Giorni o settimane in un progetto, il supervisore chiede un rapporto sullo stato di avanzamento. A seconda della vostra esperienza con la scrittura di un tale documento, si potrebbe rispondere con prontezza, ansia, o confusione. Non preoccupatevi-siamo qui per aiutare.
Qui, ti daremo consigli su come scrivere un rapporto sullo stato di avanzamento, completo di modelli e liste di controllo., Iniziamo, naturalmente, con l’importantissima domanda che un principiante potrebbe avere: “Che cos’è un rapporto sui progressi?”
Che cos’è un rapporto sullo stato di avanzamento?
Un rapporto sullo stato di avanzamento è esattamente quello che sembra – un documento che spiega in dettaglio come sei andato lontano verso il completamento di un progetto.
Descrive le attività che hai svolto, le attività che hai completato e le pietre miliari che hai raggiunto rispetto al tuo piano di progetto.
Un rapporto sullo stato di avanzamento viene in genere scritto per un supervisore, colleghi o client., Potresti scriverlo per tuo conto o lavorare con i tuoi compagni di squadra per produrre un rapporto sullo stato di avanzamento del team.
A seconda dell’ambito e della complessità del progetto, potrebbe essere necessario fornire un rapporto di avanzamento settimanale o mensile o per ogni milestone del progetto del 25%.
Nel corso della tua carriera, è molto probabile che sia la creazione di più rapporti di quanto si può contare (sfida per voi: contarli e trovare quante risorse si sta utilizzando!). Forse ti ritrovi a spendere più tempo a scricchiolare i dati e collegare i numeri in grafici che in realtà lavorare.,
I report non devono richiedere tanto tempo quanto spesso, motivo per cui abbiamo sfruttato la brillantezza di Kevan Lee di Buffer in questa esperienza di contenuti interattivi per aiutarti con loro. Tuffati proprio qui, e imparare alcuni hack di segnalazione da Kevan.
Perché è importante un rapporto sullo stato di avanzamento?
A volte potrebbe sembrare che scrivere dettagliatamente dei tuoi progressi sia ridondante, specialmente quando comunichi regolarmente con il tuo supervisore, i tuoi compagni di squadra e il cliente durante tutto il corso del progetto.,
Ma questo tipo di rapporto è in realtà abbastanza utile per diversi motivi.
Ottiene tutti sulla stessa pagina
Ogni persona che riceve una copia del rapporto saprà cosa è stato realizzato. Ciò impedisce confusione su ciò che è stato o deve ancora essere fatto.
Facilita la collaborazione
Questo è particolarmente importante quando diversi team lavorano insieme. Sapere cosa sta facendo l’altro team aiuta a prevenire il lavoro in silos e riduce anche la ridondanza delle attività., Aiuta anche un team a identificare le aree in cui può offrire aiuto o collaborare con gli altri.
Migliora la trasparenza e la responsabilità fornendo una traccia cartacea
Quando invii il tuo rapporto, hai messo a verbale che hai compiuto un compito o spiegato perché i tuoi risultati erano diversi dal previsto. Una volta che il documento è stato accettato, diventa parte della documentazione ufficiale del progetto.,
Quindi, nel caso in cui qualcuno ti accusa in futuro di non riuscire a svolgere un’attività o di non segnalare un problema, puoi indicare il rapporto sullo stato di avanzamento come prova che lo hai fatto.
Il rovescio della medaglia, se il tuo progetto viene mai nominato per un premio, puoi essere sicuro che i validatori verranno alla ricerca di documenti che spieghino come l’intera cosa è stata compiuta.,
Migliora la valutazione e la revisione del progetto
La prossima volta che pianifichi un progetto, il tuo team può esaminare i documenti, inclusi i rapporti sullo stato di avanzamento, dei progetti precedenti per scoprire cosa è stato fatto bene, cosa è andato storto e cosa può essere migliorato.
