dagen of weken in een project vraagt uw leidinggevende om een voortgangsrapport. Afhankelijk van uw ervaring met het schrijven van een dergelijk document, kunt u reageren met bereidheid, angst, of verwarring. Maak je geen zorgen – we zijn hier om te helpen.
Hier geven we u tips over het schrijven van een voortgangsrapport, compleet met sjablonen en checklists., We beginnen natuurlijk met de allerbelangrijkste vraag die een nieuweling zou kunnen hebben: “wat is een voortgangsrapport?”
Wat is een voortgangsverslag?
een voortgangsrapport is precies wat het klinkt – een document dat in detail uitlegt hoe ver je bent gegaan in de richting van de voltooiing van een project.
het schetst de activiteiten die u hebt uitgevoerd, de taken die u hebt voltooid, en de mijlpalen die u hebt bereikt ten opzichte van uw projectplan.
een voortgangsrapport wordt meestal geschreven voor een supervisor, collega ‘ s of client., U kunt het namens u schrijven of samen met uw teamgenoten een voortgangsrapport opstellen.
afhankelijk van de omvang en complexiteit van het project, moet u mogelijk wekelijks of maandelijks een voortgangsrapport geven, of voor elke mijlpaal van 25% van het project.
gedurende uw carrière, zult u waarschijnlijk meer rapporten maken dan u kunt tellen (uitdaging voor u: Tel ze en zoek uit hoeveel bronnen u gebruikt!). Misschien vind je jezelf besteden meer tijd kraken van gegevens en het aansluiten van getallen in grafieken dan daadwerkelijk werken.,
rapporten hoeven niet zo tijdrovend te zijn als ze vaak zijn, daarom hebben we gebruik gemaakt van de schittering van Kevan Lee van Buffer in deze interactieve content ervaring om u te helpen met hen. Duik hier in, en leer wat reportage hacks van Kevan.
Waarom is een voortgangsverslag belangrijk?
soms voelt het alsof het schrijven over je voortgang in detail overbodig is, vooral wanneer je regelmatig hebt gecommuniceerd met je supervisor, teamgenoten en client gedurende de loop van het project.,
maar dit soort rapport is eigenlijk heel nuttig om verschillende redenen.
het geeft iedereen op dezelfde pagina
elke persoon die een kopie van het rapport ontvangt zal weten wat er is bereikt. Dit voorkomt verwarring over wat er is of nog moet gebeuren.
het vergemakkelijkt samenwerking
Dit is vooral belangrijk wanneer verschillende teams samenwerken. Weten wat het andere team van plan is, helpt werken in silo ‘ s te voorkomen en vermindert ook taakredundantie., Het helpt ook een team gebieden te identificeren waar het hulp kan bieden of samen te werken met anderen.
het verbetert de transparantie en verantwoordingsplicht door een papieren trail
aan te geven wanneer u uw rapport indient, u hebt vastgelegd dat u een taak hebt volbracht of uitgelegd waarom uw resultaten anders waren dan verwacht. Zodra het document is aanvaard, wordt het onderdeel van de officiële documentatie van het project.,
dus, voor het geval iemand u in de toekomst beschuldigt van het niet uitvoeren van een taak of het niet melden van een probleem, kunt u naar het voortgangsrapport verwijzen als bewijs dat u dit deed.
aan de andere kant, als uw project ooit wordt genomineerd voor een award, kunt u er zeker van zijn dat validators zullen komen op zoek naar documenten die uitleggen hoe het hele ding werd bereikt.,
het verbetert projectevaluatie en-beoordeling
de volgende keer dat u een project plant, kan uw team documenten, inclusief voortgangsrapporten, van eerdere projecten onderzoeken om uit te vinden wat goed is gedaan, wat fout is gegaan en wat kan worden verbeterd.
eerdere verslagen kunnen licht werpen op systemische problemen, mazen in de wet en andere oorzaken van vertraging of falen – zowel intern als extern – die moeten worden vermeden of opgelost.,
het biedt inzichten voor de toekomstplanning
wanneer de toezichthouder weet welke taken zijn uitgevoerd, kan hij of zij zich richten op het monitoren van de voortgang naar de volgende fasen van het project.
wanneer uit een rapport blijkt dat er vertragingen zijn opgetreden, kan de toezichthouder de problemen onderzoeken die de vooruitgang belemmerden en stappen ondernemen om te voorkomen dat deze zich in de toekomst opnieuw voordoen.
