Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist ein zeitstempeltes Handelsdokument, das eine Transaktion zwischen einem Käufer und einem Verkäufer auflistet und aufzeichnet. Wenn Waren oder Dienstleistungen auf Kredit gekauft wurden, gibt die Rechnung normalerweise die Bedingungen des Geschäfts an und enthält Informationen zu den verfügbaren Zahlungsmethoden.
Rechnungsarten können eine Quittung auf Papier, eine Rechnung, eine Lastschrift, eine Verkaufsrechnung oder eine elektronische Online-Aufzeichnung enthalten.,
Key Takeaways
- Eine Rechnung ist ein Dokument, das einen Datensatz verwaltet eine Transaktion zwischen einem Käufer und Verkäufer, wie eine Papierquittung aus einem Geschäft oder Online-Datensatz von einem E-Tailer.
- Rechnungen sind ein kritisches Element der internen Kontrollen und Audits der Buchhaltung.
- Auf einer Rechnung gefundene Gebühren müssen von den verantwortlichen Führungskräften genehmigt werden.
- Rechnungen enthalten im Allgemeinen Zahlungsbedingungen, Stückkosten, Versand, Handhabung und alle anderen Bedingungen, die während der Transaktion angegeben werden.,
Rechnung
Die Grundlagen einer Rechnung
Eine Rechnung muss angeben, dass es sich um eine Rechnung handelt. Es hat in der Regel eine eindeutige Kennung namens Rechnungsnummer, die für interne und externe Referenz nützlich ist. Eine Rechnung enthält in der Regel Kontaktinformationen für den Verkäufer oder Dienstleister, falls ein Fehler in Bezug auf die Abrechnung vorliegt.,
Die Zahlungsbedingungen können auf der Rechnung sowie die Informationen zu Rabatten, vorzeitigen Zahlungsdetails oder Finanzierungskosten für verspätete Zahlungen angegeben werden. Außerdem werden die Stückkosten eines Artikels, die gekauften Gesamteinheiten, Fracht, Handhabung, Versand und die damit verbundenen Steuergebühren sowie der geschuldete Gesamtbetrag dargestellt.
Unternehmen können sich dafür entscheiden, einfach einen Monatsabschluss als Rechnung für alle ausstehenden Transaktionen zu senden. In diesem Fall muss in der Erklärung angegeben werden, dass keine nachfolgenden Rechnungen gesendet werden., In der Vergangenheit wurden Rechnungen auf Papier aufgezeichnet, häufig mit mehreren Kopien, so dass Käufer und Verkäufer jeweils eine Aufzeichnung der Transaktion für ihre eigenen Aufzeichnungen haben. Derzeit sind computergenerierte Rechnungen weit verbreitet. Sie können auf Anfrage auf Papier gedruckt oder per E-Mail an die Parteien einer Transaktion gesendet werden. Elektronische Aufzeichnungen ermöglichen auch eine einfachere Suche und Sortierung bestimmter Transaktionen oder bestimmter Daten.
Eine Pro-Forma-Rechnung ist eine vorläufige Rechnung, die den Käufern im Vorfeld einer Lieferung oder Lieferung von Waren zugesandt wird., Die Rechnung beschreibt in der Regel die gekauften Artikel und andere wichtige Informationen wie das Versandgewicht und die Transportkosten. Pro-Forma-Rechnungen kommen häufig bei internationalen Transaktionen ins Spiel, insbesondere für Zollzwecke bei Importen.
Eine Pro-Forma-Rechnung ist eine verbindliche Vereinbarung, obwohl sich die Verkaufsbedingungen ändern können.
