des jours ou des semaines dans un projet, votre superviseur demande un rapport d’étape. Selon votre expérience de la rédaction d’un tel document, vous pourriez réagir avec disponibilité, anxiété ou confusion. Ne vous inquiétez pas – nous sommes là pour vous aider.
ici, nous vous donnerons des conseils sur la façon de rédiger un rapport d’étape, avec des modèles et des listes de contrôle., Nous commençons, bien sûr, par la question très importante qu’un débutant pourrait avoir: « Qu’est-ce qu’un rapport d’étape?”
qu’est Ce qu’un rapport d’avancement?
un rapport d’étape est exactement ce que cela ressemble – un document qui explique en détail comment vous êtes allé loin vers l’achèvement d’un projet.
il décrit les activités que vous avez effectuées, les tâches que vous avez accomplies et les jalons que vous avez atteints par rapport à votre plan de projet.
Un rapport d’étape est généralement écrit pour un superviseur, des collègues ou des clients., Vous pouvez l’écrire en votre nom ou travailler avec vos coéquipiers pour produire un rapport d’étape de l’équipe.
en fonction de la portée et de la complexité du projet, vous devrez peut-être fournir un rapport d’étape hebdomadaire ou mensuel, ou pour chaque étape de 25% du projet.
tout au long de votre carrière, vous êtes susceptible de créer plus de rapports que vous ne pouvez en Compter (défi pour vous: comptez-les et trouvez combien de ressources vous utilisez!). Vous passez peut-être plus de temps à croquer des données et à brancher des nombres dans des graphiques qu’à travailler réellement.,
Les rapports ne doivent pas nécessairement prendre autant de temps qu’ils le sont souvent, c’est pourquoi nous avons tiré parti de la brillance de Kevan Lee de Buffer dans cette expérience de contenu interactif pour vous aider avec eux. Plongez ici, et apprenez quelques hacks de rapports de Kevan.
pourquoi un rapport d’étape est-il important?
Il peut parfois sembler redondant d’écrire sur vos progrès en détail, en particulier lorsque vous communiquez régulièrement avec votre superviseur, vos coéquipiers et votre client tout au long du projet.,
Mais ce genre de rapport est en fait très utile pour plusieurs raisons.
il met tout le monde sur la même page
chaque personne qui reçoit une copie du rapport saura ce qui a été accompli. Cela évite la confusion sur ce qui a été fait ou doit encore être fait.
Il facilite la collaboration
Ceci est particulièrement important lorsque les différentes équipes à travailler ensemble. Savoir ce que fait l’autre équipe aide à éviter de travailler en silos et réduit également la redondance des tâches., Il aide également une équipe à identifier les domaines où elle peut offrir de l’aide ou faire équipe avec d’autres.
il améliore la transparence et la responsabilité en fournissant une trace papier
lorsque vous soumettez votre rapport, vous avez inscrit dans un dossier que vous avez accompli une tâche ou expliqué pourquoi vos résultats étaient différents de ceux attendus. Une fois le document accepté, il fait partie de la documentation officielle du projet.,
donc, juste au cas où quelqu’un vous accuserait à l’avenir de ne pas accomplir une tâche ou de ne pas signaler un problème, vous pouvez pointer vers le rapport d’étape comme preuve que vous l’avez fait.
d’un autre côté, si votre projet est nominé pour un prix, vous pouvez être sûr que les validateurs viendront chercher des documents expliquant comment le tout a été accompli.,
il améliore l’évaluation et l’examen des projets
La prochaine fois que vous planifiez un projet, votre équipe peut examiner les documents, y compris les rapports d’étape, des projets précédents pour savoir ce qui a été bien fait, ce qui a mal tourné et ce qui peut être amélioré.
