napok vagy hetek egy projektbe, a felügyelő egy előrehaladási jelentést kér. Attól függően, hogy milyen tapasztalattal rendelkezik egy ilyen dokumentum írásában, készen áll, szorongás vagy zavartság. Ne aggódj – azért vagyunk itt, hogy segítsünk.
itt, adunk tippeket, hogyan kell írni egy előrehaladási jelentést, kiegészítve sablonok, ellenőrző listák., Természetesen azzal a fontos kérdéssel kezdjük, amelyet egy újszülöttnek lehet: “mi az előrehaladási jelentés?”
mi az előrehaladási jelentés?
Az előrehaladási jelentés pontosan az, aminek hangzik – egy dokumentum, amely részletesen elmagyarázza, hogy milyen messzire mentél egy projekt befejezése felé.
felvázolja az elvégzett tevékenységeket, az elvégzett feladatokat, valamint azokat a mérföldköveket, amelyeket elért a projekttervével szemben.
Az előrehaladási jelentést általában egy felügyelő, kolléga vagy ügyfél számára írják., Lehet, hogy az Ön nevében írja, vagy csapattársaival együtt dolgozik, hogy készítsen egy csapat előrehaladási jelentést.
a projekt hatókörétől és összetettségétől függően előfordulhat, hogy hetente vagy havonta, vagy minden 25% – os projekt mérföldkőhöz jelentést kell adnia.
karrierje során valószínűleg több jelentést készít, mint amennyit számolni tud (kihívás az Ön számára: számolja meg őket, és keresse meg, hogy mennyi erőforrást használ!). Talán találsz magadnak több időt ropogó adatokat, majd csatlakoztassa a számok grafikonok, mint a ténylegesen dolgozik.,
a jelentéseknek nem kell olyan időigényesnek lenniük, mint gyakran, ezért csatlakoztunk Kevan Lee Buffer ragyogásához ebben az interaktív tartalomélményben,hogy segítsünk velük. Ugorj be ide, és tanulj meg néhány riportot Kevan-tól.
miért fontos az előrehaladási jelentés?
néha úgy érzi, mintha írásban a haladás részletesen felesleges, különösen akkor, ha már rendszeresen kommunikál a felügyelő, csapattársak, és az ügyfél a projekt során.,
de ez a fajta jelentés valójában több okból is nagyon hasznos.
mindenki ugyanazt az oldalt kapja
minden olyan személy, aki megkapja a jelentés másolatát, tudni fogja, mi történt. Ez megakadályozza a zavart, hogy mi volt, vagy még meg kell tenni.
megkönnyíti az együttműködést
Ez különösen fontos, ha a különböző csapatok együtt dolgoznak. Annak ismerete, hogy mi a másik csapat, segít megelőzni a silókban való munkát, valamint csökkenti a feladat redundanciáját., Segít egy csapatnak azon területek azonosításában is, ahol segítséget nyújthat, vagy összeállhat másokkal.
ez javítja az átláthatóságot és az elszámoltathatóságot azáltal, hogy a papír trail
amikor elküldi a jelentést, már elhelyezett rekord, hogy már végre egy feladatot, vagy elmagyarázta, hogy miért az eredmények eltérőek voltak a vártnál. Miután a dokumentumot elfogadták, a projekt hivatalos dokumentációjának részévé válik.,
tehát, csak abban az esetben, ha valaki azzal vádolja Önt a jövőben, hogy nem hajt végre egy feladatot, vagy nem jelent problémát, rámutathat az előrehaladási jelentésre bizonyítékként, hogy ezt megtette.
a másik oldalon, ha a projekt valaha is kap jelölték a díjat, biztos lehet benne, validators jön keres dokumentumokat, amelyek elmagyarázzák, hogy az egész dolog megvalósult.,
javítja a projekt értékelését és felülvizsgálatát
legközelebb, amikor egy projektet tervez, csapata megvizsgálhatja a korábbi projektek dokumentumait, beleértve az előrehaladási jelentéseket is, hogy megtudja, mi történt helyesen, mi történt rosszul, és mit lehet javítani.
