Handbuch zu Richtlinien und Verfahren: Was, warum und wie?

Der ultimative Traum eines jeden Unternehmers ist es, effiziente Mitarbeiter, effektive Kommunikation und Wachstum zu haben! Dennoch ist es nicht so einfach, alle 3 zusammen zu halten!,

Je mehr Ihr Unternehmen wächst, desto schwieriger wird es, effektiv zu kommunizieren und desto schwieriger wird es, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben effizient und zielgerichtet erfüllen!

Um einen erfolgreichen Zyklus aufrechtzuerhalten, benötigt Ihr Unternehmen Regeln und Richtlinien, um Mitarbeiter für einen reibungslosen Workflow zu verwalten. Sie brauchen auch, wiederum, ständige Gewissheit, dass das Unternehmen ihre besten Interessen im Herzen hat!

Das Erreichen all dies kann jedoch ohne Hilfe überwältigend sein., Hier kommt die Notwendigkeit ins Spiel, ein policies & Prozedurenhandbuch zu erstellen.

Jedes Unternehmen benötigt ein policies & procedures manual, um seinen Betrieb, seine Strategie und seinen Workflow zu steuern. Wenn Richtlinien die Erwartung für das Verhalten der Mitarbeiter festlegen, skizzieren die Verfahren die Schritte dafür. Dies gewährleistet Konsistenz in der Praxis und hilft bei der Aufrechterhaltung der Qualitätsausgabe.,

Ein Richtlinien – und Verfahrenshandbuch ist der perfekte Weg, um Ihre virtuellen Mitarbeiter auf derselben Seite zu halten, auf der diese Handbücher wie Referenzen funktionieren, falls jemand verwirrt ist, einen Schritt oder eine Entscheidungsfindung zu unternehmen, und es jedem ermöglicht, sich legal, bewusst und ethisch zu verhalten.

Bereit, Ihre eigenen zu schreiben?

Nun, halten Sie Ihre Pferde, denn wir nehmen Sie mit auf eine Schritt-für-Schritt-Reise und decken alles ab, was Sie über das Schreiben einer Richtlinie wissen müssen & Prozedurhandbuch!

Also lasst uns anfangen, sollen wir?,

Was ist eine Richtlinie & Prozedurhandbuch?

Richtlinien und Verfahren regeln alle wichtigen Entscheidungen, Handlungen und Prinzipien einer Organisation. Diese Dokumente bieten Autorität und notwendige Anleitung für ein Unternehmen oder eine Abteilung zu Themen wie Einstellungspraktiken, Bankkonten, Kleiderordnung usw.

Um beschreibender zu sein, sind Prozeduren spezifische Methoden, mit denen Richtlinien in Aktion für den täglichen Betrieb einer Organisation kommuniziert werden., Gemeinsam stellen Richtlinien & – Verfahren sicher, dass eine Entscheidung des Managements der Organisation in Schritte übersetzt wird, die zu einer effektiven Arbeit und Kommunikation führen.

Diese schriftlichen Richtlinien und Verfahren sind in der Regel in ein Handbuch integriert, das den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt wird. Ihr Handbuch zu Richtlinien und Verfahren enthält die Best Practices Ihres Unternehmens, Standards für die Ausführung der Arbeit und Kerngeschäftsprozessbeschreibungen.,

Ein effektives Handbuch für Richtlinien und Verfahren ist ein wichtiges Verwaltungstool, mit dem Sie sich auf Wachstum konzentrieren, Schulungen vereinfachen und die Skalierung in Ihrem Unternehmen vereinfachen können!

Lesen Sie mehr: Standard Operating Procedures (SOP): Was, Typen und Wie Sie zu Schreiben?

Was geht in eine Richtlinie & Prozedurhandbuch?,

Hier sind einige Punkte, die im Handbuch zu Richtlinien und Verfahren enthalten sein sollten:

• Beschäftigungsverfahren
• Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus
• Organisationskultur
• Leistungen für Arbeitnehmer
• Kommunikationsrichtlinien
• Zahlungsverfahren
• Richtlinien für den Arbeitsplatz
• Verhaltenskodex für Mitarbeiter
• Verfahren zur Nutzung von Technologien

Richtlinie & Verfahrenshandbuch!,

Jedes Unternehmen steht vor Schwierigkeiten in den Arbeitsablauf der Konjunkturzyklus und erfordert Dokumentation seiner strukturierten Methodik, einen Rahmen von Unternehmens-Philosophie, mission und vision, die sorgt für Sichtbarkeit – vereinbart? Dies ist der Zweck eines Richtlinien-und Verfahrenshandbuchs.

