Dager eller uker inn i et prosjekt, din overordnede ber om en framdriftsrapport. Avhengig av din erfaring med å skrive et slikt dokument, kan du svare med beredskap, angst, eller forvirring. Fortvil ikke – vi er her for å hjelpe.
Her, vil vi gi deg tips om hvordan å skrive en statusrapport, komplett med maler og sjekklister., Vi begynner selvfølgelig, med alle viktige spørsmål en nybegynner kanskje: «Hva er en framdriftsrapport?»
Hva er en framdriftsrapport?
En framdriftsrapport er akkurat hva det høres ut som – et dokument som forklarer i detalj hvordan du langt du har gått mot gjennomføring av et prosjekt.
Den skisserer de aktivitetene du har utført de oppgavene du har fullført, og milepælene du har nådd vis-à-vis prosjektplanen.
En framdriftsrapport er vanligvis skrevet i overordnede, kolleger, eller klienten., Du kan skrive det på dine vegne, eller arbeide med dine lagkamerater å produsere et team framdriftsrapport.
Avhengig av omfanget og kompleksiteten i prosjektet, må du kanskje gi en statusrapport ukentlig eller månedlig, eller for hver 25% milepæl for prosjektet.
gjennom Hele din karriere, vil du sannsynligvis til å være å skape flere rapporter enn du kan telle (utfordring for deg: telle dem og finne ut hvor mye ressurser du bruker!). Kanskje du finner deg selv å bruke mer tid på knasende data og setter tallene inn i grafer enn det som faktisk fungerer.,
Rapporter trenger ikke å være så tidkrevende som de ofte er, som er grunnen til at vi tappet i glansen av Kevan Lee av Buffer i denne interaktive innhold erfaring for å hjelpe deg med dem. Hoppe rett inn her, og lære noen rapportering hacks fra Kevan.
Hvorfor er en framdriftsrapport viktig?
noen Ganger kan det føles som du skriver om din fremgang i detalj er overflødig, spesielt når du har vært regelmessig kommuniserer med din overordnede, med lagkamerater, og klienten i løpet av prosjektet.,
Men dette slags rapport er faktisk ganske nyttig av flere grunner.
Det får alle på samme side
Hver person som mottar en kopi av rapporten vil vite hva som har blitt oppnådd. Dette hindrer forvirring om hva som har vært eller er ennå ikke gjort.
Det muliggjør samarbeid
Dette er spesielt viktig når ulike teamene jobber sammen. Å vite hva det andre laget er opp å hjelper til med å hindre arbeider i siloer og også reduserer oppgave redundans., Det hjelper også ett lag identifisere områder der det kan tilby hjelp eller sammen med andre.
Det forbedrer åpenhet og ansvarlighet ved å gi et papir sti
Når du sender din rapport, som du har plassert på posten at du har fullført en oppgave eller forklart hvorfor resultatene ble annerledes enn forventet. Når dokumentet har blitt akseptert, det blir en del av prosjektets offisielle dokumentasjonen.,
Så, bare i tilfelle noen beskylder deg i fremtiden for å unnlate å utføre en oppgave eller ikke rapporterer et problem, kan du peke til fremgang rapporten som bevis på at du gjorde det.
På den annen side, hvis prosjektet noensinne blir nominert til en pris, kan du være sikker på at validators vil komme som søker etter dokumenter som forklarer hvordan hele greia ble oppnådd.,
Det forbedrer prosjekt evaluering og gjennomgang
Neste gang du planlegger for et prosjekt, kan teamet ditt undersøke dokumenter, inkludert fremgang rapporter fra tidligere prosjekter for å finne ut hva som ble gjort riktig, hva som gikk galt, og hva som kan forbedres.