I rapporti precedenti possono far luce su problemi sistemici, scappatoie e altre cause di ritardo o fallimento, sia interni che esterni, che devono essere evitati o risolti.,
Fornisce informazioni per la pianificazione futura
Quando il supervisore sa quali compiti sono stati compiuti, può concentrarsi sul monitoraggio dei progressi verso le fasi successive del progetto.
Quando un rapporto mostra che si sono verificati ritardi, il supervisore è in grado di indagare sui problemi che hanno ostacolato il progresso e adottare misure per evitare che si ripetano in futuro.
Il supervisore sarà anche in grado di regolare la timeline del progetto se assolutamente necessario, o istruire i team a raddoppiare.,
Ecco un esempio di relazione sullo stato di avanzamento:
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Come scrivere un rapporto sullo stato di avanzamento
Ti sei mai trovato bloccato toccando la penna o fissando un cursore lampeggiante, incapace di iniziare a scrivere?
Non è un’esperienza insolita quando si scrivono rapporti sullo stato di avanzamento, specialmente per coloro i cui lavori in genere non comportano la scrittura di documenti lunghi.,
Una ragione per cui le persone possono trovare difficoltà a scrivere questi rapporti è il pensiero che non sono scrittori. Ma questo è tutto nella mente. I rapporti non richiedono un linguaggio sofisticato – infatti, più semplice è, meglio è. Ecco alcuni suggerimenti per la scrittura di report:
Pensalo come un Q&A
Perché è quello che è in sostanza. Immagina il tuo manager, i tuoi colleghi o il tuo cliente che ti fa domande e che dai loro risposte.
Ad esempio, diciamo che stai organizzando una fiera del fine settimana con bancarelle di cibo e musica, e sei responsabile delle concessioni alimentari.,
Il piano di progetto potrebbe richiedere di aver ottenuto lettere di intenti (LOI) da almeno 10 aziende entro la fine del primo mese.
Il tuo rapporto sui progressi delineerebbe quindi le aziende o gli imprenditori che hanno inviato LOIs, inclusa una descrizione delle loro attività e dei piani per le loro bancarelle di cibo. Se sono in corso colloqui con altre aziende che non hanno ancora inviato LOIs, puoi menzionarlo anche tu e spiegare quando ci si aspetta che inviino le loro lettere.,
D’altra parte, se non hai raggiunto il tuo obiettivo, dovresti spiegare perché, ma anche narrare gli sforzi che hai esercitato e la tempistica prevista per ottenere i risultati desiderati.
Usa un linguaggio semplice e diretto
Questo non significa che non puoi usare il gergo tecnico. Ad esempio, se sei nel settore delle costruzioni, non devi evitare di usare termini come “gara” o “variazione” o “gestione del rischio.”
Ma per il resto, parla chiaramente. Usa un linguaggio chiaro e conciso., Un equivoco nella scrittura aziendale è che la complessità impressiona. In verità, provoca solo confusione. Il fatto è che essere in grado di parlare chiaramente del tuo soggetto indica che capisci il tuo argomento dentro e fuori.
Diventiamo specifici. Una cosa che rende i documenti aziendali tristi è la trasformazione dei verbi in nomi – proprio come ho fatto lì.
Se dovessimo riformulare questo per mantenere il verbo, scriveremmo “trasformando i verbi in nomi.”Sembra più semplice e arriva al punto.,
Evita di usare la voce passiva dove possibile
A volte, non puoi evitare di usare la voce passiva in documenti veramente formali che proibiscono il punto di vista in prima persona. Ma se fatto bene, aiuta davvero a rendere il tuo rapporto più riconoscibile.
Tornando all’esempio della concessione alimentare, una frase passiva recitava: “È stata condotta una ricerca su potenziali concessionari alimentari.”
Per rendere attiva quella frase, dargli un attore (che è la squadra in questo caso), come in: “Il team ha studiato su potenziali concessionari alimentari.,”
Sii specifico
Uno studio pubblicato sul Journal of Cognitive Neuroscience ha scoperto che quando usi parole concrete, tendi a coinvolgere sia le parti sinistra che destra del cervello, mentre la regione destra tende a rimanere non stimolata da parole astratte.
