documentos comerciales sean aburridos es la transformación de verbos en sustantivos, al igual que hice allí.
Si tuviéramos que reformular eso para mantener el verbo, escribiríamos, «transformando verbos en sustantivos.»Suena más simple y va al grano.,
evite usar la voz pasiva cuando sea posible
a veces, no puede evitar usar la voz pasiva en documentos realmente formales que prohíben el punto de vista en primera persona. Pero cuando se hace bien, realmente ayuda a hacer que su informe sea más identificable.
volviendo al ejemplo de la concesión de alimentos, una frase pasiva diría: «se llevó a cabo una investigación sobre posibles concesionarios de alimentos.»
para hacer activa esa frase, dale un actor (que es el equipo en este caso), como en: «el equipo investigó sobre potenciales concesionarios de alimentos.,»
sea específico
un estudio publicado en el Journal of Cognitive Neuroscience encontró que cuando se usan palabras concretas, se tiende a comprometer las partes izquierda y derecha del cerebro, mientras que la región derecha tiende a permanecer sin estimular por palabras abstractas.
mientras que el jurado todavía está fuera de exactamente cómo los significados de las palabras se representan en la mente, podemos estar de acuerdo en que la frase «un sonido alegre» no agita la imaginación tanto como «campanillas tintineantes».
«un día caluroso «no activa las imágenes visuales tanto como» un helado que se derrite»., Cuando la mente de un lector es estimulada por las palabras, es menos probable que se desvíe.
tomando el ejemplo anterior, «researched on potential food concessionaires» no evoca una imagen visual. «Construir una lista de 50 posibles concesionarios de alimentos» es más concreto, especialmente cuando se agregan detalles de qué alimentos podrían venderse.
explique la jerga si es necesario
esto depende de quién leerá su informe, y si está utilizando una jerga muy especializada que solo los miembros de su equipo estarían familiarizados con., Por ejemplo, en un informe escrito por un equipo de construcción dirigido al gerente del proyecto, La jerga de construcción podría usarse cuando el destinatario obviamente la entienda.
Deletrear las siglas, cuando ocurre por primera vez en el documento
no asuma que cada persona que lea el informe comprenderá todos los acrónimos que se usan sin que escribirlas. Por ejemplo, en los trabajos de construcción, los SWM deben ser descritos primero como una declaración de método de trabajo seguro. «Pre-arranques» debe escribirse como «controles de pre-arranques».,
así que en su informe, se vería así: Declaración de método de trabajo seguro (SWM), entonces todas las referencias posteriores son libres de ser solo SWM.
ceñirse a los hechos
Evite proporcionar una opinión, a menos que sea parte del proyecto.
por ejemplo, su tarea podría ser analizar datos y ofrecer su interpretación y predicción. En ese caso, puede ofrecer su especulación y punto de vista, siempre y cuando tenga pruebas que lo respalden.
Use gráficos para complementar el texto
evite escribir una larga serie de números en una oración., Trate de usar tablas o gráficos, especialmente cuando se trata de una serie de números.
al usar gráficos o tablas, pruebe varios tipos para determinar cuáles presentan mejor sus datos. Puede usar un gráfico de barras, un gráfico circular, un gráfico de líneas o incluso un gráfico de dispersión. Sin embargo, al hacerlo, dedique tiempo a distinguir los diferentes conjuntos de datos de los demás mediante el uso de etiquetas y colores.
no se preocupe si esto suena desalentador: hay un montón de software que puede ayudarlo a visualizar los datos, incluidos los ejemplos más básicos, MS Excel y Numbers para Mac.,
cómo estructurar un informe de progreso
eso está muy bien. Pero es posible que todavía se pregunte sobre el proceso exacto de cómo escribir un informe de progreso. Armado con todos estos consejos prácticos, ¿cómo armar el informe?
en primer lugar, depende del tipo de informe, así como del lector previsto. Un informe de progreso puede ser escrito diariamente, semanalmente o mensualmente. Puede ser escrito para un individuo o un equipo.
como verá en los ejemplos a continuación, las partes principales de un informe de progreso son:
1., Introducción
esta parte ofrece una visión general del contenido del informe sobre la marcha de los trabajos. Es mejor escribir esto después de haber completado todas las otras partes del informe. De esa manera, podrás proporcionar un resumen preciso.
manténgalo corto y simple. Uno o dos párrafos bastarán.