A korábbi jelentések rávilágíthatnak a rendszerszintű problémákra, kiskapukra és a késedelem vagy kudarc egyéb okaira – mind belső, mind külső–, amelyeket el kell kerülni vagy meg kell oldani.,
betekintést nyújt a jövőbeli tervezéshez
amikor a felügyelő tudja, milyen feladatokat hajtottak végre, a projekt következő szakaszai felé történő előrehaladás nyomon követésére összpontosíthat.
amikor egy jelentés azt mutatja, hogy késések történtek, a felügyelő képes megvizsgálni azokat a problémákat, amelyek akadályozták az előrehaladást, és lépéseket tesz annak megakadályozására, hogy a jövőben újra megtörténjenek.
a felügyelő képes lesz arra is, hogy szükség esetén módosítsa a projekt idővonalát, vagy utasítsa a csapatokat a duplázásra.,
itt van egy előrehaladási jelentés példa:
használja ezt az előrehaladási jelentés sablont a Piktochartban most!
Hogyan írjunk előrehaladási jelentést
előfordult már, hogy elakadt a toll megérintésével vagy egy villogó kurzor bámulásával, nem tudta megkezdeni az írást?
Ez nem szokatlan tapasztalat az előrehaladási jelentések írásakor, különösen azok számára, akiknek munkája általában nem jár hosszú dokumentumok írásával.,
az egyik oka annak, hogy az emberek nehezen tudják írni ezeket a jelentéseket, az a gondolat, hogy nem írók. De ez mind az elmében van. A jelentések nem igényelnek kifinomult nyelvet – valójában minél egyszerűbb, annál jobb. Íme néhány jelentés írása tippek:
gondolj rá, mint egy Q&a
mert ez az, ami lényegében. Képzeld el, hogy a menedzsered, a kollégáid vagy az ügyfeled kérdéseket tesz fel neked, és válaszokat adsz nekik.
például tegyük fel, hogy egy hétvégi vásárt szervezünk élelmiszer-standokkal és zenével, és te vagy a felelős az élelmiszer-engedményekért.,
a projektterv megkövetelheti, hogy az első hónap végéig legalább 10 vállalkozástól biztosítsa a szándéknyilatkozatokat (LOI).
Az előrehaladási jelentés ezután felvázolja azokat a vállalatokat vagy vállalkozókat, akik elküldték Loist, beleértve vállalkozásuk leírását és az élelmiszer-standjaik terveit. Ha tárgyalások folynak más vállalkozásokkal, akik még nem küldték el LOIs – t, akkor ezt is megemlítheti, és elmagyarázhatja, mikor kell elküldeni a leveleiket.,
másrészt, ha még nem teljesítette a célt, meg kell magyaráznia, miért, hanem el kell mesélnie az elvégzett erőfeszítéseket és a kívánt eredmények elérésének várható ütemtervét.
egyszerű és egyszerű nyelv használata
Ez nem jelenti azt, hogy nem használhatja a technikai zsargont. Például, ha építési vállalkozásban vagy, nem kell elkerülnie az olyan kifejezések használatát, mint a “tender” vagy a “variáció” vagy a “kockázatkezelés”.”
de egyébként beszéljen világosan. Használjon világos és tömör nyelvet., Az üzleti írás egyik tévhitje az, hogy a komplexitás lenyűgöz. Valójában csak zavart okoz. Tény, hogy képes beszélni nyíltan a téma azt jelzi, hogy érti a tárgy belülről kifelé.
legyünk specifikusak. Az egyik dolog, ami az üzleti dokumentumokat szomorúvá teszi, az igék főnevekké történő átalakítása – csakúgy, mint ott.
Ha újra kellene fogalmaznunk, hogy megtartsuk az igét, írnánk, ” az igék főnevekké alakítása.”Egyszerűbben hangzik, és a lényegre tér., 
Kerülje a passzív hang, amennyiben lehetséges,
Néha nem kerülje a passzív hang az nagyon hivatalos dokumentumok, amelyek tiltják az első-személy szempontjából. De ha jól sikerült, ez tényleg segít, hogy a jelentés relatable.
visszatérve az élelmiszer-koncessziós példához, egy passzív mondat olvasható: “kutatást végeztek a lehetséges élelmiszer-koncessziós vállalkozókról.”
ahhoz, hogy ez a mondat aktív legyen ,adjon színésznek (ebben az esetben a csapat), mint például: “a csapat megvizsgálta a lehetséges élelmiszer-koncessziókat.,”
legyen specifikus
a Journal of Cognitive Neuroscience-ben közzétett tanulmány megállapította, hogy konkrét szavak használatakor hajlamos mind az agy bal, mind jobb részeit bevonni, míg a jobb régió általában absztrakt szavakkal nem stimulálódik.