Tidligere rapporter kan kaste lys på systemiske problemer, smutthull, og andre årsaker til forsinkelser eller feil – både interne og eksterne – som må bli unngått eller løst.,
Det gir innsikt for fremtidig planlegging
Når veileder vet hvilke oppgaver har blitt oppnådd, han eller hun kan fokusere på å overvåke fremgangen mot den neste fasen av prosjektet.
Når en rapport som viser at forsinkelser har oppstått, veileder er i stand til å undersøke problemer som hindret fremgang og ta skritt for å hindre dem fra å skje igjen i fremtiden.
veileder vil også være i stand til å justere prosjektets tidslinje hvis det er absolutt nødvendig, eller å instruere lagene til å doble ned.,
Her er en statusrapport eksempel:
Bruk denne framdriftsrapport mal i Piktochart nå!
Hvordan å skrive en statusrapport
Har du noen gang funnet deg selv sittende fast trykke pennen eller stirrer på en blinkende markør, er i stand til å begynne å skrive?
Det er ikke en uvanlig opplevelse når du skriver fremdriftsrapporter, spesielt for de som jobber vanligvis ikke involverer å skrive lange dokumenter.,
En grunn til at mennesker kan finne det vanskelig å skrive disse rapportene er tanken på at de ikke forfattere. Men det er alt i sinnet. Rapporter ikke krever sofistikert språk – faktisk enklere, jo bedre. Her er noen rapportskriving tips:
Tenk på det som en Q&A
Fordi det er hva det er i hovedsak. Tenk deg med din nærmeste overordnede, kolleger, eller klienten spørre deg spørsmål, og du gir dem svar.
For eksempel, la oss si at du er med å organisere en helg virkelig med matboder og musikk, og du er ansvarlig for mat konsesjoner.,
prosjektplanen kan kreve at du har sikret letters of intent (LOI) fra minst 10 bedrifter ved utgangen av den første måneden.
Din fremgang rapporten vil deretter skissere bedrifter eller gründere som har sendt LOIs, inkludert en beskrivelse av sin virksomhet og planer for sine matboder. Hvis forhandlingene er i gang med andre bedrifter som ennå ikke har sendt LOIs, kan du nevne det også, og forklare når de er forventet å sende inn sine brev.,
På den annen side, hvis du ikke har oppnådd ditt mål, du vil nødt til å forklare hvorfor, men også fortelle den innsatsen du har hatt, og den forventede tidslinjen for å oppnå de ønskede resultater.
Bruk enkel og grei språk
Dette betyr ikke at du ikke kan bruke fagspråk. For eksempel, hvis du er i byggefirma, trenger du ikke å unngå å bruke ord som «milde» eller «variasjon» eller «risk management.»
Men ellers, snakke tydelig. Bruk klart og konsist språk., En misforståelse i virksomheten å skrive er at kompleksiteten imponerer. I sannhet, er det bare fører til forvirring. Faktum er, å være i stand til å snakke tydelig om motivet viser at du forstår din emnet innsiden og ut.
La oss få bestemt. En ting som gjør business-dokumenter triste er transformasjonen av verb til substantiv – akkurat som jeg gjorde der.
Hvis vi hadde å omformulere det til å holde verbet, vil vi skrive, å «transformere verb til substantiv.»Det høres enklere og kommer til det punktet.,
Unngå å bruke den passive voice der det er mulig
noen Ganger, kan du ikke unngå å bruke den passive voice i virkelig formelle dokumenter som forbyr den første-person-point-of-view. Men når det er gjort godt, det er virkelig bidrar til å gjøre rapporten mer relatable.
Gå tilbake til maten konsesjon eksempel, en passiv setning ville lese: «Forskning på potensielle mat concessionaires ble gjennomført.»
for Å gjøre setningen aktiv, gi det en skuespiller (som er laget i dette tilfellet), som i: «teamet som forsket på potensielle mat concessionaires.,»
Være bestemt
En studie publisert i Tidsskrift for Kognitiv Nevrovitenskap funnet at når du bruker konkrete ord, har du en tendens til å engasjere seg både venstre og høyre deler av hjernen, mens den høyre regionen har en tendens til å forbli unstimulated av abstrakte ord.
