So reservieren Sie Hotelblöcke für Ihre Hochzeit

Die Hochzeit ist fast geplant, und plötzlich bringt jemand (deine Mutter, dein wohlmeinender BFF, dein… verdammter Partner) Hotelblöcke auf. Haben Sie einen block gebucht? Es scheint, wie eine Sache, die Menschen tun. Sollten Sie es tun? Oder ist es nur noch eine Sache, der Liste hinzuzufügen?

Kurze Antwort: Nur Sie wissen es sicher.

Längere Antwort: Hotelblöcke sind fantastisch, wenn Sie aus logistischen oder Transportgründen so viele Menschen wie möglich an einem Ort haben möchten oder wenn Sie hoffen, dass die Leute in der Nähe der eigentlichen Hochzeit bleiben., Sie sind auch eine Lösung, wenn alles andere ausgebucht sein wird oder wenn Sie Ihren Gästen nur eine Anleitung geben möchten. Zum Glück, weil Hotelblöcke der perfekte Job sind, um dieser Person (oben genannte Mutter oder BFF?) wer ist betteln für ein Projekt, die alle Ihre eigenen, mit zu helfen. Es gibt gerade genug Komplexität, um es zu einer lohnenden Aufgabe zu machen, aber nicht so sehr, dass Sie Mikromanagement wollen (oder sich sogar darum kümmern).

Was müssen Sie also über Hotelblöcke wissen? Gut. Es stellt sich heraus, dass Sie viel wissen können, und alles ist hier abgedeckt., Aber wenn Sie nur eine Sache lesen, stellen Sie sicher, dass es sich um verschiedene Arten von Hotelblöcken handelt… und notieren Sie sich die wirklich beängstigende Abriebsklausel. Weil Sie nicht aus eigener Tasche für zwanzig Zimmer bezahlen möchten, die Ihre Gäste nicht gebucht haben.

Wann reservieren

Zwei Schlüsselfaktoren—Hochzeitsort und Jahreszeit—bestimmen, wann Sie dies erledigen sollten. Findet Ihre Hochzeit in einer kleinen Stadt mit begrenzten Unterkünften, an einem Feiertagswochenende oder gleichzeitig mit einem Sportereignis/Kongress statt? Früh buchen! Heiraten in New England während der Herbstferien? Früh buchen!, Eine Strandstadt im Sommer? Sie haben es erraten, früh buchen! Sobald Sie Ihren Veranstaltungsort gebucht haben, ist es im Wesentlichen an der Zeit, Hoteloptionen zu recherchieren.

DIE HÄUFIGSTEN ARTEN VON HOTELBLÖCKEN

Geschlossene (auch bekannt als garantierte) Blöcke: Das Hotel benötigt eine Kaution, um Zimmer zu blockieren, und wird Sie finanziell für nicht verkaufte Zimmer verantwortlich machen: Dies ist die Abnutzungsrate. Manchmal ist es ein Prozentsatz, manchmal ist es eine reelle Zahl.

Dies ist die Art von Block, der mit Albträumen verbunden ist, sicherzustellen, dass jeder Raum gefüllt wird., Das EINZIGE Mal, dass ich empfehle, einen geschlossenen oder garantierten Block zu machen, ist, wenn das Hotel buchstäblich das einzige Spiel in der Stadt ist und Sie so nah wie möglich sind, dass alle Zimmer aufgeschnappt werden.

Offene (auch Höflichkeits -) Blöcke: Diese sind in der Regel frei von Klauseln, die Sie finanziell für nicht verkaufte Räume innerhalb des Blocks verantwortlich machen. Im Allgemeinen besteht die größte Anforderung an einen Höflichkeitsblock darin, dass alle Reservierungen vor einem Stichtag (etwa dreißig bis neunzig Tage im Voraus) vorgenommen werden. Zimmer, die bis zum Stichtag nicht reserviert sind, werden freigegeben und zum Marktpreis verkauft., Der Hauptnachteil dieser Art von Block ist, dass Hotels oft nur eine kleine Anzahl von Zimmern haben (zehn bis zwanzig sind die Norm).

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie mehr Zimmer als das maximal zulässige innerhalb des Höflichkeitsblocks benötigen, schlage ich vor, das Hotel nach Abschluss der Richtlinie zum Hinzufügen von Zimmern zu fragen. Außerdem schlage ich vor, einen zweiten (und möglicherweise dritten) Block in einem anderen Hotel zu buchen.

