dni lub tygodnie w projekcie, twój przełożony prosi o raport postępu. W zależności od Twojego doświadczenia z pisaniem takiego dokumentu, możesz odpowiedzieć z gotowością, niepokojem lub dezorientacją. Nie martw się – Jesteśmy tu, aby pomóc.
tutaj podamy ci wskazówki, jak napisać raport z postępów, wraz z szablonami i listami kontrolnymi., Zaczynamy oczywiście od najważniejszego pytania, jakie może zadać początkujący: „Co to jest sprawozdanie z postępów?”
Co to jest raport z postępów?
raport z postępów jest dokładnie tym, jak brzmi-dokumentem, który szczegółowo wyjaśnia, jak daleko posunąłeś się w kierunku zakończenia projektu.
przedstawia działania, które wykonałeś, zadania i kamienie milowe, które osiągnąłeś w stosunku do planu projektu.
raport postępu jest zazwyczaj pisany dla przełożonego, współpracowników lub klienta., Możesz napisać go w swoim imieniu lub współpracować z kolegami z zespołu, aby stworzyć raport z postępów zespołu.
w zależności od zakresu i złożoności projektu może być konieczne sporządzenie raportu z postępu prac co tydzień lub co miesiąc lub za każde 25% kamień milowy projektu.
w trakcie swojej kariery prawdopodobnie będziesz tworzyć więcej raportów, niż możesz zliczyć (wyzwanie dla Ciebie: policz je i sprawdź, ile zasobów używasz!). Być może spędzasz więcej czasu na chrupaniu danych i podłączaniu liczb do Wykresów niż na pracy.,
raporty nie muszą być tak czasochłonne, jak często są, dlatego wykorzystaliśmy błyskotliwość Kevana Lee z Buffer w tym interaktywnym doświadczeniu, aby ci w nich pomóc. Zanurkuj tutaj i naucz się raportowania od Kevana.
dlaczego sprawozdanie z postępów jest ważne?
czasami może się wydawać, że pisanie o swoich postępach w szczegółach jest zbędne, zwłaszcza gdy regularnie komunikujesz się z przełożonym, kolegami z zespołu i klientem w trakcie całego projektu.,
ale ten rodzaj raportu jest rzeczywiście bardzo przydatny z kilku powodów.
dzięki temu wszyscy są na tej samej stronie
każda osoba, która otrzyma kopię raportu, będzie wiedziała, co zostało zrobione. Zapobiega to dezorientacji co do tego, co zostało lub co jeszcze zostało zrobione.
ułatwia współpracę
jest to szczególnie ważne, gdy różne zespoły współpracują ze sobą. Wiedza o tym, co robi drugi zespół, pomaga zapobiegać pracy w silosach, a także zmniejsza redundancję zadań., Pomaga również jednemu zespołowi zidentyfikować obszary, w których może zaoferować pomoc lub współpracować z innymi.
poprawia przejrzystość i rozliczalność, dostarczając papierową ścieżkę
Kiedy wysyłasz raport, zapisujesz, że wykonałeś zadanie lub wyjaśniasz, Dlaczego wyniki były inne niż oczekiwano. Po zaakceptowaniu dokumentu staje się on częścią oficjalnej dokumentacji projektu.,
Tak więc, na wypadek, gdyby ktoś oskarżył cię w przyszłości o niewykonanie zadania lub nie zgłoszenie problemu, możesz wskazać raport z postępów jako dowód, że to zrobiłeś.
z drugiej strony, jeśli twój projekt zostanie kiedykolwiek nominowany do Nagrody, możesz być pewien, że walidatorzy przyjdą po dokumenty wyjaśniające, w jaki sposób całość została wykonana.,
usprawnia ocenę i przegląd projektu
następnym razem, gdy planujesz projekt, twój zespół może przejrzeć dokumenty, w tym raporty z postępów, z poprzednich projektów, aby dowiedzieć się, co zostało zrobione dobrze, co poszło źle i co można poprawić.
poprzednie raporty mogą rzucić światło na problemy systemowe, luki i inne przyczyny opóźnień lub awarii – zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych – które należy unikać lub rozwiązać.,
zapewnia wgląd w przyszłe planowanie
gdy przełożony wie, jakie zadania zostały wykonane, może skupić się na monitorowaniu postępów w kolejnych etapach projektu.
gdy raport wykaże, że wystąpiły opóźnienia, przełożony jest w stanie zbadać problemy, które utrudniały postęp i podjąć kroki, aby zapobiec ich ponownemu wystąpieniu w przyszłości.
przełożony może również dostosować oś czasu projektu, jeśli jest to absolutnie konieczne, lub polecić zespołom podwajanie kosztów.,
oto przykład raportu postępu:
Użyj tego szablonu raportu postępu w Piktochart teraz!
