zile sau săptămâni într-un proiect, supraveghetorul dvs. solicită un raport de progres. În funcție de experiența dvs. cu scrierea unui astfel de document, puteți răspunde cu pregătire, anxietate sau confuzie. Nu vă faceți griji – suntem aici pentru a ajuta.aici, vă vom oferi sfaturi despre cum să scrieți un raport de progres, completat cu șabloane și liste de verificare., Începem, bineînțeles, cu întrebarea foarte importantă pe care o poate avea un începător: „ce este un raport de progres?”
ce este un raport de progres?
un raport de progres este exact ceea ce pare – un document care explică în detaliu cât de departe ați ajuns până la finalizarea unui proiect. acesta prezintă activitățile pe care le-ați efectuat, sarcinile pe care le-ați finalizat și etapele pe care le-ați atins în raport cu planul de proiect.
un raport de progres este de obicei scris pentru un supraveghetor, colegi sau client., S-ar putea să-l scrieți în numele dvs. sau să lucrați cu colegii de echipă pentru a produce un raport de progres al echipei.
în funcție de domeniul de aplicare și complexitatea proiectului, poate fi necesar să oferiți un raport de progres săptămânal sau lunar sau pentru fiecare etapă de proiect de 25%.de-a lungul carierei, este posibil să creați mai multe rapoarte decât puteți număra (provocare pentru dvs.: numărați-le și găsiți cât de multe resurse utilizați!). Poate că vă aflați petrece mai mult timp ronțăit de date și conectarea numere în grafice decât de fapt de lucru.,
Rapoartele nu trebuie să fie la fel de consumatoare de timp ca de multe ori, motiv pentru care am intrat în strălucirea lui Kevan Lee din Buffer în această experiență de conținut interactiv pentru a vă ajuta cu ele. Se arunca cu capul chiar aici, și să învețe unele hacks de raportare de la Kevan.de ce este important un raport de progres?uneori s-ar putea simți ca scris despre progresul în detaliu este redundantă, mai ales atunci când ați fost în mod regulat comunicarea cu supervizorul, colegii de echipă, și client pe tot parcursul proiectului., dar acest tip de raport este de fapt destul de util din mai multe motive.fiecare persoană care primește o copie a raportului va ști ce s-a realizat. Acest lucru previne confuzia cu privire la ceea ce a fost sau nu a fost încă făcut.
facilitează colaborarea
Acest lucru este deosebit de important atunci când diferite echipe lucrează împreună. Știind ce face cealaltă echipă ajută la prevenirea lucrului în silozuri și, de asemenea, reduce redundanța sarcinilor., De asemenea, ajută o echipă să identifice zonele în care poate oferi ajutor sau poate face echipă cu alții.
îmbunătățește transparența și responsabilitatea prin furnizarea unui traseu de hârtie
când trimiteți raportul, ați înregistrat că ați îndeplinit o sarcină sau ați explicat de ce rezultatele dvs. au fost diferite de cele așteptate. Odată ce documentul a fost acceptat, acesta devine parte a documentației oficiale a proiectului., deci ,doar în cazul în care cineva vă acuză în viitor că nu ați îndeplinit o sarcină sau că nu ați raportat o problemă, puteți indica raportul de progres ca dovadă că ați făcut acest lucru. pe de altă parte, dacă proiectul dvs. va fi vreodată nominalizat la un premiu, puteți fi sigur că validatorii vor veni în căutarea documentelor care explică modul în care a fost realizat întregul lucru.,data viitoare când planificați un proiect, Echipa dvs. poate examina documente, inclusiv rapoarte de progres, ale proiectelor anterioare pentru a afla ce s-a făcut corect, ce a mers prost și ce poate fi îmbunătățit. rapoartele anterioare pot pune în lumină probleme sistemice, lacune și alte cauze de întârziere sau eșec – atât interne, cât și externe – care trebuie evitate sau rezolvate.,când supraveghetorul știe ce sarcini au fost îndeplinite, el sau ea se poate concentra pe monitorizarea progresului către următoarele etape ale proiectului. când un raport arată că au apărut întârzieri, supraveghetorul este capabil să investigheze problemele care au împiedicat progresul și să ia măsuri pentru a le împiedica să se întâmple din nou în viitor.