Bei beiden Blocktypen (und für einen garantierten Block unerlässlich) sollten Sie mit Ihren Zahlen vorsichtig sein. Es ist schwer zu erraten, wie viele Räume Sie benötigen, bevor Sie eine RSVP-Zählung haben., Eine gute Faustregel ist, alle Out-of-towers zu tally und durch zwei teilen. Dies wird Ihre hohe Zahl sein. Die Chancen stehen gut, Sie werden weniger Zimmer als diese benötigen, da einige Gäste andere Vorkehrungen treffen können. Nicht jeder wird in deinem Block bleiben, und das ist okay.

Eigenschaften auswählen

Wenn Sie in einer größeren Metropole heiraten, kann es schwierig sein, die Optionen einzugrenzen. Hier sind einige wichtige Punkte zu beachten:

Preis: Ich schlage vor, Ihren Gästen zwei oder drei Optionen im Preis zu geben (dh Budget, Mitteltöner, Luxus)., Stellen Sie sicher, dass die Preispunkte von einer Kategorie zur nächsten um mindestens fünfzig Dollar variieren.

Lage: Versuchen Sie, ein Hotel in der Nähe Ihrer Hochzeitsveranstaltungen zu buchen. Hotels in Gehweite (oder in der Nähe von Transport) sind die beste Option. Andernfalls, Ihre Hotels sollten idealerweise innerhalb von zehn Meilen von Ihrem Hochzeitsort sein. Die Auswahl von Hotels in der Nähe anderer Attraktionen und Restaurants gibt den Frühaufsteher-Leuten auch etwas zu tun (und sie werden Sie so in Ruhe lassen, während Sie sich um Last-Minute-Artikel kümmern).,

Check-In-Zeit: Viele Ihrer Gäste bleiben nur die Nacht Ihrer Hochzeit. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Check-in-Zeit nicht mit der Startzeit Ihrer Zeremonie in Konflikt steht und nach dem Einchecken viel Zeit zum Auffrischen lässt! Gäste, die am Hochzeitstag ankommen, brauchen Zeit, um einzuchecken und sich vorzubereiten. Wenn Sie eine Zeremonie um 14 Uhr planen und die Check-in-Zeit 15 Uhr ist, werden einige Ihrer Gäste verärgert sein, weil sie sich in einem Lobby-Badezimmer anziehen mussten. Nicht lustig.

Sobald Sie die Suche eingegrenzt haben, wenden Sie sich an einige Hotels für erste Angebote., Sie können das Telefon abholen und jedes Hotel auf Ihrer Liste anrufen (bitten Sie, mit jemandem im Gruppenverkauf zu sprechen), oder Sie können ein Online-Tool verwenden, um die ersten Beinarbeit zu tun. Ein paar freie, die ich mag sind, Wo werden sie bleiben, Kleinfeld, und Hotelplaner.

Fragen, die Sie bei Ihrem ersten Kontakt stellen sollten

Wie hoch ist der Gruppensatz, einschließlich Steuern und Gebühren?
Gibt es eine Parkgebühr? Beinhaltet die Parkgebühr in / out Privilegien?
Wie spät ist der Check-in? Können Sie bei Bedarf einen frühen Check-in garantieren?
Wann ist check-out?,
gibt es einen Mindestaufenthalt?
bieten Sie einen kostenlosen block? Was ist die maximale Anzahl von Zimmern?
Wenn wir zusätzliche Räume benötigen, können wir den Block erweitern? Was wäre der Cutoff für das Hinzufügen von Räumen?
Welche Art von Annehmlichkeiten sind Standard (Shuttles, Frühstück,kostenloses WLAN im Zimmer usw.)?
gibt es eine bar und ein restaurant vor Ort? Was sind die Stunden?
Haben Sie Einrichtungen für Veranstaltungen vor oder nach der Hochzeit vor Ort?,

Options & Ausstattung

Zimmer-Typen: Stellen Sie sicher, dass anordnen für eine Vielzahl von Zimmertypen für Ihre Gäste—Familien-und Freunde-sharing-Zimmer wird wahrscheinlich wollen, Doppelzimmer und Paare werden sich wahrscheinlich entscheiden Sie sich für Kingsize-oder Queensize-Zimmer. Schauen Sie sich Ihre Gästeliste an und teilen Sie den Block entsprechend auf.