míg a zsűri még mindig pontosan arról szól, hogy a szó jelentése hogyan jelenik meg az elmében, egyetérthetünk abban, hogy a “vidám hang” kifejezés nem annyira felkavarja a képzeletét, mint a “csillogó harangok”.
a ” forró nap “nem aktiválja a vizuális képeket, mint az” olvadó popsicle”., Amikor az olvasó elméjét szavak stimulálják, kevésbé valószínű, hogy elsodródik.
az előző példában a” potenciális élelmiszer-koncessziók kutatása ” nem idéz elő vizuális képet. “Épített egy listát 50 potenciális élelmiszer koncessziós” több konkrét, különösen akkor, ha hozzá részleteket, hogy milyen élelmiszer lehet értékesíteni.
ismertesse a zsargont, ha szükséges
Ez attól függ, hogy ki fogja olvasni a jelentést,és ha nagyon speciális zsargont használ, amelyet csak a csapata tagjai ismernének., Például egy építési csapat által a projektmenedzsernek címzett jelentésben-az építési zsargont úgy lehet használni, mint a címzett nyilvánvalóan megérti.
Varázslat ki rövidítések, amikor először fordul elő a dokumentumban
nem feltételezzük, hogy minden egyes ember olvassa a jelentést fogja megérteni a rövidítések használata nélkül írják ki őket. Például az építési munkák során az SWM-eket először biztonságos munkamódszer-nyilatkozatként kell megfogalmazni. Az “előindítást” az “Indítás előtti ellenőrzésnek” kell feltüntetni.,
tehát a jelentésben ez így néz ki: Safe Work Method Statement (SWMS), akkor az összes későbbi hivatkozás szabadon csak SWMS lehet.
tartsa be a tényeket
kerülje a vélemény közlését, kivéve, ha ez a projekt része.
például az Ön feladata lehet az adatok elemzése, valamint az Ön értelmezése és előrejelzése. Ebben az esetben felajánlhatja a spekulációját és a nézőpontját, amíg van bizonyítéka, hogy alátámassza Önt.
használja a grafikát a szöveg kiegészítéséhez
Kerülje el, hogy hosszú számsorozatot írjon le egy mondatban., Próbáljon táblázatokat vagy diagramokat használni, különösen akkor, ha számsorozattal foglalkozik.
grafikonok vagy diagramok használata esetén próbáljon ki több típust annak meghatározásához, hogy melyik mutatja be legjobban az adatait. Lehet, hogy egy sáv grafikon, kördiagram, vonal grafikon, vagy akár scatter telek. Ennek során azonban időt kell szánni arra, hogy címkékkel és színekkel megkülönböztessük a különböző adathalmazokat a többitől.
ne aggódjon, ha ez ijesztőnek hangzik – rengeteg olyan szoftver van, amely segíthet az adatok megjelenítésében, beleértve a legalapvetőbb példákat, az MS Excel-t és a Mac számait.,
hogyan kell felépíteni egy előrehaladási jelentést
Ez mind jó és jó. De még mindig kíváncsi lehet az előrehaladási jelentés írásának pontos folyamatára. Ezekkel a gyakorlati tippekkel felfegyverkezve hogyan állítja össze a jelentést?
először a jelentés típusától, valamint a tervezett olvasótól függ. Az előrehaladási jelentést naponta, hetente vagy havonta lehet írni. Meg lehet írni egy egyén vagy egy csapat számára.
amint az az alábbi példákban látható, az előrehaladási jelentés fő részei:
1., Bevezetés
Ez a rész áttekintést nyújt az előrehaladási jelentés tartalmáról. A legjobb, ha ezt írja, miután befejezte a jelentés összes többi részét. Így, akkor képes lesz arra, hogy pontos összefoglalót.
tartsa rövid és egyszerű. Egy vagy két bekezdés fog tenni.
2. Teljesítmények
A számok és a részletek a barátaid, különösen, ha ezt a részt írod az előrehaladási jelentésben. Az Ön által írt eredményeknek meg kell felelniük a céloknak.