Mentre la giuria è ancora fuori su esattamente come i significati delle parole sono rappresentati nella mente, possiamo essere d’accordo che la frase “a merry sound” non agita l’immaginazione tanto quanto “tinkling bells”.
“A hot day” non attiva le immagini visive tanto quanto “a melting popsicle”., Quando la mente di un lettore è stimolata dalle parole, è meno probabile che si allontani.
Prendendo l’esempio precedente, “ricercato su potenziali concessionari alimentari” non evoca un’immagine visiva. “Costruito un elenco di 50 potenziali concessionari alimentari” è più concreto, soprattutto quando si aggiungono i dettagli di quali prodotti alimentari potrebbero essere venduti.
Spiega il gergo se necessario
Questo dipende da chi leggerà il tuo rapporto e se stai usando un gergo molto specializzato con cui solo i membri del tuo team avrebbero familiarità., Ad esempio, in un rapporto scritto da un team di costruzione indirizzata al project manager – costruzione gergo potrebbe essere utilizzato come il destinatario ovviamente capisce.
Scrivi gli acronimi quando si verificano per la prima volta nel documento
Non dare per scontato che ogni singola persona che legge il report capirà tutti gli acronimi che usi senza che tu li scriva. Ad esempio, nei lavori di costruzione, gli SWM dovrebbero prima essere enunciati come Dichiarazione sul metodo di lavoro sicuro. ‘Pre-start “dovrebbe essere specificato come ” controlli pre-start”.,
Quindi nel tuo rapporto, sarebbe simile a questo: Safe Work Method Statement (SWMS), quindi tutti i riferimenti successivi sono liberi di essere solo SWMS.
Attenersi ai fatti
Evitare di fornire un parere, a meno che non sia parte del progetto.
Ad esempio, il tuo compito potrebbe essere quello di analizzare i dati e offrire la tua interpretazione e previsione. In tal caso, puoi offrire la tua speculazione e il tuo punto di vista, purché tu abbia prove per sostenerti.
Usa la grafica per integrare il testo
Evita di scrivere una lunga serie di numeri in una frase., Provare a utilizzare tabelle o grafici, soprattutto quando si tratta di una serie di numeri.
Quando si utilizzano grafici o grafici, provare diversi tipi per determinare quali presentano meglio i dati. È possibile utilizzare un grafico a barre, un grafico a torta, un grafico a linee o persino un grafico a dispersione. Quando lo fai, però, dedica del tempo a distinguere diversi set di dati dagli altri usando etichette e colori.
Non preoccupatevi se questo suona scoraggiante – ci sono un sacco di software che può aiutare a visualizzare i dati, tra cui gli esempi più elementari, MS Excel e Numbers per Mac.,
Come strutturare un rapporto sullo stato di avanzamento
Va tutto bene. Ma si può ancora essere chiedendo circa il processo esatto di come scrivere un rapporto di avanzamento. Armati di tutti questi consigli pratici, come si fa a mettere insieme il rapporto?
Innanzitutto, dipende dal tipo di report e dal lettore previsto. Un rapporto sullo stato di avanzamento può essere scritto giornalmente, settimanalmente o mensilmente. Può essere scritto per un individuo o una squadra.
Come vedrai negli esempi seguenti, le parti principali di un rapporto sullo stato di avanzamento sono:
1., Introduzione
Questa parte fornisce una panoramica dei contenuti della relazione sullo stato di avanzamento dei lavori. È meglio scrivere questo dopo aver completato tutte le altre parti del rapporto. In questo modo, sarete in grado di fornire un riepilogo accurato.
Mantienilo breve e semplice. Uno o due paragrafi lo faranno.
2. Realizzazioni
Numeri e dettagli sono tuoi amici, soprattutto quando si scrive questa sezione del rapporto di avanzamento. Le realizzazioni che scrivi dovrebbero corrispondere ai tuoi obiettivi.