Die Bedeutung des Rechnungsdatums
Das Rechnungsdatum stellt die Zeitstempelzeit und das Datum dar, an dem die Ware in Rechnung gestellt und die Transaktion offiziell erfasst wurde., Daher enthält das Rechnungsdatum wesentliche Informationen zur Zahlung, da es die Kreditdauer und das Fälligkeitsdatum der Rechnung vorschreibt. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die Kredite anbieten, wie Net 30. Das tatsächliche Fälligkeitsdatum der Rechnung ist in der Regel 30 Tage nach Rechnungsdatum. Ebenso bieten Unternehmen Kunden die Möglichkeit, Artikel zurückzusenden, die in der Regel eine Frist haben, die auf einer bestimmten Anzahl von Tagen seit dem Kaufbeleg basiert, wie auf der Rechnung angegeben.,
E-Invoicing
Seit dem Aufkommen des Computerzeitalters haben es Menschen und Unternehmen einfacher gefunden, sich auf elektronische Rechnungsstellung als Alternative zu Papierdokumenten zu verlassen. Elektronische Rechnungsstellung oder E-Invoicing ist eine Form der elektronischen Rechnungsstellung, um transaktionsbezogene Dokumente zwischen Parteien zu generieren, zu speichern und zu überwachen und sicherzustellen, dass die Bedingungen ihrer Vereinbarungen erfüllt sind.
Diese E-Dokumente können Rechnungen und Quittungen, Bestellungen, Debit-und Gutschriften, Zahlungsbedingungen und Anweisungen sowie Überweisungsbelege enthalten., Digitale Rechnungen werden normalerweise per E-Mail, Webseite oder App versendet., Zu den Vorteilen gehören:
- Beständigkeit und Beständigkeit gegen physische Schäden
- Einfache Suche und Sortierung nach bestimmten Namen, Begriffen oder Daten
- Erhöhte Auditierbarkeit
- Die Möglichkeit, bei Bedarf zu drucken oder zu reproduzieren
- Die Fähigkeit zur Datenerfassung und Business Intelligence
- Reduzierung des Papierverbrauchs
Die elektronische Rechnungsstellung umfasst mehrere Technologien und Eingabemöglichkeiten und wird als allgemeiner Begriff verwendet, um jede Methode zu beschreiben, mit der eine Rechnung einem Kunden elektronisch zur Zahlung vorgelegt wird., Mehrere E-Invoicing-Standards wie EDIFACT und UBL wurden weltweit entwickelt, um die Einführung und Effizienz zu erleichtern.
Rechnungen und Verbindlichkeiten
Rechnungen Verfolgen Sie den Verkauf eines Produkts für Bestandskontroll -, Buchhaltungs-und Steuerzwecke, um den Überblick über fällige Verbindlichkeiten und ähnliche Verpflichtungen zu behalten. Viele Unternehmen versenden das Produkt und erwarten die Zahlung zu einem späteren Zeitpunkt, sodass der fällige Gesamtbetrag zu einem für den Käufer zu zahlenden Konto und zu einer Forderung für den Verkäufer wird.,
Moderne Rechnungen werden nicht auf Papier, sondern elektronisch übermittelt. Wenn eine Rechnung verloren geht, kann der Käufer vom Verkäufer eine Kopie anfordern. Die Verwendung einer Rechnung stellt das Vorhandensein von Guthaben dar, da der Verkäufer ein Produkt gesendet oder eine Dienstleistung erbracht hat, ohne Bargeld im Voraus zu erhalten.
Rechnungen unterscheiden sich von Bestellungen, die erstellt werden, bevor ein Kunde bestellt eine Ware oder Dienstleistung.
Rechnungen und interne Kontrollen
Rechnungen sind ein kritisches Element der internen Kontrollen der Buchhaltung., Gebühren auf einer Rechnung müssen vom zuständigen Managementpersonal genehmigt werden. Alternativ wird eine Rechnung mit einer Bestellung abgeglichen, und nach Abgleich der Informationen erfolgt die Zahlung für genehmigte Transaktionen. Eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft stellt sicher, dass Rechnungen in die entsprechende Buchhaltungsperiode eingegeben werden, wenn sie auf Ausgabenkürzungen getestet werden.,
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