Jak napisać raport z postępów
Czy zdarzyło ci się kiedyś utknąć w pisaku lub wpatrywać się w Mrugający kursor, nie mogąc rozpocząć pisania?
nie jest to niezwykłe doświadczenie podczas pisania raportów o postępach, szczególnie dla tych, których praca zazwyczaj nie wymaga pisania długich dokumentów.,
jednym z powodów, dla których ludzie mogą mieć trudności z napisaniem tych raportów, jest myśl, że nie są pisarzami. Ale to wszystko jest w umyśle. Raporty nie wymagają zaawansowanego języka – w rzeczywistości im prostsze, tym lepsze. Oto kilka wskazówek dotyczących pisania raportów:
pomyśl o tym jako O Q&A
ponieważ to jest w istocie. Wyobraź sobie, że Twój menedżer, współpracownicy lub klient zadają ci pytania, a Ty dajesz im odpowiedzi.
Załóżmy na przykład, że organizujesz weekendowy jarmark ze stoiskami z jedzeniem i muzyką, a Ty odpowiadasz za koncesje na jedzenie.,
plan projektu może wymagać posiadania zabezpieczonych listów intencyjnych (LOI) od co najmniej 10 firm do końca pierwszego miesiąca.
Twój raport z postępów przedstawi firmom lub przedsiębiorcom, którzy wysłali LOIs, w tym opis ich działalności i plany dotyczące ich stoisk z żywnością. Jeśli trwają rozmowy z innymi biznesmenami, którzy jeszcze nie wysłali LOIs, możesz o tym wspomnieć i wyjaśnić, kiedy mają wysłać listy.,
z drugiej strony, jeśli nie osiągnąłeś celu, musisz wyjaśnić, dlaczego, ale także opowiedzieć o wysiłkach, które podjąłeś i oczekiwanym czasie osiągnięcia pożądanych rezultatów.
Użyj prostego i prostego języka
nie oznacza to, że nie możesz używać żargonu technicznego. Na przykład, jeśli jesteś w branży budowlanej, nie musisz unikać korzystania z terminów takich jak” przetarg „lub” zmiana „lub” zarządzanie ryzykiem.”
ale poza tym mów wprost. Używaj jasnego i zwięzłego języka., Jednym z błędnych przekonań w pisaniu biznesowym jest to, że złożoność imponuje. Prawdę mówiąc, to tylko powoduje zamieszanie. Faktem jest, że możliwość mówienia wprost o swoim temacie wskazuje, że rozumiesz swój temat na wylot.
przyjrzyjmy się dokładniej. Jedną z rzeczy, która sprawia, że dokumenty biznesowe są ponure, jest przekształcenie czasowników w rzeczowniki – tak jak zrobiłem to tam.
gdybyśmy musieli przeformułować to, aby zachować czasownik, napisalibyśmy ” przekształcając czasowniki w rzeczowniki.”Brzmi to prościej i przechodzi do sedna.,
Unikaj używania głosu biernego tam, gdzie to możliwe
czasami nie można uniknąć używania głosu biernego w naprawdę formalnych dokumentach, które zabraniają korzystania z punktu widzenia pierwszej osoby. Ale kiedy zrobione dobrze, to naprawdę pomaga, aby raport bardziej relatable.
Wracając do przykładu koncesji na żywność, zdanie bierne brzmiałoby: „przeprowadzono badania nad potencjalnymi koncesjonariuszami żywności.”
aby uaktywnić to zdanie, daj mu aktora (który jest w tym przypadku zespołem), jak w: „zespół badał potencjalnych koncesjonariuszy żywności.,”
bądź konkretny
badanie opublikowane w Journal of Cognitive Neuroscience wykazało, że kiedy używasz konkretnych słów, masz tendencję do angażowania zarówno lewej, jak i prawej części mózgu, podczas gdy prawy region zwykle pozostaje nie stymulowany przez abstrakcyjne słowa.
podczas gdy jury wciąż zastanawia się, w jaki sposób znaczenia słów są reprezentowane w umyśle, możemy zgodzić się, że wyrażenie „wesoły dźwięk” nie pobudza wyobraźni tak bardzo, jak „dzwoneczki”.
