Sie springen zwischen den Sitzungen und dringende E-Mails den ganzen Tag nur zu erkennen, bei 6 Uhr, dass Sie noch gar nicht begonnen, das wichtige Projekt, das Sie angeblich für die Arbeit auf? Oder bereit für das Verkaufsgespräch morgen? Oder denken Sie endlich über eine effektive Strategie nach, um Ihre Kundenakquisitionskosten zu senken? Fühlt es sich an, als würde die Zeit einfach vorbeifliegen und Sie wissen nicht einmal, wohin es manchmal ging? Oder haben Sie das Gefühl, dass Sie ständig an den Prioritäten eines anderen arbeiten, anstatt Ihre eigenen Ziele voranzutreiben?
Ich war dort., Es heißt das dringende vs. wichtige Dilemma und es hat mich jahrelang völlig daran gehindert, effektiv zu arbeiten. Bis ich die Matrix gefunden habe, die alles verändert hat. Hier ist die Schritt-für-Schritt-Anleitung, die ich verwendet habe, um das dringende vs. wichtige Dilemma zu lösen, meine Zeit zurückzufordern und mich schließlich auf die wichtigen Dinge in meinem Geschäft zu konzentrieren & Leben.
Die Urgent vs. Important Matrix ist ein leistungsfähiges Produktivitätswerkzeug, das Ihre Effektivität 10x steigern kann. Es besteht aus 4 Quadranten, die Ihre täglichen Aktivitäten nach zwei Parametern klassifizieren: Dringlichkeit und Wichtigkeit.,
Hier ist die Art von Arbeit, die typisch für jeden Quadranten ist:
Quadrant I:
Drängende Probleme und Krisen wie Eile, Geld für Ihr Startup zu sammeln, um Ihre Mitarbeiter am Ende des Monats zu bezahlen, mit einem großen Fuck-up in der Operations-Abteilung oder einem PR-Shit-Sturm zu tun., Projekte mit einer nahenden Frist wie die fristgerechte Einreichung Ihrer Masterarbeit, das Absenden dieser Y Combinator-Bewerbung oder das Einreichen Ihrer Jahresabschlüsse.
Quadrant II:
Planen Sie Ihre Marketingstrategie für die nächsten 3 Monate, verteilen Sie die Verantwortlichkeiten auf Ihr Team für ein neues Projekt und erstellen Sie einen detaillierten Projektplan für Ihre Produkteinführung. Vorbereitung wichtiger Investorentreffen oder Verkaufsgespräche. Aufbau von Beziehungen zu potenziellen Partnern und Mitarbeitern. Scouting und Erforschung neuer Möglichkeiten, Blick in neue Felder oder Strategien und das Erlernen neuer Fähigkeiten.,
Quadrant III:
Unterbrechungen von Kollegen bei irrelevanten Fragen oder Smalltalk. Eingehende Anrufe, E-Mails und Besprechungen — wenn sie für Sie nicht speziell relevant sind.
Quadrant IV:
Geschäftige Arbeit ohne klare Auswirkungen auf die Unternehmensziele und/oder Ihre Ziele. Eingehende Anrufe, E-Mails und Besprechungen — wenn sie für Sie weder zeitnah noch spezifisch relevant und/oder notwendig sind, um Ihre Ziele zu erreichen. Zeitverschwender mögen soziale Medien.,
Schritt 2: Bewerten Sie sich selbst
Um Ihre Produktivität zu verbessern, müssen Sie nicht nur das Gesamtkonzept der Matrix verstehen, sondern auch wissen, wo Sie sich gerade befinden. Auf diese Weise können Sie entscheiden, welche Änderungen in Schritt 3 für Sie persönlich am meisten Auswirkungen haben.,
Um sich selbst zu bewerten, schauen Sie sich Ihre typische Woche an und schätzen Sie den Prozentsatz Ihrer Zeit, die Sie in jedem Quadranten verbringen:
Wenn Sie Probleme mit dieser Übung haben, dokumentieren Sie alles, was Sie für eine Woche tun. Notieren Sie sich genaue Zeiten und Aktivitäten in eine Tabelle wie die folgenden und berechnen Sie die Prozentsätze am Ende, indem Sie die Stunden für jeden Quadranten addieren und durch die Gesamtarbeitsstunden dividieren., In diesem Beispiel wären die Prozentsätze: I-25%, II-37,5%, III-25%, IV-12,5%.