Mens juryen er fortsatt ute på nøyaktig hvordan ordet betydninger er representert i tankene, kan vi enige om at uttrykket «en riktig god lyd» ikke rør fantasien så mye som «tinkling bells».
«En varm dag» ikke aktivere visuelle bilder så mye som «en smeltende popsicle» gjør., Når en leser tankene er stimulert av ord, det er mindre sannsynlighet for å drive av.
gå tilbake til forrige eksempel, «forsket på potensielle mat concessionaires» ikke fremkalle et visuelt bilde. «Laget en liste over 50 potensielle mat concessionaires» er mer konkret, spesielt når du skal legge til detaljer om hva matvarer kan bli solgt.
Forklare sjargong hvis det er nødvendig
Dette avhenger av hvem som skal lese rapporten din, og hvis du bruker meget spesiell sjargong at bare medlemmene av teamet ville være kjent med., For eksempel, i en rapport skrevet av en konstruksjon laget adressert til prosjektleder – bygging sjargong kan bli brukt som mottaker åpenbart forstår det.
Stave ut akronymer når de først forekommer i dokumentet
ikke anta at hver enkelt person å lese rapporten vil forstå alle akronymer du bruke uten at du stave dem ut. For eksempel, i byggingen, SWMS bør først bli skrevet ut som Sikkert Arbeid Metoden Uttalelse. ‘Pre-starter» skal være stavet ut som «pre-start sjekker’.,
Slik i rapporten, ville det se ut som dette: Sikker arbeidsmetode Uttalelse (SWMS), da vil alle etterfølgende referanser er gratis å bare være SWMS.
holde seg til fakta
Unngå å gi en uttalelse, med mindre det er en del av prosjektet.
For eksempel, er din oppgave kan være å analysere data og tilby din tolkning og prediksjon. I så fall, kan du tilby dine spekulasjoner og synspunkt, så lenge du har bevis for å sikkerhetskopiere deg opp.
Bruke grafikk for å supplere teksten
Unngå å skrive ned en lang serie med tall i en setning., Prøv å bruke tabeller eller diagrammer, spesielt når du arbeider med en serie av tall.
Ved hjelp av grafer eller diagrammer, kan du prøve ut flere typer for å finne ut hvilke som gir de beste gavene dine data. Du kan bruke et søylediagram, kakediagram, linjediagram, eller spredningsplott. Når du gjør dette, skjønt, tilbringe tid i å skille ulike datasett fra andre ved hjelp av etiketter og farger.
ikke bekymre deg hvis dette høres skremmende – det er nok av programvare som kan hjelpe deg med å visualisere data, inkludert de mest grunnleggende eksempler, MS Excel og Tall for Mac.,
Hvordan å strukturere en framdriftsrapport
Det er vel og bra. Men du kan fortsatt lurer på om den nøyaktige prosessen med hvordan å skrive en statusrapport. Bevæpnet med alle disse praktiske tips for hvordan du legger rapporten sammen?
for det Første, det kommer an på type rapport, så vel som hadde til hensikt å reader. En framdriftsrapport kan skrives daglig, ukentlig eller månedlig. Det kan være skrevet for et individ eller en gruppe.
Som du vil se i eksemplene nedenfor de viktigste delene av en framdriftsrapport er:
1., Innledning
Denne delen gir en oversikt over innholdet av framdriftsrapport. Det er best å skrive dette etter at du har fullført alle de andre delene av rapporten. På den måten, vil du være i stand til å gi en presis oppsummering.
Hold det kort og enkelt. Ett eller to avsnitt vil gjøre.
2. Prestasjoner
Tall og detaljer er dine venner, spesielt når du skriver denne delen av framdriftsrapport. Bedriftene du skriver skal svare til dine mål.