supraveghetorul va putea, de asemenea, să ajusteze cronologia proiectului dacă este absolut necesar sau să instruiască echipele să se dubleze.,
Aici este un raport de progres exemplu:
Utilizați acest raport de progres șablon în Piktochart acum!
cum se scrie un raport de progres
v-ați găsit vreodată blocat atingând stiloul sau uitându-vă la un cursor care clipește, incapabil să înceapă să scrie?
aceasta nu este o experiență neobișnuită atunci când scrieți rapoarte de progres, în special pentru cei ale căror locuri de muncă nu implică, de obicei, scrierea de documente lungi.,
un motiv pentru care oamenilor le este greu să scrie aceste rapoarte este gândul că nu sunt scriitori. Dar asta e tot în minte. Rapoartele nu necesită un limbaj sofisticat – de fapt, cu cât este mai simplu, cu atât mai bine. Iată câteva sfaturi de scriere a rapoartelor:
gândiți-vă la acesta ca la un Q&a
Pentru că asta este în esență. Imaginați-vă că managerul, colegii sau clientul dvs. vă pun întrebări și le dați răspunsuri. de exemplu, să presupunem că organizați un târg de weekend cu tarabe de mâncare și muzică și că sunteți responsabil de concesiile alimentare.,
planul de proiect ar putea necesita să aveți scrisori de intenție securizate (LOI) de la cel puțin 10 companii până la sfârșitul primei luni.
raportul dvs. de progres ar schița apoi companiile sau antreprenorii care au trimis LOIs, inclusiv o descriere a afacerilor lor și planurile pentru standurile lor alimentare. În cazul în care discuțiile sunt în curs de desfășurare cu alte afaceri care nu au trimis încă LOIs, puteți menționa că, de asemenea, și să explice atunci când acestea sunt de așteptat să trimită în scrisorile lor., pe de altă parte, dacă nu v-ați atins ținta, va trebui să explicați de ce, dar și să povestiți eforturile pe care le-ați depus și calendarul așteptat pentru obținerea rezultatelor dorite.
utilizați un limbaj simplu și direct
Acest lucru nu înseamnă că nu puteți utiliza jargonul tehnic. De exemplu, dacă vă aflați în domeniul construcțiilor, nu trebuie să evitați utilizarea unor termeni precum „ofertă” sau „variație” sau „managementul riscului.”
dar altfel, vorbiți clar. Utilizați un limbaj clar și concis., O concepție greșită în scris de afaceri este că complexitatea impresioneaza. Într-adevăr, provoacă doar confuzie. Faptul este, fiind capabil să vorbească clar despre subiectul indică faptul că ați înțeles subiectul pe dos.
să ne specificăm. Un lucru care face ca documentele de afaceri să fie deranjante este transformarea verbelor în substantive – la fel cum am făcut acolo.
dacă ar trebui să reformulăm că pentru a păstra verbul, am scrie, „transformarea verbelor în substantive.”Sună mai simplu și ajunge la punct.,
Evitați utilizarea diatezei pasive în cazul în care este posibil
Uneori, nu puteți evita folosind vocea pasivă în documentele oficiale care interzic first-person punct de vedere. Dar când este făcut bine, vă ajută într-adevăr să faceți raportul dvs. mai relatabil.revenind la exemplul concesiunii alimentare, o propoziție pasivă ar citi: „s-au efectuat cercetări privind potențialii concesionari alimentari. pentru a face această propoziție activă, dați-i un actor (care este echipa în acest caz), ca în: „echipa a cercetat potențialii concesionari alimentari.,”
Fi specifice
Un studiu publicat în Journal of Cognitive Neuroscience a constatat că atunci când utilizați beton cuvinte, ai tendința de a se angaja atât stânga și dreapta părți ale creierului, în timp ce regiunea din dreapta tinde să rămână nestimulat de cuvinte abstracte.