„upalny dzień” nie uaktywnia wizualnej wyobraźni tak bardzo, jak „topniejący popsicle”., Kiedy umysł czytelnika jest stymulowany słowami, jest mniej prawdopodobne, że odpłynie.
biorąc pod uwagę poprzedni przykład, „zbadane na potencjalnych koncesjonariuszy żywności” nie przywołuje obrazu wizualnego. „Zbudowałem listę 50 potencjalnych koncesjonariuszy żywności” jest bardziej konkretny, zwłaszcza gdy dodasz szczegóły, jakie produkty spożywcze mogą być sprzedawane.
wyjaśnij żargon w razie potrzeby
To zależy od tego, kto będzie czytał Twój raport, a jeśli używasz bardzo specjalistycznego żargonu, który znają tylko członkowie Twojego zespołu., Na przykład w raporcie napisanym przez zespół budowlany adresowanym do kierownika projektu – żargon budowlany może być użyty, ponieważ odbiorca go rozumie.
Przeliteruj akronimy, gdy pojawią się po raz pierwszy w dokumencie
nie zakładaj, że każda osoba czytająca raport zrozumie wszystkie akronimy, których używasz, bez konieczności ich literowania. Na przykład, w pracach budowlanych, SWM powinny być najpierw napisane jako Bezpieczne metody pracy oświadczenie. „Kontrole wstępne” należy rozumieć jako „kontrole wstępne”.,
więc w Twoim raporcie wyglądałoby to tak: Safe Work Method Statement (SWMS), wtedy wszystkie kolejne odniesienia mogą być tylko SWMS.
trzymaj się faktów
unikaj wydawania opinii, chyba że jest to część projektu.
na przykład, twoim zadaniem może być analiza danych i oferowanie interpretacji i przewidywania. W takim razie możesz zaoferować swoje spekulacje i punkt widzenia, o ile masz dowody na poparcie.
użyj grafiki do uzupełnienia tekstu
unikaj zapisywania długiej serii cyfr w zdaniu., Spróbuj użyć tabel lub Wykresów, zwłaszcza w przypadku serii liczb.
korzystając z Wykresów lub Wykresów, wypróbuj kilka typów, aby określić, które z nich najlepiej prezentują Twoje dane. Możesz użyć wykresu słupkowego, kołowego, liniowego, a nawet punktowego. W tym celu poświęć czas na odróżnianie różnych zestawów danych od innych za pomocą etykiet i kolorów.
nie martw się, jeśli brzmi to zniechęcająco – istnieje wiele programów, które mogą pomóc w wizualizacji danych, w tym najbardziej podstawowe przykłady, MS Excel i Numbers for Mac.,
jak ustrukturyzować raport z postępów
To wszystko dobrze i dobrze. Ale możesz nadal zastanawiać się nad dokładnym procesem pisania raportu z postępów. Uzbrojony w te wszystkie praktyczne wskazówki, jak złożyć raport razem?
Po pierwsze, zależy to od rodzaju raportu, a także od zamierzonego czytelnika. Raport z postępów może być pisany Codziennie, Co tydzień lub co miesiąc. Może być napisany indywidualnie lub zespołowo.
jak widać na poniższych przykładach, główne części raportu z postępu prac to:
1., Wprowadzenie
ta część zawiera przegląd treści raportu z postępu prac. Najlepiej napisać to po zakończeniu wszystkich pozostałych części raportu. W ten sposób będziesz w stanie dostarczyć dokładne podsumowanie.
krótko i prosto. Wystarczy jeden lub dwa akapity.
2. Osiągnięcia
Liczby i szczegóły są twoimi przyjaciółmi, szczególnie podczas pisania tej sekcji raportu postępów. Osiągnięcia, które piszesz, powinny odpowiadać Twoim celom.