Les rapports précédents peuvent mettre en lumière des problèmes systémiques, des lacunes et d’autres causes de retard ou de défaillance – internes et externes – qui doivent être évités ou résolus.,
il fournit des informations pour la planification future
lorsque le superviseur sait quelles tâches ont été accomplies, il peut se concentrer sur le suivi des progrès vers les prochaines étapes du projet.
lorsqu’un rapport indique que des retards se sont produits, le superviseur est en mesure d’enquêter sur les problèmes qui ont entravé les progrès et de prendre des mesures pour éviter qu’ils ne se reproduisent à l’avenir.
le superviseur pourra également ajuster le calendrier du projet si cela est absolument nécessaire, ou demander aux équipes de doubler.,
Voici un rapport d’avancement exemple:
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comment rédiger un rapport d’étape
Vous êtes-vous déjà retrouvé coincé à taper sur votre stylo ou à regarder un curseur clignotant, incapable de commencer à écrire?
ce n’est pas une expérience inhabituelle lors de la rédaction de rapports d’étape, en particulier pour ceux dont le travail n’implique généralement pas la rédaction de longs documents.,
Une des raisons pour lesquelles les gens peuvent avoir du mal à écrire ces rapports est la pensée qu’ils ne sont pas des écrivains. Mais c’est tout dans l’esprit. Les rapports ne nécessitent pas de langage sophistiqué – en fait, plus c’est simple, mieux c’est. Voici quelques conseils de rédaction de rapports:
considérez-le comme un Q&A
parce que c’est ce que c’est en substance. Imaginez votre manager, vos collègues ou votre client vous poser des questions et vous leur donner des réponses.
par exemple, disons que vous organisez un week-end avec des stands de nourriture et de la musique, et que vous êtes responsable des concessions alimentaires.,
Le plan de projet pourrait exiger que vous ayez obtenu des lettres d’intention (li) d’au moins 10 entreprises d’ici la fin du premier mois.
votre rapport d’étape décrirait ensuite les entreprises ou les entrepreneurs qui ont envoyé des LOIs, y compris une description de leurs entreprises et des plans pour leurs stands de nourriture. Si des discussions sont en cours avec d’autres entreprises qui n’ont pas encore envoyé LOIs, vous pouvez également le mentionner et expliquer quand elles doivent envoyer leurs lettres.,
en revanche, si vous n’avez pas atteint votre objectif, vous devrez expliquer pourquoi, mais également raconter les efforts que vous avez exercé et le calendrier prévu pour atteindre les résultats souhaités.
utilisez un langage simple et direct
cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas utiliser de jargon technique. Par exemple, si vous êtes dans le secteur de la construction, vous n’avez pas à éviter d’utiliser des termes comme « appel d’offres” ou « variation” ou « gestion des risques. »
mais sinon, parlez clairement. Utiliser un langage clair et concis., Une idée fausse dans l’écriture d’affaires est que la complexité impressionne. En vérité, cela ne fait que semer la confusion. Le fait est que pouvoir parler clairement de votre sujet indique que vous comprenez votre sujet à l’envers.
soyons précis. Une chose qui rend les documents d’affaires mornes est la transformation des verbes en noms – tout comme je l’ai fait là-bas.
Si nous devions reformuler cela pour garder le verbe, nous écririons: « transformer les verbes en noms. »Cela semble plus simple et va au but.,
évitez d’utiliser la voix passive lorsque cela est possible
parfois, vous ne pouvez pas éviter d’utiliser la voix passive dans des documents vraiment formels qui interdisent le point de vue à la première personne. Mais lorsqu’il est bien fait, cela aide vraiment à rendre votre rapport plus relatable.
pour revenir à l’exemple de la concession alimentaire, une phrase passive se lirait comme suit: « des recherches sur des concessionnaires alimentaires potentiels ont été effectuées. »
pour rendre cette phrase active, donnez-lui un acteur (qui est l’équipe dans ce cas), comme dans: « L’équipe a fait des recherches sur les concessionnaires alimentaires potentiels., »
soyez précis
Une étude publiée dans le Journal of Cognitive Neuroscience a révélé que lorsque vous utilisez des mots concrets, vous avez tendance à engager à la fois les parties gauche et droite du cerveau, tandis que la région droite a tendance à rester non stimulée par des mots abstraits.
alors que le jury est encore sur exactement comment les significations des mots sont représentés dans l’esprit, nous pouvons convenir que l’expression « un son joyeux” ne remue pas l’imagination autant que « tintement cloches”.