Darüber hinaus helfen policy & Prozedurenhandbücher mit:

Erwartungen setzen

Ein Richtlinien-und Verfahrenshandbuch hilft einem Geschäftsinhaber, die Mission, den Wert und die Perspektiven des Unternehmens an einem Ort zu sammeln.,

Es setzt auch Standards für Verhalten, Verhalten und Leistung von Mitarbeitern. Daher definiert das & – Verfahrenshandbuch die Erwartungen an Mitarbeiter klar, indem es ihnen eine Referenzquelle zur Überprüfung bei der Erfüllung ihrer Aufgaben bietet.

Steigerung der Mitarbeiterproduktivität

Ein gut entwickeltes Handbuch zu Richtlinien und Verfahren dient als maßgebliche Quelle für Antworten auf häufig gestellte Fragen zu Ihrem Unternehmen oder Unternehmen., Ordnungsgemäß dokumentierte Handbücher beschleunigen den Entscheidungsprozess für Mitarbeiter und helfen ihnen, die Vorschriften zu Geschäftsrichtlinien einzuhalten. Schließlich führt dies zu einer höheren Produktivität.

Weiterlesen: Wie erstelle ich ein Mitarbeiterhandbuch?

Verbesserung der Kommunikation

Ein detailliertes Handbuch & procedures manual ist ein wertvolles Kommunikationsinstrument zur effizienten Verarbeitung aller Geschäftsvorgänge innerhalb der Organisation und zur Reduzierung von Übertragungslücken., Viele Unternehmen vereinfachen heute die Kommunikation ihrer Richtlinien und Verfahren, indem sie sie mithilfe von Wissensverwaltungssoftware online stellen, z Bit.ai.

Verkürzung der Schulungszeit für Mitarbeiter

Ein weiterer Zweck eines Handbuchs für Richtlinien und Verfahren besteht darin, einen Schulungsleitfaden für neue Mitarbeiter bereitzustellen und aktuelle Mitarbeiter neu auszubilden. Diese Dokumente reduzieren den Zeit – und Arbeitsaufwand für die Schulung dieser Mitarbeiter und erleichtern den Onboarding-Prozess.,

Eine Stellenbeschreibung eines Unternehmens könnte beispielsweise Teil einer Einstellungspolitik sein, in der Verfahren Informationen darüber liefern, wie diese Erwartungen erfüllt werden können, die in der Stellenbeschreibung des Mitarbeiters nach der Einstellung definiert sind.

Sicherstellung der Einhaltung des Gesetzes

Richtlinien & Handbücher zu Verfahren, die konsequent aktualisiert und überprüft werden, helfen einem Unternehmen, seine gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen., Zum Beispiel wird eine klare Arbeitsschutzpolitik einem Arbeitgeber helfen, die gesetzlichen Verpflichtungen des Unternehmens zu erfüllen und einen sicheren Arbeitsplatz zu schaffen.

Befolgen Sie diese Schritte, um ein Richtlinien-und Prozedurhandbuch zu erstellen:

Sie sind bisher auf dem besten Weg zu lernen, wie man eine Richtlinie schreibt & Prozedurenhandbuch. Aber Ihre Arbeit ist noch nicht erledigt; Sie müssen die Hauptelemente kennen, aus denen Ihr Handbuch besteht., Diese Elemente sind der strukturelle Körper Ihrer Richtlinie & Prozedurenhandbuch, und wenn sie nicht richtig eingerichtet sind, ist Ihr Handbuch unvollständig.

Schritt 1: Titel hinzufügen

Dies ist die Überschrift des Dokuments. Machen Sie es kurz und stellen Sie sicher, dass Benutzer auf jeder Lesestufe verstehen können.

