Päivän tai viikon projekti, esimiehesi kysyy tilannekatsaus. Riippuen kokemusta kirjallisesti tällaisen asiakirjan, saatat vastata valmius, ahdistusta tai sekavuutta. Ei hätää. tulimme auttamaan.
tässä, annamme vinkkejä siitä, miten kirjoittaa edistymisraportin, jossa on malleja ja tarkistuslistoja., Aloitamme tietenkin aloittelijan mahdollisesti esittämästä tärkeästä kysymyksestä: ”mikä on edistysraportti?”
mikä on tilanneselvitys?
edistymisraportti on juuri sitä, miltä se kuulostaa-dokumentti kertoo yksityiskohtaisesti, kuinka pitkälle olet mennyt kohti projektin valmistumista.
Siinä esitetään toiminta olet suorittaa, tehtävät, jotka olet suorittanut, ja virstanpylväitä olet saavuttanut vis-à-vis-projektin suunnitelma.
väliraportti on tyypillisesti kirjoitettu esimiehen, työtovereiden tai asiakas., Voit kirjoittaa sen puolestasi tai työskennellä joukkuetovereidesi kanssa tiimin edistymisraportin laatimiseksi.
projektin laajuudesta ja monimutkaisuudesta riippuen sinun on ehkä annettava edistymisraportti viikoittain tai kuukausittain tai jokaista 25%: n hankkeen virstanpylvästä kohti.
Koko urasi, olet todennäköisesti luoda enemmän raportteja kuin voit laskea (haaste sinulle: laskea niitä ja löytää, kuinka paljon resursseja käytät!). Ehkä löydät itsesi menoja enemmän aikaa murskaukseen tiedot ja kytkemällä numerot osaksi kaavioita kuin itse työ.,
Raportteja ei tarvitse olla yhtä aikaa vievää kuin ne usein ovat,, joka on miksi meidän on painanut osaksi loisto Kevan Lee Puskuri tämän interaktiivisen sisällön kokemusta auttaa sinua niiden kanssa. Sukeltakaa tänne ja oppikaa raportoivia hakkerointeja Kevanilta.
miksi edistymisraportti on tärkeä?
Joskus se voi tuntua, kirjallisesti edistymistäsi yksityiskohtaisesti, on tarpeeton, varsinkin kun olet ollut säännöllisesti yhteydessä esimieheesi, joukkuetoverinsa, ja asiakkaan koko projektin aikana.,
mutta tämänkaltainen raportti on oikeastaan aika hyödyllinen monestakin syystä.
Se saa kaikki samalla sivulla
Jokainen henkilö, joka saa kopion raportista tulee tietää, mitä on saatu aikaan. Tämä estää sekaannuksen siitä, mitä on tapahtunut tai mitä on vielä tehtävä.
Se helpottaa yhteistyötä
Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun eri tiimit toimivat yhdessä. Tieto siitä, mitä toinen tiimi puuhaa, ehkäisee siilotyötä ja vähentää myös tehtävävähennyksiä., Se auttaa myös yhtä tiimiä tunnistamaan alueita, joilla se voi tarjota apua tai tehdä yhteistyötä muiden kanssa.
Se parantaa avoimuutta ja vastuullisuutta antamalla paperi trail
Kun lähetät raportin, olet asettanut ennätys, että olet suorittanut tehtävän tai selittänyt, miksi tulokset olivat erilaiset kuin odotettiin. Kun asiakirja on hyväksytty, siitä tulee osa hankkeen virallista dokumentaatiota.,
joten jos joku syyttää sinua tulevaisuudessa tehtävän laiminlyömisestä tai siitä, että et ilmoita ongelmasta, voit osoittaa edistymisraportin todisteeksi siitä, että teit niin.
kääntöpuoli, jos hanke saa ehdolla palkinnon, voit olla varma, arvioijat, tulevat etsivät asiakirjoja, jotka selittävät, miten koko juttu oli suoritettu.,
Se parantaa hankkeen arviointi ja arvostelu
Seuraavan kerran olet suunnitelma projekti, joukkue voi tutkia asiakirjoja, kuten raportteja, aiempien hankkeiden selvittää, mitä tehtiin oikein, mitä meni pieleen ja mitä voidaan parantaa.
aiemmissa raporteissa voidaan valottaa systeemisiä kysymyksiä, porsaanreikiä ja muita viivästymisen tai epäonnistumisen syitä – sekä sisäisiä että ulkoisia – jotka on vältettävä tai ratkaistava.,
Se tarjoaa oivalluksia tulevaisuuden suunnittelu
Kun esimies tietää, mitä tehtäviä on suoritettu, hän tai hän voi keskittyä seurata edistymistä seuraavissa vaiheissa hankkeen.