De supervisor zal ook in staat zijn om de projecttijdlijn aan te passen als dat absoluut nodig is, of om teams te instrueren om te verdubbelen.,
Hier is een voortgangsrapport voorbeeld:
Gebruik deze voortgangsrapportsjabloon in Piktochart nu!
Hoe schrijf je een voortgangsrapport
heb je ooit gemerkt dat je vastzat met je pen te tikken of naar een knipperende cursor te staren, niet in staat om te beginnen met schrijven?
dat is geen ongewone ervaring bij het schrijven van voortgangsrapporten, vooral voor degenen die normaal gesproken geen lange documenten schrijven.,
een reden waarom mensen het moeilijk kunnen vinden om deze rapporten te schrijven is de gedachte dat ze geen schrijvers zijn. Maar dat zit allemaal in de geest. Rapporten vereisen geen verfijnde taal – in feite, hoe eenvoudiger, hoe beter. Hier zijn enkele tips voor het schrijven van rapporten:
zie het als een Q&A
want dat is wat het in essentie is. Stel je voor dat je manager, collega ‘ s of klant je vragen stelt en dat je ze antwoorden geeft.
bijvoorbeeld, laten we zeggen dat je een weekendbeurs organiseert met eetstalletjes en muziek, en dat je verantwoordelijk bent voor voedselconcessies.,
het projectplan kan vereisen dat u voor het einde van de eerste maand over intentieverklaringen (Loi) van ten minste 10 bedrijven beschikt.
uw voortgangsrapport geeft vervolgens een overzicht van de bedrijven of ondernemers die LOIs hebben gestuurd, inclusief een beschrijving van hun activiteiten en plannen voor hun eetstalletjes. Als er gesprekken gaande zijn met andere zaken die LOIs nog niet hebben gestuurd, kun je dat ook zeggen, en uitleggen wanneer ze hun brieven moeten sturen.,
aan de andere kant, als je je doel niet hebt bereikt, moet je uitleggen waarom, maar ook vertellen welke inspanningen je hebt gedaan en de verwachte tijdlijn voor het bereiken van de gewenste resultaten.
gebruik eenvoudige en rechttoe rechtaan taal
Dit betekent niet dat u geen technisch jargon kunt gebruiken. Bijvoorbeeld, als je in de bouwsector, je hoeft niet te voorkomen dat het gebruik van termen als “tender” of “variatie” of “risk management.”
maar anders, spreek duidelijk. Gebruik duidelijke en beknopte taal., Een misvatting in zakelijk schrijven is dat complexiteit indruk maakt. In werkelijkheid veroorzaakt het alleen maar verwarring. Feit is, in staat zijn om duidelijk over uw onderwerp te spreken geeft aan dat u uw onderwerp door en door begrijpt.
laten we specifiek krijgen. Een ding dat zakelijke documenten somber maakt is de transformatie van werkwoorden in zelfstandige naamwoorden – net zoals ik daar deed.
als we dat moesten herformuleren om het werkwoord te behouden, zouden we schrijven, ” transformerende werkwoorden in zelfstandige naamwoorden.”Het klinkt eenvoudiger en komt ter zake.,
vermijd het gebruik van de passieve stem waar mogelijk
soms kunt u het gebruik van de passieve stem niet vermijden in echt formele documenten die het standpunt van de eerste persoon verbieden. Maar als je het goed doet, helpt het echt om je rapport meer relateerbaar te maken.
terugkomend op het voorbeeld van de voedselconcessie zou een passieve zin luiden: “er is onderzoek verricht naar potentiële voedselconcessiehouders.”
om die zin actief te maken, geef het een acteur (dat is het team in dit geval), zoals in: “het team onderzocht potentiële voedselconcessionairs.,”
Be specific
Een studie gepubliceerd in het Journal of Cognitive Neuroscience toonde aan dat wanneer je concrete woorden gebruikt, je de neiging hebt om zowel de linker-als de rechterhelft van de hersenen te betrekken, terwijl de rechterhelft meestal niet gestimuleerd wordt door abstracte woorden.
terwijl de jury nog steeds uit is over hoe woordbetogen in de geest worden weergegeven, kunnen we het erover eens zijn dat de uitdrukking “een vrolijk geluid” niet zoveel tot de verbeelding spreekt als “tinkling bells”.