3., Célok
mik voltak a célok a jelentés által lefedett időszakra? Ez lehet A cél a nap, hét, hónap vagy negyedév. Másrészt csapatkapitány is lehet.
konkrét legyen a célok írásakor. Például:
4. Útlezárások
magyarázza el, hogy milyen helyzetek, ha vannak ilyenek, megakadályozták a célok elérését, vagy megakadályozhatják az e havi célok elérését.
de ne állj meg ott. Legyen proaktív, és nyújtson be cselekvési tervet és ütemtervet az útlezárások megoldására., Tartalmazzon részleteket, például pénzeszközöket, anyagokat és humánerőforrásokat, amelyekre szükség lehet a megoldás végrehajtásához.
hogy jobban tájékoztassalak, itt vannak a progress report sablon példák, amelyek vizuálisan vonzóak és jól olvashatóak.
napi előrehaladási jelentés
a napi előrehaladási jelentés tartalmazza a napi célokat, valamint az előző napi eredményeket. Emellett a feladatok elvégzésével és a célok elérésével kapcsolatban felmerülő kihívásokat is ismerteti.
a napi előrehaladási jelentés egy másik szakasza a “tanulságok”., Ezeknek közvetlenül kapcsolódniuk kell a napi feladatokhoz, kihívásokhoz, valamint az előző napi eredményekhez.
próbálja ki ezt a napi előrehaladási jelentés sablont a Piktochartban most!
Heti előrehaladási jelentés
a heti előrehaladási jelentés hetente részletezi, hogy mi történt, és milyen feladatokat kell még elvégezni.
csakúgy, mint a napi előrehaladási jelentés, a heti előrehaladási jelentés tartalmazhat kihívásokat és tanulságokat. Példák szerepelnek az alábbi sablonok.,e részt egy egyhetes ipar egyezmény; nem könyv találkozók
- Potenciális szállítók nem olvassa el a teljes e-mail
Tanulságok
-
- Fontolja ipar események tervezése idővonal, hogy kapcsolatba költségtérítést
- Bevezető e-maileket kell rövid, illetve van-olvasható formázása
Próbáld ki ezt a heti előrehaladási jelentés sablon most!,
havi előrehaladási jelentés
a hosszabb időtartamú projektek esetében havi előrehaladási jelentés szükséges. A jelentés mind havi, mind negyedéves adatokat szolgáltathat a projekt előrehaladásáról.
Team progress report
a team progress report tájékoztatást nyújt mind a csapat, mind az egyes mérföldkövekről és a haladás állapotáról. Most ez bonyolultabb, egyszerűen azért, mert több embert érint, akik esetleg különböző feladatokon dolgoztak.
nem elég, ha csak egy személy teszi a jelentést., A gépelést természetesen egy személy végezheti el, de mindenkinek meg kell adnia a bemenetet és a visszajelzést.
a különböző csapattagok bemeneteinek nyilvántartásának egyik módja az, hogy nyomon követjük az általuk végzett szerkesztéseket.
ehhez egyszerűen engedélyezze a Word-dokumentumon vagy a Mac-felhasználók oldalain bekövetkező változások nyomon követését. Ha olyan együttműködési eszközön dolgozik, mint a Google Docs, kattintson az ablak jobb felső részén található ceruza ikonra, majd válassza a legördülő menüben a “szerkesztések javaslatokká válnak” lehetőséget., Itt van, amit úgy néz ki, mint:
másrészről, a csapat tagjai beilleszthetik az előrehaladási jelentés megjegyzéseit vagy kérdéseit. Újra, hogy képes könnyen egy Word dokumentumot, valamint a szoftver, amely segítségével hozzászólás a megosztott dokumentumok, mint a Google Docs, valamint Piktochart:
Itt van egy minta, egy csapat előrehaladási jelentés sablon.
nézze meg ezt a team progress report sablont most!,
még egy utolsó dolog …
végre befejezte az előrehaladási jelentés beírását – lélegezzen megkönnyebbülést, de még ne nyomja meg a “küldés” gombot.
legalább egyszer menjen át rajta (jobb, ha többször is megteszi, különösen, ha ez egy csapatjelentés). Olvassa el újra a cikket, szerkessze a tartalmat szükség szerint,majd kérje meg a csapattársát, hogy friss szemmel lektoráljon.
Vélemény, hozzászólás?