3., Cele
Jakie były Twoje cele za okres objęty raportem? Może to być cel na dzień, tydzień, miesiąc lub kwartał. Z drugiej strony, może to być również bramka zespołowa.
bądź konkretny przy pisaniu celów. Na przykład:
4. Roadblocks
wyjaśnij, jakie sytuacje, jeśli w ogóle, uniemożliwiły Ci osiągnięcie celów lub mogą uniemożliwić osiągnięcie celów w tym miesiącu.
ale nie poprzestaj na tym. Bądź proaktywny i przedstaw plan działania i harmonogram usuwania blokad drogowych., Dołącz szczegóły, takie jak fundusze, materiały i zasoby ludzkie, które mogą być potrzebne do wdrożenia rozwiązania.
oto przykłady szablonów raportów o postępach, które są atrakcyjne wizualnie i bardzo czytelne.
Dzienny raport postępów
dzienny raport postępów zawiera Twoje cele na dany dzień, a także osiągnięcia poprzedniego dnia. Wyjaśnia również wyzwania napotykane podczas wykonywania zadań i osiągania celów.
kolejna sekcja w codziennym sprawozdaniu z postępów to „wyciągnięte wnioski”., Muszą one być bezpośrednio związane z zadaniami i wyzwaniami dnia, a także z osiągnięciami dnia poprzedniego.
wypróbuj ten szablon dziennego raportu postępu w Piktochart teraz!
tygodniowy raport z postępów
tygodniowy raport z postępów zawiera co tydzień podział na to, co zostało zrobione i jakie zadania pozostają do wykonania.
podobnie jak dzienny raport z postępów, tygodniowy raport z postępów może zawierać wyzwania i wyciągnięte wnioski. Przykłady znajdują się w poniższych szablonach.,e udział w tygodniowym zjeździe branżowym; nie można zarezerwować spotkań
- potencjalni sprzedawcy nie przeczytali całego e-maila
wyciągnięte wnioski
-
- weź pod uwagę wydarzenia branżowe podczas planowania harmonogramu kontaktowania się z klientami
- wstępne wiadomości e-mail muszą być krótkie i mieć czytelne formatowanie
wypróbuj ten szablon raportu tygodniowego już teraz!,
Miesięczne sprawozdanie z postępów
Miesięczne sprawozdanie z postępów jest niezbędne w przypadku projektów o dłuższym okresie trwania. Raport może dostarczać zarówno miesięczne, jak i kwartalne dane dotyczące postępu projektu.
raport postępów zespołu
raport postępów zespołu zawiera informacje zarówno na temat kamieni milowych zespołu, jak i poszczególnych etapów oraz statusu postępów. Teraz ten jest bardziej skomplikowany, po prostu dlatego, że obejmuje kilka osób, które mogły pracować nad różnymi zadaniami.
nie wystarczy tylko pozwolić jednej osobie zrobić raport., Oczywiście jedna osoba może pisać, ale każdy musi podać swój wkład i opinię.
jednym ze sposobów rejestrowania wkładu różnych członków zespołu jest śledzenie dokonanych przez nich zmian.
aby to zrobić, po prostu Włącz śledzenie zmian w dokumencie programu Word lub na stronach dla użytkowników komputerów Mac. Podczas pracy nad narzędziem współpracy, takim jak Dokumenty Google, kliknij ikonę ołówka w prawym górnym rogu okna i wybierz „zmiany stają się sugestiami” z menu rozwijanego., Oto jak to wygląda:
z drugiej strony członkowie zespołu mogą wstawiać komentarze do raportu postępów lub pytania. Ponownie, możesz to zrobić łatwo na dokumencie programu Word, a także na oprogramowaniu, które pozwala komentować udostępnione dokumenty, takie jak Google Docs i Piktochart:
oto przykład szablonu raportu postępu zespołu.
sprawdź ten szablon raportu postępu zespołu już teraz!,
jeszcze jedno…
w końcu skończyłeś pisać raport z postępów – odetchnij z ulgą, ale nie wciskaj jeszcze „wyślij”.
przejrzyj to przynajmniej raz (lepiej zrobić to więcej niż raz, zwłaszcza jeśli jest to raport zespołu). Przeczytaj ponownie artykuł, Edytuj zawartość w razie potrzeby, a następnie poproś kolegę z zespołu o korektę świeżą parą oczu.
Dodaj komentarz