Kun raportti osoittaa, että viivästyminen on tapahtunut, esimies pystyy selvittämään ongelmia, jotka haittaavat edistymistä ja ryhtyä toimiin estää niitä tapahtumasta uudelleen tulevaisuudessa.
myös esimies pystyy säätämään projektin aikajanaa, jos se on ehdottoman välttämätöntä, tai ohjeistaa tiimejä tuplaamaan.,
Tässä on raportti, esimerkiksi:
Käyttää tämän kertomuksen mallia Piktochart nyt!
Miten kirjoittaa edistymiskertomus
oletko koskaan löytänyt itsesi jumissa napauttamalla kynän tai tuijottaa vilkkuva kohdistin, voi alkaa kirjoittaa?
se ei ole mitenkään tavaton kokemus edistysraporttien kirjoittamisessa, etenkään niille, joiden työpaikkoihin ei tyypillisesti liity pitkien dokumenttien kirjoittamista.,
yksi syy siihen, miksi ihmisten voi olla vaikea kirjoittaa näitä raportteja, on ajatus siitä, etteivät he ole kirjoittajia. Mutta se on kaikki mielessä. Raportit eivät vaadi hienostunutta kieltä-itse asiassa mitä yksinkertaisempaa, sitä parempaa. Tässä muutamia raporttien kirjoitusvinkkejä:
ajattele sitä Q&a
koska se on pohjimmiltaan sitä. Kuvittele esimiehesi, työtoverisi tai asiakkaasi kyselemässä sinulta kysymyksiä ja antamassa heille vastauksia.
esimerkiksi, katsotaanpa sanoa, että olet järjestää viikonloppuna reilu ruokakojuja ja musiikkia, ja olet vastuussa ruokaa myönnytyksiä.,
hankesuunnitelma saattaa edellyttää, että olet saanut varmennetut aiesopimukset vähintään 10 yritykseltä ensimmäisen kuukauden loppuun mennessä.
kertomus olisi sitten hahmotella yritykset tai yrittäjät, jotka ovat lähettäneet LOIs, mukaan lukien kuvaus niiden yritysten ja suunnitelmia niiden ruokakojuja. Jos neuvottelut ovat käynnissä muiden yritysten kanssa, jotka eivät ole vielä lähettäneet loisia, voit mainita senkin ja selittää, milloin heidän odotetaan lähettävän kirjeensä.,
toisaalta,, jos et ole tavannut oman tavoitteen, sinun täytyy selittää, miksi, mutta myös kertoa, että ponnisteluja olet käyttänyt ja odotettu aikataulu saavuttaa toivottuja tuloksia.
Käytä yksinkertaista ja suoraviivaista kieltä
Tämä ei tarkoita, et voi käyttää teknistä ammattikieltä. Jos olet esimerkiksi rakennusalalla, sinun ei tarvitse välttää käyttämästä sellaisia termejä kuin ”tender”, ”variaatio” tai ”riskienhallinta.”
mutta muuten, puhu selvästi. Käytä selkeää ja ytimekästä kieltä., Yksi väärinkäsitys liiketoiminnan kirjallisesti on, että monimutkaisuus tekee vaikutuksen. Todellisuudessa se aiheuttaa vain hämmennystä. Tosiasia on, että se, että voit puhua selvästi aiheestasi, osoittaa, että ymmärrät asiasi läpikotaisin.
Let ’ s get specific. Yksi asia, joka tekee liiketoimintadokumenteista ankeita, on verbien muuttaminen substantiiveiksi-aivan kuten tein siellä.
Jos meidän pitäisi muotoilla, että pitää-verbi, olisimme kirjoittaa, ”muuttaa verbit osaksi substantiiveja.”Se kuulostaa yksinkertaisemmalta ja menee asiaan.,
Vältä passiivinen ääni, jos mahdollista
Joskus et voi välttää käyttämällä passiivi todella virallisia asiakirjoja, jotka kieltävät ensimmäisen persoonan point-of-view. Mutta kun se tehdään hyvin, se todella auttaa tekemään raporttisi paremmin samaistuttava.
palatessaan elintarvikealan toimilupaesimerkkiin passiivisessa lauseessa luki: ”tehtiin tutkimusta mahdollisista elintarvikealan toimiluvista.”
Jotta tuo lause aktiivinen, antaa se näyttelijä (joka on joukkue, tässä tapauksessa), kuten: ”joukkue tutkittu mahdollisia ruoka haltijoina.,”
tarkemmin
tutkimus julkaistiin Journal of Cognitive Neuroscience totesi, että kun käyttää konkreettisia sanoja, sinulla on taipumus harjoittaa sekä vasemmalle ja oikealle aivojen osissa, kun taas oikealla alueella on taipumus pysyä stimuloimattomissa abstrakti sanoja.