Bitten Sie das Hotel auch, Zimmer auf verschiedenen Etagen beiseite zu legen—Sie möchten wahrscheinlich Ihre Hochzeitsnacht nicht neben Ihren Eltern verbringen, und Sie möchten definitiv nicht, dass Ihre Freunde Ihre Oma mit ihrer After-Party im Zimmer aufwecken.,

Vergünstigungen: Viele Hotels bieten gerne Extras für Hochzeitsblöcke an, die sie normalerweise anderen Gruppen nicht anbieten—Sie müssen nur fragen! Der Schlüssel hier ist zu wissen, wonach Sie im Voraus fragen möchten. Hier sind einige der häufigsten Vorteile:

Shuttleservice: Das Hotel verfügt möglicherweise über einen internen Shuttle, den Sie nutzen können, um Gäste zu und von Ihrer Hochzeit zu transportieren. Dies unterliegt normalerweise einem maximalen Entfernungsradius vom Hotel. Einige Hotels berechnen eine geringe Gebühr für diesen Service, aber Sie können sicher sein, dass es weniger als die Einstellung eines Dritten sein wird.,
Freie Zimmer: Wenn Sie eine große Anzahl von Zimmern in einer Unterkunft buchen (d. H. zwanzig oder mehr), erhalten Sie möglicherweise ein kostenloses Zimmer. Hotels haben oft ein“ Comp-Verhältnis “ von 20:1 oder 25:1, was bedeutet, dass Sie für jede verkaufte zwanzig oder fünfundzwanzig Nächte eine kostenlose Nacht erhalten. Einige Hotels bieten verbesserte Zimmer an, wenn Sie das Comp-Verhältnis scheuen.
Welcome Bag Delivery: Wenn Sie sich für Welcome Bags entschieden haben, können Sie das Hotel bitten, sie beim Check-in auszuhändigen oder direkt auf das Zimmer zu liefern., Beachten Sie, dass die meisten Hotels eine Gebühr von zwei bis vier Dollar pro Tasche erheben, was sich schnell summieren kann! Bitten Sie sie, auf die Gebühr zu verzichten, bevor Sie die Vereinbarung unterzeichnen—die meisten Hotels sind bereit, diesen Punkt zuzugeben, da dies ein sehr geringer Gewinn ist.
After-Party: Wanna party die ganze Nacht? Viele Hochzeitsorte haben Einschränkungen für die Endzeiten der Veranstaltung. Fragen Sie das Hotel (auch im Voraus) über ihre Bar offen zu halten spät für Sie. Die meisten Hotels tun dies gerne, vorausgesetzt, Ihre Gruppe gibt einen Mindestbetrag aus.,
Brunch: Wenn Ihr Hotel ein kostenloses Frühstück anbietet, sind sie möglicherweise bereit, Ihnen einen privaten Raum für den Brunch nach der Hochzeit zur Verfügung zu stellen. Einige Hotels können einen Tagungsraum öffnen, in dem Sie beim Frühstück verweilen können. Manchmal gibt es eine kleine Reinigungsgebühr, die damit verbunden ist, aber auch hier wird es billiger sein, als einen Restaurantbrunch zu buchen.
Poolparty vor der Hochzeit: Wenn am Abend vor der Hochzeit eine kleine Gruppe in die Stadt kommt, fragen Sie das Hotel, ob Sie den Pool nach Stunden für eine kleine Poolparty nutzen können!, Achten Sie darauf, darauf hinzuweisen, dass nach Stunden nicht die anderen Gäste des Hotels stören und dass Sie sicher sein, es low key zu halten. Auch hier kann es eine kleine Gebühr, aber, Pool-Party!

Ich würde vorschlagen, zwei oder drei Vergünstigungen auszuwählen, die Ihnen wirklich wichtig sind, und viel Spaß beim Verhandeln.

Apropos verhandeln…

Verhandeln mit einem Hotel ist nicht so schwer, wie Sie vielleicht denken. Betrachten Sie es als einen einfachen Prozess der Zusammenarbeit auf eine gemeinsame Basis hin, im Gegensatz zu einer Gewinner/Verlierer-Take-all-Situation. Sei nicht kontradiktorisch-bleib ruhig und sei vorbereitet.,

Erstellen Sie zunächst eine Liste der Vorteile und Annehmlichkeiten, die Sie in Ihren Block aufnehmen möchten. Stellen Sie dann sicher, dass Sie mit der Person sprechen, die befugt ist, Ihnen diese Anfragen zu erteilen. Oft werden Sie an einen Gruppenverkaufspartner weitergeleitet, der sich bei speziellen Anfragen bei einem Manager erkundigen muss—am besten richten Sie einen Anruf oder ein Meeting direkt mit dem Manager ein.