3., Obiettivi
Quali erano i tuoi obiettivi per il periodo coperto dal rapporto? Questo potrebbe essere un obiettivo per il giorno, la settimana, il mese o il trimestre. D’altra parte, potrebbe essere anche un obiettivo di squadra.
Sii concreto quando scrivi obiettivi. Ad esempio:
4. Blocchi stradali
Spiega quali situazioni, se presenti, ti hanno impedito di raggiungere i tuoi obiettivi o potrebbero impedirti di raggiungere gli obiettivi di questo mese.
Ma non fermarti qui. Essere proattivi e presentare un piano d’azione e un calendario per risolvere i blocchi stradali., Includi dettagli, come fondi, materiali e risorse umane che potrebbero essere necessari per implementare la soluzione.
Per guidarti meglio, ecco esempi di modelli di report sullo stato di avanzamento che sono visivamente attraenti e altamente leggibili.
Daily progress report
Un daily progress report include i vostri obiettivi per il giorno, così come le vostre realizzazioni del giorno precedente. Spiega anche le sfide incontrate nell’esecuzione delle attività e nel raggiungimento degli obiettivi.
Un’altra sezione del daily progress report è “lezioni apprese”., Questi devono essere direttamente correlati ai compiti e alle sfide del giorno, nonché ai risultati del giorno precedente.
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Relazione settimanale sullo stato di avanzamento
Una relazione settimanale sullo stato di avanzamento fornisce una ripartizione settimana per settimana di ciò che è stato compiuto e quali compiti rimangono da completare.
Proprio come un rapporto giornaliero sui progressi, un rapporto settimanale sui progressi può includere sfide e lezioni apprese. Gli esempi sono inclusi nei modelli qui sotto.,e di frequentare una settimana di industria di convenzione; non ho potuto prenotare incontri
- i Potenziali venditori che non hai letto tutto il messaggio
Lezioni Apprese
-
- Considerare eventi di settore durante la pianificazione temporale per contatto clienti
- Introduttiva e-mail deve essere breve e leggibile formattazione
Provare questo progresso settimanale modello di report di oggi!,
Rapporto mensile sullo stato di avanzamento
Per progetti con durate più lunghe è necessario un rapporto mensile sullo stato di avanzamento. La relazione può fornire dati mensili e trimestrali sullo stato di avanzamento del progetto.
Rapporto sullo stato di avanzamento del team
Un rapporto sullo stato di avanzamento del team fornisce informazioni sui traguardi e sullo stato di avanzamento del team e dei singoli. Ora questo è più complicato, semplicemente perché coinvolge diverse persone che potrebbero aver lavorato su compiti diversi.
Non è sufficiente lasciare che una sola persona faccia il rapporto., Naturalmente, una persona può fare la digitazione, ma tutti devono fornire input e feedback.
Un modo per tenere traccia degli input dei diversi membri del team è tenere traccia delle modifiche apportate.
Per fare ciò, è sufficiente abilitare il monitoraggio delle modifiche su un documento Word o su Pages per utenti Mac. Quando lavori su uno strumento collaborativo come Google Documenti, fai clic sull’icona della matita nella parte in alto a destra della finestra e scegli “Modifiche diventano suggerimenti” nel menu a discesa., Ecco come appare:
D’altra parte, i membri del team possono inserire commenti o domande sul rapporto di avanzamento. Ancora una volta, puoi farlo facilmente su un documento Word, così come su un software che ti consente di commentare documenti condivisi, come Google Docs e Piktochart:
Ecco un esempio di un modello di report di avanzamento del team.
Dai un’occhiata a questo modello di rapporto sui progressi del team ora!,
Un’ultima cosa
Hai finalmente finito di digitare il tuo rapporto sui progressi – tira un sospiro di sollievo, ma non premere ‘invia’ appena ancora.
Vai su di esso almeno una volta (meglio farlo più di una volta, specialmente se si tratta di un rapporto di squadra). Rileggi l’articolo, modifica il contenuto secondo necessità, quindi chiedi a un compagno di squadra di correggere le bozze con un nuovo paio di occhi.
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