Kun tuomaristo on edelleen ulos tarkasti, kuinka sanan merkityksiä ovat edustettuina mielessä, voimme sopia, että lause ”iloinen ääni” ei sekoita mielikuvitusta yhtä paljon kuin ”tinkling kelloja”.
”kuuma päivä” ei aktivoi visuaalista kuvastoa yhtä paljon kuin ”sulava mehujää”., Kun lukijan mieli virittyy sanoilla, se tuskin ajautuu pois.
Kun edellinen esimerkki, ”tutkittuja mahdollisia ruoka saajien” ei herättää visuaalisen kuvan. ”Rakennettu luettelo 50 mahdolliset ruoka saajien” on konkreettisempi, varsinkin kun lisää yksityiskohtia siitä, mitä elintarvikkeita voi myydä.
Selittää ammattikieltä, jos tarvitaan
Tämä riippuu siitä, kuka saa lukea raporttisi, ja jos käytät hyvin erikoistuneita ammattikieltä, että ainoastaan tiimisi jäsenten olisi tunnettava., Esimerkiksi, raportin kirjoittanut rakentaminen joukkue osoitettu projektipäällikkö – rakennusalan ammattikieltä voidaan käyttää vastaanottajan selvästi ymmärtää sen.
täsmentää lyhenteitä, kun ne esiintyvät asiakirjassa
Älä oleta, että jokainen henkilö lukee kertomuksen ei ymmärrä kaikkia lyhenteitä käytät ilman sinua oikeinkirjoituksen ne pois. Esimerkiksi rakennustöissä SWMS olisi ensin täsmennettävä turvalliseksi Työmenetelmälausunnoksi. ”Ennen aloittamista” olisi mainittava ”ennen aloittamista tehtävät tarkastukset”.,
joten raportissanne, se näyttäisi tältä: Safe Work Method Statement (SWMS), niin kaikki myöhemmät viittaukset ovat vapaasti vain olla SWMS.
pitäydy faktoissa
Vältä lausunnon antamista, ellei se kuulu hankkeeseen.
esimerkiksi, sinun tehtäväsi voisi olla analysoida tietoja ja tarjota tulkinta ja ennustaminen. Siinä tapauksessa, voit tarjota spekulaatiota ja näkökulmasta, kunhan sinulla on todisteita tukemaan sinua.
käytä grafiikkaa tekstin täydentämiseksi
Vältä kirjoittamasta lauseeseen pitkää numerosarjaa., Yritä käyttää taulukoita tai kaavioita, varsinkin kun käsitellään useita numeroita.
Kun käytät kaavioita tai kaavioita, kokeilla useita erilaisia määrittää, mikä niistä on paras esittelee tietosi. Voit käyttää baarikaaviota, piirakkakaaviota, viivakaaviota tai jopa hajontakaaviota. Tällöin käytetään kuitenkin aikaa erilaisten tietokokonaisuuksien erottamiseen muista käyttämällä etikettejä ja värejä.
Älä huolestu, jos tämä kuulostaa pelottava – on olemassa paljon ohjelmisto, jonka avulla voit visualisoida tietoja, mukaan lukien yksinkertaisin esimerkkejä, MS Excel ja Numerot Mac.,
miten tilanneselvitys laaditaan
kaikki hyvin ja hyvin. Mutta saatat vielä ihmetellä tarkkaa prosessia, miten kirjoittaa edistysraportti. Miten saat raportin kasaan näillä käytännön vinkeillä varustettuna?
ensinnäkin se riippuu raportin tyypistä sekä aiotusta lukijasta. Edistymisraportti voidaan kirjoittaa päivittäin, viikoittain tai kuukausittain. Se voidaan kirjoittaa yksilölle tai joukkueelle.
Kuten voit nähdä alla olevissa esimerkeissä, tärkeimmät osat tilanneselvityksen ovat:
1., Johdanto
tässä osassa esitetään katsaus edistymiskertomuksen sisältöön. Se on parasta kirjoittaa tämän jälkeen olet suorittanut kaikki muut osat raportin. Siten voit antaa tarkan yhteenvedon.
pidä se lyhyenä ja yksinkertaisena. Yksi tai kaksi kappaletta riittää.
2. Saavutukset
– Numerot ja yksityiskohdat ovat ystäväsi, varsinkin kun kirjoitat tässä osassa tilannekatsaus. Saavutusten, joita kirjoitat, pitäisi vastata tavoitteitasi.