Schritt 2: Schreiben Sie die Beschreibung

Eine Einführung, die Benutzer auf den Umfang der Richtlinie ausrichtet.

Schritt 3: Erklärungszweck der Richtlinie

Der Zweck erklärt, warum die Richtlinie existiert., Dazu gehören Bedenken wie rechtliche, regulatorische Bedürfnisse und Konflikte, die die Politik vermeiden möchte.

Schritt 4: Fügen Sie Anweisungen zu Bedingungen hinzu

Dies ist der wichtigste und längste Teil. Die Aussagen geben die Hauptzielgruppe für die Richtlinienbedingungen, Einschränkungen für die Anwendung der Richtlinie, Erwartungen und Ausschlüsse an.

Schritt 5: Erwähnen Sie den Umfang des Richtlinien-und Verfahrenshandbuchs

Dies betrifft die Rollen oder Abteilungen, zu denen die Richtlinie gehört, und identifiziert alle Personen, die von der Richtlinie ausgenommen sind.,

Schritt 6: Verantwortlichkeiten angeben

Zeigt an, welche Rolle, Abteilung oder Gruppe die Richtlinie beibehalten muss. Alternativ werden in diesen Abschnitten für einige Richtlinien, die durch Vorschriften geregelt werden, Rollen aufgeführt, die für die Umsetzung der Richtlinie verantwortlich sind.

Schritt 7: Verfahrensdetails einbeziehen

Dies ist eine Erklärung, wie Sie die erforderlichen Aufgaben und Richtlinien ausführen können, indem Sie dem Leser Verfahrensschritte und „How-to“ – Informationen zur Verfügung stellen.

Schritt 8: Erwähnen Sie alle Referenzen

Präsentiert verwandte Richtlinien, Regulierungsdokumente, Verfahren, Formulare und Richtlinien als Referenz., Verweisen Sie auf andere Richtlinien oder Dokumente, die die Auslegung dieser Richtlinie unterstützen.

Schritt 9: Hilfeseite einschließen

Eine Tabelle, die Benutzer auf Schulungsprogramme, Papierkram, andere Unternehmensdokumentationen, Telefonnummern und Quellen hinweist, um bei der Durchführung von Verfahren zu helfen.

Tipps, die Sie beachten sollten, bevor Sie Ihre Richtlinien schreiben & Prozedurhandbuch!

Um eine Richtlinie zu erstellen & Prozedurhandbuch, das wirklich einen Überblick über die Organisationskultur liefert, ist es wichtig, diese Tipps zu berücksichtigen, bevor Sie mit der Dokumentation beginnen.,

Erstellen Sie eine Prioritätenliste

Es ist unmöglich, jede einzelne Richtlinie und Prozedur an einem Tag zu schreiben. Stellen Sie daher sicher, dass Sie eine Liste vorrangiger Aufgaben, Richtlinien und Verfahren erstellen.

Beginne mit den wichtigsten! Denken Sie daran, dass einige Richtlinien sich auch auf Bundesgesetze wie Antirassismuspolitik usw. stützen werden. Es sollte einfacher für Sie sein, vorgefertigte Richtlinien zu finden, die auf den geltenden Bundes-und Landesgesetzen basieren. Beginnen Sie daher mit diesen.,

Bestimmen Sie, welche Aufgabe oder Richtlinie detaillierte Verfahren benötigt

Nicht jede Aufgabe oder Richtlinie in einem Unternehmen benötigt detaillierte Anweisungen zur Durchführung. Berücksichtigen Sie bei der Planung, welche Verfahren im Detail skizziert werden sollen, die folgenden Fragen:

• Ist das Verfahren komplex oder langwierig?
• Wären die Folgen davon positiv oder negativ?
• Wurden kürzlich Änderungen daran implementiert?
• Erfordert das Verfahren einen umfangreichen Papierkram?
• Sind Ihre Mitarbeiter dadurch oft verwirrt?,

Organisieren Sie Informationen in einer logischen Reihenfolge

Beginnen Sie mit den größeren Problemen und beschränken Sie sich auf die kleineren. Anstatt beispielsweise mit der Kleiderordnung zu beginnen, starten Sie das Handbuch mit der Kategorie der Einstellungsprozesse oder der Berechtigung.