” a hot day “activeert minder visuele beelden dan” a smeltende ijslolly”., Wanneer de geest van een lezer wordt gestimuleerd door woorden, is het minder waarschijnlijk om af te drijven.
in het vorige voorbeeld roept” researched on potential food concessionaires ” geen visueel beeld op. “Bouwde een lijst van 50 potentiële voedsel concessiehouders” is meer concreet, vooral als je details van wat voedsel items kunnen worden verkocht toevoegen.
leg jargon uit indien nodig
Dit hangt af van wie uw rapport zal lezen, en of u zeer gespecialiseerd jargon gebruikt waarmee alleen leden van uw team bekend zijn., Bijvoorbeeld, in een rapport geschreven door een bouwteam gericht aan de projectmanager – constructie jargon kan worden gebruikt als de ontvanger duidelijk begrijpt het.
Spell out acroniemen wanneer ze voor het eerst voorkomen in het document
ga er niet van uit dat elke persoon die het rapport leest alle acroniemen begrijpt die u gebruikt zonder dat u ze spelt. Bijvoorbeeld, in de bouw, SWM ‘ s moeten eerst worden gespeld als veilige werkmethode verklaring. “Pre-starts” moet worden gespeld als “pre-start checks”.,
dus in uw rapport zou het er zo uitzien: Safe Work Method Statement (SWMS), dan zijn alle volgende referenties vrij om gewoon SWMS te zijn.
houd u aan de feiten
vermijd het geven van een advies, tenzij het deel uitmaakt van het project.
uw taak zou bijvoorbeeld kunnen zijn om gegevens te analyseren en uw interpretatie en voorspelling aan te bieden. In dat geval, kunt u uw speculatie en standpunt bieden, zolang u bewijs hebt om u te ondersteunen.
gebruik afbeeldingen om de tekst aan te vullen
vermijd het opschrijven van een lange reeks getallen in een zin., Probeer tabellen of grafieken te gebruiken, vooral bij het omgaan met een reeks getallen.
wanneer u Grafieken of grafieken gebruikt, kunt u verschillende typen uitproberen om te bepalen welke het beste uw gegevens weergeven. U kunt een staafdiagram, cirkeldiagram, lijndiagram of zelfs scatterplot gebruiken. Besteed daarbij echter tijd aan het onderscheiden van verschillende datasets met behulp van labels en kleuren.
maak je geen zorgen als dit ontmoedigend klinkt – er zijn veel software die je kan helpen om gegevens te visualiseren, waaronder de meest basale voorbeelden, MS Excel en Numbers voor Mac.,
hoe een voortgangsrapport te structureren
dat is allemaal goed en wel. Maar je kunt je nog steeds afvragen over het exacte proces van hoe je een voortgangsrapport te schrijven. Gewapend met al deze praktische tips, hoe stel je het rapport samen?
ten eerste hangt het af van het type rapport, evenals de beoogde lezer. Een voortgangsverslag kan dagelijks, wekelijks of maandelijks worden opgesteld. Het kan worden geschreven voor een individu of een team.
zoals u in de voorbeelden hieronder zult zien, zijn de belangrijkste onderdelen van een voortgangsrapport:
1., Inleiding
dit deel geeft een overzicht van de inhoud van het voortgangsverslag. Het is het beste om dit te schrijven nadat je alle andere delen van het rapport hebt voltooid. Op die manier kun je een accurate samenvatting geven.
houd het kort en eenvoudig. Een of twee alinea ‘ s zijn voldoende.
2. Prestaties
getallen en details zijn uw vrienden, vooral bij het schrijven van dit gedeelte van het voortgangsrapport. De prestaties die je schrijft moeten overeenkomen met je doelen.