în Timp ce juriul este încă pe exact cum sensurile cuvântului sunt reprezentate în minte, putem fi de acord că expresia „un sunet vesel” nu se amestecă imaginația la fel de mult ca „clinchet de clopoței”.
„o zi fierbinte „nu activează imagini vizuale la fel de mult ca” un popsicle de topire ” nu., Când mintea unui cititor este stimulată de cuvinte, este mai puțin probabil să se abată.
luând exemplul anterior, „cercetat pe potențiali concesionari de alimente” nu evocă o imagine vizuală. „A construit o listă de 50 de potențiali concesionari de alimente” este mai concret, mai ales atunci când adăugați detalii despre ce produse alimentare ar putea fi vândute.
explicați jargonul dacă este necesar
Acest lucru depinde de cine va citi raportul dvs. și dacă utilizați jargon foarte specializat, cu care numai membrii echipei dvs. ar fi familiarizați., De exemplu, într – un raport scris de o echipă de construcții adresată managerului de proiect-jargonul de construcție ar putea fi folosit deoarece destinatarul îl înțelege în mod evident.nu presupuneți că fiecare persoană care citește raportul va înțelege toate acronimele pe care le utilizați fără să le scrieți. De exemplu, în lucrările de construcție, SWM-urile ar trebui mai întâi să fie precizate ca o declarație a metodei de lucru sigure. „Pre-starts” ar trebui să fie precizate ca „controale pre-start”.,
deci, în raportul dvs., ar arăta astfel: Safe Work Method Statement (SWMS), atunci toate referințele ulterioare sunt libere să fie doar SWMS.
Stick la fapte
evitați furnizarea unui aviz, cu excepția cazului în care face parte din proiect. de exemplu, sarcina dvs. ar putea fi să analizați datele și să oferiți interpretarea și predicția dvs. În acest caz, vă puteți oferi speculațiile și punctul de vedere, atâta timp cât aveți dovezi care să vă susțină.
utilizați grafică pentru a completa textul
evitați să scrieți o serie lungă de numere într-o propoziție., Încercați să utilizați tabele sau diagrame, mai ales atunci când aveți de-a face cu o serie de numere.
când utilizați grafice sau diagrame, încercați mai multe tipuri pentru a determina care dintre ele prezintă cel mai bine datele dvs. S-ar putea folosi un grafic cu bare, diagramă radială, grafic linie, sau chiar complot scatter. Când faceți acest lucru, însă, petreceți timp pentru a distinge diferite seturi de date de celelalte, folosind etichete și culori.
nu vă faceți griji dacă acest lucru sună descurajant – există o mulțime de software care vă poate ajuta să vizualizați date, inclusiv cele mai de bază Exemple, MS Excel și Numbers pentru Mac.,
cum se structurează un raport de progres
asta e bine și bine. Dar este posibil să vă întrebați în continuare despre procesul exact de scriere a unui raport de progres. Înarmați cu toate aceste sfaturi practice, cum puneți raportul împreună? în primul rând, depinde de tipul de raport, precum și de cititorul dorit. Un raport de progres poate fi scris zilnic, săptămânal sau lunar. Poate fi scris pentru o persoană sau o echipă. după cum veți vedea în exemplele de mai jos, principalele părți ale unui raport de progres sunt:
1., Introducere
această parte oferă o imagine de ansamblu a conținutului raportului de progres. Cel mai bine este să scrieți acest lucru după ce ați finalizat toate celelalte părți ale raportului. În acest fel, veți putea oferi un rezumat precis.
păstrați-l scurt și simplu. Unul sau două paragrafe vor face.
2. Realizări
numerele și detaliile sunt prietenii dvs., mai ales atunci când scrieți această secțiune a raportului de progres. Realizările pe care le scrieți ar trebui să corespundă obiectivelor dvs.