Wenn Sie Probleme haben, Ihre Aktivitäten nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu klassifizieren, finden Sie hier einige weitere Indikatoren für jeden quadrant:
- Quadrant I: Sie haben das Gefühl, dass Sie ständig Feuer löschen und im Notfallmodus arbeiten. Die meisten Projekte, an denen Sie arbeiten, erfordern aufgrund einer dringenden Frist Ihre sofortige Aufmerksamkeit.,
- Quadrant II: Du fühlst dich durch sorgfältige Planung, Vorbereitung und Prävention an der Spitze der Dinge. Neben der Planung und Vorbereitung konzentrieren Sie Ihre Zeit auf Projekte mit hoher Hebelwirkung, neue Möglichkeiten, Lernen und Beziehungsaufbau.
- Quadrant III: Die meiste Zeit verbringen Sie mit Aktivitäten, die Ihre unmittelbare Aufmerksamkeit erfordern, aber nicht unbedingt mit Ihren obersten Prioritäten zusammenhängen. Sie verbringen viel Zeit in unwichtigen Besprechungen, werden unterbrochen und beschäftigen sich mit unkritischen Anrufen und E-Mails., Sie haben das Gefühl, sich ständig mit Themen zu befassen, die für andere wichtig sind, aber nicht mit Ihren eigenen Prioritäten zusammenhängen.
- Quadrant IV: Sie haben oft das Gefühl, Ihre Zeit zu verschwenden. Sie verbringen viel Zeit mit geschäftiger Arbeit, die nicht direkt mit Ihren Zielen, sozialen Medien, Videos, Spielen und sinnlosem Surfen im Internet zusammenhängt.
Schritt 3: Optimieren
Die effektivsten Menschen verbringen 80% ihrer Zeit im Quadranten II der Urgent-vs.-Important-Matrix., Dies ermöglicht es ihnen, proaktiv an neuen Möglichkeiten und Projekten mit hoher Hebelwirkung zu arbeiten, anstatt ihre ganze Zeit damit zu verbringen, auf drängende Probleme und Bedürfnisse anderer Menschen zu reagieren. Dadurch können sie erhebliche Fortschritte bei ihren Zielen erzielen, Krisen aktiv verhindern und ein ausgeglicheneres, ruhigeres und fokussierteres Leben führen.
Hier ist, was Sie mit Quadrant I, III und IV Aktivitäten tun können, um mehr Zeit für Quadrant II Aktivitäten freizugeben:
Quadrant IV Aktivitäten
Quadrant IV Aktivitäten sind weder dringend noch wichtig und sollten daher überhaupt nicht durchgeführt werden., So beseitigen Sie sie:
Eliminieren Sie Zeitverschwender:
Dokumentieren Sie, wie Sie Ihre Zeit für eine ganze Woche verbringen (siehe Schritt 2) und verfolgen Sie Ihre mobile Bildschirmzeit mit Apps wie Pyxsee, QualityTime und AntiSozial kann sehr hilfreich sein, um Ihre persönlichen Zeitverschwender zu identifizieren. Sobald Sie wissen, was Ihre Schwachstellen sind (YouTube, Instagram, WhatsApp usw.), Verwenden Sie diese effektiven Strategien, um mit ihnen umzugehen:
- Beschränken Sie die Nutzung sozialer Medien auf bestimmte Tageszeiten (z., Mittagspause oder 5 min Pausen)
- Deaktivieren Sie Benachrichtigungen auf Ihrem Telefon und Computer
- Verwenden Sie eine App, um bestimmte Websites und Apps zu blockieren
- Lassen Sie Ihr Telefon zu Hause, wenn Sie Zeit mit Ihren Lieben verbringen
Beseitigen Sie geschäftige Arbeit:
Um es mit den Worten von Peter Drucker zu sagen: Es gibt nichts so Nutzloses wie effizient zu tun, was überhaupt nicht getan werden sollte. Egal, ob Sie an einem Projekt für Ihren Chef arbeiten oder als Unternehmer einen eigenen Zeitplan festlegen — fragen Sie immer, WARUM Sie etwas tun., Die effektivsten Leute stellen sicher, dass das, woran sie arbeiten, direkt mit ihren Top-Zielen zusammenhängt. Oder noch besser, es ist die Aufgabe mit dem höchsten Einfluss auf die Erreichung ihrer Top-Ziele. So beseitigen Sie Busywork:
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele jederzeit klar definiert sind
- Bevor Sie ein neues Projekt starten, fragen Sie sich :“ Ist das wirklich das, was ich jetzt tun sollte? Macht das Sinn?“
- Lerne, NEIN zu sinnlosen Anfragen von Kollegen zu sagen
- Fordere deinen Chef heraus, wenn du den Sinn einer bestimmten Aufgabe nicht siehst
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