dagar eller veckor i ett projekt, ber din handledare om en lägesrapport. Beroende på din erfarenhet av att skriva ett sådant dokument kan du svara med beredskap, ångest eller förvirring. Oroa dig inte-vi är här för att hjälpa.
här ger vi dig tips om hur du skriver en lägesrapport, komplett med mallar och checklistor., Vi börjar naturligtvis med den viktiga frågan som en nybörjare kan ha: ”vad är en lägesrapport?”
Vad är en lägesrapport?
en lägesrapport är precis vad det låter som – ett dokument som förklarar i detalj hur långt du har gått mot slutförandet av ett projekt.
den beskriver de aktiviteter du har utfört, de uppgifter du har slutfört och de milstolpar du har nått i förhållande till din projektplan.
en lägesrapport skrivs vanligtvis för en handledare, kollegor eller klient., Du kan skriva det för din räkning eller arbeta med dina lagkamrater för att producera en lagframstegsrapport.
beroende på projektets omfattning och komplexitet kan du behöva ge en lägesrapport varje vecka eller månad, eller för varje 25% – milstolpe.
under hela din karriär kommer du sannolikt att skapa fler rapporter än du kan räkna (utmaning för dig: räkna dem och hitta hur mycket resurser du använder!). Kanske du befinner dig spendera mer tid knastrande data och plugga siffror i grafer än faktiskt fungerar.,
rapporter behöver inte vara så tidskrävande som de ofta är, varför vi knackade in i briljansen av Kevan Lee av Buffer i denna interaktiva innehållsupplevelse för att hjälpa dig med dem. Dyk in här och lär dig några rapporthackar från Kevan.
Varför är en lägesrapport viktig?
Ibland kan det kännas som att skriva om dina framsteg i detalj är överflödig, särskilt när du har regelbundet kommunicerar med din handledare, lagkamrater och klient under hela projektets gång.,
men denna typ av rapport är faktiskt ganska användbar av flera skäl.
det får alla på samma sida
varje person som får en kopia av rapporten kommer att veta vad som har uppnåtts. Detta förhindrar förvirring om vad som har varit eller ännu inte har gjorts.
det underlättar samarbete
detta är särskilt viktigt när olika lag arbetar tillsammans. Att veta vad det andra laget är upp till hjälper till att förhindra att arbeta i silor och minskar också uppgiften redundans., Det hjälper också ett lag att identifiera områden där det kan erbjuda hjälp eller samarbeta med andra.
det förbättrar transparensen och ansvarsskyldigheten genom att tillhandahålla en pappersspår
När du skickar in din rapport har du placerat på post som du har utfört en uppgift eller förklarat varför dina resultat var annorlunda än förväntat. När dokumentet har godkänts blir det en del av projektets officiella dokumentation.,
så, bara om någon anklagar dig i framtiden för att misslyckas med att utföra en uppgift eller inte rapportera ett problem, kan du peka på lägesrapporten som bevis på att du gjorde det.
på baksidan, om ditt projekt någonsin blir nominerat till en utmärkelse, kan du vara säker på att validerare kommer att söka dokument som förklarar hur hela saken uppnåddes.,
det förbättrar projektutvärdering och granskning
nästa gång du planerar för ett projekt kan ditt team undersöka dokument, inklusive lägesrapporter, av tidigare projekt för att ta reda på vad som gjordes rätt, vad som gick fel och vad som kan förbättras.
tidigare rapporter kan kasta ljus över systemiska problem, kryphål och andra orsaker till fördröjning eller misslyckande – både internt och externt – som måste undvikas eller lösas.,
det ger insikter för framtida planering
När handledaren vet vilka uppgifter som har utförts kan han eller hon fokusera på att övervaka framstegen mot nästa steg i projektet.
När en rapport visar att förseningar har inträffat kan handledaren undersöka de problem som hindrade framsteg och vidta åtgärder för att förhindra att de händer igen i framtiden.
handledaren kommer också att kunna justera projektets tidslinje om det behövs, eller instruera lag att dubbla ner.,
här är en lägesrapport exempel:
Använd denna lägesrapport Mall i Piktochart nu!
hur man skriver en lägesrapport
har du någonsin hittat dig själv fastnat trycka på pennan eller stirrar på en blinkande markör, oförmögen att börja skriva?
det är inte en ovanlig upplevelse när du skriver lägesrapporter, särskilt för dem vars jobb vanligtvis inte innebär att skriva långa dokument.,
en anledning till att människor kan ha svårt att skriva dessa rapporter är tanken att de inte är författare. Men det är allt i sinnet. Rapporter kräver inte sofistikerat språk – i själva verket, desto enklare, desto bättre. Här är några Report writing tips:
Tänk på det som en Q &a
eftersom det är vad det är i huvudsak. Föreställ dig din chef, kollegor eller klient som frågar dig frågor och du ger dem svar.