2. Logros
Los números y los detalles son tus amigos, especialmente cuando escribes esta sección del informe de progreso. Los logros que escribas deben corresponder a tus metas.
3., Metas
¿Cuáles fueron sus metas para el período cubierto por el informe? Esto podría ser una meta para el día, la semana, el mes o el trimestre. Por otro lado, también podría ser un gol de equipo.
sea concreto al escribir metas. Por ejemplo:
4. Obstáculos
explique qué situaciones, si las hubiera, le impidieron alcanzar sus metas, o pueden impedirle alcanzar las metas de este mes.
pero no te detengas ahí. Sea proactivo y presente un plan de acción y un calendario para resolver los obstáculos., Incluya detalles, como fondos, materiales y recursos humanos que pueda necesitar para implementar la solución.
para guiarlo mejor, aquí hay ejemplos de plantillas de informe de progreso que son visualmente atractivos y altamente legibles.
informe de progreso diario
un informe de progreso diario incluye sus objetivos para el día, así como sus logros del día anterior. También explica los desafíos encontrados en la realización de tareas y el logro de objetivos.
otra sección del informe diario sobre la marcha de los trabajos es «lecciones aprendidas»., Estos deben estar directamente relacionados con las tareas y desafíos del día, así como con los logros del día anterior.
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Informe de progreso semanal
un informe de progreso semanal proporciona un desglose semana por semana de lo que se ha logrado y qué tareas quedan por completar.
al igual que un informe de progreso diario, un informe de progreso semanal puede incluir desafíos y lecciones aprendidas. Los ejemplos se incluyen en las plantillas a continuación.,e asistir a una convención de la industria de una semana de duración; no pudo reservar reuniones
- los proveedores potenciales no leyeron todo el correo electrónico
lecciones aprendidas
-
- tenga en cuenta los eventos de la industria al planificar la línea de tiempo para ponerse en contacto con los clientes
- los correos electrónicos introductorios deben ser cortos y tener un formato legible
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informe mensual de progreso
un informe mensual de progreso es necesario para los proyectos con duraciones más largas. El informe puede proporcionar datos mensuales y trimestrales sobre el progreso del proyecto.
Informe de progreso del equipo
un informe de progreso del equipo proporciona información sobre los hitos del equipo e individuales y el estado del progreso. Ahora este es más complicado, simplemente porque involucra a varias personas que pueden haber trabajado en diferentes tareas.
no es suficiente dejar que una sola persona haga el informe., Por supuesto, una persona puede escribir, pero todos deben proporcionar información y comentarios.
una forma de mantener un registro de las entradas de los diferentes miembros del equipo es hacer un seguimiento de las ediciones que han hecho.
para hacer esto, simplemente habilite el seguimiento de los cambios en un documento de Word o en páginas para usuarios de Mac. Cuando trabaje en una herramienta colaborativa como Google Docs, haga clic en el icono del lápiz en la parte superior derecha de la ventana y elija «ediciones se convierten en sugerencias» en el menú desplegable., Esto es lo que parece:
por otro lado, los miembros del equipo pueden insertar comentarios o preguntas sobre el informe de progreso. Una vez más, puede hacer esto fácilmente en un documento de Word, así como en el software que le permite comentar en documentos compartidos, como Google Docs y Piktochart:
Aquí hay una muestra de una plantilla de informe de progreso del equipo.
¡echa un vistazo a esta plantilla de informe de progreso del equipo ahora!,
una última cosa
finalmente has terminado de escribir tu informe de progreso: respira un suspiro de alivio, pero no toques «enviar» todavía.
repasarlo al menos una vez (es mejor hacerlo más de una vez, especialmente si se trata de un informe de equipo). Vuelva a leer el artículo, edite el contenido según sea necesario y, a continuación, pida a un compañero de equipo que lo revise con un par de ojos nuevos.
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