3., Doelstellingen
Wat waren uw doelstellingen voor de periode waarop het verslag betrekking heeft? Dit kan een doel zijn voor de dag, week, maand of kwartaal. Aan de andere kant kan het ook een teamdoelpunt zijn.
wees concreet bij het schrijven van doelen. Bijvoorbeeld:
4. Wegversperringen
leg uit welke situaties, indien van toepassing, u verhinderden uw doelen te bereiken, of kunnen verhinderen dat u de doelen van deze maand bereikt.
maar stop daar niet. Wees proactief en presenteer een actieplan en een tijdschema voor het oplossen van de wegversperringen., Voeg details toe, zoals fondsen, materialen en human resources die u mogelijk nodig hebt om de oplossing te implementeren.
om u beter te begeleiden, zijn hier voorbeelden van voortgangsrapporten die visueel aantrekkelijk en zeer leesbaar zijn.
dagelijks voortgangsrapport
een dagelijks voortgangsrapport bevat uw doelen voor de dag, evenals uw prestaties van de vorige dag. Het verklaart ook de uitdagingen die zich voordoen bij het uitvoeren van taken en het bereiken van doelen.
een ander deel van het dagelijks voortgangsverslag is “lessons learned”., Deze moeten direct gerelateerd zijn aan de taken en uitdagingen van de dag, evenals aan de prestaties van de vorige dag.
probeer dit dagelijkse voortgangsrapport nu in Piktochart!
wekelijks voortgangsverslag
een wekelijks voortgangsverslag geeft een week per week uitsplitsing van Wat is bereikt en welke taken nog moeten worden voltooid.
net als een dagelijks voortgangsverslag kan een wekelijks voortgangsverslag uitdagingen en lessen bevatten. Voorbeelden zijn opgenomen in de onderstaande templates.,e het bijwonen van een week-lang-industrie verdrag; kon geen boek vergaderingen
- Potentiële leveranciers niet gelezen volledige e-mail
de Lessen
-
- Overweeg industrie evenementen bij de planning van de tijdlijn voor het contact met klanten
- Inleidende e-mails moet worden korte en leesbare opmaak
Probeer deze wekelijkse voortgangsrapportage sjabloon nu!,
maandelijks voortgangsverslag
een maandelijks voortgangsverslag is noodzakelijk voor projecten met een langere looptijd. Het verslag kan zowel maandelijkse als driemaandelijkse gegevens over de voortgang van het project bevatten.
team voortgangsrapport
een team voortgangsrapport geeft informatie over zowel team-als individuele mijlpalen en voortgangsstatus. Deze is ingewikkelder, simpelweg omdat er verschillende mensen bij betrokken zijn die aan verschillende taken hebben gewerkt.
het is niet genoeg om één persoon het rapport te laten maken., Natuurlijk kan één persoon het typen doen, maar iedereen moet input en feedback geven.
een manier om de input van verschillende teamleden bij te houden is door bij te houden welke bewerkingen ze hebben uitgevoerd.
om dit te doen, schakelt u eenvoudig het bijhouden van wijzigingen in een Word-document of op pagina ‘ s voor Mac-gebruikers in. Wanneer u werkt aan een samenwerkingstool zoals Google Docs, klikt u op het potloodpictogram in het rechterbovenhoek van het venster en kiest u “bewerkingen worden suggesties” in het vervolgkeuzemenu., Hier is hoe dat eruit ziet:
aan de andere kant kunnen teamleden voortgangsrapport commentaar of vragen invoegen. Nogmaals, u kunt dit eenvoudig doen op een Word-document, evenals op software waarmee u commentaar kunt geven op gedeelde documenten, zoals Google Docs en Piktochart:
Hier is een voorbeeld van een team voortgangsrapport sjabloon.
Bekijk nu dit team voortgangsrapport template!,
een laatste ding …
u bent eindelijk klaar met het typen van uw voortgangsrapport – adem een zucht van opluchting, maar druk nog niet op ‘Verzenden’.
bekijk het minstens één keer (beter om het meer dan één keer te doen, vooral als het een Teamrapport is). Lees het artikel opnieuw, bewerk de inhoud indien nodig en vraag een teamgenoot om te proeflezen met een frisse blik.
Geef een reactie