låt oss till exempel säga att du organiserar en helgmässa med matstånd och musik, och du ansvarar för matkoncessioner.,
projektplanen kan kräva att du har säkrat avsiktsförklaringar (LOI) från minst 10 företag i slutet av den första månaden.
din lägesrapport skulle då beskriva de företag eller entreprenörer som har skickat LOIs, inklusive en beskrivning av deras företag och planer för deras matstånd. Om samtal pågår med andra företag som ännu inte har skickat LOIs, kan du också nämna det och förklara när de förväntas skicka in sina brev.,
å andra sidan, om du inte har uppfyllt ditt mål, måste du förklara varför, men också berätta de ansträngningar du har utövat och den förväntade tidslinjen för att uppnå de önskade resultaten.
använd enkelt och okomplicerat språk
det betyder inte att du inte kan använda teknisk jargong. Om du till exempel är i byggbranschen behöver du inte undvika att använda termer som ”Anbud” eller ”variation” eller ”riskhantering.”
men annars, tala tydligt. Använd tydligt och koncist språk., En missuppfattning i affärsskrivning är att komplexiteten imponerar. I sanning orsakar det bara förvirring. Faktum är att kunna tala klarspråk om ditt ämne indikerar att du förstår ditt ämne inifrån och Ut.
låt oss få specifika. En sak som gör affärsdokument trista är omvandlingen av verb till substantiv – precis som jag gjorde där.
om vi var tvungna att omformulera det för att behålla verbet, skulle vi skriva, ”omvandla verb till substantiv.”Det låter enklare och kommer till saken.,
Undvik att använda den passiva rösten där det är möjligt
Ibland kan du inte undvika att använda den passiva rösten i riktigt formella dokument som förbjuder den första personens synvinkel. Men när det görs bra, hjälper det verkligen att göra din rapport mer relatable.
att gå tillbaka till matkoncessionsexempel, skulle en passiv mening läsa: ”forskning om potentiella livsmedelskoncessionärer utfördes.”
för att göra den meningen aktiv, ge den en skådespelare (vilket är laget i det här fallet), som i: ”laget forskat på potentiella matkoncessionärer.,”
var specifik
en studie publicerad i Journal of Cognitive Neuroscience fann att när du använder konkreta ord tenderar du att engagera både vänster och höger del av hjärnan, medan den högra regionen tenderar att förbli ostimulerad av abstrakta ord.
medan juryn fortfarande är ute på exakt hur ordbetydelser representeras i sinnet, kan vi hålla med om att frasen ”ett glatt ljud” inte rör fantasin så mycket som ”tinkling bells”.
”en varm dag” aktiverar inte visuella bilder lika mycket som ”en smältande popsicle” gör., När en läsares sinne stimuleras av ord, är det mindre sannolikt att glida av.
Om du tar det föregående exemplet, ”undersökt om potentiella livsmedelskoncessionärer” inte framkalla en visuell bild. ”Byggt en lista över 50 potentiella livsmedelskoncessionärer” är mer konkret, särskilt när du lägger till detaljer om vilka livsmedel som kan säljas.
förklara jargong om det behövs
detta beror på vem som kommer att läsa din rapport, och om du använder mycket specialiserad jargong som bara medlemmar i ditt team skulle vara bekant med., Till exempel, i en rapport skriven av ett byggteam riktar sig till projektledaren – konstruktion jargong kan användas som mottagaren förstår uppenbarligen det.
stava ut akronymer när de först inträffar i dokumentet
Antag inte att varje enskild person som läser rapporten kommer att förstå alla akronymer du använder utan att du stavar ut dem. Till exempel, i byggnadsarbete, bör SWMS först stavas ut som Safe Work Method Statement. ”Pre-starts” ska anges som ”pre-start checks”.,
så i din rapport skulle det se ut så här: Safe Work Method Statement (SWMS), då är alla efterföljande referenser fria att bara vara SWMS.
Håll dig till fakta
Undvik att lämna en åsikt, om det inte är en del av projektet.
till exempel kan din uppgift vara att analysera data och erbjuda din tolkning och förutsägelse. I så fall kan du erbjuda din spekulation och synvinkel, så länge du har bevis för att säkerhetskopiera dig.
använd grafik för att komplettera texten
Undvik att skriva ner en lång rad siffror i en mening., Prova att använda tabeller eller diagram, särskilt när man arbetar med en serie siffror.