« a hot day” n’active pas autant l’imagerie visuelle que « a melting popsicle”., Quand l’esprit d’un lecteur est stimulé par des mots, il est moins susceptible de dériver.
prenant l’exemple précédent, « recherche sur les concessionnaires alimentaires potentiels” n’évoque pas une image visuelle. « Construire une liste de 50 concessionnaires alimentaires potentiels » est plus concret, surtout lorsque vous ajoutez des détails sur les produits alimentaires qui pourraient être vendus.
expliquez le jargon si nécessaire
cela dépend de qui lira votre rapport, et si vous utilisez un jargon très spécialisé que seuls les membres de votre équipe connaissent., Par exemple, dans un rapport écrit par une équipe de construction adressée au gestionnaire de projet, le jargon de construction pourrait être utilisé tel que le destinataire le comprend de toute évidence.
épelez les acronymes lorsqu’ils apparaissent pour la première fois dans le document
ne supposez pas que chaque personne lisant le rapport comprendra tous les acronymes que vous utilisez sans que vous les épeliez. Par exemple, dans les travaux de construction, SWMS devrait d’abord être énoncé comme énoncé de méthode de travail sécuritaire. Les « pré-démarrages » doivent être définis comme des « vérifications préalables au démarrage ».,
donc, dans votre rapport, cela ressemblerait à ceci: instruction de méthode de travail sûre (SWMS), alors toutes les références suivantes sont libres d’être simplement SWMS.
respectez les faits
évitez de donner une opinion, sauf si elle fait partie du projet.
par exemple, votre tâche pourrait être d’analyser des données et de proposer votre interprétation et votre prédiction. Dans ce cas, vous pouvez offrir votre spéculation et votre point de vue, tant que vous avez des preuves pour vous soutenir.
utilisez des graphiques pour compléter le texte
évitez d’écrire une longue série de nombres dans une phrase., Essayez d’utiliser des tableaux ou des graphiques, en particulier lorsque vous traitez avec une série de nombres.
lorsque vous utilisez des graphiques ou des tableaux, essayez plusieurs types pour déterminer ceux qui présentent le mieux vos données. Vous pouvez utiliser un graphique à barres, un graphique circulaire, un graphique linéaire ou même un nuage de points. Ce faisant, cependant, passez du temps à distinguer les différents ensembles de données des autres en utilisant des étiquettes et des couleurs.
ne vous inquiétez pas si cela semble intimidant – il existe de nombreux logiciels qui peuvent vous aider à visualiser les données, y compris les exemples les plus élémentaires, MS Excel et Numbers pour Mac.,
Comment structurer un rapport d’avancement
C’est bien et bon. Mais vous vous interrogez peut-être encore sur le processus exact de rédaction d’un rapport d’étape. Armé de tous ces conseils pratiques, comment composez-vous le rapport?
tout d’Abord, cela dépend du type de rapport, ainsi que le lecteur. Un rapport d’étape peut être rédigé quotidiennement, chaque semaine ou chaque mois. Il peut être écrit pour un individu ou une équipe.
Comme vous allez le voir dans les exemples ci-dessous, les principales parties d’un rapport d’avancement:
1., Introduction
Cette partie donne un aperçu du contenu du rapport. Il est préférable d’écrire ceci après avoir terminé toutes les autres parties du rapport. De cette façon, vous serez en mesure de fournir un résumé précis.
gardez-le court et simple. Un ou deux paragraphes feront l’affaire.
2. Réalisations
Les chiffres et les détails sont vos amis, surtout lors de la rédaction de cette section du rapport d’étape. Les réalisations que vous écrivez doivent correspondre à vos objectifs.