Nehmen Sie diesen Prozess nicht persönlich—wenn Sie verhandeln, müssen Sie bereit sein, wegzugehen oder in einigen Punkten zuzugeben., Fühlen Sie sich auch nicht nervös, wenn Sie nach Dingen fragen, und lassen Sie sich nicht von der Angst vor dem, was die Person über Sie denken wird, leiten. Das Hotel wird immer das anbieten, was in ihrem besten Interesse ist, aber Sie müssen sich für das einsetzen, was im besten Interesse Ihrer Gäste liegt. Davon abgesehen möchten Sie natürlich kein Tyrann oder unhöflich sein. Mit Phrasen wie „Gibt es eine budgetfreundlichere Option?“und“ Oh, das habe ich nicht erwartet“, sind einfache Möglichkeiten, nach niedrigeren Preisen zu fragen und Ihren Unmut mit einer Option auszudrücken.,

Weitere Tipps und Tricks

Beantworten Sie die Budgetfrage nicht im Voraus, denn wenn Sie eine Nummer angeben, beginnt das Hotel. Lassen Sie sie wissen, dass Sie sich nicht sicher sind und dass Sie mit einigen Hotels sprechen möchten, um die beste(n) Option (en) zu ermitteln. Nutzen Sie die Angebote, die Sie als Anreiz erhalten—scheuen Sie sich nicht, jedem Hotel mitzuteilen, was Ihnen am Angebot ihres Konkurrenten gefällt, und geben Sie ihm die Möglichkeit, um Ihr Unternehmen zu konkurrieren.

Sobald Sie sich für einen Deal entschieden haben, mit dem Sie und das Hotel zufrieden sind, möchten Sie alles schriftlich erhalten., Achten Sie darauf, den Vertrag zu lesen und auf der Suche nach Phrasen wie diesen zu sein:

Abriebsklausel: Dies ist kein Problem mit einem Garantieblock—aber wenn Sie einen garantierten Block buchen, stellen Sie sicher, dass der Prozentsatz ein komfortabler ist.
Stornierungsbedingungen: Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, was passiert, wenn Sie den Block aus irgendeinem Grund stornieren müssen. In einer idealen Welt möchten Sie die Option beibehalten, jederzeit ohne Strafen abzubrechen., Stellen Sie außerdem sicher, dass die Vereinbarung eine Klausel höherer Gewalt enthält, damit Sie im Falle eines Notfalls, der nicht unter Ihrer Kontrolle steht, nicht haftbar gemacht werden.
CutOff Date: Stellen Sie sicher, dass Sie mit dem Timing in Ordnung sind. Denken Sie daran, dass Einladungen in der Regel etwa sechs bis acht Wochen vor der Hochzeit ausgehen, so dass Sie möglicherweise anpassen müssen, wenn Ihr Hotel einen Cutoff von mehr als vier Wochen erfordert.
Einzahlungsbetrag: Dies sollte für einen bestimmten Block Null sein., Wenn Sie einen geschlossenen / garantierten Block ausführen, stellen Sie sicher, dass der Betrag genau dem entspricht, was Sie besprochen haben, und stellen Sie sicher, dass Sie sowohl mit dem Zahlungsplan als auch mit der Rückerstattungsrichtlinie vertraut sind.

Überprüfen Sie, ob alle mündlichen Vereinbarungen, die während der Verhandlungen getroffen wurden, in die endgültige Vereinbarung aufgenommen wurden (einschließlich Kompensation und frühzeitiger Check-in). Unterschreiben Sie nichts, bis Sie alles gelesen haben und sich damit wohl fühlen. Wenn Sie nach Änderungen fragen (im Rahmen des Zumutbaren) und das Hotel nicht kooperativ ist, sollten Sie nach einer anderen Option suchen., Ich habe festgestellt, dass wenn ein Hotel zu diesem Zeitpunkt nicht bereit ist, flexibel zu sein, dies oft zu einer noch schlechteren Erfahrung führen kann.