3., Mål
Hva er dine mål for perioden som omfattes av rapporten? Dette kan være et mål for dag, uke, måned eller kvartal. På den annen side, kan det være et team mål, også.
Vær konkret når du skriver mål. For eksempel:
4. Veisperringer
Forklare hvilke situasjoner, om noen, forhindret deg fra å oppnå dine mål, eller kan hindre deg fra å nå denne månedens mål.
Men ikke stopp der. Være proaktiv og presentere en handlingsplan og tidslinjen for å løse veisperringer., Inkluderer detaljer, for eksempel penger, materialer og menneskelige ressurser du trenger for å implementere løsningen.
for Å veilede deg bedre, her er framdriftsrapport mal eksempler som er visuelt attraktiv og svært lesbar.
Daglig framdriftsrapport
En daglig fremgang rapporten gir dine mål for dagen, så vel som dine prestasjoner forrige dagen. Det forklarer også utfordringer i å utføre oppgaver og oppnå mål.
et Annet punkt under den daglige fremdriften rapporten er ‘erfaringer’., Disse må være direkte relatert til dagens oppgaver og utfordringer, samt til forrige dag prestasjoner.
Prøv dette daglig framdriftsrapport mal i Piktochart nå!
Ukentlig statusrapport
En ukentlig statusrapport gir en uke etter uke oversikt over hva som har blitt oppnådd, og hvilke oppgaver fortsatt skal være ferdig.
Akkurat som en daglig statusrapport, en ukentlig statusrapport kan omfatte utfordringer og erfaringer. Eksempler er inkludert i malene nedenfor.,e deltar på en ukes industri konvensjon; kunne ikke bestill møter
- Potensielle leverandører kunne ikke lese hele e-post
erfaringer
-
- Vurdere industri hendelser når du planlegger tidslinjen for å kontakte kunder
- Innledende e-post må være kort og må leses formatering
Prøv ut dette ukentlig statusrapport mal nå!,
Månedlig statusrapport
En månedlig statusrapport er nødvendig for prosjekter med lengre varighet. Rapporten kan gi både månedlige og kvartalsvise data på prosjektet pågår.
Team framdriftsrapport
Et team fremgang rapporten gir informasjon om både teamet og den enkelte milepæler og fremdrift status. Nå dette er mer komplisert, rett og slett fordi det involverer flere personer som kan ha jobbet på forskjellige oppgaver.
Det er ikke nok å bare la en person gjøre rapporten., Selvfølgelig, en person kan gjøre å skrive, men alle må bidra med innspill og tilbakemeldinger.
En måte å holde en oversikt over ulike team medlemmenes innspill er å holde styr på endringer de har gjort.
for Å gjøre dette, kan du aktivere sporing av endringer på et Word-dokument, eller på Sidene for Mac-brukere. Når du arbeider på et samarbeid med verktøy som Google Docs, klikk på blyantikonet øverst til høyre del av vinduet, og velg «Redigeringer blitt forslag» på drop-down menyen., Her er hva som ser ut som:
På den annen side, team-medlemmer kan sette inn framdriftsrapport kommentarer eller spørsmål. Igjen, kan du enkelt gjøre dette på et Word-dokument, så vel som på programvare som lar deg kommentar på felles dokumenter, som for eksempel Google Docs og Piktochart:
Her er et eksempel på et lag framdriftsrapport mal.
Sjekk ut dette laget framdriftsrapport mal nå!,
En siste ting…
Du har endelig ferdig med å skrive opp din fremgang rapport – et lettelsens sukk av lettelse, men ikke treffer ‘send’ ennå.
Gå over det minst en gang (bedre å gjøre det mer enn én gang, spesielt hvis det er en team-rapporten). Re-lese artikkelen, redigere innholdet etter behov, og så spør en venn til å lese korrektur med et friskt blikk.
Legg igjen en kommentar