3., Objectifs
Quels sont vos objectifs pour la période couverte par le rapport? Cela peut être un objectif pour le jour, la semaine, le mois ou le trimestre. D’un autre côté, cela pourrait aussi être un objectif d’équipe.
soyez concret lors de l’écriture d’objectifs. Par exemple:
4. Barrages routiers
expliquez quelles situations, le cas échéant, vous ont empêché d’atteindre vos objectifs ou pourraient vous empêcher d’atteindre les objectifs de ce mois.
Mais ne vous arrêtez pas là. Soyez proactif et présentez un plan d’action et un calendrier pour résoudre les obstacles., Incluez des détails, tels que les fonds, le matériel et les ressources humaines dont vous pourriez avoir besoin pour implémenter la solution.
pour mieux vous guider, voici des exemples de modèles de rapport d’avancement qui sont visuellement attrayants et très lisibles.
Quotidien rapport d’avancement
Un progrès quotidiens rapport comprend vos objectifs pour la journée, ainsi que vos réalisations de la précédente journée. Il explique également les défis rencontrés dans l’exécution des tâches et la réalisation des objectifs.
Une autre section du rapport d’étape quotidien est « leçons apprises »., Ceux-ci doivent être directement liés aux tâches et aux défis de la journée, ainsi qu’aux réalisations de la journée précédente.
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rapport d’étape hebdomadaire
un rapport d’étape hebdomadaire fournit une ventilation semaine par semaine de ce qui a été accompli et des tâches qui restent à accomplir.
tout comme un rapport d’étape quotidien, un rapport d’étape hebdomadaire peut inclure des défis et des leçons apprises. Des exemples sont inclus dans les modèles ci-dessous.,e assister à un congrès de l’industrie d’une semaine; impossible de réserver des réunions
- les fournisseurs potentiels n’ont pas lu l’intégralité du courrier électronique
Leçons Apprises
-
- tenez compte des événements de l’industrie lors de la planification du calendrier pour contacter les clients
- les e-mails d’introduction doivent être courts et avoir une mise en forme lisible
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rapport d’avancement Mensuel
Un rapport d’avancement mensuel est nécessaire pour les projets de plus longue durée. Le rapport peut fournir des données mensuelles et trimestrielles sur l’avancement du projet.
rapport d’étape de L’équipe
Un rapport d’étape de l’équipe fournit des informations à la fois sur les étapes de l’équipe et sur l’état d’avancement individuel. Maintenant, celui-ci est plus compliqué, simplement parce qu’il implique plusieurs personnes qui peuvent avoir travaillé sur différentes tâches.
Il ne suffit pas de laisser une personne faire le rapport., Bien sûr, une personne peut faire la dactylographie, mais tout le monde doit fournir des commentaires et des commentaires.
Une façon de garder une trace des différents membres de l’équipe à l’entrée est de garder la trace des modifications qu’ils ont apportées.
pour ce faire, activez simplement le suivi des modifications sur un document Word ou sur Pages pour les utilisateurs Mac. Lorsque vous travaillez sur un outil collaboratif comme Google Docs, cliquez sur l’icône en forme de crayon dans la partie supérieure droite de la fenêtre et choisissez « modifications deviennent suggestions” dans le menu déroulant., Voici à quoi ça ressemble:
d’autre part, les membres de l’équipe peuvent insérer rapport d’avancement des commentaires ou des questions. Encore une fois, vous pouvez le faire facilement sur un document Word, ainsi que sur un logiciel qui vous permet de commenter des documents partagés, comme Google Docs et Piktochart:
Voici un exemple de modèle de rapport d’avancement d’équipe.
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Une dernière chose…
Vous avez enfin fini de taper votre rapport d’avancement – un soupir de soulagement, mais ne pas frapper « envoyer » pour l’instant.
passez-le au moins une fois (mieux vaut le faire plus d’une fois, surtout s’il s’agit d’un rapport d’équipe). Relisez l’article, modifiez le contenu au besoin, puis demandez à un coéquipier de le relire avec une nouvelle paire d’yeux.
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