Getting the Word Out

Jetzt müssen Sie Ihre Gäste wissen lassen, wo sie ermäßigte Zimmer punkten können. Der einfachste Weg, dies zu tun, ist eine Unterkunft Seite auf Ihrer Hochzeit Website enthalten. Stellen Sie sicher, dass Sie spezielle Codes oder Links angeben, die Sie bei der Buchung verwenden müssen. Sie können auch die Unterkunft Informationen auf Ihrem speichern Sie die Daten oder als Beilage mit Ihren Einladungen.,

Beispiel 1

Wir haben einen Block von Zimmern im Notell Motel zu einem Preis von $XXX pro Nacht reserviert. Sie können eines dieser Zimmer reservieren, indem Sie 212-555-1234 anrufen oder besuchen www.hotelsite.com.Bitte geben Sie bei der Buchung den Code 414Wed an oder geben Sie ihn ein. Um den ermäßigten Tarif zu sichern, buchen Sie bitte bis zum 1. März 2020.

Beispiel 2

Im Hotel wurde ein Zimmerblock eingerichtet.
Zimmer können reserviert werden, indem Sie 718-555-1234 vor dem 1. Juni anrufen und auf die Lee/Andrews Hochzeit verweisen. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Hochzeit Website, www.kickasswedding.,com.

Beispiel 3

Brooklyn ist voll von erstaunlichen Orten zu bleiben, aber für Ihre Bequemlichkeit, Blöcke von Zimmern wurden reserviert bei:
XYZ Hotel
123 First Street, Brooklyn, NY 11201
Referenz Reyes / Jones Hochzeit
Gruppenpreis verfügbar bis September 1, 2019
800-867-5309 / www.xyzhotel.com/brooklyn
Für weitere Informationen besuchen Sie bitte unsere Hochzeit Website www.kickasswedding.com.

Feinschliff

Notieren Sie sich in Ihrem Kalender das Stichtag für Ihren Raumblock. Kontaktieren Sie das Hotel ein bis zwei Wochen vorher und fragen Sie nach einer Kopie Ihrer Rooming-Liste., Wenn Sie die Zeit und Energie haben, können Sie eine E-Mail-Erinnerung an alle Gäste senden, die nicht gebucht haben.

Stellen Sie ungefähr zwei oder drei Wochen vor der Hochzeit sicher, dass alle Artikel, die Sie ausgehandelt haben (dh Comps und Upgrades), gepflegt werden. Wenn Sie einen Shuttle reserviert haben, ist es jetzt an der Zeit, das Timing und die Details abzuschließen. Wenn Sie eine Veranstaltung vor oder nach der Hochzeit veranstalten, bestätigen Sie zu diesem Zeitpunkt alle Details und Head Counts.

Wenn Sie Willkommensbeutel ausgeben, geben Sie diese ein oder zwei Tage vor dem Check-in ab., Denken Sie daran, Willkommenspakete (wenn Sie sich dafür entscheiden) können so einfach sein wie ein Willkommensbrief, eine Karte und ein Anziehungsführer (die in Touristenzentren oft kostenlos sind). Einige meiner Lieblingsartikel in Willkommenstaschen sind ein lokaler Leckerbissen (in NYC, Think Bagel oder ein schwarz-weißer Keks), Aspirin oder Alka-Seltzer für Kater nach der Hochzeit und Postkarten.

Ich schlage vor (aus praktischen Gründen) Ihren Gästen beim Check-in einen Willkommensbrief zur Verfügung zu stellen (viele Hotels drucken diese kostenlos aus—fragen Sie einfach!)., Stellen Sie sich das als all das Zeug vor, auf das Sie gehofft haben, dass sie auf Ihrer Einladungs-und Hochzeitswebsite geachtet haben, wiederholte. Fügen Sie im Begrüßungsschreiben eine Zeitleiste der Ereignisse zusammen mit klaren Anweisungen oder Shuttle-Informationen für jede Veranstaltung hinzu. Ich schlage auch vor, eine Liste der lokalen Aktivitäten und Restaurants, die Sie empfehlen. Versuchen Sie, Dinge vorzuschlagen, die für Ihren Standort einzigartig und leicht zu erreichen sind.

Stellen Sie abschließend sicher, dass das Hotelpersonal genauso informiert ist wie Ihre Gäste. Stellen Sie der Rezeption mehrere Kopien Ihres Zeitplans und aller Transportinformationen zur Verfügung, nur für den Fall!,

Dieser Beitrag wurde zuvor im April 2015 veröffentlicht.