3., Obiective
care au fost obiectivele dvs. pentru perioada acoperită de raport? Acesta ar putea fi un obiectiv pentru Zi, Săptămână, Lună sau trimestru. Pe de altă parte, ar putea fi și un obiectiv al echipei.
fii concret atunci când scrii obiective. De exemplu:
4. Obstacole
explicați ce situații, dacă există, v-au împiedicat să vă atingeți obiectivele sau v-ar putea împiedica să atingeți obiectivele din această lună.
dar nu te opri aici. Fiți proactivi și prezentați un plan de acțiune și un calendar pentru soluționarea blocajelor rutiere., Includeți detalii, cum ar fi fondurile, materialele și resursele umane de care este posibil să aveți nevoie pentru a implementa soluția.
pentru a vă ghida mai bine, aici sunt exemple de șablon raport de progres, care sunt atractive vizual și foarte ușor de citit.
raport zilnic de progres
un raport zilnic de progres include obiectivele dvs. pentru ziua respectivă, precum și realizările dvs. din ziua precedentă. De asemenea, explică provocările întâlnite în îndeplinirea sarcinilor și atingerea obiectivelor.
o altă secțiune din raportul zilnic de progres este „lecții învățate”., Acestea trebuie să fie direct legate de sarcinile și provocările zilei, precum și de realizările din ziua precedentă.
încercați acest șablon de raport de progres zilnic în Piktochart acum!
raport săptămânal de progres
un raport săptămânal de progres oferă o defalcare săptămână de săptămână a ceea ce a fost realizat și ce sarcini rămân să fie finalizate.la fel ca un raport zilnic de progres, un raport săptămânal de progres poate include provocări și lecții învățate. Exemplele sunt incluse în șabloanele de mai jos.,e a participa timp de o săptămână, industria convenție; nu reuniuni carte
- Potențialilor furnizori nu a citit întregul e-mail
Lecții de Învățat
-
- ia în Considerare industria de evenimente atunci când se planifică cronologie pentru contactarea clientilor
- Introductivă e-mailuri, trebuie să fie scurt și ușor de citit de formatare
Încercați acest progres săptămânal șablon de raport, acum!,
raport lunar de progres
un raport lunar de progres este necesar pentru proiecte cu durate mai mari. Raportul poate furniza date lunare și trimestriale privind progresul proiectului.
Echipa raport de progres
O echipă de progres raport oferă informații cu privire la ambele echipe și individual etapele și evoluția. Acum, aceasta este mai complicată, pur și simplu pentru că implică mai multe persoane care ar fi putut lucra la diferite sarcini.
nu este suficient să lași o singură persoană să facă raportul., Desigur, o persoană poate face tastarea, dar toată lumea trebuie să ofere intrare și feedback.
o modalitate de a ține evidența contribuțiilor diferiților membri ai echipei este de a urmări modificările pe care le-au făcut. pentru a face acest lucru, pur și simplu activați urmărirea modificărilor într-un document Word sau pe Pages pentru utilizatorii de Mac. Când lucrați la un instrument colaborativ precum Google Docs, faceți clic pe pictograma creion din partea dreaptă sus a ferestrei și alegeți „editările devin sugestii” din meniul derulant., Iată cum arată:
pe de altă parte, membrii echipei pot introduce comentarii sau întrebări despre raportul de progres. Din nou, puteți face acest lucru cu ușurință pe un document Word, precum și pe software-ul care vă permit să comenteze pe documente partajate, cum ar fi Google Docs și Piktochart:
Aici este un eșantion de o echipa progresul șablon de raport.
consultați acum acest șablon de raport de progres al echipei!,
un ultim lucru …
ați terminat în cele din urmă tastarea raportul de progres – respira un oftat de ușurare, dar nu a lovit „trimite” încă.
treceți peste el cel puțin o dată (mai bine să o faceți de mai multe ori, mai ales dacă este un raport de echipă). Citiți din nou articolul, editați conținutul după cum este necesar, apoi cereți unui coechipier să corecteze cu o pereche proaspătă de ochi.
Lasă un răspuns