När du använder grafer eller diagram, prova flera typer för att avgöra vilka som bäst presenterar dina data. Du kan använda ett stapeldiagram, cirkeldiagram, linjediagram eller till och med scatter-plot. När du gör det, spendera tid på att skilja olika datamängder från de andra genom att använda etiketter och färger.
oroa dig inte om det låter skrämmande – det finns gott om programvara som kan hjälpa dig att visualisera data, inklusive de mest grundläggande exemplen, MS Excel och siffror för Mac.,
hur man strukturerar en lägesrapport
det är allt bra och bra. Men du kanske fortfarande undrar om den exakta processen för hur man skriver en lägesrapport. Beväpnad med alla dessa praktiska tips, Hur sätter du samman rapporten?
först beror det på typen av rapport, såväl som den avsedda läsaren. En lägesrapport kan skrivas dagligen, veckovis eller månadsvis. Det kan skrivas för en individ eller ett lag.
som du ser i exemplen nedan är huvuddelarna i en lägesrapport:
1., Inledning
denna del ger en översikt över innehållet i lägesrapporten. Det är bäst att skriva detta efter att du har slutfört alla andra delar av rapporten. På så sätt kommer du att kunna ge en korrekt sammanfattning.
håll det kort och enkelt. En eller två stycken kommer att göra.
2. Prestationer
siffror och detaljer är dina vänner, särskilt när du skriver det här avsnittet i lägesrapporten. De prestationer du skriver ska motsvara dina mål.
3., Mål
vilka var dina mål för den period som rapporten omfattade? Detta kan vara ett mål för dagen, veckan, månaden eller kvartalet. Å andra sidan kan det vara ett lagmål också.
var konkret när du skriver mål. Till exempel:
4. Vägspärrar
förklara vilka situationer, om några, hindrade dig från att uppnå dina mål, eller kan hindra dig från att nå månadens mål.
men stanna inte där. Var proaktiv och presentera en handlingsplan och tidslinje för att lösa vägspärrarna., Inkludera detaljer, såsom medel, material och mänskliga resurser som du kan behöva genomföra lösningen.
för att vägleda dig bättre, här är progress report template exempel som är visuellt attraktiv och mycket läsbar.
daglig lägesrapport
en daglig lägesrapport innehåller dina mål för dagen, liksom dina prestationer föregående dag. Det förklarar också utmaningar som uppstår vid utförandet av uppgifter och uppnå mål.
ett annat avsnitt i den dagliga lägesrapporten är ”lärdomar”., Dessa måste vara direkt relaterade till dagens uppgifter och utmaningar, liksom till föregående dags prestationer.
prova denna dagliga lägesrapport Mall i Piktochart nu!
vecko lägesrapport
en vecko lägesrapport ger en vecka för vecka uppdelning av vad som har uppnåtts och vilka uppgifter som återstår att slutföra.
precis som en daglig lägesrapport kan en veckovis lägesrapport innehålla utmaningar och lärdomar. Exempel finns i mallarna nedan.,E deltar i en veckolång industrikonvention; kunde inte boka möten
- potentiella leverantörer läste inte hela e-post
lärdomar
-
- överväga branschhändelser när du planerar tidslinje för att kontakta kunder
lärdomar
- inledande e-postmeddelanden måste vara korta och ha läsbar formatering
prova denna vecko lägesrapport mall Nu!,
månatlig lägesrapport
en månatlig lägesrapport är nödvändig för projekt med längre varaktighet. Rapporten kan innehålla både månadsvisa och kvartalsvisa uppgifter om projektets framsteg.
Team progress report
en team progress report ger information om både team och enskilda milstolpar och progress status. Nu är den här mer komplicerad, helt enkelt för att den involverar flera personer som kan ha arbetat med olika uppgifter.
det räcker inte att bara låta en person göra rapporten., Naturligtvis kan en person göra skrivningen, men alla måste ge input och feedback.
ett sätt att föra ett register över olika gruppmedlemmars indata är att hålla reda på ändringar de har gjort.
för att göra detta, helt enkelt aktivera spårning av ändringar i ett Word-dokument, eller på sidor för Mac-användare. När du arbetar med ett samarbetsverktyg som Google Docs klickar du på pennikonen längst upp till höger i fönstret och väljer ”Redigera blir förslag” på rullgardinsmenyn., Så här ser det ut:
å andra sidan kan gruppmedlemmar infoga kommentarer eller frågor om lägesrapporter. Igen, Du kan göra detta enkelt på ett Word-dokument, liksom på programvara som låter dig kommentera delade dokument, som Google Docs och Piktochart:
Här är ett urval av en team progress rapportmall.
kolla in detta team progress rapportmall nu!,
en sista sak…
Du har äntligen skrivit upp din lägesrapport – andas en suck av lättnad, men inte slå ”skicka” ännu.
gå över det minst en gång (bättre att göra det mer än en gång, speciellt om det är en lagrapport). Läs om artikeln, redigera innehållet efter behov och fråga sedan en lagkamrat att korrekturläsa med ett nytt par ögon.
Lämna ett svar