3., Tavoitteet
mitkä olivat tavoitteesi raportin kattamalla kaudella? Tämä voi olla tavoite päivä, viikko, kuukausi tai neljännes. Toisaalta se voisi olla myös joukkueen tavoite.
ole konkreettinen tavoitteita kirjoitettaessa. Esimerkiksi:
4. Tiesulut
selittävät, mitkä tilanteet mahdollisesti estivät sinua saavuttamasta tavoitteitasi tai saattavat estää sinua saavuttamasta tämän kuun tavoitteita.
mutta älä pysähdy siihen. Ole ennakoiva ja esitä toimintasuunnitelma ja aikataulu tiesulkujen ratkaisemiseksi., Sisällytä tiedot, kuten varat, materiaalit ja henkilöresurssit, joita saatat tarvita ratkaisun toteuttamiseksi.
opastaa sinua paremmin, tässä on edistymiskertomuksen malli esimerkkejä, jotka ovat visuaalisesti houkutteleva ja hyvin luettavissa.
Päivittäinen tilannekatsaus
päivittäin tilannekatsaus sisältää tavoitteesi päivä, sekä saavutuksia edellisenä päivänä. Se selittää myös tehtävien suorittamisessa ja tavoitteiden saavuttamisessa kohtaamiaan haasteita.
toinen osa Daily progress-raportissa on ”lessons learned”., Niiden on liityttävä suoraan päivän tehtäviin ja haasteisiin sekä edellisen päivän saavutuksiin.
Kokeile tätä päivittäin tilannekatsaus mallin Piktochart nyt!
Viikoittain tilannekatsaus
viikoittain tilannekatsaus tarjoaa joka viikko raportin siitä, mitä on saatu aikaan ja mitä tehtäviä on vielä vietävä päätökseen.
kuten päivittäisessä tilanneselvityksessä, viikoittaisessa edistymiskertomuksessa voi olla haasteita ja opittuja asioita. Esimerkit sisältyvät alla oleviin malleihin.,e osallistuu viikko-pitkä alan yleissopimuksen; ei voinut varata kokouksia
- Potentiaaliset myyjät en lukenut koko sähköposti
kokemukset
-
- Harkitse alan tapahtumia suunniteltaessa aikajana yhteyttä asiakkaisiin
- Johdanto-sähköpostit on oltava lyhyt ja on luettavissa muotoilu
Kokeile tätä viikoittain tilannekatsaus mallin nyt!,
kuukausittainen edistymisraportti
pitempiaikaisten hankkeiden osalta tarvitaan kuukausittainen edistymisraportti. Raportti voi antaa sekä kuukausittain että neljännesvuosittain tietoja hankkeen etenemisestä.
Joukkue edistymiskertomus
joukkueen edistymistä raportti tarjoaa tietoa sekä tiimin ja yksilön virstanpylväitä ja edistymisen tila. Nyt tämä on monimutkaisempi, yksinkertaisesti siksi, että se koskee useita ihmisiä, jotka ovat saattaneet työskennellä eri tehtävissä.
ei riitä, että vain yksi henkilö antaa raportin tehdä., Toki yksi ihminen voi kirjoittaa, mutta jokaisen on annettava palautetta ja palautetta.
Yksi tapa pitää kirjaa eri tiimin jäsenten tulo on seurata muokkaukset he ovat tehneet.
Voit tehdä tämän, yksinkertaisesti jotta seuranta muutokset Word-asiakirjaan, tai Sivuilla Mac-käyttäjille. Kun työskentelee yhteistyössä työkalu, kuten Google Docs, klikkaa kynä-kuvaketta oikeassa yläkulmassa osa ikkunan, ja valitse ”Muokkaa tullut ehdotuksia” avattavasta-valikosta., Tässä mitä se näyttää:
toisaalta, tiimin jäsenet voivat lisätä tilannekatsaus kommentteja tai kysymyksiä. Jälleen, voit tehdä tämän helposti Word-asiakirjaan, sekä ohjelmisto, jotka voit kommentoida jaettuja asiakirjoja, kuten Google Docs ja Piktochart:
Tässä on näyte joukkue edistymiskertomuksen malli.
tutustu tähän team progress report-malliin nyt!,
vielä Yksi asia…
Olet nyt valmis kirjoittamalla oman tilannekatsaus – huokaista helpotuksesta, mutta älä paina ”lähetä” vielä.
käy se läpi ainakin kerran (parempi tehdä se useammin kuin kerran, varsinkin jos kyseessä on tiimiraportti). Uudelleen lukea artikkeli, muokkaa sisältöä tarpeen mukaan, kysy sitten joukkuetoverinsa oikolukea tuore silmäpari.
Vastaa