Eine Anfrage für Informationen (RFI) ist eine gemeinsame administrative Aufgabe in der Bauindustrie. Ein effizientes Management von RFIs kann Projektverzögerungen und Kostenüberschreitungen minimieren. Im ersten Teil gaben unsere Anwälte von Memphis Contractor einen Überblick über RFIs und diskutierten Elemente, die normalerweise in ihnen zu finden sind. In diesem zweiten Teil konzentrieren wir uns darauf, was zum Schreiben eines effektiven RFI erforderlich ist.
Stellen Sie eine Frage
Beginnen Sie Ihren RFI mit einer formellen Frage (oder Fragen), die behandelt werden muss., Der Wortlaut sollte klar, prägnant und frei von unnötigem Jargon sein, um Verwirrung zwischen den mehreren Parteien zu vermeiden, die das Dokument lesen.
Build Context
Sobald Ihre Frage klar angegeben ist, erstellen Sie einen Kontext, warum die Frage gestellt wird. Der Gebäudekontext klärt Ihre Frage weiter.
Stellen Sie Visuals bereit
Nachdem Sie Ihre Frage und Ihren Gebäudekontext gestellt haben, können Sie weiter klären, warum Sie nach weiteren Informationen fragen, indem Sie Visuals bereitstellen, die Ihre Frage oder Ihr Problem veranschaulichen. Visuals wie Skizzen, Fotos oder Videos funktionieren gut.,
Schlagen Sie kostengünstige Lösungen vor
Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein RFI einem Projekt mehr Kosten hinzufügt. Um das Kostenbewusstsein zu demonstrieren, fügen Sie einige kostengünstige Lösungen hinzu, um das Projekt unter dem Budget zu halten.
Geben Sie eine angemessene Zeit, um zu reagieren
Fristen sind integral in der Konstruktion und RFIs sind nicht anders. Legen Sie einen Zeitrahmen fest, wann Sie eine Antwort auf den RFI benötigen. Typischerweise liegen die Zeitrahmen je nach RFI bei etwa ein oder zwei Wochen.,
RFI Best Practices
RFI sollen eine nahtlose Kommunikation erleichtern und eine bessere Produktivität ermöglichen. Halten Sie diese Best Practices im Auge und senden Sie Ihre nächste RFI in gutem Glauben:
- Lesen Sie alle Ihre Verträge und Dokumente
- Limit ein Problem pro RFI
- Verwenden Sie ein standardisiertes Formular für die Einreichung von RFI
- Geben Sie einen bestimmten Zeitrahmen für RFI Antworten
- Führen Sie eine Aufzeichnung der Lieferung und speichern RFIs in einer zentralen Datenbank
- Nach Erhalt einer Antwort, passen Sie den Projektplan und Budget, wenn nötig.,
- Erstellen Sie einen RFI-Audit-Trail
Nachdem der RFI beantwortet wurde
Wenn ein Subunternehmer einen RFI an einen Generalunternehmer sendet und der RFI vom Generalunternehmer angemessen beantwortet wird, gilt das Problem als gelöst und der RFI wird in der Datenbank aufgezeichnet. Wenn das RFI nicht angemessen beantwortet wurde, sollte der Subunternehmer den Generalunternehmer konsultieren, bevor ein neues RFI eingereicht wird. Der RFI ist ein notwendiges Instrument zur Kommunikation und Klärung. Es ist unerlässlich, dass alle Parteien verstehen, wie RFI-Diskrepanzen ordnungsgemäß geschrieben, eingereicht und behoben werden., Falsche Behauptungen zu machen und unnötige Papierspuren zu erstellen, kann zu Verwirrung, Informationsmangel und letztendlich zu Verzögerungen führen.
Wenn Sie mit einem Memphis Auftragnehmer Anwalt sprechen möchten, kontaktieren Sie uns bitte heute.
Haftungsausschluss: Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen dienen nur allgemeinen Bildungsinformationen. Diese Informationen stellen keine Rechtsberatung dar, sind nicht als Rechtsberatung gedacht und sollten auch nicht als Rechtsberatung für Ihr spezifisches Sachverhalten oder Ihre spezifische Situation herangezogen werden.
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