Erwägen Sie, Ihre Richtlinien zu öffnen & Prozedurhandbuch mit einer Einführung in Ihre Unternehmensziele., Schreiben Sie zunächst einen klaren und zusammenhängenden Absatz, in dem das Handbuch schnell erläutert wird, was Ihre Mitarbeiter von der Organisation erwarten und was die Organisation von ihnen erwartet. Verwenden Sie den Blueprint-Stil, um Unterkategorien innerhalb des Handbuchs zu erstellen, und verwenden Sie ein Inhaltsverzeichnis, um schnelle Referenzprüfungen zu ermöglichen.

Lesen Sie weiter: Der Beste Weg, Um Alle Ihre Arbeit Zu Organisieren Und Loszuwerden Chaos!

Richtlinien und Prozeduren sind nicht statisch

Denken Sie immer daran, dass Sie die Richtlinien und Prozeduren ändern können, wenn etwas schief geht, oder neue hinzufügen können, wann immer Sie möchten., Sie können Änderungen am Handbuch vornehmen, wenn Sie einen Dienst oder eine Position hinzufügen oder entfernen. Ihr Handbuch zu Richtlinien und Verfahren ist ein wichtiges Dokument und sollte ständig auf Relevanz überprüft werden.

Verwenden Sie ein gutes Wissensmanagement-Tool wie Bit.ai für eine einfache Dokumentation:

Die Investition in eine robuste Lösung wie Bit zum Schreiben von Richtlinien & procedures manual ist eine großartige Möglichkeit, Zeit zu sparen, den Aufwand zu minimieren und die Mitarbeiter zur Zusammenarbeit zu befähigen!,

Bit ist ein neues Dokumentations-und Wissensmanagement-Tool, das Managern und Geschäftsinhabern einen gemeinsamen Arbeitsplatz bietet, um zusammenzuarbeiten, zu dokumentieren, ihr Wissen zu verfolgen und zu teilen, Richtlinien aufzulisten, Informationen zu organisieren, Verfahren festzulegen und gemeinsam zu implementieren.

Im Gegensatz zu Ihrem Standard-Editor, MS Word und Google Docs sind Bit-Dokumente interaktiv. Dies bedeutet, ob Sie Richtlinien & Prozedurenhandbuch, Schulungshandbücher, technisches Datenblatt, Best Practices, Kundendiensthandbuch usw. erstellen., sie können ganz einfach Trainingsvideos, Präsentationen, Tabellenkalkulationen usw. hinzufügen. direkt in ein Bit-Dokument innerhalb von Sekunden.

Sobald Sie mit der Dokumentation fertig sind, können Sie sie einfach als PDFs, Markdown, Word-Datei und vieles mehr exportieren. Der schlanke, minimale und ablenkungsfreie Editor von Bit macht ihn zum perfekten Werkzeug für die Organisationsdokumentation.

Einige Funktionen in einer Knowledge Base-Lösung wie Bit.,ai für die technische Dokumentation sind:

• Content-management-Funktionen
• Real-time team collaboration
• 100+ Rich-media-Integrationen
• Document tracking
• Smart-search
• Wiki/Verknüpfung von Dokumenten

Über zu Sie!

Da haben Sie es, Leute! Ein effektives Handbuch zu Richtlinien und Verfahren spiegelt die Art und Weise wider, wie Ihr Unternehmen kommuniziert, den Service erbringt und die Produktivität der Mitarbeiter steigert! Es ermöglicht den Menschen, zusammenzuarbeiten, um alltägliche Geschäftsprobleme zu lösen, ohne dass eine unnötige aufsichtliche Beteiligung erforderlich ist.,

Das Handbuch sollte entweder in einem bestimmten Bereich an jedem funktionalen Ort oder online mit einem Wissens-und Dokumentenmanagementsystem wie Bit verfügbar sein!

Also, worauf wartest du noch? Befolgen Sie diese Anleitung, erstellen Sie eine genaue Struktur und schreiben Sie eine klare Richtlinien & Prozeduren Handbuch, das Ihre Mitarbeiter in geschulte Mitarbeiter verwandelt!

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